Externer Datenschutzbeauftragter Köln

Als Spezialisten für digitale Prozessoptimierung unterstützen wir Sie bei der rechtskonformen Nutzung von Daten – mit persönlichem Datenschutzberater, eigenem Datenschutzportal und zeitgemäßem E-Learning.

Externer Datenschutzbeauftragter für Köln

Köln ist mit mehr als einer Million Einwohnern die bevölkerungsreichste Stadt in Nordrhein-Westfalen (NRW) und die viertgrößte Stadt Deutschlands. Als externer Datenschutzbeauftragter in Köln, Berlin, Hamburg, Münster und München kommen wir mit den unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensgrößen in Kontakt.

Dabei zählt Köln weltweit zu den wichtigsten Standorten der Chemie- und Automobilindustrie und hat als Wirtschafts- und Kulturmetropole eine internationale Bedeutung. Aber auch zahlreiche Fernsehsender, Filmstudios, Musikproduzenten, Verlagshäuser und andere Medienunternehmen haben ihren Sitz in Köln.

Die Stadt ist ebenfalls als Karnevalshochburg bekannt. Der Kölner Dom und die vielen romanischen Kirchen sowie mittelalterlichen Baudenkmäler mit einer 2000-jährigen Stadtgeschichte machen Köln zu einem beliebten Reiseziel. Köln ist ebenfalls ein bedeutender Kongress- und Messestandort für Weltleitmessen wie der FIBO, Gamescom und Photokina. Obendrein bildet Köln einen der größten Bildungs- und Forschungsstandorten im Westen Deutschlands.

Datenschutz mit all seiner Komplexität ist unsere Expertise. Mit über 10 Jahren Erfahrung in verschiedensten Branchen und Unternehmen in ganz Deutschland setzten wir Datenschutz den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechend im Zusammenspiel aus Recht und IT um, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Unsere Kunden in Köln können von diesem Beratungsansatz und unserer branchenübergreifenden Expertise profitieren.

Datenschutz für Unternehmen in Köln

Immer komplexere Datenschutzanforderungen stellen Unternehmen vor immer größere Herausforderungen. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Ihnen dabei helfen, alle Aufgaben und Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen und Ihr Unternehmen rechtssicher zu machen.

Ein Beauftragter für den Datenschutz (kurz: DSB) unterstützt Ihr Unternehmen dabei, ein hohes Datenschutzniveau zu etablieren und den Überblick über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu behalten. Damit soll die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen auf allen Ebenen eines Unternehmens sichergestellt und allen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung des BDSG Rechnung getragen werden.

Ansprechpartner für die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist der betriebliche Datenschutzbeauftragte. Für Unternehmen mit Sitz in Köln ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (kurz: LDI NRW), Frau Bettina Gayk.

Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?

Ein Datenschutzbeauftragter wird bestellt, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung zu überwachen. In Unternehmen, Organisationen und Vereinen ist er Ansprechpartner für alle Fragen des Datenschutzes.

In Deutschland gibt es sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene den Bundesbeauftragten für den Datenschutz bzw. den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Nach Artikel 51 Absatz 1 DSGVO sind sie unabhängige Datenschutzbehörden.

Welche Qualifikationen muss ein Datenschutzbeauftragter erfüllen?

Unternehmen können von der Arbeit eines externen Datenschutzverantwortlichen profitieren, wenn er die europäische Datenschutz-Grundverordnung und die nationalen Datenschutzgesetze, die Grundlage der Beratung sind, gut kennt.

Mehrjährige Erfahrung in verschiedenen Branchen sollte ein externer Datenschutzbeauftragter zudem mitbringen. Nur so ist er auf alle Eventualitäten vorbereitet und weiß, wie kleine und große Unternehmen strukturieren und risikobehaftet arbeiten.

Um die Informationssicherheit im Unternehmen zu gewährleisten, sind neben einigen Softskills wie Kommunikations- und Organisationsfähigkeit auch Kenntnisse und Qualifikationen (ISO) im IT-Bereich erforderlich.

