Hinweisgeberschutzgesetz Umsetzung – so geht's
Die Implementierung und der Betrieb eines Hinweisgebersystems ist durch das HinSchG gesetzlich vorgeschrieben. Wir zeigen Ihnen alles Wichtige rund um Umsetzung, Kosten und Regelbetrieb Ihrer internen Meldestelle.
Leitfaden HinSchG – 6 Schritte zum Ziel
Mit unserem Leitfaden geben wir Ihnen eine schrittweise Umsetzungshilfe an die Hand. Neben der kostenlosen 7-tägigen Testversion unseres Meldeportals erhalten Sie zusätzlich viele nützliche Information, die Ihnen die Entscheidung zur Auswahl des passenden Hinweisgebersystems erleichtern soll – von der Auswahl der passenden Software bis zum Regelbetrieb der internen Meldestelle.
- Hinweisgeberportal – welche Software taugt, was muss das Tool können?
- Wiki – alles rund um die Meldestelle im Gratis-Zugang
- Kosten – welche Lizenz für mein(e) Gesellschaft(en)?
- Projekt & Roll-out – wie erfolgt die schlanke Umsetzung?
- Regelbetrieb –Ombudsperson aus eigenen Reihen oder ext. Dienstleister?
- HinSchG goes DSGVO – was sagt der Datenschutzbeauftragte?
Sollten darüber hinaus weitere Fragen auftreten, steht Ihnen Meldestellen-Mathias in einem persönlichen Gespräch (online oder telefonisch) zur Verfügung.
Und nicht nur das: Registrieren Sie sich kostenlos und erhalten Sie anschließen alle relevanten Informationen zum Thema – Schritt für Schritt, in Text und Bewegtbild, in leicht verständlichen Info-Paketen.
Ablauf des Trials
HinSchG Umsetzung - 3 praktische Tipps
Mithilfe dieser drei Tipps können Sie die erfolgreiche Implementierung Ihrer Meldestelle gewährleisten. Besonders das Vertrauen in die Meldestelle wird gefördert, sodass die Hemmschwelle zur Abgabe von Hinweisen minimiert wird und Missstände schneller aufgedeckt und behoben werden können. Sie können damit verhindern, dass sich Ihre Mitarbeitenden direkt an externe Meldestellen oder die Presse wenden und damit Reputationsschäden abwenden.
1. Vertrauen schaffen
Zu Beginn der Umsetzung der HinSchG-Vorgaben sollte das Vertrauen in die interne Meldestelle Ihres Unternehmens gestärkt werden. Es ist von besonderer Bedeutung, dass Ihre Mitarbeitenden von einer vertraulichen Behandlung Ihrer Hinweise ausgehen können und keine Repressalien erwarten. Das bloße Voraussetzen dieser Tatsache ist dabei nicht ausreichend. Stellen Sie gerade zu Beginn der Einrichtung Ihrer Meldestelle sicher, dass diese Vertraulichkeit und der Schutz der Hinweisgebenden Ihren Mitarbeitenden gegenüber hinreichend kommuniziert wird.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch der Betriebsrat bei der Einrichtung einer Meldestelle mitbestimmungspflichtig. Aber auch abgesehen von solchen Voraussetzungen ist es vorteilhaft, den Betriebsrat in die Gestaltung Ihrer Meldestelle einzubeziehen. So können Sie weiter sicherstellen, dass Ihre Beschäftigten Vertrauen gegenüber der Meldestelle aufbauen.
2. Attraktivität fördern
Achten Sie in jedem Fall darauf, dass die Meldestelle attraktiv gestaltet wird und für alle Mitarbeitenden einfach zugänglich ist. Sollte Ihr Unternehmen international agieren, kann es von Vorteil oder sogar verpflichtend sein, die Meldestelle in verschiedenen Sprachen einzurichten, damit es allen Hinweisgebern ermöglicht wird, auf direktem Weg in jeder Sprache Hinweise abzugeben.
