Hinweisgebersystem – die Wahl des passenden Meldekanals

Seit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes sind Unternehmen verpflichtet, ein geeignetes Hinweisgebersystem einzurichten. Passende Meldekanäle bilden dabei die Grundlage für Rechtskonformität. Aber welche Kommunikationswege sind zulässig? 

Hinweisgeberschutzgesetz

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht es Mitarbeitern und Dritten, Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien zu melden. Dabei kann es sich um Fälle von Korruption, Betrug oder sonstigem unethischen Verhalten im Unternehmen handeln. Die Meldungen werden von einer internen oder externen Meldestelle entgegengenommen, geprüft und bearbeitet.

"Ein System zur Meldung von Verdachtsfällen und Verstößen ist unerlässlich, um frühzeitig Informationen zu erhalten und diese unabhängig zu untersuchen. Professionell betrieben, stärkt es das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern in die Integrität und Reaktionsfähigkeit des Unternehmens."

Wer braucht ein Hinweisgebersystem?

Seit dem 2. Juli 2023 sind Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern laut EU-Whistleblower-Richtlinie verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Ab dem 17. Dezember 2023 sind dann auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zur Einrichtung verpflichtet. Aber auch kleinere Unternehmen sollten die Implementierung in Erwägung ziehen, da sie dadurch ihre Compliance-Strategie stärken und potenzielle Risiken minimieren können.

coco hinweisgebersystem

Welche Hinweisgebersysteme gibt es?

Um den Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes nachzukommen, gibt es verschiedene Formen, einen Meldekanal rechtssicher umzusetzen:

Das Einrichten eines Briefkastens als Meldestelle ist in den meisten Fällen schnell geschehen. Diese Form der internen Meldestelle birgt jedoch einige Hindernisse und Probleme, denn Meldungen können lediglich analog abgegeben werden, sodass kein Dialog seitens des Unternehmens mit den Hinweisgebenden erfolgen kann. Außerdem ist die Aufbewahrung und Dokumentation von Briefen und Briefverkehr hinderlich. 

Mit einem E-Mail Postfach können Sie nur erschwert den notwendigen Schutz gewährleisten. Besonders, weil die Daten bei den meisten Anbietern im Ausland verarbeitet werden, besteht ein hohes Risiko. Zudem müssen die Daten einer internen Meldestelle drei Jahre nach Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden. Dies kann mittels E-Mail Postfach selten sichergestellt werden. Schließlich ist diese Form des Hinweisgebersystems besonders anfällig für Hacking.

Eine Telefon-Hotline ist zwar leicht zugänglich, ist jedoch auch mit einer gewissen Hemmschwelle verbunden, je kritischer der Inhalt der Meldung. Besonders Sprachbarrieren können so nur schwierig überwunden werden. Zudem kann die Eingangsbestätigung des Hinweises nicht erfolgen. 

Eine Ombudsperson nimmt Meldungen entgegen und bearbeitet diese. Diese Form des Hinweisgebersystems ist damit gesetzeskonform. Dennoch birgt sie einige Nachteile:

  • die Verfügbarkeit einer Person ist zwingend notwendig
  • es besteht eine hohe Hemmschwelle aufgrund des persönlichen Kontakts
  • eine Ombudsperson ist aufgrund des zusätzlichen Gehalts besonders kostspielig

Ein digitales System ermöglicht in den meisten Fällen einen Echtzeit-Chat, der die direkte Kommunikation mit Hinweisgebenden gewährleistet. Damit ist es zeit- und ortsunabhängig. Die Anonymität der Hinweisgebenden wird ebenfalls gewahrt. Darüber hinaus können so Eingangsbestätigungen versendet werden. Damit ist diese Form des Hinweisgebersystems  gesetzeskonform bzw. das „Best Practice“ des internen Meldekanals.

Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems

Risikominimierung

Durch die frühzeitige Erkennung von Verstößen können Unternehmen proaktiv handeln, bevor größere Schäden entstehen.

Compliance

Ein Hinweisgebersystem unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und minimiert das Risiko von Strafen.

Vertrauensbildung

Ein transparentes und effektives System fördert eine offene Kultur, in der sich Mitarbeiter sicher fühlen, Bedenken zu äußern.

