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Datenschutzmanagementsystem (DSMS)

Datenschutzmanagementsystem(DSMS)

Datenschutz effizient im Unternehmen mangen

DSMS
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Was ist das Datenschutzmanagementsystem?

Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) ist ein Managementsystem, das die Datenschutzgrundsätze und Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderen Datenschutzgesetzen organisiert und verwaltet.

Ein DSMS besteht im Wesentlichen aus einer Zusammenstellung aller Vorschriften, Verfahren, Dokumente, Systeme und Maßnahmen, die in Ihrem Unternehmen implementiert wurden, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten sicherzustellen, zu kontrollieren und vor allem zu vereinfachen. Ein DSMS, das gut funktioniert, stellt sicher, dass Datenschutz und Datensicherheit im Unternehmen angemessen umgesetzt werden.

Sie können Ihre gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen, das Risiko von Bußgeldern und Datenschutzverstößen verringern und den Aufwand im Umgang mit Datenschutzproblemen erheblich reduzieren.

Wer benötigt ein DSMS?

Alle Unternehmen und Organisationen die personenbezogene Daten verarbeiten, sollten auf ein DSMS nicht verzichten. Dies umfasst fast alle Arten von Unternehmen, von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis hin zu großen Unternehmen, insbesondere diejenigen, die große Datenmengen verarbeiten. Außerdem ist ein DSMS dann notwendig, wenn ein Unternehmen der DSGVO unterliegt. Dies sind alle Organisationen innerhalb und außerhalb der EU, die Daten von Bürgern der EU verarbeiten.

Branchen mit hohen Anforderungen an Datenschutz umfassen das Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Bildungseinrichtungen und E-Commerce-Unternehmen. All diese sollten ebenfalls auf ein DSMS zurückgreifen, um den Datenschutz optimal umzusetzen. 

Schließlich kann ein DSMS für Organisationen, die ihre Datenschutzpraktiken verbessern möchten hilfreich sein, da es dabei unterstützt, Datenschutzrisiken zu verringern und Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern aufzubauen.

Wie ist ein DSMS aufgebaut?

Die gelebte Kultur des Unternehmens ist die Grundlage eines erfolgreichen DSMS. Mit Hilfe des DSMS sollen Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter in Fragen des Datenschutzes richtig handeln und den richtigen Ansprechpartner finden.

Ein Datenschutzmanagementsystem erfasst mehrere Maßnahmen, Prozesse und Dokumente. Diese 

Ausklappen

Was sind die Vorteile eines DSMS?

1
Strukturierte Compliance

Ein DSMS hilft Unternehmen, die Anforderungen der DSGVO und anderer relevanter Datenschutzgesetze systematisch zu erfüllen.

2
Risikominimierung

Durch die Identifizierung und Bewertung von Datenschutzrisiken können präventive Maßnahmen ergriffen werden, um Datenschutzverletzungen und die damit verbundenen finanziellen und reputativen Schäden zu vermeiden.

3
Verbesserte Datenverwaltung

Ein DSMS fördert die effektive Verwaltung von personenbezogenen Daten, einschließlich der Einhaltung von Speicherbegrenzungen und Löschvorgaben.

4
Erhöhte Transparenz

Ein DSMS verbessert die Transparenz interner Datenschutzprozesse sowohl für die Aufsichtsbehörden als auch für die betroffenen Personen.

5
Rechenschaftspflicht

Ein DSMS unterstützt Unternehmen dabei, ihre Rechenschaftspflicht nachzuweisen, indem es dokumentiert, dass und wie Datenschutzprinzipien umgesetzt werden.

6
Effizienzsteigerung

Durch die Standardisierung von Datenschutzprozessen und -richtlinien kann ein DSMS zu einer effizienteren Ressourcennutzung führen.

7
Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Regelmäßige Schulungen und Awareness-Maßnahmen im Rahmen eines DSMS erhöhen das Datenschutzbewusstsein unter den Mitarbeitern.

