Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Aktueller Stand und alle wichtigen Informationen für Unternehmen zum Hinweisgeberschutzgesetz.
Was ist das neue Hinweisgeberschutzgesetz?
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz, auch bekannt als Whistleblower-Schutzgesetz, ist eine legislative Maßnahme, die darauf abzielt, Personen zu schützen, die Missstände oder rechtswidriges Verhalten in Organisationen oder Unternehmen aufdecken. Es soll sicherstellen, dass Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen wie Kündigung, Diskriminierung oder anderen Formen von Nachteilen geschützt sind. Das Gesetz fördert Transparenz und Integrität, indem es einen sicheren Rahmen für das Melden von Verstößen bietet und gleichzeitig die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber bewahrt.
Hinweisgeberschutzgesetz: Aktueller Stand
Das Gesetz verpflichtet ab Mitte Juni 2023 alle Unternehmen und Dienststellen ab 250 Mitarbeiter:innen dazu, eine Meldestelle und ein System für Hinweise auf Fehlverhalten zu etablieren. Bis zum 17. Dezember 2023 sind dann auch die kleineren Betriebe und Dienststellen ab 50 Mitarbeiter:innen mit solchen Meldemöglichkeiten auszustatten, sie dürfen ihre Meldesysteme – ebenso wie Konzerne – teilen.
Allgemeines zum Hinweisgeberschutzgesetz
Finden Sie Antworten zu den wichtigsten Fragen rund um das Hinweisgeberschutzgesetz und verstehen Sie Ihre Pflichten als Unternehmen.
Hintergrund und Inkrafttreten des HinSchG
Wer das Wort Whistleblower hört, denkt sicherlich zunächst an Edward Snowden oder Chelsea Manning, vielleicht auch an Julian Assange. Whistleblower veröffentlichen Informationen aus ihrer beruflichen Tätigkeit, die ihr Arbeitgeber nicht gern in der Öffentlichkeit verbreitet sehen möchte, etwa über Missstände oder Rechtsbeugung.
Die genannten drei Personen haben interne Informationen aus dem US-Militär veröffentlicht und müssen nun mit drastischen Strafen rechnen. Aber Whistleblowing kann auch kleinere Formate haben. Das Umetikettieren abgelaufener Lebensmittel beispielsweise, die zeitliche Koinzidenz eines großen Auftrags und des neuen Fuhrparks des Unternehmenseigners, die Finanzierung eines Privaturlaubs über die Firma, Anweisungen zum Unterlaufen des Arbeitsschutzes – Verstöße gegen Recht und Gesetz im Arbeitsleben können viele Gesichter haben.
Die EU hat schon vor Jahren beschlossen, Hinweisgeber auf solche Missstände besser zu schützen, sofern die Informationen der Wahrheit entsprechen (EU Whistleblowing Directive). Mit einiger Verspätung verabschiedeten Bundestag und Bundesrat am 12. Mai 2023 das „Hinweisgeberschutzgesetz“ (HinSchG), das für private Unternehmen wie auch für Kommunen ab 10.000 Einwohner, Behörden ab 50 Mitarbeitenden und für öffentliche Einrichtungen gilt. Das Gesetz wird für Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeiter:innen sofort bei Verkündung, das bedeutet etwa Mitte Juni 2023, gültig sein, Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden haben eine Umsetzungsfrist bis zum 17. Dezember 2023.
Als Arbeitgeber:in von mindestens 50 Mitarbeiter:innen (bei Finanzdienstleistern auch darunter) sind Sie also bereits jetzt gefragt, ein datenschutzkonformes internes Meldesystem und ein Schutzkonzept für Hinweisgeber:innen vorzubereiten, denn es sind einige Vorarbeiten sowie der Abschluss einer Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat notwendig.
Im Sinne dieses Gesetzes zählen alle intern Beschäftigten zu den Mitarbeitenden des Unternehmens – also auch geringfügig Beschäftigte, Praktikanten, Auszubildende, arbeitnehmerähnliche Beschäftigte, Teilzeitkräfte unabhängig von ihrer Stundenzahl und Geschäftsführer.
Bei Konzernen, Filialbetrieben und Betrieben mit mehreren Standorten dürften die Mitarbeitendenzahlen zusammenzurechnen sein.
Hinweise auf welche Verstöße sind vom Gesetz gedeckt?
