Bring your own AI

Bring Your Own AI (BYOAI)

Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) am Arbeitsplatz nimmt rasant zu, und viele Mitarbeiter bringen ihre eigenen KI-Tools mit – ein Trend, der als „Bring Your Own AI“ (BYOAI) bekannt ist. Erfahren Sie, wie der BYOAI-Trend Unternehmen vor Herausforderungen stellt und wie klare KI-Richtlinien helfen können, Datenschutz und Compliance zu gewährleisten.

Was bedeutet Bring Your Own AI?

„Bring Your Own AI” (BYOAI) beschreibt den Trend, dass Mitarbeiter private KI-Tools in ihren Arbeitsalltag integrieren, ohne dass diese vom Unternehmen bereitgestellt oder kontrolliert werden. 75% der „Knowledge Worker” weltweit nutzen bereits KI und 78% davon greifen auf private KI-Lösungen zurück (Microsoft, 2024). Diese Entwicklung kann zu Problemen führen, da solche Anwendungen oft weder von der IT-Abteilung des Unternehmens noch vom Datenschutzbeauftragten geprüft oder überwacht werden.

Ähnlich wie beim „Bring Your Own Device“ (BYOD), bei dem Mitarbeiter private Geräte im Unternehmen nutzen, verwenden sie bei BYOAI eigene KI-Programme, um ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.

Die Gründe für BYOAI sind vielfältig:

Einfacher Zugang zu leistungsstarken KI-Tools: Anwendungen wie ChatGPT oder Microsoft Copilot sind leicht zugänglich und bieten attraktive Funktionen für die Produktivitätssteigerung.
Fehlende KI-Strategien in Unternehmen: Viele Unternehmen hinken bei der Entwicklung und Implementierung eigener KI-Lösungen hinterher. Mitarbeiter greifen daher auf private Tools zurück, um ihre individuellen Arbeitsprozesse zu optimieren.
Wunsch nach mehr Flexibilität und Individualisierung: Mitarbeiter suchen nach Lösungen, die ihre spezifischen Bedürfnisse und Aufgaben bestmöglich unterstützen.

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage des Digitalverbands Bitkom bestätigt diesen Trend. Bereits 34% der Unternehmen in Deutschland betreiben private KI-Accounts. Diese Entwicklung stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit, da die Nutzung oft unkontrolliert und ohne klare Richtlinien erfolgt.

BYOAI-Governance: Herausforderungen und Risiken im Unternehmen

Die Nutzung privater Zugänge für KI-Tools im Arbeitsumfeld stellt erhebliche Risiken und Herausforderungen dar. Dazu gehören:

Diese dürfen Unternehmen nicht unterschätzen. Insbesondere bei einer unkontrollierten und unüberwachten Nutzung solcher Anwendungen entstehen Risiken, die sich negativ auf interne Compliance, Datenschutz und Informationssicherheit auswirken können.

BYOAI und Datenschutz: Risiken der Nutzung privater KI-Tools im Unternehmen

Die Nutzung privater KI-Tools im Unternehmen ohne Prüfung oder Überwachung durch die IT-Abteilung birgt erhebliche Datenschutzrisiken, die Unternehmen nicht unterschätzen dürfen.

Besonders problematisch ist die Verarbeitung personenbezogener Daten ohne eine rechtliche Grundlage, was gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstößt. Sensible Unternehmensdaten, einschließlich personenbezogener Daten, könnten in private KI-Tools wie ChatGPT oder ähnliche Anwendungen gelangen, ohne dass das Unternehmen Kontrolle über deren Speicherung und Verarbeitung hat.

Häufig fehlen zudem Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit den Anbietern dieser Tools. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Auftragsverarbeiter regelmäßig auf die Einhaltung der Datenschutzvorgaben zu überprüfen, beispielsweise durch Audits, um die DSGVO-Konformität sicherzustellen. Ohne diese Maßnahmen ist die DSGVO-Konformität nicht gewährleistet.

Ein weiteres erhebliches Risiko besteht im unkontrollierten Datentransfer in unsichere Drittländer, der gegen die Datenschutzvorgaben verstoßen kann. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Anbieter der KI-Tools keine Daten in unsichere Drittländer übertragen, ohne dass adäquate Schutzmaßnahmen (wie Standardvertragsklauseln oder Binding Corporate Rules) implementiert sind.

BYOAI und Informationssicherheit: Kritische Risiken für Unternehmen

Die Nutzung von sogenannten „Schatten-KI“-Tools stellt eine erhebliche Bedrohung für die Informationssicherheit im Unternehmen dar.