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten im Detail

1. Datenschutzmanagement

Festlegung von Regelungen zur Erreichung der Ziele des Datenschutzes. Zum Beispiel Datenschutzrichtlinie, Datenschutzhandbuch, IT-Nutzungsrichtlinie.

2. Datenschutzberatung

Detaillierte Beratung zu individuellen Datenschutzfragen und Review/Audit des bestehenden Datenschutzkonzeptes.

3. Umgang mit Datenschutzverletzungen

Die Meldung von Datenschutzverletzungen an die Behörde nach Art. 33 und 34 DSGVO muss innerhalb von maximal 72 Stunden erfolgen. Diese Frist ist ohne einen standardisierten Prozess bzw. eine Richtlinie für Datenschutznotfälle kaum einzuhalten.

4. Daten- & IT-Sicherheit

Die DSGVO verlangt bei der Verarbeitung von Daten das Ergreifen geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus (Art. 32 DSGVO).

5. Betroffenenrechte

Die Behandlung von Anträgen betroffener Personen nach Art. 15 bis 21 DSGVO ist festzulegen.

6. Informationspflichten

Jede verantwortliche Stelle hat die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO zu erfüllen.

7. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Eine tabellarische Auflistung, welche Daten wann, wie und zu welchem Zweck erhoben und verarbeitet werden, reicht aus.

8. Auftragsverarbeitung

Verarbeiten Dienstleister eines Unternehmens Daten im Auftrag und auf Weisung, ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages Art. 28 DSGVO erforderlich. Gleiches gilt für die Verarbeitung von Daten durch Sie selbst im Auftrag eines anderen Unternehmens.

9. Datenschutzschulungen für Mitarbeitende

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind regelmäßig für den Datenschutz zu sensibilisieren.

10. Folgenabschätzung

Bei der Verarbeitung besonders sensibler Daten kann es erforderlich sein, eine sogenannte Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchzuführen.

So unterstützen wir Sie als externer Datenschutzbeauftragter in Köln

Stellung des Datenschutzbeauftragten

Wir stellen Ihren DSB und stehen als Ansprechpartner für Datenschutzfragen zur Verfügung sowie für die Kommunikation mit Datenschutzbehörden

Datenschutzaudit & Konzept

Wir analysieren den Datenschutzstatus im Unternehmen und erstellen eine Roadmap mit Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzvorgaben. Das Datenschutzhandbuch unterstützt bei der Umsetzung.

Datenschutzschulungen

Wir geben vor Ort oder Online-Seminare für Mitarbeitende, um das Datenschutzniveau im Unternehmen sicherzustellen.

Technisch organisatorische Maßnahmen

Wir untersuchen die technisch organisatorischen Maßnahmen im Unternehmen und unterstützen bei deren Optimierung.

Dokumente & Vorlagen

Wir stellen Vorlagen für alle notwendigen Dokumente zur Verfügung und unterstützen bei der Erstellung von Auftragsverarbeitungsverträgen, Verarbeitungsverzeichnissen und mehr.

Webcompliance

Die Unternehmenswebsite wird durch eine Datenschutzerklärung und ein Cookie Banner sowie ggf. weitere Maßnahmen den Anforderungen der DSGVO angepasst.

Ext. Datenschutzbeauftragter für verschiedene Branchen

Nutzen Sie unsere Expertise in verschiedenen Branchen, um Datenschutz in Ihrem Unternehmen zum Wettbewerbsvorteil zu machen.

