Interne Meldestelle – Anforderungen nach HinSchG
Die interne Meldestelle ist zentraler Bestandteil des Hinweisgebersystems. Aber welche Anforderungen muss das Hinweisgebersystem erfüllen? Kann die Meldestelle auch in Form einer Software umgesetzt werden?
Was ist eine interne Meldestelle?
Eine interne Meldestelle ist eine vom Beschäftigungsgeber eingerichtete organisatorische Einheit, die mit der Entgegennahme und Bearbeitung von eingehenden Hinweisen betraut ist. Dabei betreibt die interne Meldestelle die Meldekanäle, führt das Meldeverfahren und ergreift Folgemaßnahmen im Sinne des HinSchG.
Was ist ein Meldekanal?
Bei einem Meldekanal handelt es sich um einen Kommunikationsweg respektive ein Verfahren, über das Hinweisgebende Meldungen über mögliche Verstöße abgeben können. Bei der Ausgestaltung eines Meldekanals gibt es verschiedene Möglichkeiten, die wir weiter unten näher beleuchten. Einige dieser Ausgestaltungen bieten die Möglichkeit, Meldungen in anonymer Form einzureichen, sodass die Identität der Hinweisgebenden geschützt wird.
Zweck und Zielsetzung des Meldekanals
Ein Meldekanal dient primär der Entgegennahme von eingehenden Hinweisen. Er soll das Einreichen von Meldungen für Hinweisgebende erleichtern und stellt eine zentrale Anlaufstelle für all diejenigen dar, die Fehlverhalten oder Verstöße melden möchten. Als Teil der internen Meldestelle bietet ein gut strukturierter Meldekanal die Möglichkeit der effizienten Bearbeitung dieser Hinweise und trägt zur HinSchG-Konformität eines Unternehmens bei.
Anforderungen an einen Meldekanal
Das HinSchG gibt nicht vor, in welcher Form ein Unternehmen den Meldekanal einrichten muss. Dennoch enthält es einige Anforderungen, die ein Meldekanal erfüllen muss. Zum einen ist der Meldekanal so einzurichten, dass die Vertraulichkeit und der Datenschutz der Hinweisgeber stets gewährleistet wird. Außerdem muss eine Dokumentation der Meldung sowie ergriffener Maßnahmen möglich sein. Jedes Unternehmen, das einen Meldekanal einrichtet, muss zwingend dafür sorgen, dass dieser für alle Hinweisgeber frei zugänglich und Barrierefreiheit gegeben ist. Ein geeigneter Meldekanal muss darüber hinaus die Möglichkeit eröffnen, Hinweise entweder in schriftlicher oder in Sprachform einzureichen.
Interne Meldestelle vs. Meldekanal
Häufig werden die Begriffe “Meldekanal” und “Meldestelle” synonym verwendet, obwohl sie doch unterschiedliche Bedeutungen haben. Wie oben beschrieben, handelt es sich bei einem Meldekanal lediglich um eine Anlaufstelle für Hinweisgebende, um auf direktem Weg Meldungen über Verstöße und Fehlverhalten gemäß HinSchG abzugeben.
Eine Meldestelle hingegen bildet eine gesamte organisatorische Einheit respektive eine Person ab, die eingehende Hinweise über den Meldekanal entgegennimmt und die weitere Bearbeitung vornimmt und koordiniert. Dabei ist die Meldestelle verantwortlich für die Prüfung der Hinweise und die Einleitung von Folgemaßnahmen.
Ein Meldekanal ist also Teil der (internen) Meldestelle und bildet bildlich gesehen das Sprachrohr der Hinweisgebenden. Die Meldestelle agiert dann auf Seiten des Beschäftigungsgebers und bearbeitet alle über den Meldekanal eingehenden Hinweise.
Vorteile des externen Meldestellenbeauftragten
Unternehmen haben die Möglichkeit, die Verantwortung für ihr Melde- und Hinweisgebersystem an unabhängige Dritte als externe Meldestellenbeauftragte übertragen. Dies bietet ihnen vor allem die folgenden Vorteile:
Der eMSB stellt sicher, dass durch Einhalten der gesetzlichen Fristen das Bußgeldrisiko minimiert wird
Mit einem eMSB setzen Sie auf erfahrene Fachleute, die alle Hinweise fair, zeitnah und angemessen bearbeiten
Mit Inanspruchnahme eines eMSB haftet dieser Dienstleister für das potentielle Risiko
Als externer und unabhängiger Partner sorgt der eMSB dafür, dass Interessenskonflikte vermieden werden
Eine zuverlässig verwaltete Meldestelle kann den guten Ruf Ihres Unternehmens schützen
Der eMSB ist stets auf dem neuesten Stand der Gesetze und Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern
Welche Formen des Meldekanals gibt es?
