Externer oder interner Datenschutzbeauftragter*?
Welcher externe Datenschutzbeauftragte passt zu meinen Anforderungen? Und wie gehe ich bei einem Wechsel des Datenschutzbeauftragten vor? Ein Leitfaden.
(*alle kostenrelevanten Antworten zum eDSB hier zusammengefasst)
Interner vs. externer DSB: Das sollten Sie bei der Auswahl berücksichtigen
Die Entscheidung zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten (DSB) kann erhebliche Auswirkungen auf die Kosten und das Datenschutzmanagement eines Unternehmens haben. Die Auswahl hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Branche, der Unternehmensgröße und dem Status quo des bestehenden Datenschutzrechts. Die Entscheidung für einen internen Mitarbeiter mag zunächst kostengünstiger erscheinen, ist jedoch oft nicht so kosteneffizient, wie es scheint.
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Wie viel kostet ein externer Datenschutz-beauftragter?
Laut aktuellen Google Gemini AI Overviews sind dies die wichtigsten Fakten, die Unternehmen bei der Beauftragung eines externen DSB wissen sollten:
Die monatlichen Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten variieren je nach verschiedenen Faktoren wie Größe des Unternehmens, Umfang der Dienstleistungen und den spezifischen Anforderungen und liegen zwischen 150 und 2.000 Euro pro Monat.
Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) bringt nicht nur fachliche Expertise, sondern auch wirtschaftliche Vorteile mit sich – insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die keine interne Vollzeitstelle schaffen können oder wollen. Die Preisgestaltung hängt maßgeblich davon ab, wie umfangreich die Verarbeitung personenbezogener Daten ist, welche Branchenbesonderheiten zu berücksichtigen sind und wie stark Ihr Unternehmen regulatorisch eingebunden ist.
Welche Rolle spielt die Größe des Unternehmens?
Je mehr Mitarbeitende und je komplexer die Datenverarbeitung, desto höher der Beratungsaufwand. Die Unternehmensgröße ist ein wesentlicher Faktor bei der Preisgestaltung.
Ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden in der Dienstleistungsbranche hat in der Regel andere Anforderungen als ein international tätiger Onlineshop mit sensiblen Kundendaten und mehreren Standorten. Größere Unternehmen benötigen oft eine intensivere Betreuung, da auch interne Strukturen wie IT-Abteilungen, Compliance-Verantwortliche und Fachbereiche eingebunden werden müssen.
Welchen Umfang haben die Dienstleistungen?
Inbegriffen sein können regelmäßige Beratung, Schulungen, Dokumentenerstellung, Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), Aufbau und Pflege eines Datenschutzmanagementsystems (DSMS) sowie die Erstellung rechtssicherer Verfahrensverzeichnisse.
Darüber hinaus kann ein externer DSB:
- bei Betroffenenanfragen unterstützen
- interne Prozesse mit Blick auf Datenschutzrisiken analysieren
- technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) bewerten
- als Ansprechperson für die Aufsichtsbehörden fungieren
Der Umfang ist individuell skalierbar – von Basisleistungen für Start-ups bis hin zu Vollservice-Modellen für Konzerne.
Welche Stundensätze werden berechnet?
Individuelle Beratung: 120€ bis 450€ pro Stunde – je nach Expertise und Spezialisierungsgrad.
Diese Spanne ergibt sich durch:
- Qualifikation der Berater (z. B. juristisch, technisch, interdisziplinär)
- Branchenspezifika (z. B. Gesundheitswesen, Finanzsektor)
- Komplexität der datenschutzrechtlichen Fragestellung
Für planbare Kosten empfehlen sich Pauschalpakete oder Serviceverträge mit definiertem Stundenkontingent.
Beispielhafte Kosten:
- Kleine Unternehmen: 150–300 €/Monat
- Mittelständische Unternehmen: 500–800 €/Monat
- Große Unternehmen: 500–2.000 €/Monat
- Initiales Audit: Nach Aufwand und Projektumfang
Diese Preise dienen als Orientierung. Entscheidend ist das tatsächliche Risiko- und Datenvolumen, nicht nur die Anzahl der Beschäftigten.
Wie viel kostet ein initiales Audit?
