Beschäftigungsgeber
In Verbindung mit dem Hinweisgebersystem ist der Begriff „Beschäftigungsgeber“ von zentraler Bedeutung. Aber was bzw. wer ist darunter zu verstehen? Und welche Aufgaben ergeben sich aus den gesetzlichen Anforderungen?
Wer sind Beschäftigungsgeber nach HinSchG?
Im HinSchG werden Beschäftigungsgeber als all diejenigen definiert, die eine oder mehrere Personen beschäftigen. Das können Einzelpersonen, Unternehmen oder Organisationen sein, sodass sich eine breite Palette von Einheiten ergibt:
- Privatunternehmen
- Öffentliche Einrichtungen und Behörden
- Non-Profit-Organisationen und Vereine
- Selbstständige, sofern sue Mitarbeiter beschäftigen
Im Kontext des HinSchG sind Beschäftigungsgeber dafür verantwortlich, interne Meldekanäle einzurichten und zu unterhalten, um Hinweise auf Verstöße gegen Gesetze oder interne Richtlinien zu erhalten. Außerdem müssen sie den Schutz und die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Personen gewährleisten.
Welche Aufgaben ergeben sich für Beschäftigungsgeber?
Um den Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes nachzukommen, gibt es verschiedene Aufgaben, denen der Beschäftigungsgeber nachgehen muss:
Wahrnehmen der Vermittlungspflicht
Der Beschäftigungsgeber ist dafür verantwortlich, alle Mitarbeitenden proaktiv über die interne Meldestelle zu unterrichten. Das HinSchG sieht vor, dass jede angestellte Person in einem Unternehmen, das zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet ist, über diese Meldestelle und die Möglichkeit, Meldungen abzugeben informiert wird.
Barrierefreiheit gewährleisten
Damit alle Mitarbeitenden die Meldestelle auch nutzen können, muss der Beschäftigungsgeber die Barrierefreiheit der Meldestelle gewährleisten. Darunter fällt zum Beispiel die Berücksichtigung von körperlich eingeschränkten Mitarbeitenden. Der Beschäftigungsgeber muss dafür sorgen, dass diesen Mitarbeitenden der Zugang zur Meldestelle nicht erschwert oder gar unmöglich gemacht wird.
An folgendem Beispiel wird die Bedeutung der Barrierefreiheit klarer: Sofern das Unternehmen eine interne Meldestelle in Form einer Software eingerichtet hat, kann darauf nur mittels Internetzugriff und entsprechendem Link zu dieser Software zugegriffen werden. Sobald ein Hinweisgeber nicht über die Voraussetzungen für den Zugriff verfügt, ist Barrierefreiheit nicht gegeben. Der Beschäftigungsgeber ist in diesem Fall dafür verantwortlich, die nötigen Maßnahmen zu ergreifen, um Barrierefreiheit herzustellen.
Integrität der Meldestelle schützen
Die Integrität der internen Meldestelle ist der treibende Faktor für den Erfolg einer solchen Meldestelle. Sollten Hinweisgeber nicht auf die Integrität vertrauen, ist es unwahrscheinlich, dass sie wichtige Hinweise einreichen werden. Damit ergibt sich die Aufgabe für den Beschäftigungsgeber, die Integrität durch geeignete Maßnahmen zu schützen. Solche Maßnahmen können beispielsweise die Schulung der Meldestellenbeauftragten hinsichtlich des vertraulichen Umgangs mit eingehenden Hinweisen sein. Darüber hinaus muss der Beschäftigungsgeber geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementieren, die dazu beitragen, die Meldestelle integer zu betreiben. Eine Meldestelle kann nur durch hinreichende Integrität die Aufdeckung und Behebung von Missständen bewirken.
Datenschutzkonformtität der Meldestelle wahren
Datenschutz ist in jedem Bereich der Unternehmenstätigkeit von größter Relevanz. Besonders in Bezug auf die interne Meldestelle, in der personenbezogene Daten bearbeitet sowie gespeichert werden, ist die Berücksichtigung der DSGVO-Vorgaben unerlässlich. Der Beschäftigungsgeber ist dazu verpflichtet, die Einhaltung jeglicher Datenschutz-Richtlinien zu gewährleisten und dafür Sorge zu tragen, dass die interne Meldestelle im Einklang mit sowohl dem HinSchG als auch der DSGVO ist.
