Externer Datenschutzbeauftragter
Cortina Consult begleitet Unternehmen seit über zehn Jahren als TÜV-zertifizierter externer Datenschutzbeauftragter – mit Juristen, IT-Spezialisten und transparenten monatlichen Kosten in mehr als 500 Projekten.
Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) übernimmt für ein Unternehmen die gesetzlich vorgeschriebene Rolle nach Art. 37 DSGVO – als unabhängiger Dienstleister statt als eigener Mitarbeiter. Er berät die Geschäftsführung, schult Mitarbeitende, überwacht Verarbeitungstätigkeiten und ist zentrale Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden, Kunden und Beschäftigte. Anders als ein interner Datenschutzbeauftragter bringt er sofort einsatzbereite Expertise mit, arbeitet unabhängig von internen Hierarchien und genießt keinen besonderen Kündigungsschutz – ein Vertragsverhältnis lässt sich flexibel anpassen, sobald sich die Anforderungen im Unternehmen ändern.
Externe Datenschutzbeauftragte kennen Lösungen aus zahlreichen Branchen – von Arztpraxen über Online-Shops bis zu TISAX®-Anforderungen. Diese branchenübergreifende Erfahrung überträgt sich direkt auf neue Mandate: Bewährte Prozesse müssen nicht neu entwickelt, sondern nur angepasst werden. Für Unternehmen bedeutet das einen schnelleren Einstieg in die Datenschutz-Compliance als beim Aufbau einer internen Fachkraft, da sich die Einarbeitungszeit auf wenige Tage statt Monate reduziert.
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Mehr InformationenWelche verschiedenen Arten des Datenschutzbeauftragten gibt es?
Europäischer Datenschutzausschuss: Dieses Gremium setzt sich aus den Leitern der Datenschutzbehörden der EU-Mitgliedstaaten und dem Europäischen Datenschutzbeauftragten zusammen. Seine Hauptaufgabe ist die einheitliche Anwendung der DSGVO in der EU. Er agiert unabhängig und berät die EU-Kommission in datenschutzrelevanten Fragen.
Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit (BfDI): Die BfDI ist die zentrale Anlaufstelle für Beschwerden über Datenschutzverletzungen durch Bundesbehörden. Sie überwacht und berät sowohl öffentliche als auch bestimmte nicht-öffentliche Stellen und informiert den Bundestag und die Öffentlichkeit über wichtige Entwicklungen im Datenschutz.
Landesdatenschutzbeauftragter: Jedes Bundesland hat einen eigenen Landesdatenschutzbeauftragten, der die öffentlichen Stellen des jeweiligen Bundeslandes in Datenschutzfragen berät und überwacht.
Behördlicher Datenschutzbeauftragter: Dieser Beauftragte ist für den Datenschutz innerhalb einer Behörde oder öffentlichen Stelle zuständig. Die Benennung erfolgt nach den gleichen Kriterien wie für betriebliche Datenschutzbeauftragte.
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter: Unternehmen sind unter bestimmten Bedingungen verpflichtet, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dieser überwacht und berät das Unternehmen in Bezug auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
Internationale Aspekte: Unternehmen oder Behörden außerhalb der EU müssen gemäß Art. 27 DSGVO einen Vertreter in einem EU-Mitgliedsstaat haben.
Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?
Die Entscheidung zwischen interner und externer Lösung hängt von Unternehmensgröße, Budget und vorhandenem Fachwissen ab. Ein interner Mitarbeiter muss zunächst geschult und zertifiziert werden, bevor er die Rolle rechtssicher ausüben kann – ein externer Dienstleister bringt diese Qualifikation bereits mit. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick.
