Datenschutzerklärung für Websites

Geben Sie also an, wo (Serverstandort) und wie lange (Speicherdauer) Sie die Daten speichern und welche technischen Auswertungsmöglichkeiten (Tools) Sie nutzen. Hierzu gehören beispielsweise Cookies, aber auch Analysen und statistische Auswertungen, selbst wenn diese anonymisiert erfolgen und Sie die einzelnen IP-Adressen nicht einsehen können.

• Anfrage per E-Mail
• Server-Log-Dateien und deren Speicherdauer
• Serverbetreiber und Serverstandort
• Hinweis zu Auskunft, Sperrung, Berichtigung und Löschung (Kapitel 3 DSGVO – Rechte der betroffenen Personen)
• Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung

In Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie dem Nutzer mitteilen, ob und an welchen Stellen seine Daten an Dritte weitergegeben werden. Das ist zum Beispiel bei der Einbindung von Links auf soziale Netzwerke, Videoplattformen und andere externe Anbieter der Fall.

Aber auch die Verwendung von Google Analytics, bei der die Daten über Googles Server analysiert werden, muss angegeben werden. Schlüsseln Sie sehr genau die Bedingungen auf, wann und wie diese Datenweitergabe an wen erfolgt und wie sie kontrolliert wird – beispielsweise durch den externen Datenschutzbeauftragten.

Je mehr Plug-Ins und Dialogmöglichkeiten Ihre Webseiten bieten, desto länger wird Ihre Datenschutzerklärung. In allen Fällen müssen Sie einzeln darstellen, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage Sie die Daten erheben und verarbeiten, wie Nutzer dieser Datenverarbeitung nachträglich widersprechen können und wie Sie dann die Datenvernichtung sicherstellen.

Jeder Verwendungszweck muss einzeln aufgeführt werden, damit der Nutzer ihm einzeln zustimmen oder auch einzeln widersprechen kann. Es ist also sinnvoll, möglichst datensparsam vorzugehen und nur die notwendigsten Daten zu erfassen.

Außerdem darf dem Nutzer kein Nachteil dadurch entstehen, wenn er der Datenverwendung widerspricht – etwa durch Aufkündigung des Vertrages (Koppelungsverbot).

In der Datenschutzerklärung müssen Sie darlegen, dass jeder Nutzer jederzeit das Recht hat zu erfahren, welche Daten Sie über ihn gespeichert haben. Dazu kann er formlos eine Betroffenenanfrage an Ihr Unternehmen oder Ihren Datenschutzbeauftragten richten.

Diese Auskunft muss dem Nutzer kostenlos, vollständig und innerhalb eines Monats in einer datenschutzrechtlich unbedenklichen Form erteilt werden, beispielsweise unter Schwärzung aller anderen Angaben per Post.

Außerdem beschreiben Sie detailliert das Vorgehen in Ihrem Unternehmen, wenn Nutzer ihre Daten ändern oder löschen möchten beziehungsweise ihrer Einwilligung zu bestimmten Datenverarbeitungen nachträglich widersprechen.

Geben Sie an, innerhalb welches Zeitraums Sie den gewünschten Vorgang abschließen, und halten Sie diese Angabe auch ein. Benennen Sie an dieser Stelle den Datenpflegeverantwortlichen mit einer Kontaktmöglichkeit, so dass der Nutzer seinen Wunsch sofort übermitteln kann.

Diese Information über die Nutzerrechte sollten Sie in Ihrer Datenschutzerklärung grafisch auffällig hervorheben, etwa durch Farb- oder Fettschrift oder eine auffällige Hinterlegung.

Je sensibler die erhobenen personenbezogenen Daten sind, desto genauer müssen Sie auf die Speicherung, Verwendung, Weitergabe und Löschung eingehen. Besonders sensibel sind etwa Geburtsdatum, Kontoverbindung, Kreditkartennummer oder Gesundheitsangaben.

Der Nutzer soll klar erkennen können, wer Zugriff auf diese Daten hat und wie sie gegen Angriffe von außen geschützt werden.

Hierbei sollten Sie auch auf von Ihnen genutzte Sicherheitsverfahren wie Verschlüsselung vor dem Datenversand, sichere Datentransfers, Zwei-Faktor-Authentifizierung und die geschützte Verarbeitung in Ihrem Haus eingehen.

Falls Sie einen Datenschutzbeauftragten haben, gehört diese Angabe samt den Kontaktmöglichkeiten ebenfalls in die Datenschutzerklärung.

Für Ihre Datenschutzerklärung gibt es einige einheitliche Pflichtelemente sowie Textteile, die sich auf bestimmte Erweiterungen und Interaktionsmöglichkeiten auf Ihrer Internetseite beziehen und nur zum Einsatz kommen, wenn Sie auch die technischen Möglichkeiten nutzen.

• Web-Statistik-Tools und Conversion-tracking
• Online-Werbeanbieter und -auswertungen
• Einbindungen von Social Media (Facebook, Instagram etc.)
• Partnerprogramme
• Kommentarfunktionen
• Kontaktformulare
• Nutzeranmeldungen für Login-Bereiche
• Externe Kartentools für die Anfahrtbeschreibung
• Newslettertools (Mailchimp, Cleverreach…)
• Gewinnspiele
• Typekits
• Bewerbungstools
• Bezahlmöglichkeiten über Drittanbieter (Paypal etc.)
• Verschlüsselungen der Website und/oder der Zahlvorgänge
• Nutzung eingebundener Plugins von XING, Twitter, Amazon etc.
• Nutzung von Google-Tools (Analytics, Fonts etc.) für Werbung oder von Retargeting Tools (Criteo)
• Audio- und Video Inhalte externer Plattformen (YouTube, Vimeo etc.)
• sowie der Hinweis auf Ihren (externen) Datenschutzbeauftragten, wenn Ihr Unternehmen einen solchen bestellt hat

Wichtig ist bei der möglichen Datenweitergabe an Dritte, auch jeweils deren Sitz und den Standort des betreffenden Servers zu benennen, an den die Daten überspielt werden. Diese Information dient dazu, das auf den Datenschutz anzuwendende Recht des jeweiligen Landes klarzustellen.