Auf welchen Kanälen sollte der Beschäftigungsgeber die Mitarbeitenden über die Meldestelle informieren?
Um der Vermittlungspflicht vollumfänglich nachkommen zu können, ist es zunächst wichtig, die Kanäle zu ermitteln, über die der Beschäftigungsgeber die relevanten Informationen zur internen Meldestelle vermittelt. Aber welche Möglichkeiten gibt es überhaupt? Zunächst sollte sich der Beschäftigungsgeber überlegen, mithilfe welches Informationskanals all seine Mitarbeitenden erreicht werden können. Sollte das Unternehmen über ein eigenes Intranet verfügen, auf das ALLE Mitarbeitenden (von Festangestellten bis zu Praktikantinnen und Praktikanten in jeder Abteilung) zugreifen können, besteht eine Möglichkeit darin, einen Link zu den relevanten Informationen dort zu veröffentlichen und prominent auf der Startseite zu platzieren.
Sollte das Unternehmen auch externe Leiharbeitende beschäftigen, die keinen Zugriff auf das Intranet haben, muss der Beschäftigungsgeber die Informationen entweder zusätzlich in physischer Form an besagte Personengruppe verteilen oder ganzheitlich auf die physische Informationsvermittlung in Form von beispielsweise Papier-Dokumenten zurückgreifen.
Wichtig ist nur, dass der Beschäftigungsgeber dafür Sorge trägt, dass ALLE relevanten Informationen an ALLE Mitarbeitenden vermittelt werden, damit diese von der internen Meldestelle und ihrer Möglichkeit, Hinweise abzugeben erfahren.
Vorteile des externen Meldestellenbeauftragten
Unternehmen haben die Möglichkeit, die Verantwortung für ihr Melde- und Hinweisgebersystem an unabhängige Dritte als externe Meldestellenbeauftragte übertragen. Dies bietet ihnen vor allem die folgenden Vorteile:
Der eMSB stellt sicher, dass durch Einhalten der gesetzlichen Fristen das Bußgeldrisiko minimiert wird
Mit einem eMSB setzen Sie auf erfahrene Fachleute, die alle Hinweise fair, zeitnah und angemessen bearbeiten
Mit Inanspruchnahme eines eMSB haftet dieser Dienstleister für das potentielle Risiko
Als externer und unabhängiger Partner sorgt der eMSB dafür, dass Interessenskonflikte vermieden werden
Eine zuverlässig verwaltete Meldestelle kann den guten Ruf Ihres Unternehmens schützen
Der eMSB ist stets auf dem neuesten Stand der Gesetze und Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern
Haftung und Sanktionen für den Beschäftigungsgeber
Bei Verstößen gegen das HinSchG können Behörden Bußgelder verhängen. Diese treten insbesondere dann auf, wenn Beschäftigungsgeber es versäumen, interne Meldekanäle einzurichten oder den Schutz der hinweisgebenden Personen nicht gewährleisten.
Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung der HinSchG-Vorgaben
Wenn aufgrund von Nichteinhaltung des HinSchG Schäden entstehen, können Beschäftigungsgeber haftbar gemacht werden, insbesondere wenn dies zu finanziellen Verlusten oder Reputationsschäden führt. Nichtbeachtung gesetzlicher Vorgaben führt in den meisten Fällen zu einem Verlust des öffentlichen Vertrauens, was langfristige negative Auswirkungen auf das Geschäft haben kann. Außerdem könnten arbeitsrechtliche Konsequenzen folgen, insbesondere wenn Mitarbeiter ungerechtfertigt sanktioniert oder entlassen werden, weil sie ihrer Meldepflicht nachgekommen sind. Es ist also wichtig, dass Beschäftigungsgeber die Vorschriften des HinSchG ernst nehmen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um eine vollständige Compliance zu gewährleisten.
Zur Vermeidung des erhöhten Risikos von Verstößen gegen das HinSchG können Beschäftigungsgeber ein Compliance-Programm etablieren.