Die einmalige Bestandsaufnahme zur DSGVO-Umsetzung kann je nach Unternehmensstruktur mehrere Tage bis Monate dauern und wird aufwandsabhängig berechnet. Dies kann entsprechend kostenintensiv ausfallen.
Ein Initialaudit umfasst in der Regel:
- die Prüfung bestehender Datenschutzdokumente
- Interviews mit Fachverantwortlichen
- Systemanalysen
- eine Risikobewertung inkl. Handlungsempfehlungen
Je nach Branche und IT-Infrastruktur ist mit Kosten zwischen 1.000 € und 10.000 € zu rechnen.
Zusätzliche Hinweise:
Viele Anbieter bieten pauschale Monatspakete mit definiertem Leistungsspektrum an. Im Vergleich zu internen Datenschutzbeauftragten entfallen bei externen DSBs Fixkosten wie Gehalt, Sozialabgaben, Fortbildungen und Arbeitsplatzinfrastruktur.
Das macht externe DSBs vor allem für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv. Sie erhalten Zugang zu einem Expertennetzwerk, ohne interne Ressourcen binden zu müssen. Zudem ist eine Urlaubs- und Krankheitsvertretung im Dienstleistermodell meist automatisch geregelt.
Wichtig zu wissen: Auch der Wechsel von einem internen zu einem externen DSB ist möglich – etwa wenn sich Anforderungen ändern oder die bisherige Lösung nicht mehr wirtschaftlich ist.
Was beeinflusst die Preisgestaltung zusätzlich?
Neben der Größe des Unternehmens und dem Leistungsumfang beeinflussen auch folgende Faktoren die Kosten:
- Anzahl und Art der Verarbeitungen personenbezogener Daten
- Notwendigkeit von internationalen Transfers
- Branchenanforderungen (z. B. Berufsgeheimnisträger, öffentliche Stellen)
- Vorgaben von Aufsichtsbehörden oder Zertifizierungsstellen
- gewünschte Reaktionszeiten (z. B. Notfall-Hotline bei Datenpannen)
Je mehr Pflichten gleichzeitig zu erfüllen sind, desto höher die Kosten – aber auch der Mehrwert für Ihr Unternehmen.
Wann ist ein Wechsel zu einem externen DSB sinnvoll?
- Wenn die interne Lösung zu teuer oder unflexibel ist
- Bei Wachstumsphasen und steigendem Dokumentationsaufwand
- Wenn die Anforderungen der Aufsichtsbehörden steigen
- Zur Risikominimierung durch Fachwissen und Erfahrung
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist insbesondere für Unternehmen mit begrenzten personellen Ressourcen, aber hohem Sicherheitsbedürfnis, eine wirtschaftlich sinnvolle Lösung.
Ist ein externer Datenschutzbeauftragter günstiger?
Die Entscheidung, ob ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) günstiger ist als ein interner, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab und muss im Kontext der spezifischen Bedürfnisse und Ressourcen eines Unternehmens betrachtet werden.
- Kosten für Weiterbildung: Ein interner DSB muss regelmäßig geschult werden, um auf dem neuesten Stand der Datenschutzgesetze und -bestimmungen zu bleiben. Diese Schulungen können teuer sein und erfordern oft auch Reisekosten und Zeitinvestitionen. Ein externer DSB hingegen bringt bereits Fachkenntnisse mit und bleibt auf eigene Kosten auf dem neuesten Stand, was diese Ausgaben eliminiert.
- Hilfsmittel und Ressourcen: Die Einrichtung eines internen DSB erfordert möglicherweise spezielle Software, Hardware und andere Hilfsmittel, die zusätzliche Kosten verursachen. Ein externer DSB bringt in der Regel seine eigenen Werkzeuge und Ressourcen mit, was diese Kosten spart.
- Flexibilität in den Kostenmodellen: Externe DSBs bieten oft flexible und maßgeschneiderte Kostenmodelle an, die auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. Dies kann von Pauschalpaketen bis hin zu stundenbasierten Gebühren reichen, was eine kosteneffiziente Lösung ermöglicht.
- Fokussierung auf Kernkompetenzen: Die Beauftragung eines externen DSB ermöglicht es dem Unternehmen, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren, ohne sich um die kontinuierliche Schulung und Unterstützung eines internen DSB kümmern zu müssen.