8
Vorbereitung auf Datenschutzvorfälle

Ein DSMS beinhaltet Verfahren für den Umgang mit Datenschutzvorfällen, was eine schnelle und koordinierte Reaktion im Ernstfall ermöglicht.

ISO 27001-Zertifizierung

Die ISO/IEC 27001 ist die führende Norm für ISMS weltweit und die bedeutendste Zertifizierung für Cybersicherheit. Klare Richtlinien zur Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung der Informationssicherheit werden von Organisationen aller Größen bereitgestellt. Die Vorschriften sind universell gültig und gelten sowohl für private als auch für öffentliche Unternehmen oder gemeinnützige Organisationen.

Die ISO 27001-Zertifizierung ist nicht nur nützlich, um Angriffe zu stoppen. Eine stabile ISMS schützt auch vor unvorhergesehenen Unterbrechungen, die den gesamten Geschäftsbetrieb lahmlegen könnten. Die ISO 27001 hilft Ihnen, die Sicherheit und IT-Sicherheit Ihrer Informationen systematisch und strukturiert zu optimieren und sie an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen.

Die Zertifizierung kann verwendet werden, um die datenschutzrechtliche Qualität des DSMS zu bewerten. Obwohl die Zertifizierung nicht ausreicht, um einer Zertifizierung gemäß Artikel 42 DSGVO gerecht zu werden, kann sie eine Zertifizierung gemäß dieser Regelung erleichtern. Außerdem kann ein DSMS, das entsprechend zertifiziert ist, es ermöglichen, die Datenverarbeitung transparent zu gestalten, die Datenschutzvorschriften einzuhalten und das Risiko von Datenschutzverstößen zu minimieren. Dadurch wird ein größeres Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern aufgebaut.

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Rechtlicher Rahmen und Compliance-Anforderungen

Ein DSMS hat keinen expliziten Anspruch gemäß der DSGVO. Jedoch können die rechtlichen Anforderungen für den Betrieb eines DSMS aus einigen Artikeln und Begründungen abgeleitet werden. Im Allgemeinen ist es die Verantwortung, die Dokumentations-, Rechenschafts- und eventuellen Anforderungen aus AVV zu erfüllen. Die folgenden DSGVO-Vorgaben haben bedeutende Auswirkungen auf das Datenschutzmanagement:

Die Hauptfunktionen eines DSMS stammen aus diesen Anforderungen. Es ist wichtig zu bedenken, dass einige Bereiche in einem Unternehmen für ein effektives Datenschutzmanagement zusammenarbeiten müssen. Daher verfügen professionelle Systeme für Datenschutzmanagement immer über eine flexible Steuerung von Aufgaben.

Aufbau und Implementierung

Die PDCA-Methode im DSMS

Ein DSMS wird gemäß der PDCAMethode aufgebaut. Es ist erforderlich, einen systematischen Aufbau mit kontinuierlichen Optionen zur Verbesserung durchzuführen. Es muss also sowohl der Prozess als auch das System den PDCA-Zyklus durchlaufen. Dies ist von großer Bedeutung, da sich Gesetze und Technologien schnell ändern und entwickeln und Unternehmen sicherstellen müssen, dass diese Änderungen im DSMS umgesetzt werden.

DSMS Cycle

Der PDCA-Zyklus besteht aus vier Phasen: Plan (Analyse und Abgleich der Ist- und Soll-Situation für Verarbeitungsprozesse), Do (Ausführungsphase, bei der die Ergebnisse der Analyse umgesetzt und dokumentiert werden), Check (Überprüfung der Umsetzung hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Wirksamkeit), Act (Optimierung der in der Check-Phase festgestellten Mängel). Im Folgenden wird ausführlicher darüber berichtet, welche Bereiche der PDCA-Zyklus umfasst.

Plan

Es erfordert eine gewisse Planung, um die Vorschriften der DSGVO umzusetzen. Obwohl die DSGVO keine spezifische Planung erfordert, ist es offensichtlich, dass eine zielgerichtete und konzentrierte Umsetzung der Anforderungen ohne vorherige Planung nicht möglich ist.

