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Externer Datenschutzbeauftragter für Mannheim
Wir beraten Unternehmen in Mannheim bei der Umsetzung der DSGVO – digital, effizient und kundenorientiert. Mit einem zuverlässigen externen Datenschutzbeauftragten Datenschutz zielsicher umsetzen.
Externer Datenschutzbeauftragter Mannheim
Mannheim, die Quadratestadt am Zusammenfluss von Rhein und Neckar, ist ein bedeutendes wirtschaftliches Zentrum in Baden-Württemberg. Als zweitgrößte Stadt des Bundeslandes beherbergt Mannheim zahlreiche Unternehmen unterschiedlichster Branchen – vom mittelständischen Betrieb bis zum internationalen Konzern.
Für diese Unternehmen ist die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen von großer Bedeutung. Als externer Datenschutzbeauftragter unterstützt Cortina Consult Unternehmen in Mannheim dabei, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein Datenschutzbeauftragter wird bestellt, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung zu überwachen. In Unternehmen, Organisationen und Vereinen ist er Ansprechpartner für alle Fragen des Datenschutzes.
In Deutschland gibt es sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene den Bundesbeauftragten für den Datenschutz bzw. den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Nach Artikel 51 Absatz 1 DSGVO sind sie unabhängige Datenschutzbehörden.
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Welche Unternehmen sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen?
Die Antwort hierauf lässt sich bei einem Blick in das Gesetz benennen. Im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wurde definiert, wann ein (externer) Datenschutzbeauftragter benötigt wird.
4f Abs.1 Satz 3 BDSG: Wenn ein Unternehmen mindestens zwanzig Mitarbeiter beschäftigt, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten. Hierbei ist es egal, ob es sich um freie Mitarbeiter, fest angestellte Mitarbeiter oder Auszubildende handelt.
Sobald diese Arbeiten in digitaler Form an einem Computer erfolgen, ist von der automatisierten Verarbeitung der Daten auszugehen.§4f Abs.1 Satz 5 BDSG: Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten muss erfolgen, wenn das Unternehmen personenbezogene Daten geschäftsmäßig übermittelt, erhebt oder verarbeitet. Dabei ist die Mitarbeiteranzahl irrelevant. Dies sind beispielsweise Marktforschungsunternehmen oder Adressverlage.
4f Abs.1 Satz 5 BDSG: Wenn das Unternehmen besonders sensible Daten verarbeitet. Hierbei besteht die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten.
Hiervon sind unter anderem umfasst:
- Marketing und Newsletter: Sie sind sich unsicher, ob die Verwendung der vorliegenden Interessenten- und Kundendaten auch datenschutzkonform ist?
- Firmenwebsite (Webshops und Blogs): Ist das Setzen von Cookies ohne vorherige Einwilligung des Users eigentlich erlaubt?
- Videoüberwachung: Sie wollen das Firmengelände und Ihre Büroräume mit Kameras ausstatten. Ist dies DSGVO-konform?
- Dropbox (und andere Cloud-Speicher): Ihre Mitarbeiter tauschen Daten über Cloud-Services aus. Gibt es hierfür (klare) Regeln im Unternehmen, wie die Verarbeitung personenbezogenener Daten zu handhaben ist?
Hinweis: Holen Sie sich eine Einschätzung von einem unseren externen Datenschutzbeauftragten ein und profitieren Sie von einer individuellen Beratung.
Keine Zeit für endlose Recherchen?
Im digitalen Zeitalter liegt zwischen Nichtwissen und Wissen oft nur eine einzige Suchanfrage. Doch wer ohne Plan googelt, landet schnell im Informationsdschungel. Cortina Consult setzt deshalb auf smarte Tools wie Perplexity – um Ihnen den Weg zur richtigen Antwort zu erleichtern.
Strecke zwischen Frage und Verständnis verkürzen
Mit dem richtigen Prompt liefert Ihnen Perplexity eine strukturierte Ersteinschätzung – verständlich, schnell, hilfreich.
- Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Datenschutz & Datensicherheit?
- Brauche ich wirklich eine Datenschutzerklärung?
- Welche Norm ist für mein Unternehmen relevant?
Die Aufsichtsbehörde für Datenschutz in Mannheim
Für Unternehmen mit Hauptsitz in Mannheim ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LfDI) in Baden-Württemberg die zuständige Aufsichtsbehörde.
Cortina Consult sorgt aber dafür, dass Sie gar nicht erst mit der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde in Kontakt treten müssen. Unsere Berater unterstützen Ihr Unternehmen in Mannheim bei der Kommunikation mit der Datenschutzaufsichtsbehörde. Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt Meldungen, Auskunftserteilungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und unterstützt bei behördlichen Untersuchungen.
