Externer Meldestellenbeauftragter
Ein Meldestellenbeauftragter ist eine Person, die für den Betrieb der internen Meldestelle sowie die Bearbeitung von Hinweisen verantwortlich ist. Diese Person kann aus dem Unternehmen selbst stammen oder von einem Dienstleister gestellt werden.
Kosten reduzieren, Risiko delegieren
– Beauftragten für Meldestelle outsourcen
Die EU-Whistleblower-Richtlinie, auch bekannt als Hinweisgeberschutzgesetz, ist jetzt in Kraft und es ist Zeit, ihre Umsetzung zu planen. Unternehmen können sich entscheiden, ob sie eine interne Person oder eine externe Ombudsperson als Meldekanal nutzen wollen.
Eine externe Ombudsperson kann aus wirtschaftlicher Sicht eine kluge Entscheidung sein, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über das nötige Personal und Know-how verfügen, um eine eigene Compliance-Abteilung zu unterhalten.
Die Auslagerung von Aufgaben wie die Einrichtung und der Betrieb eines digitalen Meldesystems, die Auswertung von Meldungen und die Kommunikation mit Hinweisgebenden kann Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung der Anforderungen des HinSchG sicherzustellen und notwendige Maßnahmen zeitnah und fachkundig zu ergreifen, ohne eigene Ressourcen einzusetzen.
Als externer Dienstleister bietet Cortina Consult eine Möglichkeit, die gesetzlichen Anforderungen umzusetzen, ohne eigene personelle und zeitliche Ressourcen zu nutzen.
- Meldestelle einrichten
- Mitarbeitende informieren
- Hinweise bearbeiten
- Datenschutz gewährleisten
- Dokumentation erstellen
Vorteile des externen Meldestellenbeauftragten
Wir stellen sicher, dass alle gesetzlichen Fristen eingehalten werden und minimieren das Risiko von möglichen Bußgeldern.
Als externen und unabhängiger Partner bringen wir Fachwissen ein und mögliche Interessenskonflikte werden ausgeschlossen.
Unser Team besteht aus erfahrenen Fachleuten. Wir stellen sicher, dass alle Hinweis fair, zeitnah und angemessen bearbeitet werden.
Eine zuverlässig verwaltete Meldestelle kann den guten Ruf Ihres Unternehmens bei Kunden, Partner und Mitarbeitern schützen.
HinSchG outsourcen – heute Meldekanal einrichten, morgen startklar
Sehen Sie in nur 2 Minuten, warum die Beauftragung eines externen Dienstleisters die kostengünstigere und zuverlässigste Lösung zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist.
Aufgaben des Meldestellenbeauftragten
Ausgehend vom HinSchG sowie der EU-Whistleblower-Richtlinie umfassen die Aufgaben des Meldestellenbeauftragten die folgenden neun Punkte:
- geeignete Meldekanäle einrichten und betreiben
- eingehende Meldungen bearbeiten
- angemessene Folgemaßnahmen ergreifen
- Informationen über die interne sowie weitere externe Meldestellen zur Verfügung stellen
Außerdem gilt:
- positiv formulierte Meldungen und Kommunikation ermöglichen, NICHT Meldungen oder folgende Kommunikation behindern
- Identität der Hinweisgebenden schützen
- bei Weitergabe personenbezogener Daten an entsprechende Behörden zur weiteren Bearbeitung der hinweisgebenden Person mitteilen
- Datenschutz wahren
- alle eingegangen Meldungen dauerhaft abrufbar dokumentieren und gegebene Löschfristen einhalten
Cortina Consult als ext. Meldestellenbeauftragter
Neben unserem Meldestellenbeauftragen-Team bieten wir eine Vielzahl weiterer Dienstleistungen an, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Whistleblower-Programms helfen. Dazu gehören Schulungen für Ihre Mitarbeiter, Berichterstattungstools und kontinuierliche Unterstützung, um sicherzustellen, dass Ihr Programm reibungslos funktioniert.
Wenn Sie also nach einem umfassenden Programm zum Schutz von Hinweisgebern suchen, das über die Stellung des Meldestellenbeauftragten hinaus geht und sich um alle Aspekte kümmert, sind Sie bei uns genau richtig.
