Datenschutz-Folgenabschätzung (kurz: DSFA)
Mit der EU-DSGVO wurde 2018 das Instrument der DSFA eingeführt (Art. 35 EU-DSGVO). Die Verantwortliche Stelle ist demnach verpflichtet, vor Beginn einer geplanten Datenverarbeitung eine Abschätzung der Folgen vorzunehmen und zu dokumentieren.
Was ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Eine (gefürchtete) Neuerung in der DSGVO ist die Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA; Art. 35). Eine DSFA ist ein Instrument, mit dem die Datenschutzrisiken von Systemen und Verarbeitungen erfasst und die Maßnahmen zur Risikominderung dokumentiert werden können. Die Verantwortliche Stelle muss die Auswirkungen einer geplanten Verarbeitungstätigkeit evaluieren, wenn sie ein erhöhtes Risiko für die betroffene Person darstellt.
Im Falle einer Datenschutz-Folgenabschätzung oder auch Data Protection Impact Assessment (DPIA) erfolgt eine Risikoanalyse durch den Datenschutzbeauftragten bezüglich der Rechte und Freiheiten von Betroffenen. Geprüft werden Datenverarbeitungsvorgänge, die eine hohe potentielle Gefährdung von Rechten und Freiheiten der Betroffenen mit sich bringen.
Im Anschluss der Prüfung nimmt der Datenschutzbeauftragte Stellung zur Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung. So können mögliche Risiken und Folgen für die Rechten und Freiheiten Betroffener bewertet werden. Welche Unternehmen eine Datenschutz-Folgenabschätzung machen müssen und wie man dabei vorgeht, ist im Folgenden erklärt.
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Vorteile von Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Risiken minimieren
- Verbesserung von Datenschutzmaßnahmen
- Korrekter Umgang mit personenbezogenen Daten
- Schutz vor hohen Bußgeldern
Was ist bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung zu beachten?
Die Datenschutz-Folgenabschätzung sollte umfassend, systematisch und belastbar dokumentiert werden.
- Beschreibung der geplanten Verarbeitungsvorgänge
- Beschreibung der Zwecke der Verarbeitung
- Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung
- Risikobewertung der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen
- Geplante Abhilfemaßnahmen zur Bewältigung der Risiken (einschließlich Garantien, Sicherheitsvorkehrungen und Verfahren)
Wann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen?
Nicht jedes Unternehmen muss eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen. Nach Art 35 Abs. 1 der DSGVO ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, wenn
(…) eine Form der Verarbeitung, insbesondere bei Verwendung neuer Technologien, aufgrund der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge [hat].
Zudem nennt die DSGVO einige Fallbeispiele in denen die Vorabkontrolle erfolgen muss:
- Systematische weiträumige Überwachung öffentlich zugänglicher Bereiche
- Umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten
- Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten
- Besondere Arten personenbezogener Daten die in erheblichem Umfang gespeichert, verarbeitet und genutzt werden Daten, die zum Zwecke des Profilings oder in Scoringverfahren verarbeitet werden
Zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung bietet Datenschutzmanagement Software keine belastbare Lösung. Wir empfehlen, einen Datenschutzbeauftragten zur Beratung hinzuzuziehen.
- Identifizieren: Prüfen der Korrekturmaßnahmen und ableiten neuer Zielsetzungen
- Klassifizieren: Bewerten und Beschreiben des Verarbeitungsvorganges
- Umsetzen: Identifizieren der Risiken Bereitstellen von Informationen
- Weiterentwickeln: Einleiten der Korrekturmaßnahmen zur Bewältigung der Risiken
Positiv- und Negativlisten der Aufsichtsbehörden
Zur Unterstützung der DSFA veröffentlichen die Datenschutzaufsichtsbehörden Positiv- und Negativlisten, in denen aufgelistet ist, für welche Fälle eine DSFA zwingend erforderlich bzw. entbehrlich ist.
Whitelist
Von den Aufsichtsbehörden gibt es ein Konzept zur Umsetzung der DSFA. Dies beinhaltet eine Liste mit Verarbeitungstätigkeiten, bei denen eine DSFA verpflichtend durchzuführen ist.
Die Whitelist beschreibt ein Vorgehen anhand der Gewährleistungsziele für den Datenschutz, die auch den Prüfungen gemäß Standard-Datenschutzmodell zugrunde liegen.
Die Liste können Sie hier herunterlanden.
Zu beachten ist: Ist eine Verarbeitungstätigkeit nicht auf dieser Liste enthalten, ergibt sich nicht zwingend eine Nicht-Ausführung einer DSFA. Insbesondere bei dem Einsatz von innovativen Technologien ist eine individuelle Risikobeurteilung durchzuführen.
Blacklist
Es können von den Aufsichtsbehörden auch Listen veröffentlicht werden, die Verarbeitungsvorgänge ohne Verpflichtung einer DSFA enthalten. Die Aufsichtsbehörde übermittelt diese Liste dem Ausschuss.
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