Reputationsschutz

Ein zuerflässig verwaltetes Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, den guten Ruf des Unternehmens zu schützen.

Wettbewerbsvorteil

Unternehmen, die ethisches Verhalten fördern, sind oft attraktiver für Kunden und Partner.

10 Kriterien für die Auswahl einer digitalen Meldestelle

Bei der Auswahl und Implementierung Ihres Hinweisgebersystems sollten Sie besonderes Augenmerk auf bestimmte Schlüsselelemente legen, um sicherzustellen, dass es effektiv und rechtskonform arbeitet.

1. Anonymität

Ihr Hinweisgebersystem sollte die Identität der Hinweisgebenden jederzeit schützen.

2. Schnelle Reaktionszeit

Ein effizientes System muss in der Lage sein, schnell auf eingehende Hinweise zu reagieren.

3. Einfache Bedienbarkeit

Ein benutzerfreundliches Interface fördert die Nutzung des Systems.

4. Klare Zuständigkeiten

Eindeutige Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Systems sind entscheidend für dessen Erfolg.

5. Regelmäßige Überprüfung

Das System sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um seine Effektivität sicherzustellen.

6. Datenschutzkonformität

Das System muss den Datenschutzrichtlinien entsprechen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

7. Integration in bestehende System

Ein erfolgreiches Hinweisgebersystem sollte nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden können.

8. Schulung der Mitarbeiter

Für die effektive Nutzung des Systems ist eine umfassende Schulung der Mitarbeiter erforderlich.

9. Transparenz in der Berichterstattung

Regelmäßige Berichte über die Leistung des Systems sind notwendig, um dessen Erfolg zu messen.

10. Kontinuierliche Verbesserung

Das System sollte ständig weiterentwickelt werden, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Hinweisgebersystem Auswahlkriterien

Checkliste zur Auswahl des Hinweisgebersystems als Download

Laden Sie hier eine Checkliste zur Wahl des Hinweisgebersystems als PDF-Dokument herunter und finden Sie heraus, ob Ihr Meldekanal den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie den wesentlichen betrieblichen Kriterien entspricht. 

Hinweisgebersystem Funktionen und Ablauf

Briefing zum Hinweisgebersystem

Erfahren Sie mehr über die Funktionen und Vorteile eines Hinweisgebersystems. Nachfolgend finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Wie funktioniert ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem besteht aus mehreren Kanälen, durch die Hinweise – nicht zwingend vorgeschrieben, aber ggf. auch anonym – eingereicht werden können. Diese Hinweise werden dann von einer zuständigen Stelle geprüft und entsprechende Maßnahmen werden eingeleitet. Es ist wichtig, dass dieses System unabhängig verwaltet wird, um die Integrität der gemeldeten Informationen zu gewährleisten.

Ein Hinweisgebersystem funktioniert dabei nach folgendem Schema:

  1. Hinweisgeber beobachten rechtlichen Verstoß
  2. Die hinweisgebende Person gibt den rechtlichen Verstoß in Ihrem Hinweisgebersystem anonym ab.
  3. Ihre Meldestellenbeauftragten bearbeiten den Hinweis und geben der hinweisgebenden Person kontinuierlich Rückmeldung zum Stand der Bearbeitung.
  4. Sofern die Meldung Folgemaßnahmen erfordert, werden diese ergriffen. Daraus resultieren Konsequenzen.
  5. Die Nachsorge gehört ebenso zum Umgang mit Hinweisen. Mit einem gewissen zeitlichen Abstand wird geprüft, ob die getroffenen Maßnahmen erfolgreich waren.

Schritt 1: Betroffenheit ermitteln
Zunächst ist es wichtig, die gesetzlichen Anforderungen und die spezifischen Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zu verstehen. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sind seit dem 17. Dezember 2021 zur Einführung eines Hinweisgebersystems verpflichtet. Ab 2023 gilt diese Pflicht auch für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern.

Schritt 2: Organisation und Zuständigkeiten klären
Ein Hinweisgebersystem besteht aus internen und externen Kanälen. Die interne Meldestelle kann von Fachmitarbeitern des Compliance-Bereichs oder einer Ombudsperson betreut werden. Ein externer Kanal soll künftig beim Bundesdatenschutzbeauftragten liegen.