Vereinfacht gesagt umfasst der Anwendungsbereich Hinweise auf Straftaten jeder Form, auf schwere Ordnungswidrigkeiten und auf verfassungsfeindliche Äußerungen von Beamt:innen. Die folgende Liste ist leicht gekürzt aus dem aktuellen Gesetzentwurf übernommen, sie soll §2 des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes bilden. Demnach schützt das Gesetz Whistleblower:innen, die Hinweise liefern auf
- Verstöße, die strafbewehrt sind,
- Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
- sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft
a) zur Bekämpfung von Geldwasche und Terrorismusfinanzierung,
b) mit Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität,
c) mit Vorgaben zur Sicherheit im Straßenverkehr
d) mit Vorgaben zur Gewährleistung der Eisenbahnbetriebssicherheit,
e) mit Vorgaben zur Sicherheit im Seeverkehr
f) mit Vorgaben zur zivilen Luftverkehrssicherheit,
g) mit Vorgaben zur sicheren Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße, per Eisenbahn und per Binnenschiff,
h) mit Vorgaben zum Umweltschutz,
i) mit Vorgaben zum Strahlenschutz und zur kerntechnischen Sicherheit,
j) zur Förderung der Nutzung von Energie aus erneuerbaren Quellen und der Energieeffizienz,
k) zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, zur ökologischen Produktion und zur Kennzeichnung von ökologischen Erzeugnissen, zum Inverkehrbringen und Verwenden von Pflanzenschutzmitteln sowie zum Tierschutz,
l) zu Qualitäts- und Sicherheitsstandards für Organe und Substanzen menschlichen Ursprungs, Human- und Tierarzneimittel, Medizinprodukte sowie die grenzüberschreitende Patientenversorgung,
m) zur Herstellung, Aufmachung und zum Verkauf von Tabakerzeugnissen,
n) zur Regelung der Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes,
o) bei Preisangaben sowie vor unlauteren geschäftlichen Handlungen,
p) zum Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation [und] zum Schutz personenbezogener Daten im Bereich der elektronischen Kommunikation zum Schutz personenbezogener Daten,
q) zur Sicherheit in der Informationstechnik,
r) zur Regelung der Rechte von Aktionären von Aktiengesellschaften,
s) zur Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse,
t) zur Rechnungslegung einschließlich der Buchführung von Unternehmen, die […] kapitalmarktorientiert sind
- Verstöße gegen bundesrechtlich und einheitlich geltende Regelungen für Auftraggeber zum Verfahren der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen,
- Verstöße gegen § 4d Absatz 1 Satz 1 des Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetzes,
- Verstöße gegen für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltende steuerliche Rechtsnormen,
- Verstöße in Form von Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich in missbräuchlicher Weise einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltenden Steuerrechts zuwiderlauft,
- Verstöße gegen die Gesetze gegen Wettbewerbsbeschränkungen sowie Verstöße gegen EU-Finanzierungsregeln, Binnenmarktvorschriften sowie Wettbewerbs- und beihilferegeln umfassen.
Diese Liste könnte im Zuge der weiteren Gesetzgebung oder durch Gerichtsentscheidungen in den kommenden Monaten und Jahren noch erweitert werden, da sie derzeit beispielsweise keine Informationen unter ärztlicher oder anwaltlicher Schweigepflicht („Verschlusssachen“) umfasst.
Welche Strafen drohen bei missachtung des HinSchG?
Unternehmen mit mehr als 49 Mitarbeitenden, die keine interne Meldestelle einrichten oder betreiben, müssen mit einer Geldbuße von bis zu 20.000 Euro rechnen. Wer die Abgabe von Hinweisen und die daraus folgende Kommunikation behindert, die Vertraulichkeit nicht wahrt oder Repressalien gegenüber Hinweisgebern ergreift, muss mit einer Geldstrafe von bis zu 50.000 Euro rechnen. Außerdem steht es dem Hinweisgeber bzw. der Hinweisgeberin in diesem Fall frei, mit den Informationen straffrei an die Öffentlichkeit zu treten, ohne Repressionen befürchten zu müssen. Dies kann durch Information der Presse, aber auch über Social-Media-Kanäle und andere Wege öffentlicher Kommunikation erfolgen.
Wie funktioniert die Hinweismeldung?