Präventive Maßnahmen zur Risikovermeidung
Dieses Programm beinhaltet die Entwicklung klarer Richtlinien und Verfahren zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Darüber hinaus sollten Beschäftigungsgeber die Mitarbeitenden Schulen und Sensibilisieren. Regelmäßige Schulungen über die Bedeutung des HinSchG und die korrekte Handhabung von Hinweisen sind entscheidend zur korrekten Umsetzung der HinSchG-Vorgaben. Wie bereits oben beschrieben, sind Beschäftigungsgeber zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet. Um das Risiko von HinSchG-Verstößen zu vermeiden, sollte auf deren Effektivität geachtet werden: Sie müssen leicht zugänglich und vertrauenswürdig sein, um Mitarbeitenden die Meldung von Verstößen zu erleichtern. Abschließend zählen die Überprüfung und Anpassung der internen Verfahren zu einer der wichtigsten präventiven Maßnahmen. Durch kontinuierliche Überwachung und Anpassung können Risiken frühzeitig erkannt und vermieden werden.
Wie kann nachgewiesen werden, dass eine Maßnahme keine Repressalie darstellt?
Um nachzuweisen, dass eine Maßnahme keine Repressalien gegen den Hinweisgeber darstellt, sollten Unternehmen ein transparentes und nachvollziehbares Vorgehen verfolgen. Dieses besteht aus zehn Schritten, die als Absicherung dienen können. Damit kann der Beschäftigungsgeber sicherstellen, dass getroffene Maßnahmen nicht fälschlich als Repressalie gewertet und geahndet werden.
Vorgehensweise
- Dokumentation: Alle Schritte des Verfahrens nach einer Meldung sollten sorgfältig dokumentiert werden. Dies schließt die ursprüngliche Meldung, alle Untersuchungshandlungen, Kommunikationen und Entscheidungen über Maßnahmen ein.
- Kommunikation: Das Unternehmen sollte offen mit dem Hinweisgeber kommunizieren und ihn über den Fortschritt und die Ergebnisse der Untersuchung informieren, ohne dabei vertrauliche Informationen preiszugeben. Dabei muss es sich nicht um eine detaillierte Darstellung der ergriffenen Maßnahmen und Folgen handeln.
- Schutzmaßnahmen: Es sollten spezifische Schutzmaßnahmen für den Hinweisgeber eingerichtet werden, wie z.B. die Möglichkeit, anonym zu bleiben, oder Maßnahmen, die sicherstellen, dass der Hinweisgeber nicht in seiner Karriere benachteiligt wird.
- Unabhängige Untersuchung: Um Interessenkonflikte zu vermeiden, sollte die Untersuchung von einer unabhängigen Stelle oder einer Person durchgeführt werden, die nicht in den gemeldeten Vorfall involviert ist.
- Nachverfolgung: Nach Abschluss der Untersuchung ist es ratsam, dass das Unternehmen den Umgang mit der Meldung nachverfolgt, um sicherzustellen, dass keine Repressalien stattfinden.
- Richtlinien und Schulungen: Mittels klarer Richtlinien gegen Vergeltung und der Vermittlung dieser in Schulungen, kann Bewusstsein geschaffen und eine Kultur der Offenheit gefördert werden.
- Überwachung: Langfristige Überwachung des Arbeitsumfeldes des Hinweisgebers kann dabei helfen zu gewährleisten, dass keine subtilen Formen der Repressalien auftreten.
- Externe Überprüfung: In einigen Fällen kann eine externe Überprüfung durch Dritte hilfreich sein, um die Neutralität der ergriffenen Maßnahmen zu bestätigen.
- Beschwerdemechanismus: Sollte der Hinweisgeber der Meinung sein, dass Repressalien gegen ihn stattgefunden haben, ist ein klarer Mechanismus von Vorteil, um solche Bedenken zu äußern und zu untersuchen.
- Vertrauensperson: Das Unternehmen kann eine Vertrauensperson oder einen Ombudsmann einrichten, an den sich der Hinweisgeber wenden kann, falls er Bedenken hinsichtlich Repressalien hat.
Cortina Consult unterstützt in der Rolle des externen Meldestellenbeauftragten bei der Umsetzung des HinSchG im Unternehmen.
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