Schritt 3: Hinweisgebersystem wählen
Die Auswahl des richtigen Systems ist entscheidend. Es gibt verschiedene Lösungen, von digitalen Briefkästen bis zu spezialisierten IT-Tools. Wichtig ist, dass das System die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet.

Schritt 4: Kommunikation mit Mitarbeitenden
Die Einführung eines Hinweisgebersystems sollte kommunikativ begleitet werden. Führungskräfte sollten mit Leitfäden ausgestattet und die internen Kommunikationskanäle genutzt werden, um das Team auf die neuen Prozesse vorzubereiten.

Schritt 5: Stand der Umsetzung beachten
Die Implementierung eines Hinweisgebersystems ist zeitkritisch. Unternehmen sollten daher schnellstmöglich mit der Umsetzung beginnen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Hinweisgebersystem Pflicht: Warum droht eine Geldbuße von bis zu 500.000 €?

Laut Richtlinie müssen Unternehmen, die Personen daran hindern, einen Hinweis abzugeben, dafür kein geeignetes System einrichten oder andere Verstöße begehen, damit rechnen, dass Sanktionen drohen. 

Gemäß EU Whistleblower-Richtlinie wird es den Ländern überlassen, geeignete Sanktionen zu verhängen. In Deutschland können diese Sanktionen in einigen Fällen in Höhe von bis zu 50.000€ ausfallen. 

Verschiedene Verstöße gegen die Bestimmungen des HinSchG werden als Ordnungswidrigkeiten mit Geldbußen geahndet.
Der Bußgeldkatalog des HinSchG selbst sieht einen Rahmen von bis zu 50.000 € vor. Bei bestimmten Verstößen kann ein Verweis auf das Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OwiG) jedoch zu einer Verzehnfachung auf 500.000 € führen.

Dies gilt für die folgenden Fälle:

Empfehlung zur Umsetzng des Hinweisgeberschutzgesetzes

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Das Hinweisgebersystem der Parlabox ist eine Plattform zur effektiven und rechtssicheren Entgegennahme, Bearbeitung und Verwaltung von möglichen Missständen im Unternehmen. Es dient der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem nationalen Hinweisgeberschutzgesetz.

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Mit Parlabox durch wenige Klicks eine interne Meldestelle implementieren und den Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie sowie dem Hinweisgeberschutzgesetz gerecht werden. Anonyme Hinweise empfangen, sicher und effektiv Verwalten und damit den Hinweisgeberschutz gewährleisten.

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Funktionen & Vorteile der Parlabox Hinweisgebersystem-Software

Case Manager unlimited

Bearbeitung eingehender Meldungen von einer unbegrenzten Anzahl an Redakteuren (Case Manager).

E2E-Verschlüsselung

Datensicherheit: Hinweise werden per Sicherheitsverfahren der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.

Meldung per Sprachaufnahme

Detaillierte Meldungen in kurzer Zeit in Form einer Sprachaufzeichnung abgeben.

Fristenmanagement & Reports

Das Dashboard bietet einen genauen Überblick über alle Fristen und den Status der jeweiligen Hinweise.

Plattform nach EU-Vorgaben

Digitale Meldeplattform zur Verwaltung und Dokumentation aller Meldekanäle

Custom UI

Individualisierung durch Anpassung des Corporate Design und Erstellung eigener Formulare.

2-Faktor-Authentifizierung

Durch die 2FA wird eine erhöhte Sicherheit beim Loginprozess Ihres Benutzerkontos gewährleistet.

Wiki, Videos & Docs

Das Trainingsmaterial bietet eine Einführung in das HinSchG und die EU-Whistleblower-Richtlinie.

Fallbearbeitung

Support bei Fallbearbeitung, sodass Sie den rechtskonformen Umgang mit Hinweisen gewährleisten.

Umsetzung der
EU-Whistleblower-Richtlinie im internationalen Kontext

Viele der EU-Mitgliedstaaten haben die EU-Whistleblower-Richtlinie umgesetzt oder sind noch in der Ausarbeitung. Hier finden Sie einen Überblick über eben diese Umsetzungsformen. Alle verbleibenden Staaten haben die Richtlinie bislang noch nicht umgesetzt.