Wichtige Neuerungen im Datenschutz 2025:
- AI Act und DSGVO: Seit Februar 2025 ergänzt der AI Act die DSGVO und bringt strengere Anforderungen für KI-Systeme mit hohem Risiko. Dies bedeutet, dass Unternehmen künftig Datenschutz- und Grundrechte-Folgenabschätzungen vereinen und intensiver mit KI-Experten und Datenschutzbeauftragten zusammenarbeiten müssen.
- Löschrecht und das „Recht auf Vergessenwerden“: Das Recht auf Löschung von personenbezogenen Daten wird künftig strenger kontrolliert und durchgesetzt.
- Erweiterte Anforderungen an den Datenschutzbeauftragten: Das neue BDSG erfordert nun einen Datenschutzbeauftragten (DSB) in Unternehmen, die mindestens 10 Personen mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigen oder bei denen eine Datenschutz-Folgenabschätzung notwendig ist.
- EU Data Act: Ab September 2025 regelt der EU Data Act den Zugang zu nicht-personenbezogenen Daten, was insbesondere für Unternehmen neue Herausforderungen mit sich bringt.
- Höhere Bußgelder: Bei Verstößen gegen die DSGVO müssen Unternehmen mit deutlich höheren Strafen rechnen – ein weiterer Grund, die Datenschutzmaßnahmen kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen.
Vergleich des internen und externen DSB
Viele Unternehmen stehen vor der Entscheidung, ob sie einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten bestellen sollen. Um Ihnen die Wahl zu erleichtern, zeigt die folgende Tabelle die Vor- und Nachteile auf:
Interner DSB | Externer DSB |
|---|---|
✔ Keine extra Lohnkosten Ein interner DSB kann auch weitere Aufgaben für das Unternehmen erledigen. | ✔ Transparente und planbare Kosten Pauschalpakete bieten Kostentransparenz. Die Auslagerung der Arbeit spart intern Zeit. |
✔ Vertrauen der Angestellten Das Vertrauen auf die Qualität der Leistung muss nicht erst gewonnen werden. | ✔ Expertise & langjährige Erfahrung Vertrauen wird durch Qualität geschaffen. Die langjährige Erfahrung unserer DSB und DSK schafft effiziente Prozesse. |
✘ Gefahr der Betriebsblindheit Internen Mitarbeitern stecken oft tief in den Unternehmensstrukturen und haben Schwierigkeiten objektiv auf diese zu schauen. | ✔ Objektive Außenperspektive Ein objektiver Blickwinkel und persönliche Distanz zu Mitarbeitern sind für die Findung & Umsetzung der Maßnahmen von Vorteil. |
✘ Haftungsrisiko für das Unternehmen Das Unternehmen haftet für das Handeln der eigenen Mitarbeiter. Im Falle eines Datenschutzvorfalls oder eines Verstoßes kann dies sehr teuer werden. | ✔ Kein Risiko für das Unternehmen Durch die Umsetzung der DSGVO mithilfe eines externen Experten sind Sie auf der sicheren Seite und schützen sich vor hohen Bußgeldern. |
✘ Kündigungsschutz Interne Mitarbeiter unterliegen dem Kündigungsschutz. | ✔ Variable Vertragslaufzeit Der Vertrag mit einem externen Datenschutzbeauftragten kann jederzeit zur vereinbarten Frist gekündigt werden. |
✘ Zusatzkosten Das Erwerben von Qualifikationen für einen Datenschutzbeauftragten bringt Kosten für das Unternehmen mit sich. | ✔ Keine Ausbildungskosten Der DSB trägt alle Kosten für seine Fort- und Weiterbildungen. |
✔ IT-Sicherheit inklusive Manche Datenschutzberater verfügen außerdem über die Qualifikation zum IT-Sicherheitsbeauftragten und können diesen Bereich gleichzeitig abdecken. |
Die Wahl eines externen Datenschutzbeauftragten bietet vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Mannheim viele Vorteile, da diese oft nicht über die personellen Ressourcen verfügen, um einen internen DSB auszubilden und kontinuierlich weiterzubilden.
Die externen Experten bringen neben einer objektiven Perspektive auch ein breites Branchenwissen mit, das Ihnen hilft, sich optimal auf die spezifischen Herausforderungen vorzubereiten.
10 gute Gründe für einen externen Datenschutzbeauftragten
Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, den komplexen Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden und gleichzeitig ihre Kerngeschäfte effizient zu führen.
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet hier entscheidende Vorteile, da er spezialisiertes Fachwissen mitbringt, ohne dass interne Ressourcen gebunden werden müssen. Die folgenden Gründe verdeutlichen, warum die Entscheidung für einen externen DSB für viele Unternehmen die wirtschaftlich und fachlich sinnvollere Option darstellt.
- Datenschutz-Expertise: Ein externer Datenschutzbeauftragter ist spezialisiert auf Datenschutzfragen und kennt die aktuellen Entwicklungen im Bereich der DSGVO.
