Hinweismeldungen
Hinweismeldungen sind der Hauptbestandteil des Hinweisgebersystems. Aber wie funktioniert die Hinweismeldung gemäß HinSchG? Und sollten anonyme Meldungen ermöglicht werden?
Wie funktioniert die Hinweismeldung nach HinSchG?
Hinweisgeber:innen können konkrete, sorgfältig geprüfte und belegbare Hinweise sowohl unternehmensintern als auch extern bei einer Landes- oder Bundeseinrichtung melden, die Wahl steht ihnen frei (§ 7 HinSchG). Dem Arbeitgeber dürfte es zumeist entgegenkommen, wenn ihm ein Missstand zunächst intern mitgeteilt wird, um diesen möglichst zu beseitigen. Auch das Gesetz empfiehlt Hinweisgebenden, sich zunächst an die interne Meldestelle des Unternehmens zu wenden. Auch anonyme Hinweise sollten bearbeitet werden – eine Pflicht zur Annahme anonymer Hinweise ist jedoch nicht vorgesehen.
Hinweismeldung über eine interne Meldestelle
Mit „internem System“ ist ein unternehmens- bzw. behördeninternes System gemeint, auch wenn dieses durch einen externen Dienstleister betreut wird. Das System muss mindestens allen intern Beschäftigten offenstehen.
Der Vorteil des internen Systems ist die schnellere Möglichkeit, den Missstand abzustellen, sowie die bessere Einordnung interner Beschreibungen. Dem gegenüber steht allerdings ein erhöhtes Kommunikationsaufkommen zu Sicherheit und Datenschutz, weil die Hinweisgeber:innen stärkere Befürchtungen haben werden, Repressalien wegen ihres Hinweises zu erleiden, sowie der Aufbau einer entsprechenden Fachkunde durch regelmäßige Schulungen der beauftragten Mitarbeiter:innen.
Hier kann ein externer Dienstleister mit unabhängiger Infrastruktur vertrauensbildend wirken. Die interne Meldestelle muss den Hinweis auf Stichhaltigkeit prüfen, den Vorgang untersuchen und das Verfahren abschließen oder ggf. an die zuständigen Behörden weiterleiten.
Hinweis: Über die Einführung eines Hinweisgeberschutzsystems ist der Betriebsrat zu informieren, bei der Einführung eines elektronischen Meldesystems ist er an dessen Ausgestaltung zu beteiligen. Es kann keine Betriebsvereinbarung über die Nichteinführung der Meldestelle geschlossen werden.
Verfahrensablauf bei internen Meldungen nach §17 HinSchG
- Innerhalb von max. sieben Tagen: Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person versenden
- Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den Anwendungsbereich des §2 HinSchG fällt
- Kontakt zur hinweisgebenden Person halten, ggf. Nachfragen stellen
- Stichhaltigkeit der Meldung prüfen
- Folgemaßnahmen ergreifen
- Innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung: Rückmeldung an die hinweisgebende Person mit Informationen über geplante und ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe dafür
- Dokumentation der Hinweise sowie ergriffener Folgemaßnahmen unter Einhaltung des Vertraulichkeitsgebots
WICHTIG: Drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens wird die Dokumentation gelöscht, sofern kein Grund zur weiteren Speicherung vorliegt (§11 HinSchG)
Vorteile des externen Meldestellenbeauftragten
Unternehmen haben die Möglichkeit, die Verantwortung für ihr Melde- und Hinweisgebersystem an unabhängige Dritte als externe Meldestellenbeauftragte übertragen. Dies bietet ihnen vor allem die folgenden Vorteile:
Der eMSB stellt sicher, dass durch Einhalten der gesetzlichen Fristen das Bußgeldrisiko minimiert wird
Mit einem eMSB setzen Sie auf erfahrene Fachleute, die alle Hinweise fair, zeitnah und angemessen bearbeiten
Mit Inanspruchnahme eines eMSB haftet dieser Dienstleister für das potentielle Risiko
Als externer und unabhängiger Partner sorgt der eMSB dafür, dass Interessenskonflikte vermieden werden
Eine zuverlässig verwaltete Meldestelle kann den guten Ruf Ihres Unternehmens schützen
Der eMSB ist stets auf dem neuesten Stand der Gesetze und Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern
Hinweismeldung über eine externe Meldestelle
Die zentrale Annahmestelle für Hinweise wird beim Bundesamt für Justiz angesiedelt, das die Hinweise zentral annimmt und dann an die zuständigen Behörden weiterleitet. Dies werden landesbehördliche Stellen oder die schon existierenden Meldestellen bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und beim Bundeskartellamt sein, die unabhängig vom Unternehmen agieren können. Die externe Meldung löst dann eine standardisierte behördliche Untersuchung aus, durch die das Unternehmen dann erst von einem internen Missstand erfährt.