Hinweisgeber:innen können konkrete, sorgfältig geprüfte und belegbare Hinweise sowohl unternehmensintern als auch extern bei einer Landes- oder Bundeseinrichtung melden, die Wahl steht ihnen frei (§ 7 HinSchG). Dem Arbeitgeber dürfte es zumeist entgegenkommen, wenn ihm ein Missstand zunächst intern mitgeteilt wird, um diesen möglichst zu beseitigen. Auch das Gesetz empfiehlt Hinweisgebenden, sich zunächst an die interne Meldestelle des Unternehmens zu wenden. Auch anonyme Hinweise sollten bearbeitet werden – eine Pflicht zur Annahme anonymer Hinweise ist jedoch nicht vorgesehen.
Hinweismeldung über eine interne Meldestelle
Mit „internem System“ ist ein unternehmens- bzw. behördeninternes System gemeint, auch wenn dieses durch einen externen Dienstleister betreut wird. Das System muss mindestens allen intern Beschäftigten offenstehen.
Der Vorteil des internen Systems ist die schnellere Möglichkeit, den Missstand abzustellen, sowie die bessere Einordnung interner Beschreibungen. Dem gegenüber steht allerdings ein erhöhtes Kommunikationsaufkommen zu Sicherheit und Datenschutz, weil die Hinweisgeber:innen stärkere Befürchtungen haben werden, Repressalien wegen ihres Hinweises zu erleiden, sowie der Aufbau einer entsprechenden Fachkunde durch regelmäßige Schulungen der beauftragten Mitarbeiter:innen.
Hier kann ein externer Dienstleister mit unabhängiger Infrastruktur vertrauensbildend wirken. Die interne Meldestelle muss den Hinweis auf Stichhaltigkeit prüfen, den Vorgang untersuchen und das Verfahren abschließen oder ggf. an die zuständigen Behörden weiterleiten.
Hinweis: Über die Einführung eines Hinweisgeberschutzsystems ist der Betriebsrat zu informieren, bei der Einführung eines elektronischen Meldesystems ist er an dessen Ausgestaltung zu beteiligen. Es kann keine Betriebsvereinbarung über die Nichteinführung der Meldestelle geschlossen werden.
Hinweismeldung über eine externe Meldestelle
Die zentrale Annahmestelle für Hinweise wird beim Bundesamt für Justiz angesiedelt, das die Hinweise zentral annimmt und dann an die zuständigen Behörden weiterleitet. Dies werden landesbehördliche Stellen oder die schon existierenden Meldestellen bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und beim Bundeskartellamt sein, die unabhängig vom Unternehmen agieren können. Die externe Meldung löst dann eine standardisierte behördliche Untersuchung aus, durch die das Unternehmen dann erst von einem internen Missstand erfährt.
Auf welchem Weg kann der Hinweis erfolgen?
Es ist keine mündliche oder schriftliche Form des Hinweises vorgegeben. Die Meldung kann also beispielsweise persönlich, per Telefon oder durch ein elektronisches System erfolgen, das allen datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht. Sie als Unternehmen müssen gut zugänglich und verständlich – etwa auf Ihrer Webseite und in Ihrem Intranet – über die DSGVO-konformen Meldemöglichkeiten informieren und diese ggf. auch zugänglich machen (Bekanntgabe einer Kontakt-Telefonnummer, Link zur Hinweisgeberplattform…).
Bei anonymen Meldungen könnte ein unparteiischer Dritter ohne Interessenkonflikte, z. B. ein externer Anwalt bzw. eine Anwältin mit Schweigeverpflichtung, als persönlicher Informationsmittler („Ombudsmann“) eingeschaltet werden, um eine fortgesetzt anonyme Kommunikation zu ermöglichen. Ein Briefkastenmodell scheidet aus, da auf diesem Weg die vorgeschriebene Rückmeldung nicht erfolgen kann.
Wie schnell muss ein Hinweis bearbeitet werden?
Die EU-Richtlinie schreibt Ihnen vor, nachvollziehbare Melde- und Bearbeitungsstrukturen für Hinweise auf Unregelmäßigkeiten einzurichten. Zudem gibt sie folgende Bearbeitungsschritte und -fristen vor:
- Der Eingang der Meldung ist innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen.
- Der Hinweisgeber bzw. die Hinweisgeberin ist spätestens nach drei Monaten darüber zu informieren, welche Maßnahmen aufgrund der Meldung ergriffen wurden.
Zudem muss das gesamte Verfahren protokolliert und dokumentiert werden. Zur dokumentierten Verwaltung der Hinweisvorgänge bietet sich z. B. ein DSGVO-konformes Compliance-Management-System an. Die Dokumentation muss zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens DSGVO-konform gelöscht werden.