Die folgenden Beispiele sind die aktuell am häufigsten verwendeten Meldekanäle. Aber erfüllen sie auch alle die HinSchG-Anforderungen?
Meldekanal in Form eines Briefkastens
Als erstes kommt den meisten wohl der altbekannte „Kummerkasten“ in den Sinn. Hinweisgebende können so in Form von schriftlichen Dokumenten ihre Meldung einwerfen. Diese Form des Meldekanals erfüllt jedoch nicht die Anforderungen des HinSchG, da es sich um eine analoge Lösung handelt, die ein Dialog seitens der Meldestellenbeauftragten mit dem Hinweisgeber nicht möglich ist. Außerdem kann sie die beiden Aspekte Datenschutz und Vertraulichkeit nicht gewährleisten, die im HinSchG fest verankert sind.
E-Mail Postfach als Meldekanal
Ähnlich wie beim Briefkasten, können Sie mit einem E-Mail-Postfach nicht den notwendigen Schutz gewährleisten. Besonders, weil die Daten bei den meisten Anbietern im Ausland verarbeitet werden, besteht ein hohes Risiko. Zudem müssen die Daten einer internen Meldestelle drei Jahre nach Abschluss eines Verfahrens aufbewahrt werden. Dies kann mittels E-Mail-Postfachs nicht sichergestellt werden. Schließlich ist diese Form des Hinweisgebersystems besonders anfällig für Hacking.
Der telefonische Meldekanal
Eine Telefon-Hotline ist zwar leicht zugänglich, ist jedoch auch mit einer gewissen Hemmschwelle verbunden, je kritischer der Inhalt der Meldung. Besonders Sprachbarrieren können so nur schwierig überwunden werden. Zudem kann die Anonymität der Hinweisgebenden nicht gewähreistet werden und die notwendige Eingangsbestätigung ist nicht möglich.
Meldekanal Ombudsperson
Eine Ombudsperson nimmt Meldungen entgegen und bearbeitet diese. Diese Form des Hinweisgebersystems ist damit gesetzeskonform. Dennoch bietet sie einige Nachteile:
- die Verfügbarkeit einer Person ist zwingend notwendig
- es besteht eine hohe Hemmschwelle aufgrund des persönlichen Kontakts
- eine Ombudsperson ist aufgrund des zusätzlichen Gehalts besonders kostspielig
Meldekanal in Form eines digitalen Hinweisgebersystems
Ein digitales System ermöglicht in den meisten Fällen einen Echtzeit-Chat, der die direkte Kommunikation mit Hinweisgebenden gewährleistet. Damit ist es zeit- und ortsunabhängig. Die Anonymität der Hinweisgebenden wird ebenfalls gewahrt. Darüber hinaus können so Eingangsbestätigungen versendet werden. Damit ist diese Form des Hinweisgebersystems besonders gesetzeskonform.
Beurteilung der verschiedenen Meldekanäle
Jede der oben genannten Alternativen bietet gewisse Vor- und Nachteile. In Bezug auf die Nutzbarkeit, erfüllt jedoch die Softwarelösung alle Anforderungen des HinSchG an einen Meldekanal. So ermöglicht ein digitales Meldestellensystem die Erreichbarkeit zu jeder Tageszeit und stellt die Anonymität der Hinweisgebenden sicher. Im Gegensatz zur Telefon-Hotline vereinfacht die Nutzung eines digitalen Systems die Dokumentation der gesamten Hinweisbearbeitung und erfüllt damit eine weitere Anforderung des HinSchG. Gerade bei telefonischen Meldekanälen und Briefkasten-Lösungen ist die Hemmschwelle, tatsächlich einen Hinweis einzureichen hoch, da es in vielen Fällen mit Überwindung verbunden ist, in direktem Kontakt mit den Meldestellenbeauftragten zu kommunizieren. Diese Hemmschwelle kann dazu führen, dass einige Hinweise gar nicht erst eingereicht werden.
Sollten Sie also Interesse an einer vollumfänglichen Softwarelösung zur Umsetzung des HinSchG in Ihrem Unternehmen haben, finden Sie hier alle weiteren Informationen zu unserem Angebot.
Anwendungsbereich des HinSchG
Grundsätzlich gilt, dass alle Meldungen, die
- Verstöße gegen Strafvorschriften
- Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind, sowie
- Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder enthalten,
vom HinSchG abgedeckt werden.
Nicht unter das HinSchG fallen also Anfragen oder Beschwerden, die keine rechtswidrigen Handlungen oder Gefahren für die öffentliche Sicherheit betreffen. Allgemeine Anfragen zu Produkten oder Dienstleistungen sowie Beschwerden über mangelnden Kundenservice fallen nicht in den Anwendungsbereich des HinSchG.
