HinSchG – Fachkunde der Ombudsperson
Sobald eine Person in das Hinweisgebersystem involviert ist, muss Sie über ausreichende Fachkunde verfügen. Aber was ist das überhaupt und welche Anforderungen muss die Ombudsperson erfüllen?
Hinweisgeberschutzgesetz aktueller Stand
Im Mai 2023 wurde das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) nach einigen Anläufen schließlich verabschiedet und trat im Juli 2023 in Kraft. Das HinSchG setzt voraus, dass Unternehmen eine interne Meldestelle für alle Mitarbeitenden einrichten. Dadurch soll vor allem der Schutz der Hinweisgeber (Whistleblower) gewährleistet werden.
Um eine solche Meldestelle einzurichten, bedarf es jedoch qualifizierter Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung eingehender Hinweise betraut sind. Dabei stellt das HinSchG nicht nur technische Anforderungen an die Meldestelle, sondern verlangt auch, dass die beteiligten Mitarbeiter über die notwendige Fachkenntnis verfügen. Aber welche Anforderungen verstecken sich hinter dem Begriff „Fachkunde“ und wie können Ihre Mitarbeitenden diese nachweisen?
Whistleblower Richtlinie: Welche Rolle spielt das Meldestellen-Team?
Neben den technischen Anforderungen an die interne Meldestelle werden die Anforderungen an die damit beauftragten Mitarbeitende häufig vernachlässigt. Dabei spielen letztere eine große Rolle besonders im Hinblick auf die Neuheit des Gesetzes und die damit verbundenen Anforderungen sowie deren Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Besonders weil die Mitarbeitenden der Hauptbestandteil Ihrer Meldestelle ausmachen, ist es notwendig, dass diese den Anforderungen gerecht werden. Denn neben der zeitnahen Einschätzung der Relevanz der Meldungen sowie deren Stichhaltigkeit, können Sie sich die folgenden vier Hauptanforderungen merken:
- Vertraulichkeit wahren
- Unabhängigkeit gewährleisten
- Datenschutzkonformität garantieren
- Rückmeldefristen einhalten
Das Zusammenspiel dieser vier Aspekte gewährleistet, dass die Identität der Hinweisgebenden gewahrt und jeder Hinweis hinreichend bearbeitet wird. Die festgelegten Rückmeldefristen tragen dazu bei, dass Sie die eingehenden Hinweise und Meldungen nicht aus den Augen verlieren und jeder gemeldete Missstand in Ihrem Unternehmen berücksichtigt wird.
Dabei müssen Sie gewährleisten, dass Ihre Mitarbeitenden der internen Meldestelle ausreichend vor allem bezüglich welche Meldungen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, geschult werden.
Praktische Anforderungen an die Mitarbeitenden der internen Meldestelle
Die Anforderungen an die Meldestellenbeauftragten reichen von der Meldung bis zur Lösung und umfassen u.a. die folgenden Aspekte:
- Meldefähigkeit des Hinweises prüfen
- Bearbeitungsfristen einhalten
- Meldeverfahren durchführen
- Vertraulichkeit und Anonymität wahren
- Vertrauensvoller Kontakt mit den Hinweisgebenden
- Unabhängigkeit
- Keine Interessenskonflikte
- Notwendige Folgemaßnahmen ergreifen
Bei der Einrichtung oder Anpassung Ihrer internen Meldestelle sollten Sie vor allem darauf achten, dass zu jedem Zeitpunkt eine Bearbeitung von Hinweisen gewährleistet werden kann. Somit ist es ratsam, dass mindestens zwei Mitarbeitende (ein Meldestellenbeauftragter und ein Vertreter) mit der Meldestelle beauftragt werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die oben aufgelisteten Anforderungen für alle Meldestellenmitarbeitenden gelten und deren Einhaltung jederzeit sichergestellt werden muss.
Vorteile des externen Meldestellenbeauftragten
Unternehmen haben die Möglichkeit, die Verantwortung für ihr Melde- und Hinweisgebersystem an unabhängige Dritte als externe Meldestellenbeauftragte übertragen. Dies bietet ihnen vor allem die folgenden Vorteile:
Der eMSB stellt sicher, dass durch Einhalten der gesetzlichen Fristen das Bußgeldrisiko minimiert wird
Mit einem eMSB setzen Sie auf erfahrene Fachleute, die alle Hinweise fair, zeitnah und angemessen bearbeiten
Mit Inanspruchnahme eines eMSB haftet dieser Dienstleister für das potentielle Risiko
Als externer und unabhängiger Partner sorgt der eMSB dafür, dass Interessenskonflikte vermieden werden
Eine zuverlässig verwaltete Meldestelle kann den guten Ruf Ihres Unternehmens schützen
Der eMSB ist stets auf dem neuesten Stand der Gesetze und Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern
„Notwendige Fachkunde“ im Fokus des HinSchG
Die wohl wichtigste Anforderung an Ihre Meldestellenbeauftragten ist die in §15 Absatz 2 HinSchG geregelte „notwendige Fachkunde“. Diese besteht aus verschiedenen Anforderungen, die gewährleistet werden müssen, damit die Fachkunde gegeben ist.