Auf welchem Weg kann der Hinweis erfolgen?
Es ist keine mündliche oder schriftliche Form des Hinweises vorgegeben. Die Meldung kann also beispielsweise persönlich, per Telefon oder durch ein elektronisches System erfolgen, das allen datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht. Sie als Unternehmen müssen gut zugänglich und verständlich – etwa auf Ihrer Webseite und in Ihrem Intranet – über die DSGVO-konformen Meldemöglichkeiten informieren und diese ggf. auch zugänglich machen (Bekanntgabe einer Kontakt-Telefonnummer, Link zur Hinweisgeberplattform…).
Bei anonymen Meldungen könnte ein unparteiischer Dritter ohne Interessenkonflikte, z. B. ein externer Anwalt bzw. eine Anwältin mit Schweigeverpflichtung, als persönlicher Informationsmittler („Ombudsmann“) eingeschaltet werden, um eine fortgesetzt anonyme Kommunikation zu ermöglichen. Ein Briefkastenmodell scheidet aus, da auf diesem Weg die vorgeschriebene Rückmeldung nicht erfolgen kann.
Wie schnell müssen Hinweise bearbeitet werden?
Die EU-Richtlinie schreibt Ihnen vor, nachvollziehbare Melde- und Bearbeitungsstrukturen für Hinweise auf Unregelmäßigkeiten einzurichten. Zudem gibt sie folgende Bearbeitungsschritte und -fristen vor:
- Der Eingang der Meldung ist innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen.
- Der Hinweisgeber bzw. die Hinweisgeberin ist spätestens nach drei Monaten darüber zu informieren, welche Maßnahmen aufgrund der Meldung ergriffen wurden.
Zudem muss das gesamte Verfahren protokolliert und dokumentiert werden. Zur dokumentierten Verwaltung der Hinweisvorgänge bietet sich z. B. ein DSGVO-konformes Compliance-Management-System an. Die Dokumentation muss zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens DSGVO-konform gelöscht werden.
Wie geht das Unternehmen mit dem Hinweisgeber um?
Es gilt der Grundsatz der Vertraulichkeit, das bedeutet, die Identität des Hinweisgebers darf nur einem möglichst kleinen Kreis von Beteiligten bekannt werden.
Vom Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes werden neben Arbeitnehmer:innen und Beamt:innen auch Kund:innen und Lieferant:innen, Bewerber:innen, Freiwillige, Gesellschafter:innen, ausgeschiedene Mitarbeiter:innen sowie Leiharbeitnehmer:innen erfasst.
Whistleblower dürfen keine beruflichen Repressalien (Nachteile, Ausgrenzung, Kündigung) erfahren oder angedroht bekommen – anderenfalls drohen materieller und immaterieller Schadenersatz sowie eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro. Sofern der Hinweis nicht anonym erfolgt, muss die Identität des Hinweisgebers absolut vertraulich behandelt werden.
Hinweis: Bei Whistleblowern gilt nach § 36 HinSchG eine arbeitsrechtliche Beweislastumkehr – der Arbeitgeber muss bei einer entsprechenden Anschuldigung durch den Whistleblower nachweisen können, dass personelle Maßnahmen nicht auf das Whistleblowing zurückführbar sind. Dies wird nur mit einer sehr guten, lückenlosen Dokumentation gelingen.
Dieser Whistleblowerschutz gilt nur, sofern der oder die Hinweisgebende nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet. Die gemeldeten Hinweise müssen also zutreffend sein oder zumindest in gutem Glauben erfolgen und unter die oben genannten, vom Gesetz gedeckten Bereiche fallen, damit der Hinweisgeberschutz greift – anderenfalls könnte der zu Unrecht Beschuldigte Schadenersatz verlangen.
Sollten Hinweise anonym möglich sein?
Nun stellt sich die Frage, ob es sinnvoll ist, auch das anonyme Abgeben von Hinweisen in der internen Meldestelle zu ermöglichen. Zur Beantwortung dieser Frage kann ein Blick in das Hinweisgeberschutzgesetz hilfreich sein.