- Skalierbarkeit: Externe DSBs können ihre Dienstleistungen leicht an die wachsenden oder sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens anpassen, ohne dass zusätzliche langfristige Verpflichtungen eingegangen werden müssen.
Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter:
Wer haftet?
Die Haftung im Bereich des Datenschutzes ist ein kritischer Aspekt, der bei der Entscheidung zwischen einem internen und einem externen DSB berücksichtigt werden muss. Ein externer DSB übernimmt die persönliche Haftung für mögliche Verstöße gegen die Datenschutzgesetze.
Dies entlastet das Unternehmen von der direkten Verantwortung und kann ein zusätzlicher Vorteil sein, insbesondere wenn das Unternehmen nicht über die erforderliche Fachkenntnis verfügt, um die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherzustellen.
Ab wann ergibt es Sinn einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen?
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine strategische Entscheidung. Sobald ein Unternehmen schutzrelevante Datenverarbeitung aufnimmt, muss innerhalb eines Monats ein DSB ernannt werden.
Das Versäumnis, dies zu tun, kann zu erheblichen Geldbußen führen, die bis zu 10 Millionen Euro oder zwei Prozent des Jahresumsatzes betragen können. Die Ernennung eines externen DSB kann in solchen Fällen nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Partnern stärken.
Vergleich: Interner und externer Datenschutzbeauftragter
Interner DSB | Externer DSB |
|---|---|
✔ Keine extra Lohnkosten Ein interner DSB kann auch weitere Aufgaben für das Unternehmen erledigen. | ✔ Transparente und planbare Kosten Pauschalpakete bieten Kostentransparenz. Die Auslagerung der Arbeit spart intern Zeit. |
✔ Vertrauen der Angestellten Das Vertrauen auf die Qualität der Leistung muss nicht erst gewonnen werden. | ✔ Expertise & langjährige Erfahrung Vertrauen wird durch Qualität geschaffen. Die langjährige Erfahrung unserer DSB und DSK schafft effiziente Prozesse. |
✘ Gefahr der Betriebsblindheit Internen Mitarbeitern stecken oft tief in den Unternehmensstrukturen und haben Schwierigkeiten objektiv auf diese zu schauen. | ✔ Objektive Außenperspektive Ein objektiver Blickwinkel und persönliche Distanz zu Mitarbeitern sind für die Findung & Umsetzung der Maßnahmen von Vorteil. |
✘ Haftungsrisiko für das Unternehmen Das Unternehmen haftet für das Handeln der eigenen Mitarbeiter. Im Falle eines Datenschutzvorfalls oder eines Verstoßes kann dies sehr teuer werden. | ✔ Kein Risiko für das Unternehmen Durch die Umsetzung der DSGVO mithilfe eines externen Experten sind Sie auf der sicheren Seite und schützen sich vor hohen Bußgeldern. |
✘ Kündigungsschutz Interne Mitarbeiter unterliegen dem Kündigungsschutz. | ✔ Variable Vertragslaufzeit Der Vertrag mit einem externen Datenschutzbeauftragten kann jederzeit zur vereinbarten Frist gekündigt werden. |
✘ Zusatzkosten Das Erwerben von Qualifikationen für einen Datenschutzbeauftragten bringt Kosten für das Unternehmen mit sich. | ✔ Keine Ausbildungskosten Der DSB trägt alle Kosten für seine Fort- und Weiterbildungen. |
✔ IT-Sicherheit inklusive Manche Datenschutzberater verfügen außerdem über die Qualifikation zum IT-Sicherheitsbeauftragten und können diesen Bereich gleichzeitig abdecken. |
Fazit: Für wen lohnt sich ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Entscheidung für einen externen Datenschutzbeauftragten ist eine Überlegung wert für Unternehmen aller Größen und Branchen. Die Flexibilität in den Kostenmodellen, die Übernahme der Haftung und das Potenzial zur Stärkung des Vertrauens sind klare Vorteile.
Es ist jedoch wichtig, die spezifischen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens zu berücksichtigen und einen Anbieter zu wählen, der die individuellen Bedürfnisse erfüllt. Die Investition in einen externen DSB kann langfristig sowohl finanzielle als auch rechtliche Vorteile bieten, indem sie dazu beiträgt, die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherzustellen und das Unternehmensimage zu stärken.
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