Wir sind bestrebt, Ihnen den höchstmöglichen Schutz für Ihre Hinweisgeber zu bieten und Ihnen zu ermöglichen, sich ungestört auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
Interner MSB (⌀ 300-400€ / Monat) | Externer MSB (125€ / Monat Festpreis) |
|---|---|
✔ Keine extra Lohnkosten Ein interner MSB kann auch weitere Aufgaben für das Unternehmen erledigen. (Evtl. erhöhtes Gehalt durch Mehraufwand) | ✔ Transparente und planbare Kosten Pauschalpakete bieten Kostentransparenz. Die Auslagerung der Arbeit spart intern Zeit. |
✔ Vertrauen der Angestellten Das Vertrauen auf die Qualität der Leistung muss nicht erst gewonnen werden. | ✔ Expertise & langjährige Erfahrung Vertrauen wird durch Qualität geschaffen. Die langjährige Erfahrung unserer Experten schafft effiziente Prozesse. |
✘ Gefahr der Betriebsblindheit Interne Mitarbeiter stecken oft tief in den Unternehmensstrukturen und haben Schwierigkeiten objektiv auf diese zu schauen. | ✔ Objektive Außenperspektive Ein objektiver Blickwinkel und persönliche Distanz zu Mitarbeitern sind für die Findung & Umsetzung der Maßnahmen von Vorteil. |
✘ Haftungsrisiko für das Unternehmen Das Unternehmen haftet für das Handeln der eigenen Mitarbeiter. Im Falle eines Verstoßes kann dies sehr teuer werden. | ✔ Kein Risiko für das Unternehmen Durch die Umsetzung des HinSchG mithilfe eines externen Experten sind Sie auf der sicheren Seite und schützen sich vor hohen Bußgeldern. |
✘ Kündigungsschutz Interne Mitarbeiter unterliegen dem Kündigungsschutz. | ✔ Variable Vertragslaufzeit Der Vertrag mit einem externen Meldestellenbeauftragten kann jederzeit zur vereinbarten Frist gekündigt werden. |
✘ Zusatzkosten Das Erwerben von Qualifikationen für einen Meldestellenbeauftragten bringt Kosten für das Unternehmen mit sich. | ✔ Keine Ausbildungskosten Der MSB trägt alle Kosten für seine Fort- und Weiterbildungen. |
✔ Datenschutz inklusive Manche Dienstleister verfügen außerdem über die Qualifikation im Bereich der DSGVO und können diesen gleichzeitig abdecken. |
Vorteile ext. MSB im Überblick
Ein Whistleblower-Beauftragter als externer und unabhängiger Ansprechpartner bietet Ihnen erhebliche Vorteile beim Schutz von Whistleblowern.
Die Auslagerung der Aufgaben im Zusammenhang mit dem Schutz von Hinweisgebern an eine externe Organisation stellt sicher, dass Sie eine unparteiische und effektive Unterstützung erhalten.
Insgesamt bietet die Auslagerung des Whistleblowerschutzes an einen externen Whistleblower-Beauftragten zahlreiche Vorteile, wie z.B. ein geringeres rechtliches Haftungsrisiko, mehr Effizienz und Effektivität sowie einen besseren Schutz der Hinweisgeber.
Warum also nicht schon heute diese wichtige Aufgabe einem vertrauenswürdigen und erfahrenen Dritten anvertrauen?
Qualifizierte Fachleute
Unsere Meldestellenbeauftragten sind hochqualifizierte und erfahrene Fachleute, die sich für die Einhaltung der Gesetze und die Förderung ethischen Verhaltens einsetzen. Sie legen großen Wert darauf, dass alle Hinweisgeber fair behandelt und ihre Anliegen zeitnah und angemessen bearbeitet werden.
Jederzeit auf dem neusten Stand
Einer der wichtigsten Vorteile der Inanspruchnahme eines externen Meldestellenbeauftragten ist, dass er stets auf dem neuesten Stand der Gesetze und Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern ist. Das bedeutet, dass sie in der Lage sind, sich schnell auf Änderungen in der Gesetzeslandschaft einzustellen und diese in ihre Verfahren einzubeziehen.
Gesetzeskonformität
Zudem sind unsere Beauftragten erfahren im Umgang mit den verschiedenen gesetzlichen Fristen und Anforderungen im Zusammenhang mit dem Schutz von Hinweisgebern. Wenn Sie diese Aufgabe in die Hände eines professionellen Dritten legen, können Sie sich sicher sein, dass alle relevanten gesetzlichen Fristen eingehalten werden und dass Ihre Organisation alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhält.
Bearbeitung anonymer und nicht anonymer Meldungen
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass er sowohl anonyme als auch nicht-anonyme Meldungen bearbeiten kann. So kann schneller auf aufgedeckte Missstände reagiert werden und das Risiko eines weiteren Schadens für Ihre Organisation oder ihre Interessengruppen minimiert werden.