Das Vorhandensein einer Strategie ist eine spezifische Forderung der DSGVO, die eindeutig in die Planungsphase gehört. Der Verantwortliche muss gemäß Erwägungsgrund 78 interne Strategien zur Einhaltung der Verordnung vorlegen, insbesondere in Bezug auf Datenschutz durch Technik und datenschutzfreundliche Voreinstellungen.

Der Datenschutzbeauftragte hat die Verantwortung, die Einhaltung der Verordnung sowie der Strategien des Verantwortlichen zu überwachen. Es ist erforderlich, eine Datenschutzstrategie zu implementieren, die dann den Grundstein des DSMS bildet.

Gemäß Artikel 39 DSGVO ist es Teil dieser Strategie, Verantwortlichkeiten zu vergeben. Das ist eine Komponente der Planungsphase, da die Zuweisung von Zuständigkeiten auch die Festlegung benötigter Kompetenzen (Qualifikation) erfordert, wie es in Artikel 37 Abs. 5 festgelegt ist, sowie die Planung des Ressourcenbedarfs gemäß Artikel 38 Abs. 2.

Zu den Planungsmaßnahmen gehört auch das Risikomanagement und die Festlegung der Maßnahmen zur Verringerung der Gefahren für den Datenschutz. Da die Risikoidentifikation auf der Grundlage des VVT durchgeführt werden kann, kann dies auch in der Planungsphase berücksichtigt werden. Dementsprechend ist auch die Bewertung der Auswirkungen des Datenschutzes Teil der Planungsphase.

Do

Die Planung wird in der Do-Phase des PDCA umgesetzt, die die aufwendigste Phase darstellt. Dazu gehört die Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominderung wie beispielsweise:

In den ersten Schritten ist es wichtig, Datenschutz-Managementprozesse aufzubauen, wie zum Beispiel die ständige Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten in Projekte, die Anpassung von Methoden a die Anforderungen des Datenschutzes, die Entwicklung von Kompetenzen im Bereich Datenschutz usw.

Um das DSMS effektiv zu betreiben, ist es notwendig, Dokumente zu erstellen, die alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Datenschutz steuern und als Nachweis der Einhaltung der Verordnung dienen.

Check

In der ersten Phase wurden Ziele festgelegt. Nach der Planung und Umsetzung der Zielerreichung muss überprüft werden, ob die Managementziele erreicht wurden und ob das Managementsystem die geforderte Leistung erbringt.

Zu dieser Überprüfung gehören interne und externe Audits. Die Ziele des Managements sollten mindestens einmal jährlich überprüft werden. Es umfasst eine Prüfung der Übereinstimmung mit der DSGVO und den eigenen Vorschriften und Regelwerken sowie eine Beurteilung von Kennzahlen zur Leistungsfähigkeit des Managementsystems.

Laut Artikel 32 Absatz 1 lit. d DSGVO sind Verfahren erforderlich, um die Wirksamkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen

Bei der Behandlung von Datenschutzvorfällen wird auch eine „organische“ Überprüfung durchgeführt, da diese Vorfälle der „Reality-Check“ sind. Die Ergebnisse sind nützlich, um den Datenschutz im Unternehmen weiter zu verbessern.

Act

Nach der Bewertung folgt die Handlung. Die Überprüfungen und Audits während der Prüfungsphase zeigen Unterschiede, Nichtkonformitäten und Möglichkeiten zur Verbesserung. Der Datenschutz im Unternehmen wird durch die Korrektur von Abweichungen und Nichtkonformitäten verbessert.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Ein DSMS beinhaltet mitunter die bedeutendste Komponente, nämlich eine detaillierte Auflistung der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 DSGVO. Alle Verarbeitungen von personenbezogenen Daten müssen gemäß den Bestimmungen des Artikels 30 DSGVO detailliert beschrieben werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Ein bedeutender Bestandteil eines DSMS ist eine aktuelle Zusammenfassung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Artikel 32 DSGVO. Die TOM und ihre Dokumentation sind entscheidend und notwendig. Sie sind wichtig, weil sie die Datensicherheit Ihres Unternehmens definieren. Sauber und vollständig dokumentierte TOMs tragen dazu bei und belegen, dass ausreichende Schutzmaßnahmen ergriffen wurden. 