Wie geht ein Unternehmen mit dem Hinweisgeber um?
Es gilt der Grundsatz der Vertraulichkeit, das bedeutet, die Identität des Hinweisgebers darf nur einem möglichst kleinen Kreis von Beteiligten bekannt werden.
Vom Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes werden neben Arbeitnehmer:innen und Beamt:innen auch Kund:innen und Lieferant:innen, Bewerber:innen, Freiwillige, Gesellschafter:innen, ausgeschiedene Mitarbeiter:innen sowie Leiharbeitnehmer:innen erfasst.
Whistleblower dürfen keine beruflichen Repressalien (Nachteile, Ausgrenzung, Kündigung) erfahren oder angedroht bekommen – anderenfalls drohen materieller und immaterieller Schadenersatz sowie eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro. Sofern der Hinweis nicht anonym erfolgt, muss die Identität des Hinweisgebers absolut vertraulich behandelt werden.
Hinweis: Bei Whistleblowern gilt nach § 36 HinSchG eine arbeitsrechtliche Beweislastumkehr – der Arbeitgeber muss bei einer entsprechenden Anschuldigung durch den Whistleblower nachweisen können, dass personelle Maßnahmen nicht auf das Whistleblowing zurückführbar sind. Dies wird nur mit einer sehr guten, lückenlosen Dokumentation gelingen.
Dieser Whistleblowerschutz gilt nur, sofern der oder die Hinweisgebende nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet. Die gemeldeten Hinweise müssen also zutreffend sein oder zumindest in gutem Glauben erfolgen und unter die oben genannten, vom Gesetz gedeckten Bereiche fallen, damit der Hinweisgeberschutz greift – anderenfalls könnte der zu Unrecht Beschuldigte Schadenersatz verlangen.
Wer ist Hinweisgeber nach HinSchG?
Hinweisgeber sind all diejenigen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder in Erwartung dieser Tätigkeit Informationen über Verstöße innerhalb einer Organisation erhalten haben oder das potenzielle Risiko solchen Fehlverhaltens an entsprechende Meldestellen weitergeben.
„Im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit” ist ein deutlich weiter gefasstes Feld, als rein die Begrifflichkeit der Beschäftigten. Im weitesten Sinne werden jedoch zumindest Privatpersonen ausgeschlossen (außer sie sind Bewerber). Ansonsten gilt, dass alle Missstände, die während einer beruflichen Tätigkeit auch von anderen Unternehmen unterkommen, gemeldet werden können. Hinweise dürfen über JEDES Unternehmen abgegeben werden, auch wenn es gem. §12 HinSchG nicht zur Einrichtung einer Meldestelle verpflichtet ist. Geschützt sind Hinweisgeber trotzdem und können die Meldung an externer Stelle einreichen.
Wer kann außerdem Hinweisgeber sein?
Es besteht ein Unterschied zwischen der Pflicht, eine interne Meldestelle für Beschäftigte und Leiharbeitende einzurichten und den möglichen vom HinSchG geschützten Personengruppen, die Hinweise abgeben dürfen. Daraus ergibt sich eine Gruppe der potentiellen Hinweisgeber, die deutlich größer ist, als die, die unter die Gruppe der Beschäftigten fallen.
Beschäftigte sind:
- Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
- Auszubildende
- Beamtinnen und Beamte
- Richterinnen und Richter (mit Ausnahme der Ehrenamtlichen)
- Soldatinnen und Soldaten
- Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind (zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten)
- Menschen mit Behinderung, die in einer Werkstatt für behinderte Menschen oder bei einem anderen Leistungsanbieter nach § 60 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch beschäftigt sind
Außerdem ist zu beachten, dass auch Personen Hinweisgeber sein können, die sich noch im Bewerbungsverfahren oder in einem zwischenzeitlich beendeten Arbeitsverhältnis befinden. Pensionierte und ehemalige Beschäftigte sowie Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer sind ebenfalls dazu berechtigt, Hinweise abzugeben und zählen damit zu der Gruppe der Hinweisgeber.
Welche Möglichkeiten zur Meldung hat ein Hinweisgeber?
Gemäß HinSchG stehen dem Hinweisgeber zwei Möglichkeiten zur Abgabe von Hinweisen zur Verfügung – die interne und die externe Meldestelle.