- Praktische Erfahrungen: Durch die tägliche Arbeit in unterschiedlichen Unternehmen bringt er ein breites Spektrum an Erfahrungen mit.
- Vielfältige Branchenkenntnisse: Egal ob kleine oder große Unternehmen – ein externer Datenschutzbeauftragter bietet Lösungen für verschiedenste Branchen.
- Klare vertragliche Regelungen: Alle Aufgaben und Verpflichtungen sind vertraglich festgelegt, wodurch Transparenz und Sicherheit gewährleistet werden.
- Unabhängigkeit: Externe Datenschutzbeauftragte agieren neutral und ohne interne Interessenkonflikte.
- Keine Ausbildungskosten: Unternehmen sparen sich die Ausbildung und Weiterbildung eines internen Datenschutzbeauftragten.
- Fortbildung inklusive: Externe Experten halten ihr Wissen durch regelmäßige Schulungen auf dem neuesten Stand.
- Behördenkenntnisse: Der Umgang mit Datenschutzaufsichtsbehörden ist Routine, sodass Anfragen effizient bearbeitet werden können.
- Kosteneffizienz: Durch die bedarfsgerechte Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten entstehen keine laufenden Fixkosten.
- Rechtssicherheit: Die Einhaltung der DSGVO ist mit einem externen Experten garantiert.
Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten im Detail
Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt vielseitige Aufgaben:
- Datenschutzmanagement: Regelungen, um die Ziele des Datenschutzes zu erfüllen, sind festzulegen. Dazu könnten beispielsweise Leitlinien wie "Sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten" oder IT-Richtlinien wie "Nutzung von Verschlüsselungssoftware" gehören. Dazu gehören etwa Datenschutzleitlinie, Datenschutzhandbuch und Richtlinien zur IT-Nutzung.
- Datenschutzberatung: Ausführliche Beratung zu einzelnen datenschutzrechtlichen Fragen sowie Review und Audit des aktuellen Datenschutzkonzepts.
- Umgang mit Datenschutzverletzungen: Datenschutzverletzungen gem. Art. 33 und 34 DSGVO sind innerhalb von maximal 72 Stunden der zuständigen Behörde zu melden. Ein Beispiel hierfür wäre der Verlust eines unverschlüsselten USB-Sticks mit personenbezogenen Daten, der unverzüglich gemeldet werden muss. Ohne standardisierten Prozess bzw. eine Richtlinie für Datenschutznotfälle ist diese Frist kaum einzuhalten.
- Datensicherheit und IT-Sicherheit: Die DSGVO verlangt bei der Datenverarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten (Art. 32 DSGVO). Beispiele hierfür sind technische Maßnahmen wie Verschlüsselung und Firewalls sowie organisatorische Maßnahmen wie Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
- Betroffenenrechte: Der Umgang mit Anträgen betroffener Personen nach Art. 15 bis 21 DSGVO ist klar festzulegen und zu organisieren. Typische Herausforderungen dabei können unklare Identitätsnachweise, die Einhaltung der Fristen oder die Bewertung umfangreicher Datenanfragen sein.
- Informationspflichten: Die Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO müssen von jeder verantwortlichen Stelle erfüllt werden. Ein Beispiel hierfür wäre, betroffene Personen umfassend und transparent über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung zu informieren, etwa durch eine leicht verständliche Datenschutzerklärung auf der Webseite.
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Es ist erforderlich, eine strukturierte und aktualisierbare Tabelle zu erstellen, die festhält, welche Daten wann, wie und zu welchem Zweck erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Dies könnte durch digitale Tools oder spezielle Software erleichtert werden, um Transparenz und Aktualität zu gewährleisten.
- Auftragsverarbeitung: Sofern Dienstleister eines Unternehmens im Auftrag und auf Weisung Daten verarbeiten, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Das Gleiche gilt, wenn das Unternehmen selbst Daten für ein anderes Unternehmen verarbeitet.
- Datenschutzschulungen für Mitarbeiter: Mitarbeiter sind regelmäßig hinsichtlich des Datenschutzes zu sensibilisieren und zu schulen. Inhalte solcher Schulungen könnten beispielsweise die sichere Nutzung von Passwörtern, die Erkennung von Phishing-Angriffen und der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten umfassen.
- Folgeabschätzung: Beim Umgang mit besonders sensiblen Daten kann die Notwendigkeit bestehen, eine sogenannte Datenschutzfolgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO durchzuführen.
Ext. Datenschutzbeauftragter für verschiedene Branchen
Nutzen Sie unsere Expertise in verschiedenen Branchen, um Datenschutz in Ihrem Unternehmen zum Wettbewerbsvorteil zu machen.