Da private KI-Tools oft nicht von der IT-Abteilung geprüft werden, besteht das Risiko, dass sensible Unternehmensdaten auf unsichere Weise verarbeitet oder unzureichend geschützt werden.

Durch die Nutzung privater KI-Tools, die ohne Kontrolle durch das Unternehmen verwendet werden, sind Unternehmensdaten einem erhöhten Risiko ausgesetzt. Insbesondere Cyberangriffe und Datenlecks (Datenverlust und IP-Leakage) gefährden die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten.

Externe KI-Anwendungen stellen ein potenzielles Einfallstor für Cyberattacken dar, da der Mangel an Kontrolle es nahezu unmöglich macht, Sicherheitslücken frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Zudem können private KI-Tools gegen interne Sicherheitsrichtlinien verstoßen und die Einhaltung von Standards wie ISO 27001 erschweren.

Interne Compliance-Gefährdungen durch BYOAI: Risiken für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Die Nutzung privater KI-Tools durch Mitarbeiter ohne vorherige Prüfung oder Genehmigung birgt Gefahren für die Einhaltung interner Compliance-Richtlinien.

Unternehmen unterliegen strengen regulatorischen Anforderungen und internen Richtlinien, wie etwa der DSGVO, der ISO 27001 oder branchenspezifischen Vorgaben, die durch den Einsatz nicht autorisierter KI-Tools verletzt werden können.

Besonders problematisch ist, wenn Mitarbeiter sensible Unternehmensdaten in private KI-Anwendungen eingeben, die nicht den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen. Dies kann zu Verstößen gegen Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO führen, was schwerwiegende Konsequenzen haben kann, wie beispielsweise Bußgelder in Millionenhöhe.

Zudem können Compliance-Probleme entstehen, wenn die von KI-Tools generierten Ergebnisse fehlerhaft sind und zu falschen Geschäftsentscheidungen führen, was finanzielle Verluste, rechtliche Konsequenzen oder Schäden an der Unternehmensreputation zur Folge haben kann.

BYOAI-Management: Best Practices und Lösungen für den sicheren Einsatz von KI im Unternehmen

Um den Herausforderungen des BYOAI-Trends (Bring Your Own AI) zu begegnen, sind klare Maßnahmen erforderlich, um den sicheren und regelkonformen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Unternehmen zu gewährleisten. Diese Entwicklung bietet Potenzial für Produktivitätssteigerung und Innovation, erfordert jedoch umsichtiges Management in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit und Compliance.

Statt BYOAI zu verbieten, sollten Unternehmen klare Richtlinien und Best Practices entwickeln, um die sichere Nutzung nicht autorisierter KI-Tools wie ChatGPT oder andere KI-Modelle zu gewährleisten. Diese Ansätze fördern den Innovationsgeist der Mitarbeiter, verbessern die Effizienz und schützen das Unternehmen vor Risiken im Zusammenhang mit Datenschutz und Informationssicherheit.

Wir stellen Ihnen die folgenden Tipps zur sicheren Nutzung von BYOAI vor:

Ausarbeitung einer KI-Strategie und Richtlinien zur BYOAI-Nutzung

Eine umfassende KI-Richtlinie bildet die Grundlage für den sicheren Umgang mit KI-Tools und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Unternehmen. Besonders im Zusammenhang mit BYOAI ist es entscheidend, klare Regeln aufzustellen, die die Nutzung privater KI-Tools definieren. Diese Richtlinien sollten festlegen, unter welchen Voraussetzungen private KI-Tools verwendet werden dürfen und wo die Grenzen liegen.

Die KI-Strategie sollte verbindliche Prüfverfahren für den Einsatz neuer KI-Tools wie Chatbots oder maschinellem Lernen enthalten. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, ist der Datenschutzbeauftragte frühzeitig einzubeziehen, um Datenschutzrisiken zu erkennen und anzugehen.

Mit einer klar strukturierten KI-Richtlinie schaffen Unternehmen Transparenz, Sicherheit und Compliance bei der Nutzung von BYOAI. Mitarbeitende wissen, welche Tools zulässig sind und welche Anforderungen erfüllt sein müssen. Eine wirksame KI-Governance, einschließlich eines Verantwortlichen für die Einhaltung der Richtlinien (KI-Beauftragter/AI Manager), stellt sicher, dass Vorgaben kontinuierlich überwacht und umgesetzt werden.

BYOAI-Sicherheit: Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für den Datenschutz

Um die Risiken von BYOAI zu minimieren, ist die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter entscheidend.