Anonyme Meldungen - was sagt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das HinSchG schreibt klar und deutlich vor, dass Hinweise vertraulich bearbeitet und die Identität der Hinweisgeber sowie der Datenschutz zu jedem Zeitpunkt gewahrt werden müssen. Dennoch sieht das Gesetz von einer Pflicht zur Entgegennahme anonymer Meldungen ab und sieht lediglich vor, dass Meldestellen solche Hinweise bearbeiten. Gemäß §16 Abs.1 Satz 4 HinSchG gilt dabei die Voraussetzung, dass “dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird”. Die Entscheidung, ob nun auch anonyme Meldungen abgegeben werden können, ist also jedem Beschäftigungsgeber selbst überlassen.
Was bedeutet das für die Unternehmen?
Die Entscheidung zur Entgegennahme und Bearbeitung anonymer Hinweise sowie der Verzicht darauf ist mit Konsequenzen verbunden, die sich weiter auf das Unternehmen auswirken können. Aber wie genau sehen diese Konsequenzen aus und was sollte der Beschäftigungsgeber bei der Entscheidung beachten?
Haftung
Mittels geeigneter Hinweisgebersysteme können sich Beschäftigungsgeber gegen Rechtsverletzungen und Schäden absichern, da mögliches Fehlverhalten oder Verstöße frühzeitig gemeldet und aufgedeckt werden können. Da er persönlich für eben solche Verstöße und Rechtsverletzungen haftet, ist die Entgegennahme von Hinweisen notwendig, um die möglichen Folgen so gering wie möglich zu halten. Sollte sich die Geschäftsleitung dazu entscheiden, anonyme Hinweise nicht entgegenzunehmen respektive zu bearbeiten, kann dies dazu führen, dass ein Rechtsverstoß nicht frühzeitig erkannt oder schlimmer, gar nicht aufgedeckt wird. In solchen Fällen wird sie also persönlich zur Verantwortung gezogen.
Relevanz
Es besteht die Möglichkeit, dass auch anonyme Meldungen viele relevante Informationen bezüglich schwerer Verstöße beinhalten. Damit auch diese Informationen nicht verloren gehen, ist es von Vorteil, anonyme Hinweise zuzulassen.
Der externe Weg
Sollte ein Unternehmen keine anonymen Meldungen entgegennehmen respektive bearbeiten, haben Hinweisgebende die Möglichkeit, sich an externe Meldestellen zu wenden, die in den meisten Fällen von Behörden betrieben werden. In solch einem Fall steht es den Hinweisgebenden zu, bei der externen Stelle anzugeben, dass ihre Identität nicht an das Unternehmen weitergegeben wird. Dadurch wird der Hinweis auf indirektem Weg anonym an das Unternehmen herangetragen. Das bedeutet jedoch auch, dass bei tatsächlichen Verstößen direkt Behörden und im schlimmsten Fall die Staatsanwaltschaft einbezogen werden.
Vorteile anonymer Meldungen
Die Anonymität bei der Einreichung des Hinweises bietet vielen Hinweisgebenden einen weiteren Sicherheitsfaktor, der dabei hilft, die Hemmschwelle, Verstöße auch tatsächlich zu melden, zu verringern.
konformität
Im Gegensatz zu nicht-anonymen Hinweisen sind anonyme Hinweise mit der Verarbeitung weniger personenbezogener Daten verbunden. Dadurch kann ein Unternehmen die Datenschutzkonformität der Meldestelle gewährleisten.
Denn wenn einem Hinweis keine konkrete Person zugewiesen werden kann, können nachfolgende Handlungen nicht auf einen Hinweis zurückgeführt werden. Damit kann sich das Unternehmen gegenüber Anschuldigungen bezüglich Repressalien absichern.
Nachteile anonymer Meldungen
Die Möglichkeit, Hinweise anonym einzureichen, birgt das Risiko des Missbrauchs durch Personen, die falsche oder böswillige Behauptungen aufstellen könnten, um anderen Schaden zuzufügen.
möglichkeiten
Die Anonymität kann die Fähigkeit der Weiterverfolgung einschränken, weitere Informationen von Hinweisgebenden zu erhalten, was die Ermittlungen erschweren kann.
Die Anonymität kann dazu führen, dass Whistleblower nicht zur Rechenschaft gezogen werden können, wenn sie falsche oder schädliche Informationen melden.
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