Interner DSB | Externer DSB |
|---|---|
✔ Keine extra Lohnkosten Ein interner DSB kann auch weitere Aufgaben für das Unternehmen erledigen. | ✔ Transparente und planbare Kosten Pauschalpakete bieten Kostentransparenz. Die Auslagerung der Arbeit spart intern Zeit. |
✔ Vertrauen der Angestellten Das Vertrauen auf die Qualität der Leistung muss nicht erst gewonnen werden. | ✔ Expertise & langjährige Erfahrung Vertrauen wird durch Qualität geschaffen. Die langjährige Erfahrung unserer DSB und DSK schafft effiziente Prozesse. |
✘ Gefahr der Betriebsblindheit Internen Mitarbeitern stecken oft tief in den Unternehmensstrukturen und haben Schwierigkeiten objektiv auf diese zu schauen. | ✔ Objektive Außenperspektive Ein objektiver Blickwinkel und persönliche Distanz zu Mitarbeitern sind für die Findung & Umsetzung der Maßnahmen von Vorteil. |
✘ Haftungsrisiko für das Unternehmen Das Unternehmen haftet für das Handeln der eigenen Mitarbeiter. Im Falle eines Datenschutzvorfalls oder eines Verstoßes kann dies sehr teuer werden. | ✔ Kein Risiko für das Unternehmen Durch die Umsetzung der DSGVO mithilfe eines externen Experten sind Sie auf der sicheren Seite und schützen sich vor hohen Bußgeldern. |
✘ Kündigungsschutz Interne Mitarbeiter unterliegen dem Kündigungsschutz (§38 BDSG). | ✔ Variable Vertragslaufzeit Der Vertrag mit einem externen Datenschutzbeauftragten kann jederzeit zur vereinbarten Frist gekündigt werden. |
✘ Zusatzkosten Das Erwerben von Qualifikationen für einen Datenschutzbeauftragten bringt Kosten für das Unternehmen mit sich (Schulungen kosten 3.000–8.000€). | ✔ Keine Ausbildungskosten Der DSB trägt alle Kosten für seine Fort- und Weiterbildungen. |
✔ IT-Sicherheit inklusive Manche Datenschutzberater verfügen außerdem über die Qualifikation zum IT-Sicherheitsbeauftragten und können diesen Bereich gleichzeitig abdecken. |
Ein interner Datenschutzbeauftragter kann sinnvoll sein, wenn im Unternehmen bereits tiefes Datenschutz-Fachwissen vorhanden ist und Prozesse eng mit internem Know-how verzahnt bleiben müssen – etwa in stark regulierten Konzernstrukturen mit eigener Rechtsabteilung. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen überwiegen jedoch die Vorteile der externen Lösung: geringere Kosten, sofort verfügbare Expertise und der Wegfall des besonderen Kündigungsschutzes nach § 38 BDSG.
Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten
Ein externer Datenschutzbeauftragter berät bei der DSGVO-Umsetzung, erstellt und pflegt das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und schult Mitarbeitende regelmäßig zu aktuellen Datenschutzanforderungen. Er ist zudem Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden sowie für Auskunfts-, Lösch- und Widerspruchsanfragen Betroffener und unterstützt bei der Bewertung neuer Projekte und Software-Einführungen aus Datenschutzsicht.
Bei Datenpannen koordiniert er zudem die fristgerechte Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden. Nach Art. 39 DSGVO umfasst sein gesetzlicher Auftrag insgesamt sechs Kernaufgabenbereiche, die von der Beratung bis zum Risikomanagement reichen.
Wer braucht einen externen Datenschutzbeauftragten?
Nach § 38 BDSG besteht eine Benennungspflicht in der Regel, sobald mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befasst sind.
Auch kleinere Unternehmen sind betroffen, wenn ihre Kerntätigkeit in der umfangreichen, systematischen Überwachung von Personen liegt oder wenn sie besondere Datenkategorien wie Gesundheitsdaten im großen Umfang verarbeiten (Art. 37 DSGVO). Gerade wachsende Unternehmen unterschätzen häufig, wie schnell die 20-Personen-Grenze bei steigender Mitarbeiterzahl erreicht wird.
Selbst ohne gesetzliche Pflicht lohnt sich ein externer Datenschutzbeauftragter häufig – etwa bei komplexen internationalen Datentransfers, hohen Bußgeldrisiken oder fehlender interner Fachkenntnis.
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Dieser Check ersetzt keine Rechtsberatung. Rechtsgrundlagen: Art. 37 DSGVO · § 38 BDSG
Qualifikation und Fachkunde eines externen DSB
Nach Art. 37 Abs. 5 DSGVO muss ein Datenschutzbeauftragter über ausreichende Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen. Dazu zählen fundierte Kenntnisse der DSGVO und des BDSG, ein Verständnis von IT-Sicherheit sowie praktische Erfahrung bei der Umsetzung von Datenschutzkonzepten in unterschiedlichen Unternehmensgrößen und Branchen.
Ebenso wichtig ist die Unabhängigkeit: Ein Datenschutzbeauftragter darf keine Aufgaben übernehmen, die zu Interessenkonflikten führen – etwa als Geschäftsführer, IT-Leiter oder Personalverantwortlicher desselben Unternehmens. Cortina Consult setzt ausschließlich Juristen und IT-Spezialisten ein, die sich kontinuierlich zu aktuellen Datenschutzentwicklungen fortbilden und ihre Fachkunde regelmäßig nachweisen.