Besonders, wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um einen Konzern handelt, sollten Sie folgendes beachten: Innerhalb eines Konzerns ist die Einrichtung einer separaten Meldestelle für jede Gesellschaft verpflichtend. Dabei können die einzelnen Meldestellen getrennt voneinander oder auch gebündelt verwaltet werden. Die Wahl zwischen den beiden Konzernlösungen kann davon abhängen, in welcher Verbindung die Mitarbeitenden der einzelnen Konzerngesellschaften zueinander stehen. Sollten sie sich untereinander nur begrenzt kennen, kann dies eine Hemmschwelle zur Abgabe von Hinweisen bei einer zentral verwalteten Meldestelle darstellen.
3. Verbindung zum Lieferkettengesetz herstellen
Sollte Ihr Unternehmen mehr als 3000 Mitarbeitende beschäftigen, sind Sie zudem nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) dazu verpflichtet, einen Beschwerdestelle einzurichten, die es auch externen Hinweisgebenden ermöglicht, auf Missstände aufmerksam zu machen.
Sind Sie also zur Einrichtung einer solchen Meldestelle verpflichtet, kann es hilfreich sein, diese mit der HinSchG-Meldestelle zu verbinden. Damit verringern Sie nicht bloß den internen Arbeitsaufwand sondern erleichtern auch das Abgeben von Hinweisen für Ihre Beschäftigten. Eine zentrale Meldestelle für alle betroffenen Hinweisgebenden ermöglicht damit einen verbesserten Zugang und verhindert ebenfalls die Meldung bei externen Meldestellen.
Bei dieser Verbindung sind jedoch besonders die verschiedenen rechtlichen Vorgaben zu beachten, so unterscheiden sich beispielsweise die Löschfristen der beiden Gesetze.
Weiter unten erhalten Sie alle relevanten Informationen rund um die Auswahl einer passenden Software sowie die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Dabei sind unseres Erachtens die folgenden drei Punkte ausschlaggebend für die korrekte Umsetzung:
Welche Kriterien muss das optimale Hinweisgebersystem erfüllen?
Um mangelnde Rechtskonformität frühzeitig erkennen und verhindern zu können, muss das gewählte Hinweisgebersystem den Bedürfnissen und Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen.
Die folgenden Kriterien sollten Sie während des Auswahlprozesses berücksichtigen:
- SAAS - Cloud basiertes System
- ISO-27001 zertifiziertes Hinweisgebersystem
- Zwei-Faktor-Authentisierung
- Whitelbeling (Customizing der Texte und Oberflächen)
- Echte End-to-End-Verschlüsselung
- Merhmandantenfähigkeit
- Benutzerfreundlichkeit: Einfache und intuitive Meldungseingabe
- Flexible Einreichung von Dateianhängen & Beweisen (Sprachaufzeichnungen etc.)
- Vollständige Anonymität für den Hinweisgeber (Anonyme Meldestelle)
- Multilingual
- Unlimited Teammitglieder/Benutzer
- Unlimited Standorte
- Gesetzeskonformität
- Vollumfängliche Fallbearbeitung
- Automatisiertes Fristenmanagement
- Erweiterung um individuelle Formulare
- Virenscan & Metadaten Entfernung
- Trainingsmaterial inkl. Kunden-Wiki
Werden alle benötigten Informationen zur Implementierung und Nutzung bereitgestellt?
Um die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem HinSchG gerecht zu werden, muss die Software nicht nur gekauft sondern auch entsprechend implementiert werden. In jedem Fall sollte darauf geachtet werden, dass umfassende Onboarding-Dienstleistungen und Support-Unterstützung während der Implementierungsphase angeboten wird.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sind bei der Implementierung folgende Punkte zu beachten:
- Konfiguration des Meldestellenportals via Video-Tutorial
- Bereitstellung einer Richtlinie zum Hinweisgebersystems
- Interne Kommunikation: Informationsblatt für Beschäftigte (Vorlage)
- Erweiterung des datenschutzrechtlichen Verarbeitungsverzeichnisses
- Bereitstellung der Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
- Bereitstellung der Datenschutzerklärung für Beschäftigte (interne DSI)
- Datenschutzhinweise für hinweisgebende Personen
Kunden-Wiki: Wird vom Anbieter eine permanente Wissensdatenbank zur Verfügung gestellt?