Schulungsprogramme sollten die Mitarbeiter über die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Sicherheitsrichtlinien und die unternehmenseigene KI-Strategie aufklären. Es ist wichtig, die Mitarbeiter über die potenziellen Risiken der Nutzung privater KI-Tools aufzuklären, wie Datenschutzverletzungen, Sicherheitslücken und Compliance-Verstöße.

Gleichzeitig sollten die Vorteile von KI im Unternehmensumfeld hervorgehoben werden, um die Akzeptanz und den verantwortungsvollen Umgang mit KI-Tools zu fördern. Regelmäßige Schulungen und Workshops helfen den Mitarbeitern, die besten KI-Lösungen sicher und effizient einzusetzen.

Entwicklung eines KI-Regelwerks und Berufung eines KI-Beauftragten/AI Managers

Um den Herausforderungen von BYOAI zu begegnen und Künstliche Intelligenz strategisch zu verankern, ist ein umfassendes KI-Regelwerk unerlässlich. Dieses Regelwerk sollte klare Richtlinien für die Nutzung von KI-Tools im Unternehmen definieren, einschließlich Datenschutzrichtlinien, Sicherheitsstandards und Compliance-Vorgaben. Es ist wichtig, sowohl bereitgestellte als auch private KI-Tools zu berücksichtigen und Genehmigungsverfahren für neue Anwendungen festzulegen.

Die Ernennung eines KI-Beauftragten oder AI Managers ist empfehlenswert, um sicherzustellen, dass alle Datenschutz- und Compliance-Vorgaben erfüllt werden. Dieser Experte überwacht die Einhaltung der KI-Verordnung (AI Act), bewertet neue KI-Tools, schult Mitarbeiter und fungiert als zentrale Anlaufstelle für KI-bezogene Fragen. So stellen Unternehmen sicher, dass KI verantwortungsvoll und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben eingesetzt wird.

BYOAI-Compliance durch Kooperation mit externen Datenschutzbeauftragten

Im Kontext von BYOAI und der zunehmenden Nutzung von KI im Unternehmen gewinnt die Expertise von Datenschutzbeauftragten an Bedeutung. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen, die oft nicht über die Ressourcen für einen internen Datenschutzbeauftragten verfügen, können von der Zusammenarbeit mit externen Experten profitieren. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt fundierte Kenntnisse der DSGVO und anderer relevanter Datenschutzbestimmungen mit und kann Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung einer DSGVO-konformen KI-Strategie unterstützen.

Die Kooperation mit einem externen Datenschutzbeauftragten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

So können Unternehmen sichergehen, dass der Einsatz von KI, einschließlich BYOAI, den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht und das Unternehmen vor rechtlichen Risiken geschützt ist.

Fazit - BYOAI: Zwischen Innovation und Datenschutz navigieren

Der Trend „Bring Your Own AI” (BYOAI) stellt Unternehmen vor eine wichtige Herausforderung: Wie können sie die Vorteile von KI-Innovationen nutzen und gleichzeitig Datenschutz und Sicherheit gewährleisten? Immer mehr Angestellte verwenden KI-Tools am Arbeitsplatz, und viele bringen ihre eigenen Lösungen mit. Dieser Wunsch nach effizienteren Arbeitsweisen zeigt einerseits das Potenzial der KI, birgt aber auch erhebliche Risiken für Unternehmen. Unkontrollierte Nutzung privater KI-Tools kann zu Datenschutzverletzungen, Sicherheitslücken und Compliance-Verstößen führen. Deshalb ist ein strategischer und vorausschauender Umgang mit BYOAI unerlässlich, um sowohl Chancen zu nutzen als auch Risiken zu minimieren.

Um BYOAI sicher und verantwortungsvoll in den Arbeitsalltag zu integrieren, sind folgende Maßnahmen für Ihr Unternehmen entscheidend:

BYOAI als Chance begreifen, aber Risiken im Blick behalten
Entwicklung einer klaren KI-Strategie und Datenschutzrichtlinien
Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit KI-Tools
Etablierung verbindlicher Prüfprozesse für neue KI-Tools, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten
Frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten oder externer Datenschutzexperten zur Identifizierung von Risiken
Klare Festlegung der Rahmenbedingungen, unter denen private KI-Tools für berufliche Zwecke genutzt werden dürfen
Proaktive Beteiligung am technologischen Fortschritt und Förderung des verantwortungsvollen Einsatzes von KI-Tools
Etablierung einer wirksamen KI-Governance mit definierten Verantwortlichkeiten
Regelmäßige Überwachung und Anpassung der KI-Richtlinien, um neuen Entwicklungen gerecht zu werden

Jörg ter Beek

Datenschutzexperte & DSB

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