In guter Gesellschaft - diese Kölner Unternehmen bauen auf unsere Expertise

Holz-Richter ist ein traditionelles Familienunternehmen mit modernen Ansprüchen und dynamischem Wachstum. Was 1959 mit Firmengründer Frank Richter als kleiner Großhandelsbetrieb im Herzen von Lindlar begann, entwickelte sich bis heute zu einer der größten und namhaftesten Holzhandlungen in Deutschland.

casando ist mehr als ein Onlineshop! Die Philosophie „Schöner Leben in Haus und Garten“ steht für das Shoppingerlebnis von Kunden aus ganz Europa. Bei casando finden Kunden alles, um ihre Wohnträume zu realisieren: Holzböden, Türen, Wandverkleidungen, Terrassendielen, (Sichtschutz-) Zäune und viel mehr. Für das einfaches und sicheres Online-Shopping-Konzept wurden sie mehrfach ausgezeichnet.

Die PSG Procurement Services GmbH ist einer der e-procurement Pioniere im deutschen Markt und entwickelt als stark wachsender, führender Dienstleister für eine professionelle und effiziente Beschaffung ganzheitliche IT-basierte Lösungen für den operativen Einkauf im indirekten Bereich.

Wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

Seit über 20 Jahren entwickelt und realisieret FRAMEWORK ausgezeichnete Projekte an der Schnittstelle zwischen Design, Technologie und Architektur. Sie sind ein individuelles Team aus Gestaltern und Machern. Kompetent und breit aufgestellt, inhabergeführt und familiär. Dabei denken sie ganzheitlich und arbeiten interdisziplinär. So entsteht gutes Design, das die Kunden nach vorne bringt!

Wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

Ab wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?

Bis Ende 2019 galt folgende Grundregel: Wenn 10 Personen im Unternehmen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt waren, musste ein (interner oder externer) Datenschutzbeauftragter bestellt werden.

Diese Faustregel ist jedoch nicht mehr aktuell. Nach der Verabschiedung des Zweiten Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetzes EU (DSAnpUG) am 26. November 2019 wurde eine Änderung des § 38 I S. 1 BDSG beschlossen.

So liegt die Bestellpflicht nun bei mindestens 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Wer jetzt denkt, er sei aus dem Schneider, weil er unter dieser Personenzahl bleibt: Vorsicht!

Denn ganz so einfach ist es nicht:

Unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten kann sich die Pflicht zur Bestellung eines DSB sowohl aus der Norm des § 38 I BDSG, als auch aus Art. 37 I DSGVO ergeben.

So geht aus § 38 I S. 2 BDSG eine Benennungspflicht hervor, wenn

der Verantwortliche oder der Auftraggeber Verarbeitungen vornimmt, die einer Datenschutz-Folgeabschätzung gem. Art. 35 DSGVO unterliegen. In der Positivliste der deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie heraus, ob dies der Fall ist.
personenbezogene Daten geschäftsmäßig verarbeitet werden und dies zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung geschieht.

Oder gem. Art. 37 I DSGVO, wenn

Die Kernaktivität Ihres Unternehmens in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche durch Art, Umfang oder des Zweckes eine regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Personen erforderlich macht.
Die Kerntätigkeit Ihres Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gem. Art. 9 DSGVO oder Art. 10 DSGVO besteht. Die Definition einer „umfangreichen Verarbeitung“ orientiert sich dabei unter anderem an der Anzahl der betroffenen Personen sowie dem Umfang der Datenerhebung.

Möchte Ihr Unternehmen unabhängig dieser Regelungen freiwillig einen Datenschutzbeauftragten bestellen, ist dies natürlich ebenfalls möglich.

Plus: Die Befreiung von der Bestellpflicht (eines int. / ext. DSB) bedeutet nicht, dass Sie vom rechtmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten (Interessenten / Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten) befreit sind.

Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter in Köln?

Wir stellen bundesweit externe Datenschutzbeauftragte, die sich um alle datenschutzrelevanten Vorgänge in Ihrem Unternehmen kümmern und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Schulungen entsprechend sensibilisieren.

Cortina Consult bietet maßgeschneiderte Dienstleistungen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit für alle Branchen. Für die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten haben wir Komplettpakete für Unternehmen geschnürt. Lassen Sie sich von unseren Experten beraten, um die für Sie passende Lösung zu finden.