Welche Arten von Hinweisen können gemeldet werden?
Diese Vorfälle können bei der Beurteilung, ob einem Hinweis nachgegangen werden sollte, als Anhaltspunkte dienen:
- Diebstahl: Entwendung von Firmeneigentum oder sonstigen wertvollen Gegenständen.
- Korruption: Verdacht auf Bestechung oder Bestechlichkeit im geschäftlichen Umfeld.
- Betrug: Unregelmäßigkeiten bei der Buchführung, Fälschung von Dokumenten oder Abrechnungsbetrug
- Diskriminierung: Beleidigungen, Mobbing oder Benachteiligung von Mitarbeitern aufgrund von Geschlecht, Rasse, Religion, sexueller Orientierung oder anderen geschützten Merkmalen.
- Verletzung von Umweltvorschriften: Entsorgung gefährlicher Stoffe oder Umweltverschmutzung durch das Unternehmen.
Hinweis: Das HinSchG deckt keine allgemeine Meldepflicht für alle möglichen Anfragen oder Beschwerden ab. Es gilt speziell für Hinweise auf rechtswidriges Verhalten in bestimmten Kontexten, wie beispielsweise in Unternehmen, Behörden oder Organisationen.
Was nicht gemeldet werden sollte
- Persönliche Meinungsverschiedenheiten: Konflikte zwischen Kollegen, die keine rechtswidrigen Handlungen darstellen
- Allgemeine Unzufriedenheit mit der Arbeitssituation: Beschwerden über das Arbeitsumfeld, das Gehalt oder die Arbeitsbelastung, sofern keine Gesetzesverstöße vorliegen
- Bagatellfälle: Geringfügige Verstöße, die keine rechtlichen oder finanziellen Folgen nach sich ziehen
- Regelverstöße ohne größere Konsequenzen: Geringfügige Verstöße gegen interne Unternehmensrichtlinien, die keine erheblichen Auswirkungen haben
- Gerüchte oder unbegründete Behauptungen: Meldungen, die auf Spekulationen oder unbewiesenen Vermutungen beruhen, ohne konkrete Beweise oder Anhaltspunkte
Anonymität am Telefon
Sollten Hinweisgeber einen Hinweis telefonisch abgeben, können sie die untenstehenden Schritte befolgen/vornehmen, um ihre Anonymität zu gewährleisten.
Hinweis: Diese Maßnahmen können zwar zur Anonymität beitragen, bieten dafür jedoch keine absolute Garantie.
- Einen sicheren Ort verwenden: Es ist sicher zu stellen, dass sich der Hinweisgeber an einem Ort befindet, an dem er ungestört und ohne die Möglichkeit belauscht zu werden, telefonieren kann. Idealerweise ist dies ein Raum, in dem er allein ist und der keine sensiblen Informationen preisgibt.
- Falls möglich, Rufnummer maskieren: Um sicherzustellen, dass die Rufnummer nicht zurückverfolgt werden kann, sollte diese Rufnummer blockiert werdem. Das kann je nach Land und Telefonanbieter unterschiedlich sein. In den meisten Fällen müssen vor der eigentlichen Rufnummer die Tastenkombination "*67" eingegeben werden.
- Eine sichere Nummer verwenden: Falls möglich, sollte eine Prepaid-Nummer verwendet werden, die keinen Personenbezug zu aufweist.
- Weitergabe persönlicher Informationen vermeiden: Es ist sicher zu stellen, dass während des Gesprächs keine persönlichen Informationen preisgegeben werden, die auf die Identität des Hinweisgebers hinweisen könnten. Es ist also zu vermeiden, Namen, Mitarbeiter-ID oder andere eindeutige Informationen zu nennen.
- Verschlüsselte Kommunikation nutzen: Wenn der Hinweisgeber technisch versiert ist und über die erforderlichen Ressourcen verfügt, könnte er verschlüsselte Kommunikationsmittel wie eine verschlüsselte VoIP-Verbindung nutzen. Diese bieten zusätzliche Sicherheitsschichten, um die Identität zu schützen.
- Auf Sprachmerkmale achten: Vorsicht beim Telefonieren, um Sprachmerkmale nicht preiszugeben. Es sollte vermieden werden, spezifische Dialekte, Akzente oder besondere Ausdrucksweisen zu verwenden, die auf Herkunft oder Identität hinweisen könnten.
- Auf die Verschwiegenheit der für die Verarbeitung verantwortliche Person vertrauen: Als Meldestellenbeauftragter ist man dazu verpflichtet, die Daten der Hinweisgeber zu schützen.
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