Die Kombination aus juristischer und technischer Expertise im selben Team ist ein wichtiger Qualitätsfaktor: Rechtsfragen zur Zulässigkeit einer Verarbeitung und technische Fragen zur Umsetzung von Schutzmaßnahmen lassen sich so aus einer Hand beantworten, ohne dass Unternehmen zusätzliche externe Spezialisten hinzuziehen müssen.
Lebenszyklus einer DSB-Bestellung
Von der Bedarfsanalyse bis zur laufenden Betreuung durchläuft die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten fünf klar strukturierte Phasen:
Kostenloses Erstgespräch, Prüfung der gesetzlichen Benennungspflicht und erste Einschätzung des Leistungsumfangs
Schriftliche Bestellung sowie Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO
Bestandsaufnahme aller Verarbeitungstätigkeiten, Gap-Analyse gegenüber den DSGVO-Anforderungen und Priorisierung erster Maßnahmen
Regelmäßige Schulungen im Rahmen fester Sprechstunden, Bearbeitung von Betroffenenanfragen und Beratung bei neuen Projekten oder Software-Einführungen
Jährlicher Tätigkeitsbericht und revisionssichere Nachweise für Audits und Behördenanfragen
Der gesamte Einstieg lässt sich in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen abschließen – deutlich schneller als die drei bis sechs Monate Einarbeitungszeit, die ein interner Datenschutzbeauftragter durch Schulung und Zertifizierung üblicherweise benötigt.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten richten sich nach Unternehmensgröße, Branche und Umfang der Datenverarbeitung. Kleine Unternehmen zahlen üblicherweise ab 125 Euro monatlich, mit steigender Komplexität und wachsender Mitarbeiterzahl erhöht sich der Betreuungsaufwand entsprechend. Enthalten sind in der Regel Basisbetreuung, die Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses, Mitarbeiterschulungen und der Kontakt zur Aufsichtsbehörde.
Zum Vergleich: Ein interner Datenschutzbeauftragter verursacht durch Gehalt, Schulungen und laufende Fortbildung im Schnitt deutlich höhere jährliche Kosten.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Nicht jeder externe Datenschutzbeauftragter passt zu jedem Unternehmen, und ein niedriger Preis allein sagt wenig über die Qualität der Betreuung aus. Diese Kriterien helfen bei der Auswahl des passenden Dienstleisters:
- Fachkunde und Zertifizierungen, zum Beispiel TÜV, GDD oder vergleichbare Nachweise der Qualifikation
- Branchenerfahrung mit der jeweiligen Art der Datenverarbeitung und typischen Risiken der Branche
- Klare Erreichbarkeit und definierte Reaktionszeiten bei Anfragen, Rückfragen und Datenpannen
- Bestehende Berufshaftpflichtversicherung des Dienstleisters als Absicherung für beide Seiten
- Transparente Vertragskonditionen mit kurzen Kündigungsfristen und ohne lange Mindestlaufzeit
Ein persönliches Erstgespräch zeigt meist schnell, ob Arbeitsweise und Kommunikation zum eigenen Unternehmen passen und ob der Dienstleister die branchenspezifischen Anforderungen versteht.
So treffen Sie die richtige Wahl: mit klaren Auswahlkriterien und den wichtigsten Fragen für das Gespräch mit Ihrem zukünftigen Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fragen zum externen Datenschutzbeauftragter
Wer muss einen externen Datenschutzbeauftragten bestellen?
Benennungspflichtig ist ein Unternehmen nach § 38 BDSG in der Regel ab 20 Personen, die ständig mit automatisierter Datenverarbeitung befasst sind – dazu zählen etwa Personalabteilung, Buchhaltung, Vertrieb und IT, unabhängig davon, ob es sich um Haupt- oder Nebentätigkeit handelt.
Auch kleinere Unternehmen sind betroffen, wenn ihre Kerntätigkeit in der umfangreichen, systematischen Überwachung von Personen liegt oder besondere Datenkategorien wie Gesundheitsdaten im großen Umfang verarbeitet werden (Art. 37 DSGVO).
Was passiert, wenn trotz Pflicht kein Datenschutzbeauftragter bestellt wird?