Interne Meldestellen sind dabei alle Meldekanäle, die der Beschäftigungsgeber selbst einrichtet und betreibt – oder von Dritten betreiben lässt also auslagert.
Externe Meldestellen werden vom Bund oder den Ländern betrieben. Diese sind Anlaufstelle für alle Hinweisgeber und werden auf Bundesebene vom Bundesamt für Justiz betrieben.
Die Wahl zwischen externer und interner Meldestelle ist dem Hinweisgeber überlassen, unabhängig davon, ob ein Unternehmen über eine interne Meldestelle verfügt. Für das Unternehmen dürfte es jedoch grundsätzlich vorteilhafter sein, dass sich Hinweisgeber an die interne statt die externe Meldestelle wenden, auch wenn kein Unternehmen eine Pflicht zur Nutzung der internen Meldestelle aussprechen darf. Damit Hinweisgeber die internen Meldekanäle bevorzugen, sieht §7 HinSchG ausdrücklich vor, dass Beschäftigungsgeber „Anreize dafür schaffen“ sollen. Diese Anreize werden dabei nicht weiter definiert und können somit vom Unternehmen frei gewählt werden.
Darf sich der Hinweisgeber an die Öffentlichkeit wenden?
Sobald sich ein Hinweisgeber an die Öffentlichkeit wendet und Informationen über Verstöße preisgibt, handelt es sich um eine sogenannte Offenlegung. Dieser Vorgang ist laut HinSchG zwar eine Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen, ist jedoch nach §32 HinSchG nur unter sehr engen Voraussetzungen zulässig. Diese Voraussetzungen lauten:
- Entweder hat der Hinweisgeber bereits einen ordnungsgemäßen Hinweis bei einer externen Meldestelle abgegeben, der zu keiner (fristgerechten) Rückmeldung geführt hat
- Oder es besteht der dringende Verdacht, dass durch das zu meldende Fehlverhalten eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des offenkundigen Interesses besteht.
Sollten diese Voraussetzungen nicht gegeben sein, kann der Hinweisgeber bei einer Offenlegung nicht auf den Schutz des HinSchG zurückgreifen. Sofern sich herausstellen sollte, dass es sich bei den offengelegten um Fehlinformationen handelt, ist von einer Ordnungswidrigkeit zu sprechen, die zu Schadensersatz führen kann.
Aufgrund dieser Umstände ist es für den Hinweisgeber von Vorteil, sich vorrangig an interne oder externe Meldestellen zu wenden.
Wie wird der Hinweisgeber geschützt?
Grundsätzlich wird jeder Hinweisgeber vor Repressalien sowie der Androhung und dem Versuch, solche auszuüben geschützt. §36 HinSchG besagt nämlich, dass Repressalien gegen Hinweisgeber verboten sind. Unter den Begriff „Repressalie“ fallen in diesem Kontext alle (Personal-) Maßnahmen, die zulasten des Hinweisgebers gehen, das können Versetzungen oder Kündigungen sein. Auch wenn ein Hinweisgeber bei der Beförderung oder Gehaltserhöhungen nicht berücksichtigt wird, kann dies eine Repressalie darstellen. Sobald ein Hinweisgeber eine solche Repressalie erfährt oder davon ausgeht, sie zu erfahren, gilt die gesetzliche Vermutung, dass es sich tatsächlich um eine solche handelt. Der Beschäftigungsgeber kann dann diese Vermutung widerlegen, sollte er dazu in der Lage sein.
Weiterführende Informationen zur Umsetzung des HinSchG
Mit Parlabox in wenigen Schritten eine interne Meldestelle einrichten, EU-Whistleblower-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz erfüllen. Anonyme Meldungen empfangen, sicher verwalten und so den Schutz der Hinweisgeber sicherstellen.
Wir stellen Ihnen einen Meldestellenbeauftragten zur Verfügung, der die korrekte Bearbeitung eingehender Hinweise überwacht, prüft und koordiniert. Durch die externe Bestellung des MSB ist ein Interessenkonflikt ausgeschlossen und die Unabhängigkeit des externen Meldestellenbeauftragten nach §15 Abs. 1 HinSchG sichergestellt.
Entdecken Sie hilfreiche Ressourcen und Artikel zu allen relevanten Themen im Bereich Hinweisgeberschutz. Unser HinSchG-Blog bietet umfassende Informationen, um Unternehmen auf die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes vorzubereiten.