Datenschutzexperten für Köln und Umgebung

Unsere zertifizierten Mitarbeitenden unterstützen Sie vor allem in folgenden Stadtbezirken und über die Stadtgrenzen hinaus:

Die Aufsichtsbehörde für Datenschutz in NRW

Seit Juni 2021 ist Bettina Gayk die zuständige Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LfDI) für Unternehmen in Köln. Sie ist damit Ansprechpartnerin der Aufsichtsbehörde für Unternehmen mit Hauptsitz in Nordrhein-Westfalen. Die LfDI erfüllt verschiedene Funktionen. So überwacht sie die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften und bietet Beratung für Bürger, Unternehmen und öffentliche Stellen. Zudem informiert die Landesbeauftragte die Öffentlichkeit über aktuelle Entwicklungen und stärkt das Bewusstsein für den Datenschutz.

Cortina Consult sorgt dafür, dass Sie gar nicht erst mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde in Kontakt treten müssen.

Unsere Berater unterstützen Ihr Unternehmen bei der Kommunikation mit der Behörde. Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt Meldungen, Auskunftserteilungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und unterstützt bei behördlichen Untersuchungen.

Vergleich von internem und externem DSB

Viele Unternehmen stehen vor der Frage, ob es für sie sinnvoller ist, einen internen Datenschutzbeauftragten zu benennen oder einen externen Datenschutzbeauftragten zu engagieren. Um die Entscheidung leichter zu machen, haben wir in der folgenden Übersicht, die Vorteile des externen DSB gegenüber dem internen aufgelistet.

Interner DSB	Externer DSB
✔ Keine extra Lohnkosten Ein interner DSB kann auch weitere Aufgaben für das Unternehmen erledigen.	✔ Transparente und planbare Kosten Pauschalpakete bieten Kostentransparenz. Die Auslagerung der Arbeit spart intern Zeit.
✔ Vertrauen der Angestellten Das Vertrauen auf die Qualität der Leistung muss nicht erst gewonnen werden.	✔ Expertise & langjährige Erfahrung Vertrauen wird durch Qualität geschaffen. Die langjährige Erfahrung unserer DSB und DSK schafft effiziente Prozesse.
✘ Gefahr der Betriebsblindheit Internen Mitarbeitern stecken oft tief in den Unternehmensstrukturen und haben Schwierigkeiten objektiv auf diese zu schauen.	✔ Objektive Außenperspektive Ein objektiver Blickwinkel und persönliche Distanz zu Mitarbeitern sind für die Findung & Umsetzung der Maßnahmen von Vorteil.
✘ Haftungsrisiko für das Unternehmen Das Unternehmen haftet für das Handeln der eigenen Mitarbeiter. Im Falle eines Datenschutzvorfalls oder eines Verstoßes kann dies sehr teuer werden.	✔ Kein Risiko für das Unternehmen Durch die Umsetzung der DSGVO mithilfe eines externen Experten sind Sie auf der sicheren Seite und schützen sich vor hohen Bußgeldern.
✘ Kündigungsschutz Interne Mitarbeiter unterliegen dem Kündigungsschutz.	✔ Variable Vertragslaufzeit Der Vertrag mit einem externen Datenschutzbeauftragten kann jederzeit zur vereinbarten Frist gekündigt werden.
✘ Zusatzkosten Das Erwerben von Qualifikationen für einen Datenschutzbeauftragten bringt Kosten für das Unternehmen mit sich.	✔ Keine Ausbildungskosten Der DSB trägt alle Kosten für seine Fort- und Weiterbildungen.
	✔ IT-Sicherheit inklusive Manche Datenschutzberater verfügen außerdem über die Qualifikation zum IT-Sicherheitsbeauftragten und können diesen Bereich gleichzeitig abdecken.

10 gute Gründe für einen externen Datenschutzbeauftragten

Vor allem für kleine Unternehmen ist es oft ratsam, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dies kann ein Fachanwalt oder eine spezialisierte Unternehmensberatung sein.