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Hinweisgeberschutzgesetz
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EU-Whistleblower-Richtlinie Schweden

Schweden

Schwedens Gesetz zum Schutz von Personen, die Unregelmäßigkeiten melden, wird als Whistleblower-Gesetz bezeichnet. Das Gesetz trat am 17. Dezember 2021 in Kraft und ist bis zum 17. Juli 2022 für große Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und bis zum 17. Dezember 2023 für mittelgroße Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern in Kraft.

EU-Whistleblower-Richtlinie Finnland

Finnland

Im Dezember 2022 wurde das Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern verabschiedet und trat am 1. Januar 2023 in Kraft.

Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern hatten drei Monate Zeit, interne Meldekanäle einzurichten. Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern wurden jedoch bis zum 17. Dezember 2023 verlängert.

EU-Whistleblower-Richtlinie Dänemark

Dänemark

Um die Vorschriften der Whistleblower-Richtlinie umzusetzen, wurde am 24. Juni 2021 das Whistleblower-Schutzgesetz verabschiedet. Bis zum 17. Dezember 2021 mussten Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern ein Whistleblower-System einrichten.

Am 17. Dezember 2023 trat die Verpflichtung zur Einrichtung eines internen Meldekanals für Arbeitgeber mit 50 bis 249 Mitarbeitern in Kraft.

EU-Whistleblower-Richtlinie Deutschland

Deutschland

Am 12. Mai 2023 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verabschiedet und am 2. Juni 2023 in Kraft gesetzt. Es wurde am 2. Juli 2023 in Kraft gesetzt.

Bis zum 2. Juli 2023 waren Arbeitgeber mit 250 oder mehr Mitarbeitern verpflichtet, interne Meldekanäle einzurichten.

Bis zum 17. Dezember 2023 mussten Arbeitgeber mit 50 bis 249 Mitarbeitern interne Meldekanäle einführen.

EU-Whistleblower-Richtlinie Polen

Polen

An der Erarbeitung eines Gesetzes zum Schutz von Hinweisgebern wird derzeit gearbeitet. Der achte Entwurf des Gesetzes wurde am 1. August 2023 veröffentlicht.

Es wird erwartet, dass das Gesetz zwei Monate nach der Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft treten wird, mit Ausnahme bestimmter Artikel über interne und externe Meldeverfahren, die 14 Tage nach dem Veröffentlichungsdatum in Kraft treten werden.

EU-Whistleblower-Richtlinie Irland

Irland

Am 21. Juli 2022 wurde das Gesetz zur Änderung geschützter Offenlegungen (Protected Disclosures (Amendment) Act) verabschiedet, um die Richtlinie in Irland umzusetzen. Am 1. Januar 2023 trat das Gesetz vollständig in Kraft und zwang Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern, einen internen Meldekanal einzurichten.

Bis zum 17. Dezember 2023 mussten Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern einen internen Meldekanal einrichten.

EU-Whistleblower-Richtlinie Niederlande

Niederlande

Der Senat hat am 24. Januar 2023 das Gesetz zum Schutz von Whistleblowern verabschiedet. Das Gesetz trat am 20. Februar 2023 mit einem Königlichen Erlass vom 17. Februar in Kraft und forderte große Arbeitgeber mit 250 oder mehr Mitarbeitern auf, einen internen Meldekanal einzurichten.

Bis zum 17. Dezember 2023 hatten kleinere Arbeitgeber (50 bis 249 Mitarbeiter) Zeit, einen internen Meldekanal umzusetzen.

EU-Whistleblower-Richtlinie Belgien

Belgien

Am 15. Februar 2023 trat das Whistleblower-Gesetz in Kraft.

Organisationen mit 250 oder mehr Mitarbeitern waren verpflichtet, einen internen Meldekanal sofort ab dem Datum des Inkrafttretens der Gesetzgebung einzurichten.

Bis zum 17. Dezember 2023 hatten Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern Zeit, einen internen Meldekanal einzurichten.

EU-Whistleblower-Richtlinie Frankreich

Frankreich

Am 1. September 2022 trat eine Gesetzgebung in Kraft, die die Bedingungen der Direktive umsetzt. Am 4. Oktober 2022 wurde die Anforderungsverordnung Nr. 2022-1284 veröffentlicht, die detaillierte Anforderungen für interne Verfahren festlegt.

