Externer Datenschutzbeauftragter Köln

Sie kontaktieren Ihren Dienstleister, vereinbaren ein Kennenlerngespräch und ermitteln gemeinsam den Status Quo der datenschutzrechtlichen Situation. Anschließend kann auf dieser Grundlage ein Vertrag abgeschlossen werden. Nach Vertragsabschluss meldet sich der Datenschutzbeauftragte bei der zuständigen Aufsichtsbehörde von Köln/NRW.

Ab welcher Unternehmensgröße ein Datenschutzbeauftragter benötigt wird, hängt maßgeblich mit der Mitarbeiterzahl zusammen. Ab einer Anzahl von mind. 20 Mitarbeitern im Unternehmen, die regelmäßig mit der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigt sind, ist es notwendig, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen.

Unabhängig von der Mitarbeiterzahl ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten Pflicht, wenn im Unternehmen sensible Daten identifizierbarer Personen (z.B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden oder die Hauptbeschäftigung des Unternehmens die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten darstellt.

Ob Ihr Unternehmen auch ohne Datenschutzbeauftragten auskommt, hängt also von diesen Faktoren ab. Es lohnt sich dennoch grundsätzlich für aufstrebende Unternehmen in Köln frühzeitig Datenschutzprozesse in die Unternehmensstrukturen zu integrieren.

Jede Person hat das Recht, zu bestimmen, was mit den eigenen Daten geschieht und zu welchem Zweck diese genutzt werden. Datenschutz verfolgt das Ziel, persönliche und sensible Daten zu schützen und den Schutz der Privatsphäre sowie das Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu wahren.

Das Gesetz schreibt Richtlinien zur Zusammenarbeit zwischen DSB und Verantwortlichen vor. Im Art. 38/39 der Datenschutzgrundverordnung steht, dass Verantwortliche den DSB ordnungsgemäß und frühzeitig in alle datenschutzrechtlichen Fragen einbeziehen und ihm alle zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Ressourcen und Zugänge zur Verfügung stellen müssen.

Weisungsfreiheit

Der DSB ist in seiner Arbeit weisungsfrei, jedoch nicht weisungsbefugt. Das heißt, dass weder der Verantwortliche dem DSB noch umgekehrt Anweisungen erteilen darf. Der Datenschutzbeauftragte spricht Handlungsempfehlungen aus, die zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben beitragen sollen. Er ist Berater. Die Entscheidungen liegen in der Hand der Geschäftsführung.

Verschwiegenheit

Der Datenschutzbeauftragte verpflichtet sich zur Geheimhaltung. Er darf laut Vertrag keine vertraulichen Informationen oder personenbezogene Daten weitergeben.

Die Position des Datenschutzbeauftragten kann intern im Unternehmen oder extern besetzt werden. Es gibt Vorteile und Nachteile für interne und externe Datenschutzberatung. Wenn es intern im Unternehmen jemanden gibt, der bereits alle Voraussetzungen erfüllt, kann es Sinn machen, einen internen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dieser kann sich auch für einzelne Bereiche Unterstützung durch einen Datenschutzbeauftragten von außen holen.

Cortina Consult bietet auch internen Datenschutzbeauftragten Unterstützung für einzelne Dienstleistungen wie Auftragsverarbeitungsverträge oder die Erstellung von technisch-organisatorischen Maßnahmen und vieles mehr. In den meisten Fällen empfiehlt sich die Dienstleistung extern auszulagern.

Die folgenden Voraussetzungen und Qualifikationen sollte ein Datenschutzbeauftragter erfüllen.

Ein Datenschutzbeauftragter muss laut § 4f Abs. 2 BDSG die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit vorweisen.

Fachkunde: Der DSB muss umfangreiches Wissen über die Richtli ien der DSGVO verfügen und eine Qualifikation durch Weiterbildungen  (bspw. beim TÜV oder DEKRA) vorweisen.

Fähigkeiten zur Ausführung: Der DSB arbeitet eng mit der Geschäftsführung zusammen. Gute Kommunikationsfähigkeiten sind daher eine nützliche Eigenschaft. Als Ansprechpartner für Behörden und Betroffene ist dies ebenfalls von Vorteil.

IT-Sicherheit: Mit technischm Know-How und einer Qualifikation zum IT-Sicherheitsbeauftragten kann der DSB auch gleichzeitig den Bereich der IT-Sicherheit abdecken.

Neutralität: Unabhängigkeit und Weisungsfreiheit sind wichtige Stichworte in der Arbeit mit dem Datenschutzbeauftragten. Die Geschäftsführung oder die interne IT-Leitung wären also keine geeignete Kandidaten.

Mit der Benennung auf einer offiziellen Bestellungsurkunde sind Sie auf der sicheren Seite. In dieser sollten gesonderte Vereinbarungen, gemäß Vertrag festgehalten werden. Dieser muss von beiden Parteien unterschrieben werden.

Eine genaue Aufgabenbeschreibung sowie die Verpflichtungen des Unternehmens, den Datenschutzbeauftragten in seiner Aufgabe zu unterstützen, sollten in der Bestellung beschrieben sein.

Die DSGVO verpflichtet Unternehmen unter bestimmten Umstanden zur Benennung eines DSB. Bei Nichtbenennung liegt ein Verstoß gegen die EU-DSGVO (Art. 37) vor. Daher können hohe Bußgelder von bis zu 10 Mio. Euro oder 2 Prozent des Vorjahresumsatzes die Folge sein.