Hinweise mithilfe von qualifizierten Meldestellenbeauftragten bearbeiten
Durch die externe Bestellung des Meldestellenbeauftragten ist ein Interessenkonflikt ausgeschlossen und die Unabhängigkeit des externen Meldestellenbeauftragten nach §15 Abs. 1 HinSchG sichergestellt.
Unser Team (Juristen, DSB, Informatiker) verfügt über jahrelange Erfahrung im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten und kann gewährleisten, dass jede Meldung mit größter Sorgfalt und Aufmerksamkeit behandelt wird.
Unser crossfunktionales Team ist in der Lage, jede Art von Bericht zu bearbeiten, unabhängig davon, ob es sich um Betrug, Korruption oder andere Arten von Fehlverhalten handelt.
Unser Team besteht aus Fachleuten aus verschiedenen Bereichen, einschließlich Recht, Technik und Datenschutz, sodass wir mit jeder auftretenden Situation umgehen und die Aufgabe des externen Meldestellenbeauftragten in Ihrem Unternehmen optimal umsetzen können.
Weiterführende Informationen zum externen Meldestellenbeauftragten
Finden Sie Antworten zu den wichtigsten Fragen rund um den externen MSB.
Was ist ein Meldestellenbeauftragter?
Ein Meldestellenbeauftragter ist eine vom Unternehmen beauftragte Person, den Betrieb der internen Meldestelle sowie die Bearbeitung der eingehende Hinweise zu verantworten. Diese Person kann sowohl aus dem Unternehmen selbst oder auch durch einen externen Dienstleister bestellt werden. Die Rolle des Meldestellenbeauftragten ergibt sich aus §14 HinSchG. Vor allem muss der Meldestellenbeauftragte über eine besondere Fachkunde verfügen, die ebenfalls gesetzlich festgelegt ist.
Beim externen Meldestellenbeauftragten handelt es sich um einen externen Dienstleister, der vom Unternehmen mit dem Betrieb der internen Meldestelle betraut wird. Es handelt sich also um eine Outsourcing-Dienstleistung, die das Unternehmen in Anspruch nimmt. Dabei greift ein solcher Dienstleister häufig auf eine entsprechende Meldestellensoftware zurück.
Neben den internen Meldestellen in Unternehmen haben Hinweisgebende außerdem die Möglichkeit, auf unabhängige externe Meldestellen zurückzugreifen und dort Hinweise abzugeben. Ein Meldestellenbeauftragter (sowohl intern als auch extern) ist aber nur für die interne Meldestelle Ihres Unternehmens verantwortlich, da die externen Stellen nach §19ff HinSchG im Verantwortungsbereich von Behörden liegen.
Herausforderungen für Unternehmen im Hinweisgeberschutz
Unternehmen stehen vor einigen Herausforderungen, wenn es darum geht, eingehende Meldungen von Hinweisgebenden angemessen zu bearbeiten.
- Oft fehlt es im Unternehmen an Fachkunde oder es sind kostspielige Mitarbeiterschulungen erforderlich.
- Die Angst, Fristen zu versäumen und mit Strafen konfrontiert zu werden, erhöht den Druck, der die Unternehmen überfordern kann, wenn es zu einer Flut von Meldungen kommt oder Personalmangel herrscht.
- Die Einbindung eines Meldestellenbeauftragten in das System zum Schutz von Hinweisgebern bringt auch organisatorische Schwierigkeiten mit sich, da Interessenkonflikte um jeden Preis vermieden werden müssen.
- Um mit neuen Gesetzen, Verordnungen und Empfehlungen von Behörden Schritt zu halten und gleichzeitig die Vorschriften einzuhalten, kann es erforderlich sein, Aktivitäten auszulagern, was jedoch Bedenken hinsichtlich der Rechtmäßigkeit aufwirft.
Bearbeitung anonymer und nicht anonymer Meldungen
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass er sowohl anonyme als auch nicht-anonyme Meldungen bearbeiten kann. So kann schneller auf aufgedeckte Missstände reagiert werden und das Risiko eines weiteren Schadens für Ihre Organisation oder ihre Interessengruppen minimiert werden.
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Cortina Consult unterstützt Sie als externer Meldestellenbeauftragter Schritt für Schritt bei der Einrichtung einer internen Meldestelle und übernimmt für Sie korrekte Bearbeitung, Überwachung, Prüfung und Koordination eingereichter Hinweise.
Ihre Vorteile mit Cortina Consult
Cortina Consult hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen.
- Gebündelte Erfahrung aus 10 Jahren in der Branche und 500 erfolgreichen Projekten
- Beratung, Software & Schulung aus einer Hand
- Prozessoptimierung frei nach dem Motto: so viel wie nötig, so wenig wie möglich