Probleme treten meist dann auf, wenn man sie am wenigsten gebrauchen kann. Wichtig ist deswegen, dass Sie stets alle nötigen Informationen zu Ihrem Hinweisgebersystem und dessen Nutzung abrufen können. Das geht z.B. über eine 24/7–Hotline oder einen Chatbot. Der sehr viel bessere Weg ist allerdings ein Kunden-Wiki. Die kundenorientiere Wissensdatenbank ermöglicht, häufig auftretende Fragen und Probleme eigenständig zu lösen. Anhand von Schritt-für-Schritt-Anleitungen kann das jeweilige Problem in kleinen Schritten und im individuellen Tempo des Kunden nachgeschlagen und bearbeitet werden. Die Aktualität und Relevanz werden durch einfache Aktualisierungen gewährleistet, was zu einer besseren Kundenerfahrung führt.
Mit der Parlabox erhalten Sie ein solches Kunden-Wiki, das sie jederzeit in der Meldestelle aufrufen können. Hier sehen Sie einen Auszug aus eben diesem Wiki:
Meldestellenbeauftragter: Der HinSchG Fallmanager
Mit dem Kauf und der Implementierung der Software ist es nicht getan. Mithilfe einer vertrauenswürdigen Person, die innerhalb der Meldestelle die Rolle des Fallmanagers (Meldestellenbeauftragter) übernimmt und entsprechend qualifiziert ist, werden Meldungen bzw. Hinweise vertraulich und effizient behandelt und entsprechende Maßnahmen abgeleitet. Damit spielt dieser Beauftragter eine Schlüsselrolle in Ihrem Unternehmen.
Aufgaben des Meldestellenbeauftragten
- Entgegennahme von Hinweisen
- Sicherstellung der Anonymität und Vertraulichkeit der meldenden Person
- Erste Einschätzung hinsichtlich Relevanz und Dringlichkeit
- Dokumentation aller relevanten Informationen und Kommunikationsabläufe
- Weiterleitung an zuständige Abteilung oder Personen für weiterführende Untersuchungen
- Nachverfolgung des Status der Untersuchung und Kommunikation
- Berichterstattung
- Aktualisierung von Richtlinien im Hinblick auf die interne Meldestelle
- Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien
Vorteile des externen Meldestellenbeauftragten
Unternehmen haben die Möglichkeit, die Verantwortung für ihr Melde- und Hinweisgebersystem an unabhängige Dritte als externe Meldestellenbeauftragte übertragen. Dies bietet ihnen vor allem die folgenden Vorteile:
Der eMSB stellt sicher, dass durch Einhalten der gesetzlichen Fristen das Bußgeldrisiko minimiert wird
Mit einem eMSB setzen Sie auf erfahrene Fachleute, die alle Hinweise fair, zeitnah und angemessen bearbeiten
Mit Inanspruchnahme eines eMSB haftet dieser Dienstleister für das potentielle Risiko
Als externer und unabhängiger Partner sorgt der eMSB dafür, dass Interessenskonflikte vermieden werden
Eine zuverlässig verwaltete Meldestelle kann den guten Ruf Ihres Unternehmens schützen
Der eMSB ist stets auf dem neuesten Stand der Gesetze und Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern
Sie möchten die Software selber testen? Oder direkt ein unverbindliches Angebot?
Ihre Vorteile mit Cortina Consult
Cortina Consult hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen.
- Gebündelte Erfahrung aus 10 Jahren in der Branche und 500 erfolgreichen Projekten
- Beratung, Software & Schulung aus einer Hand
- Prozessoptimierung frei nach dem Motto: so viel wie nötig, so wenig wie möglich
