Hinweisgeberschutzgesetz Umsetzung – so geht's

Rechtliche Hintergründe, Software- und Systemauswahl, Implementierung, Kosten und Regelbetrieb – alles auf einem Blick

Leitfaden HinSchG – 6 Schritte zum Ziel

Mit unserem Leitfaden geben wir Ihnen eine schrittweise Umsetzungshilfe an die Hand. Neben der kostenlosen 7-tägigen Testversion unseres Meldeportals erhalten Sie zusätzlich viele nützliche Information, die Ihnen die Entscheidung zur Auswahl des passenden Hinweisgebersystems erleichtern soll – von der Auswahl der passenden Software bis zum Regelbetrieb der internen Meldestelle.

Hinweisgeberportal – welche Software taugt, was muss das Tool können?
Wiki – alles rund um die Meldestelle im Gratis-Zugang
Kosten – welche Lizenz für mein(e) Gesellschaft(en)?
Projekt & Roll-out – wie erfolgt die schlanke Umsetzung?
Regelbetrieb –Ombudsperson aus eigenen Reihen oder ext. Dienstleister?
HinSchG goes DSGVO – was sagt der Datenschutzbeauftragte?

Sollten darüber hinaus weitere Fragen auftreten, steht Ihnen Meldestellen-Mathias in einem persönlichen Gespräch (online oder telefonisch) zur Verfügung.

Hier geht's zur kostenlosen 7-Tage-Testversion!

Und nicht nur das: Registrieren Sie sich kostenlos und erhalten Sie anschließen alle relevanten Informationen zum Thema – Schritt für Schritt, in Text und Bewegtbild, in leicht verständlichen Info-Paketen.

Ablauf des Trials

Schritt 1

Melden Sie sich über die Parlabox Website zum 7-Tage-Trial an.

Schritt 2

Mit der Willkommens-Mail erhalten Sie einen Einladungslink, mit dem Sie sich in der Software registrieren.

Schritt 3

Meldestellen-Mathias begleitet Sie durch bei den ersten Schritten zur Einrichtung der Meldestelle in Form einer Guided-Tour.

Schritt 4

Während der Guided-Tour reichen Sie einen exemplarischen Hinweis ein.

Schritt 5

Mithilfe der Kunden-Wiki bearbeiten Sie den zuvor erstellten Hinweis innerhalb der Software.

Schritt 6

Nach erfolgreicher Bearbeitung können Sie die weiteren Features der Software entdecken und mithilfe des Wiki weiter einrichten.

HinSchG Umsetzung - 3 praktische Tipps

Mithilfe dieser drei Tipps können Sie die erfolgreiche Implementierung Ihrer Meldestelle gewährleisten. Besonders das Vertrauen in die Meldestelle wird gefördert, sodass die Hemmschwelle zur Abgabe von Hinweisen minimiert wird und Missstände schneller aufgedeckt und behoben werden können. Sie können damit verhindern, dass sich Ihre Mitarbeitenden direkt an externe Meldestellen oder die Presse wenden und damit Reputationsschäden abwenden.

1. Vertrauen schaffen

Zu Beginn der Umsetzung der HinSchG-Vorgaben sollte das Vertrauen in die interne Meldestelle Ihres Unternehmens gestärkt werden. Es ist von besonderer Bedeutung, dass Ihre Mitarbeitenden von einer vertraulichen Behandlung Ihrer Hinweise ausgehen können und keine Repressalien erwarten. Das bloße Voraussetzen dieser Tatsache ist dabei nicht ausreichend. Stellen Sie gerade zu Beginn der Einrichtung Ihrer Meldestelle sicher, dass diese Vertraulichkeit und der Schutz der Hinweisgebenden Ihren Mitarbeitenden gegenüber hinreichend kommuniziert wird.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch der Betriebsrat bei der Einrichtung einer Meldestelle mitbestimmungspflichtig. Aber auch abgesehen von solchen Voraussetzungen ist es vorteilhaft, den Betriebsrat in die Gestaltung Ihrer Meldestelle einzubeziehen. So können Sie weiter sicherstellen, dass Ihre Beschäftigten Vertrauen gegenüber der Meldestelle aufbauen.

2. Attraktivität fördern

Achten Sie in jedem Fall darauf, dass die Meldestelle attraktiv gestaltet wird und für alle Mitarbeitenden einfach zugänglich ist. Sollte Ihr Unternehmen international agieren, kann es von Vorteil oder sogar verpflichtend sein, die Meldestelle in verschiedenen Sprachen einzurichten, damit es allen Hinweisgebern ermöglicht wird, auf direktem Weg in jeder Sprache Hinweise abzugeben.

Besonders, wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um einen Konzern handelt, sollten Sie folgendes beachten: Innerhalb eines Konzerns ist die Einrichtung einer separaten Meldestelle für jede Gesellschaft verpflichtend. Dabei können die einzelnen Meldestellen getrennt voneinander oder auch gebündelt verwaltet werden. Die Wahl zwischen den beiden Konzernlösungen kann davon abhängen, in welcher Verbindung die Mitarbeitenden der einzelnen Konzerngesellschaften zueinander stehen. Sollten sie sich untereinander nur begrenzt kennen, kann dies eine Hemmschwelle zur Abgabe von Hinweisen bei einer zentral verwalteten Meldestelle darstellen.