Sie sollten zunächst dafür sorgen, dass sich Ihre Mitarbeitenden der Funktion, Kompetenzen und der Relevanz der Unabhängigkeit der Meldestelle bewusst sind. Denn damit wird der Grundpfeiler für die Qualifikation der Meldestellenmitarbeiter gesetzt. Eine weitere wichtige Anforderung ist das Vertraulichkeitsgebot. Dieses muss von allen Meldestellenbeauftragten eingehalten werden, um die Integrität Ihrer internen Meldestelle sicherzustellen.
Darüber hinaus sollten Ihre Mitarbeitenden die folgenden Aufgaben erfüllen, um den Anforderungen der Fachkunde gerecht zu werden:
- Meldefähigkeit eines Verstoßes unmittelbar nach Eingang der Meldung prüfen
- Durchführung des Meldeverfahrens: Eingangsbestätigung, Kommunikation mit Hinweisgeber, Rückmeldung und Abschluss
- Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten
- Interessenkonflikte vermeiden
- Unabhängigkeit wahren
- Vertraulichkeit und Anonymität gewährleisten
- Folgemaßnahmen ergreifen
Es ist also nicht relevant, dass Sie ausschließlich Juristen mit der Bearbeitung von eingehenden Hinweisen beauftragen, da eine detaillierte Rechtskenntnis nicht zu den Anforderungen an Ihre Meldestellenbeauftragten zählt.
Wichtig: Das bloße Vorliegen der notwendigen Fachkunde ist jedoch nicht ausreichend. Sie müssen dafür Sorge tragen, dass Nachweise über diese Fachkunde vorliegen. Qualifizierter Fortbildungen respektive Schulungen gelten als ein solcher Nachweis, der in jedem Fall von Ihrer Personalabteilung archiviert werden sollte.
Vertrauen als Grundpfeiler für die Meldestelle
Sie sollten bei der Umsetzung der Anforderungen vor allem berücksichtigen, dass die meldenden Personen das Gefühl bekommen, dass Ihre Meldestelle vertraulich ist und alle Meldungen ernst genommen werden. Die Mitarbeitenden müssen also dafür Sorge tragen, dass alle Meldungen hinreichend bearbeitet werden. Besonders eine regelmäßige Kommunikation mit Hinweisgebenden über den Stand der Bearbeitung sollte dabei im Fokus stehen. Damit wird das Gefühl der laufenden Betreuung aufrecht gehalten.
Darüber hinaus ist es notwendig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden darüber informieren, wie die Meldestelle funktioniert und wie Meldungen eingereicht werden können. Ihre Mitarbeitenden werden es sicherlich begrüßen, zu erfahren, welche Aufgaben die Meldestelle übernimmt. Sprich, kommunizieren Sie klar und deutlich, dass jegliche Meldungen anonym und vertraulich behandelt werden.
Unabhängigkeit in der Meldestelle: Mehr als nur ein Schlagwort
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die fachliche Unabhängigkeit aller an der Meldestelle beteiligten Personen. Das bedeutet, Ihre Meldestellenbeauftragten müssen weisungsfrei bei der Ausübung der meldestellenrelevanten Aufgaben sein. Konkret müssen Ihre Mitarbeitenden bei der Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen weisungsfrei agieren können. Damit sollen Interessenkonflikte und Voreingenommenheit bezüglich gemeldeter Verstöße vermieden werden.
Diese Anforderung an die Unabhängigkeit und Vertraulichkeit Ihrer Mitarbeitenden gilt nicht ausschließlich für Meldestellenbeauftragte sondern auch für alle weiteren Personen, die während der Bearbeitungszeit in den Fall einbezogen werden.
Rollenverständnis und Interessenkonflikte der Meldestellenbeauftragten
Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden neben der Tätigkeit in der Meldestelle weitere Aufgaben wahrnehmen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass kein Interessenkonflikt zwischen den Aufgaben und Tätigkeiten entstehen.
Es ist insbesondere folgendes zu beachten:
- achten Sie auf eine strikte Rollentrennung bei der Vergabe von Tätigkeiten
- Mitarbeitende im operativen Bereich gelten als eher ungeeignet für Meldestellenaktivitäten
- Compliance-Mitarbeitende (Datenschutz-, Geldwäsche-, Korruptions- oder Integrationsbeauftragte) sind hingegen äußerst geeignet
- stellen Sie Ihren Mitarbeitenden ausreichend Ressourcen zur Verfügung
- achten Sie darauf, dass die Meldestellenbeauftragten über eine geraume Zeit hinweg mit den Aufgaben der Meldestelle betraut werden und wenig Fluktuation entsteht
Fazit: Was Sie nun tun sollten
Sollten Sie also bereits eine Meldestelle eingerichtet haben, sollten Sie die neuen Anforderungen des HinSchG mit Ihrer bestehenden Meldestelle abgleichen. Die daraus resultierenden Anpassungen müssen Sie schnellstmöglich vornehmen, um dem HinSchG gerecht zu werden. Bei einer Neueinrichtung einer internen Meldestelle kann es hilfreich sein, die hier aufgelisteten Anforderungen als Anhaltspunkte für die korrekte Implementierung Ihrer Meldestelle heranzuziehen. Damit können Sie gewährleisten, dass Sie von Beginn an eine korrekte und rechtskonforme Meldestelle betreiben.
Achten Sie bei beiden Vorgehensweisen jedoch vor allem auf die Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Nur wenn diese über die notwendige Fachkunde verfügen, können Sie sicher sein, dass Ihre Meldestelle den Anforderungen des HinSchG entspricht.
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