Datenschutzberatung für Mannheimer Unternehmen
Unsere zertifizierten Datenschutzexperten stehen Unternehmen in allen Stadtteilen Mannheims und Umgebung zur Verfügung, darunter:
- Lindenhof
- Neckarstadt-West
- Feudenheim
- Seckenheim
- Wallstadt
Auch Unternehmen in der Region Rhein-Neckar profitieren von unserer Expertise.
Risikoanalysen des externen DSB
In einer regelmäßig durchgeführten Risikoanalyse und Verbesserung der Maßnahmen nach dem PDCA Prinzip können wir gemeinsam das Thema Datenschutz für Ihr Unternehmen in Mannheim individuell lösen.
Als externer Datenschutzbeauftragter sind wir die Schnittstelle zwischen Unternehmen/Organisation, Technik und Menschen (Mitarbeitern, Kunden, Partnern, Behörden).
Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Die DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen. Beispiele sind:
- Zugriffskontrollen: Sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.
- Datenverschlüsselung: Schutz von Daten vor unbefugtem Zugriff.
- Löschkonzepte: Entwicklung klarer Richtlinien zur Datenaufbewahrung und -löschung.
- Backups: Regelmäßige Sicherung von Daten, um Verluste zu vermeiden.
Unsere Datenschutzbeauftragten unterstützen Sie bei der Umsetzung und Dokumentation dieser Maßnahmen. Zudem stellen wir sicher, dass alle Prozesse effizient und kosteneffektiv implementiert werden.
Onboarding des externen Datenschutzbeauftragten
Wie benennt man einen externen Datenschutzbeauftragten? Wie kommt es zu einem Vertragsabschluss?
Für die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten in Mannheim nehmen Sie unverbindlich Kontakt auf, sodass Sie einen Termin für ein erstes Kennenlernen vereinbaren können. In diesem Orientierungsgespräch kann der externe Datenschutzbeauftragte sich einen ersten Eindruck der datenschutzrechtlichen Situation machen.
Auf Basis dieses Gesprächs kann dann ein individuelles Angebot erstellt werden, welches Wiederum Grundlage für den Vertrag darstellt. Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, erfolgt die Meldung des Datenschutzbeauftragten bei der Aufsichtsbehörde und sowie ein initiales Datenschutz-Audit, in dem die Datenschutzsituation im Detail ermittelt wird.
Anschließend spricht der externe Datenschutzbeauftragte Handlungsempfehlungen aus, die er mit der Geschäftsführung diskutiert. Gemeinsam werden dann Schritt für Schritt notwendige Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen umgesetzt.
Webcompliance und Datenschutz auf Ihrer Website
Eine DSGVO-konforme Website ist für jedes Unternehmen essenziell. Unsere Experten prüfen Ihre Website auf Datenschutzlücken und helfen bei der Implementierung notwendiger Elemente wie:
- Datenschutzerklärung: Transparent und leicht verständlich.
- Cookie-Banner: Einholung der Einwilligung der Nutzer für die Verwendung von Cookies.
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Dokumentation der Datenverarbeitungsprozesse auf Ihrer Website.
- Monitoring-Tools: Sicherstellung der DSGVO-Konformität neuer Integrationen.
Zusätzlich analysieren wir Ihre Website regelmäßig, um sicherzustellen, dass neue Tools oder Plugins die DSGVO-Anforderungen erfüllen. Durch proaktive Maßnahmen sorgen wir dafür, dass Ihr Webauftritt stets auf dem neuesten Stand bleibt.
Welche Strafen drohen bei Nichtbestellen eines Datenschutzbeauftragten?
Die DSGVO verpflichtet Unternehmen unter bestimmten Umständen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Solche Umstände sind beispielsweise die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Tatsache, dass dies computergestützt stattfindet. Bei Nichtbenennung liegt ein Verstoß gegen die EU-DSGVO (Art. 37) vor. Die DSGVO sieht als Konsequenz dieser Verstoßes hohe Bußgelder von bis zu 10 Mio. Euro oder 2 Prozent des Vorjahresumsatzes vor. Um diese Strafen zu umgehen ist es daher immer ratsam, das Bestellen eines Datenschutzbeauftragten (ob intern oder extern) nicht zu vernachlässigen.
Datenschutzberatung in Ihrer Stadt
Als externer Datenschutzbeauftragter unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der DSGVO in Ihren Unternehmen.
Ihre Vorteile mit Cortina Consult als externer Datenschutzbeauftragter
Cortina Consult hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen.
Als Beratungsdienstleister und externer Datenschutzbeauftragter sorgen wir für die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen.
- Gebündelte Erfahrung aus 10 Jahren in der Branche und 500 erfolgreichen Datenschutzprojekten
- Beratung, Software & Schulung aus einer Hand
- Prozessoptimierung frei nach dem Motto: so viel wie nötig, so wenig wie möglich