3. Verbindung zum Lieferkettengesetz herstellen

Sollte Ihr Unternehmen mehr als 3000 Mitarbeitende beschäftigen, sind Sie zudem nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) dazu verpflichtet, einen Beschwerdestelle einzurichten, die es auch externen Hinweisgebenden ermöglicht, auf Missstände aufmerksam zu machen.

Sind Sie also zur Einrichtung einer solchen Meldestelle verpflichtet, kann es hilfreich sein, diese mit der HinSchG-Meldestelle zu verbinden. Damit verringern Sie nicht bloß den internen Arbeitsaufwand sondern erleichtern auch das Abgeben von Hinweisen für Ihre Beschäftigten. Eine zentrale Meldestelle für alle betroffenen Hinweisgebenden ermöglicht damit einen verbesserten Zugang und verhindert ebenfalls die Meldung bei externen Meldestellen.

Bei dieser Verbindung sind jedoch besonders die verschiedenen rechtlichen Vorgaben zu beachten, so unterscheiden sich beispielsweise die Löschfristen der beiden Gesetze.

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Mit der Parlabox Meldestellensoftware können Sie die Anforderungen des HinSchG im Handumdrehen umsetzen.

Hier erfahren Sie alles, was Sie rund um das neue Hinweisgeberschutzgesetz wissen müssen.

In unserem FAQ zum Hinweisgebersystem beantworten wir alle Fragen, die rund um das HinSchG und auftreten könnten.

Weiter unten erhalten Sie alle relevanten Informationen rund um die Auswahl einer passenden Software sowie die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Dabei sind unseres Erachtens die folgenden drei Punkte ausschlaggebend für die korrekte Umsetzung:

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1. Software-Auswahlkriterien

Welche Kriterien muss das optimale Hinweisgebersystem erfüllen?

Um mangelnde Rechtskonformität frühzeitig erkennen und verhindern zu können, muss das gewählte Hinweisgebersystem den Bedürfnissen und Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen.

Die folgenden Kriterien sollten Sie während des Auswahlprozesses berücksichtigen:

Merhmandantenfähigkeit
Benutzerfreundlichkeit: Einfache und intuitive Meldungseingabe
Flexible Einreichung von Dateianhängen & Beweisen (Sprachaufzeichnungen etc.)
Vollständige Anonymität für den Hinweisgeber (Anonyme Meldestelle)
Multilingual
Unlimited Teammitglieder/Benutzer
Unlimited Standorte
Gesetzeskonformität
Vollumfängliche Fallbearbeitung
Automatisiertes Fristenmanagement
Erweiterung um individuelle Formulare
Virenscan & Metadaten Entfernung
Trainingsmaterial inkl. Kunden-Wiki

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2. Implementierungsprozess

Werden alle benötigten Informationen zur Implementierung und Nutzung bereitgestellt?

Um die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem HinSchG gerecht zu werden, muss die Software nicht nur gekauft sondern auch entsprechend implementiert werden. In jedem Fall sollte darauf geachtet werden, dass umfassende Onboarding-Dienstleistungen und Support-Unterstützung während der Implementierungsphase angeboten wird.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sind bei der Implementierung folgende Punkte zu beachten:

Ausklappen

Kunden-Wiki: Wird vom Anbieter eine permanente Wissensdatenbank zur Verfügung gestellt?

Probleme treten meist dann auf, wenn man sie am wenigsten gebrauchen kann. Wichtig ist deswegen, dass Sie stets alle nötigen Informationen zu Ihrem Hinweisgebersystem und dessen Nutzung abrufen können. Das geht z.B. über eine 24/7–Hotline oder einen Chatbot. Der sehr viel bessere Weg ist allerdings ein Kunden-Wiki. Die kundenorientiere Wissensdatenbank ermöglicht, häufig auftretende Fragen und Probleme eigenständig zu lösen. Anhand von Schritt-für-Schritt-Anleitungen kann das jeweilige Problem in kleinen Schritten und im individuellen Tempo des Kunden nachgeschlagen und bearbeitet werden. Die Aktualität und Relevanz werden durch einfache Aktualisierungen gewährleistet, was zu einer besseren Kundenerfahrung führt.

Mit der Parlabox erhalten Sie ein solches Kunden-Wiki, das sie jederzeit in der Meldestelle aufrufen können. Hier sehen Sie einen Auszug aus eben diesem Wiki:

3. Regelbetrieb

Meldestellenbeauftragter: Der HinSchG Fallmanager

Mit dem Kauf und der Implementierung der Software ist es nicht getan. Mithilfe einer vertrauenswürdigen Person, die innerhalb der Meldestelle die Rolle des Fallmanagers (Meldestellenbeauftragter) übernimmt und entsprechend qualifiziert ist, werden Meldungen bzw. Hinweise vertraulich und effizient behandelt und entsprechende Maßnahmen abgeleitet. Damit spielt dieser Beauftragter eine Schlüsselrolle in Ihrem Unternehmen.

Aufgaben des Meldestellenbeauftragten

Entgegennahme von Hinweisen
Sicherstellung der Anonymität und Vertraulichkeit der meldenden Person
Erste Einschätzung hinsichtlich Relevanz und Dringlichkeit
Dokumentation aller relevanten Informationen und Kommunikationsabläufe
Weiterleitung an zuständige Abteilung oder Personen für weiterführende Untersuchungen
Nachverfolgung des Status der Untersuchung und Kommunikation
Berichterstattung
Aktualisierung von Richtlinien im Hinblick auf die interne Meldestelle
Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien

Antonia Wülle

HinSchG Expertin

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