Die vorhandenen Gesetze erforderten bereits, dass alle Unternehmen mit mindestens fünfzig Mitarbeitern eine interne Whistleblowing-Prozess haben.

EU-Whistleblower-Richtlinie Italien

Italien

Am 15. März 2023 wurde das Umsetzungsgesetz (Gesetzesdekret 24/2003) im Amtsblatt veröffentlicht und trat am 30. März 2023 in Kraft.

Bis zum 15. Juli 2023 benötigten Arbeitgeber mit 250 oder mehr Mitarbeitern einen Meldekanal. Personen mit 249 oder weniger Beschäftigten hatten bis zum 17. Dezember 2023 Zeit.

EU-Whistleblower-Richtlinie Österreich

Österreich

Am 25. Februar 2023 trat das Whistleblower-Schutzgesetz in Kraft.

Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern hatten eine Übergangsfrist von 6 Monaten ab Inkrafttreten des Gesetzes, um interne Meldekanäle einzurichten.

Bis zum 17. Dezember 2023 mussten Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern einen internen Meldekanal einführen.

EU-Whistleblower-Richtlinie Slowakei

Slowakei

Am 1. Juli 2023 wurden Änderungen des bestehenden Whistleblower-Gesetzes durchgeführt, um die EU-Richtlinie umzusetzen.

Nach bestehender Gesetzgebung hatten Arbeitgeber, die bestimmte Anforderungen erfüllten, bereits interne Meldekanäle. Die neue Gesetzgebung forderte jedoch, dass diese Kanäle bis zum 30. Juni 2023 aktualisiert werden, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, und forderte auch zusätzliche Arbeitgeber dazu auf, interne Meldekanäle bis zum 31. August 2023 einzurichten.

EU-Whistleblower-Richtlinie Ungarn

Ungarn

Am 24. Mai 2023 wurde die Whistleblowing-Gesetzgebung (T/3089) verabschiedet, und die Anforderungen, darunter ein interner Meldekanal, traten in Kraft.

Bis zum 17. Dezember 2023 hatten Arbeitgeber, die mindestens 50, aber nicht mehr als 249 Mitarbeiter beschäftigten, Zeit, einen internen Whistleblowing-Kanal einzurichten.

EU-Whistleblower-Richtlinie Rumänien

Rumänien

Am 22. Dezember 2022 trat das rumänische Gesetz zur Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie in Kraft.

Bis zum 22. Dezember 2022 mussten Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern einen internen Meldekanal einführen.

Bis zum 17. Dezember 2023 hatten juristische Personen mit 50 bis 249 Mitarbeitern Zeit, interne Meldekanäle einzusetzen.

EU-Whistleblower-Richtlinie Spanien

Spanien

Am 21. Februar 2023 wurde das Whistleblower-Gesetz im Amtsblatt (BOE) veröffentlicht. Es trat am 13. März 2023, 20 Tage später, in Kraft.

Bis zum 13. Juni 2023 hatten Arbeitgeber mit 250 oder mehr Mitarbeitern die Zeit, einen Whistleblower-Meldekanal einzurichten.

Bis zum 1. Dezember 2023 hatten Einrichtungen mit 50 bis 249 Mitarbeitern Zeit, ein internes Meldeverfahren einzuführen.

EU-Whistleblower-Richtlinie Portugal

Portugal

Ein Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie wurde am 20. Dezember 2021 veröffentlicht und trat am 18. Juni 2022 in Kraft, 180 Tage nach seiner Veröffentlichung.

Bis zum 18. Juni 2022 mussten die von der Gesetzgebung betroffenen Arbeitgeber einen internen Meldekanal einrichten.

EU-Whistleblower-Richtlinie Tschechien

Tschechien

Am 1. August 2023 trat das Whistleblowing-Gesetz in Kraft und zwang betroffene Einrichtungen, einen internen Meldekanal einzurichten. Ausnahmsweise hatten Einrichtungen mit 50 bis 249 Mitarbeitern am 1. August 2023 bis zum 15. Dezember 2023 Zeit, einen Meldekanal einzuführen.

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