Auftragsverarbeitung (AVV)

Die Vereinbarung mit Auftragsverarbeitern, die für Ihr Unternehmen personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten und dabei weisungsgebunden handeln, ist gemäß Artikel 28 DSGVO festgelegt und hat in der Praxis eine große Bedeutung.

Löschkonzept

Seit der Einführung der DSGVO stehen Unternehmen vor einer weiteren Herausforderung, da gemäß Artikel 5 in Verbindung mit Artikel 6 der DSGVO nur personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden dürfen, solange eine rechtliche Grundlage besteht, wie beispielsweise eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

Sofern dies der Fall ist, sollte Ihr DSMS die relevanten Aufbewahrungsfristen berücksichtigen und ein passendes Löschkonzept für alle relevanten Prozesse enthalten.

Wer im Unternehmen ist zuständig für das DSMS?

Im DSMS ist die Position des Datenschutzbeauftragten unverzichtbar. Ob sie als interner oder externer Datenschutzbeauftragter tätig ist, die Fachkraft in dieser Position ist für den reibungslosen Betrieb des Systems und die gewünschte Datenschutzkonformität verantwortlich. Das Management hat in letzter Konsequenz die volle Verantwortung für ein DSMS. Das DSMS verwendet auch einen Top-Down-Ansatz, ähnlich wie das ISMS. Es ist wichtig, dass die Geschäftsleitung sich zum Datenschutz verpflichtet und eine entsprechende Unternehmensführung vornimmt.

Aufgaben des DSB

Informationspflichten Art. 13/14

Website und Cookie Banner

Onboarding und neue Mitarbeitende

Schulung von Mitarbeitenden

Unsere Unterstützung bei der Implementierung eines DSMS

Mithilfe unserer Cortina Academy und dem dazugehörigen Kunden-Wiki unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen und damit auch bei der Implementierung des DSMS in Ihrem Unternehmen. Wir stellen Ihnen ein umfangreiches DSMS zur Verfügung, mit dem Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen bestmöglich handeln können. 

Technologien und Tools zur Unterstützung des DSMS

Anforderungen an eine DSMS-Software

Ein DSMS ist bei der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen aus der DSGVO und anderen Vorschriften unerlässlich. Es existieren verschiedene softwarebasierte Produkte, die eine Software für das Management des Datenschutzes unterstützen. 

Da es viele Anforderungen gibt, ist es entscheidend, dass Unternehmen das richtige Datenschutzmanagement nutzen. Es muss alle Aspekte abdecken, von der Dokumentation über die Korrespondenzen bis hin zu Auditberichten und sollte als zentrales Tool zur Organisation des Datenschutzes verwendet werden. Aber was soll eine Software für das Management von Datenschutzfähigkeiten können?

Darüber hinaus muss es unbedingt die gesetzlichen Anforderungen erfüllen

Es hängt von der internen Kommunikation und dem Engagement der Mitarbeiter ab, wie zuverlässig und effektiv ein DSMS funktioniert. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung, die Aufgabe des Managements zu verstehen, ein DSMS einzuführen und zu betreiben. Nur auf diese Weise kann die Belegschaft das erforderliche Bewusstsein erwerben und der Datenschutz in einem Unternehmen von allen gelebt und aktiv umgesetzt werden. 

Was hat der Markt zu bieten?

Hier finden Sie die gängigsten Anbieter von Datenschutzmanagementsystemen und ihre Leistungsumfänge. 

Anbieter
Leistungsumfang
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Informationspflichten, AV, Betroffenenrechte, DSFA, Datenpannen, Drittstaaten, JC, MA-Sensibilisierung, Rechtmäßigkeit, RM, toM, Überwachung
AV, Betroffenenrechte, DSFA, Datenpannen, Drittstaaten, JC, Löschkonzept, MA-Sensibilisierung, Rechtmäßigkeit, RM, toM, Überwachung
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Jörg ter Beek
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