Ein Verstoß gegen die Benennungspflicht gilt als Ordnungswidrigkeit nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO und kann Bußgelder bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen – je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Aufsichtsbehörden haben in der Praxis bereits deutlich fünfstellige Bußgelder verhängt, etwa gegen Online-Shops ohne bestellten Datenschutzbeauftragten. Wer die Benennungspflicht frühzeitig prüft, vermeidet dieses Risiko vollständig.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten hängen von Unternehmensgröße und Verarbeitungsumfang ab und beginnen für kleine Unternehmen bei etwa 125 Euro monatlich. Mittelständische und große Unternehmen zahlen je nach Betreuungsumfang entsprechend mehr. Im Vergleich dazu verursacht ein interner Datenschutzbeauftragter durch Gehalt, Schulung und Fortbildung deutlich höhere jährliche Gesamtkosten.
Kann ich den externen DSB jederzeit wechseln?
Ja. Im Gegensatz zum internen Datenschutzbeauftragten, der besonderen Kündigungsschutz nach § 38 BDSG genießt, lassen sich externe Dienstleister mit kurzer Frist wechseln – meist innerhalb von drei Monaten. Das schafft Flexibilität bei Unzufriedenheit, veränderten Anforderungen oder Kostengründen, ohne dass arbeitsrechtliche Hürden entstehen. Ein geordneter Wechsel stellt sicher, dass Dokumentation, offene Vorgänge und Ansprechpartner-Kontakte nahtlos an den neuen Dienstleister übergeben werden.
Was ist der Unterschied zwischen DSB und Datenschutzkoordinator?
Der Datenschutzbeauftragte ist eine gesetzlich definierte Rolle nach Art. 37 bis 39 DSGVO, unabhängig und weisungsfrei tätig und zentrale Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden. Ein Datenschutzkoordinator dagegen ist keine gesetzliche Funktion, sondern eine interne Organisationseinheit, die den Datenschutzbeauftragten bei operativen Aufgaben wie der Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses oder der Koordination von Schulungsterminen unterstützt.
Er ist weisungsgebunden und ersetzt die Benennungspflicht nicht. Viele Unternehmen kombinieren beide Rollen erfolgreich: Der externe DSB übernimmt die gesetzliche Funktion, ein interner Koordinator steuert die Umsetzung im Tagesgeschäft.
Brauchen mehrere Niederlassungen jeweils eigene Datenschutzbeauftragte?
Nein. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann mehrere Niederlassungen und Standorte gleichzeitig betreuen. Die DSGVO erlaubt eine zentrale DSB-Funktion für Unternehmensgruppen, sofern er von jeder Niederlassung leicht erreichbar ist – etwa per Telefon, E-Mail oder Videokonferenz (Art. 37 Abs. 2 DSGVO).
Meldungen laufen dabei zentral über die zuständige Aufsichtsbehörde, was Kosten im Vergleich zu mehreren separaten Bestellungen senkt und einheitliche Datenschutzstandards über alle Standorte einer Unternehmensgruppe hinweg sichert.
Kann ein externer DSB auch ISMS oder ISO 27001 übernehmen?
Ja. Viele externe Datenschutzbeauftragte bieten zusätzlich Beratung zur Informationssicherheit an, da sich Datenschutz nach DSGVO und Informationssicherheit nach ISO 27001 inhaltlich stark überschneiden – etwa bei technisch-organisatorischen Maßnahmen und der Risikobewertung. Ein kombiniertes Angebot aus Datenschutz- und Informationssicherheitsberatung reduziert Koordinationsaufwand, vermeidet Schnittstellenprobleme zwischen mehreren Ansprechpartnern und sorgt für konsistente Prozesse aus einer Hand.
Bilde ich mich hier zum Datenschutzbeauftragten aus?
Nein. Dieser Beitrag behandelt die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten als Dienstleistung für ein Unternehmen, nicht die persönliche Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten. Wer selbst eine anerkannte Zertifizierung anstrebt, findet entsprechende Lehrgänge bei Anbietern wie TÜV, DEKRA oder der GDD – diese vermitteln die für eine spätere Tätigkeit als interner oder externer DSB erforderliche Fachkunde.
TISAX® ist eine eingetragene Marke der ENX Association, zu der wir in keiner geschäftlichen Beziehung stehen. Die Nennung der Marke dient ausschließlich der Beschreibung unserer Leistungen und stellt keine Autorisierung oder Empfehlung durch den Markeninhaber dar.
Einhaltung und Kontrolle des Datenschutzes im Unternehmen durch Cortina Consult.
- Stellung des TÜV-zertifizierten DSB
- Datenschutzmanagementsystem
- E-Learning für Mitarbeitende
- Persönlicher Ansprechpartner
- Website & Social Media Monitoring
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Cortina Consult hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen. Als Beratungsdienstleister und externer Datenschutzbeauftragter führen wir Datenschutzaudits durch und sorgen für die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben in Ihrem Unternehmen.
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