Datenschutz-Expertise:

Der externe Datenschutzbeauftragte beschäftigt sich täglich mit Datenschutzthemen und kennt die neuesten Entwicklungen. Unser Team verfügt über notwendiges Fachwissen und Qualifikationen in den Bereichen IT-Sicherheit, IT-Dokumentation und Prozessorganisation.

Praktische Erfahrungen:

Durch die tägliche Arbeit in verschieden Unternehmen kennt sich der externe Datenschutzbeauftragte mit den unterschiedlichsten Situationen aus und kann auf einen breiten Erfahrungsschatz zurückgreifen.

Vielfältige Erfahrung:

Unsere Experten kennen Datenschutz-Lösungen für Unternehmen jeder Größe und verschiedenster Branchen.

Klare vertragliche Regelungen:

Bei dem externen gibt es im Vergleich zum internen Datenschutzbeauftragten keinen Kündigungsschutz und alle Tätigkeiten, Aufgaben und Zeiten werden vertraglich geregelt.

Verschwiegenheit und Unabhängigkeit:

Durch die neutrale Haltung gegenüber dem Unternehmen, hat der externe Datenschutzbeauftragte keine Ambitionen bestimmte Bereiche oder Personen zu bevorzugen oder zu benachteiligen.

Keine Ausbildungskosten:

Bestellen Sie einen externen Datenschutzbeauftragten, sparen Sie sich die Kosten für die Ausbildung und Zeit für die Einarbeitung. Sie müssen sich nicht um Weiterbildungen des Datenschutzbeauftragten kümmern – unsere Experten werden regelmäßig fortgebildet.

Keine Fortbildungskosten:

Sie brauchen einen externen Datenschutzbeauftragten nicht freizustellen und sparen Fortbildungskosten. Somit bleiben die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten gering.

Behördenkenntnisse:

Die behördlichen Wege sind bereits bekannt, Anfragen können schneller beantwortet werden. Wir wissen, worauf die Datenschutzaufsichtsbehörden bei Kontrollen Wert legen.

Unabhängigkeit:

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist per se unabhängig, ein Interessenkonflikt ist ausgeschlossen. Wir sind im Unternehmen als externer Dienstleister neutral und unabhängig.

Management Summary

für die Zusammenarbeit mit dem Datenschutzexperten: Artikel 83 der DSGVO (der Bußgeldkatalog...)

Nachteile des externen Datenschutzbeauftragten

Der externe Datenschutzbeauftragte muss sich zunächst neu in die unternehmenseigenen Prozesse einarbeiten, Dokumentationen erstellen und den Stand des Datenschutzes per Datenschutz-Audit bestimmen. Dies kann bei einem externen Dienstleister unter Umständen etwas länger dauern als bei einem internen Datenschutzbeauftragten.

Welche Strafen drohen bei Nichtbestellen eines Datenschutzbeauftragten?

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen unter bestimmten Umständen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Solche Umstände sind beispielsweise die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Tatsache, dass dies computergestützt stattfindet. Bei Nichtbenennung liegt ein Verstoß gegen die EU-DSGVO (Art. 37) vor. Die DSGVO sieht als Konsequenz dieser Verstoßes hohe Bußgelder von bis zu 10 Mio. Euro oder 2 Prozent des Vorjahresumsatzes vor. Um diese Strafen zu umgehen ist es daher immer ratsam, das Bestellen eines Datenschutzbeauftragten (ob intern oder extern) nicht zu vernachlässigen.

Jörg ter Beek

Datenschutzexperte & DSB

Externen DSB in Köln

Als externer Datenschutzbeauftragter unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der DSGVO in Ihren Unternehmen.

Ihre Vorteile mit Cortina Consult als externer Datenschutzbeauftragter

Cortina Consult hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen.

Als Beratungsdienstleister und externer Datenschutzbeauftragter sorgen wir für die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen.