Datenschutzkoordinator

Was macht ein Datenschutzkoordinator?

Und wo ist der Unterschied zum Datenschutzbeauftragten, welche Aufgaben nehmen Datenschutzbeauftragter und Koordinator gemeinsam wahr – und worauf gilt es zu achten, wenn ein Wechsel des DSB ansteht?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) haben die Datenschutzlandschaft in Unternehmen nachhaltig verändert. Während der Datenschutzbeauftragte eine zentrale Rolle spielt, wird die Funktion des Datenschutzkoordinators oft übersehen. Dieser Beitrag beleuchtet die Bedeutung, Aufgaben und Herausforderungen eines Datenschutzkoordinators im Unternehmen.

Was ist ein Datenschutzkoordinator?

Die DSGVO legt großen Wert auf die Unterstützung des Datenschutzbeauftragten durch das Unternehmen. Hier kommt der Datenschutzkoordinator ins Spiel. Er fungiert als Schnittstelle zwischen dem Datenschutzbeauftragten und den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens. In großen oder vernetzten Unternehmen kann es sinnvoll sein, mehrere Datenschutzkoordinatoren einzusetzen, um eine effektive Lastenverteilung zu gewährleisten.

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Die Aufgaben des Datenschutzkoordinators

Täglich anfallende Aufgaben

Koordination bei der Bearbeitung der Betroffenenanfragen, insbesondere bei der Beantwortung von Auskunftsanfragen im Rahmen der Betroffenenrechte
Kurzfristige Meldung und Begleitung von Datenpannen
Datenschutzanfragen von Fachabteilungen sammeln, koordinieren und strukturieren
Mitarbeitenden wichtige Informationen zum Datenschutz übermitteln
Überwachung der Umsetzung von Datenschutzvorgaben

Damit trägt der Datenschutzkoordinator dazu bei, dass der Informationsfluss zwischen Datenschutzbeauftragten und Fachabteilungen erleichtert wird. Der Datenschutzkoordinator übernimmt die Unterstützung des Datenschutzbeauftragten, da er meist besser über die Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten in einzelnen Fachbereichen informiert ist.

Darüber hinaus ist er für die interne Dokumentation zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht gemäß Artikel 5 Absatz 2 DSGVO verantwortlich.

Regelmäßig anfallende Aufgaben

Der Koordinator ist vor allem zu Beginn, folglich aber auch im Rahmen der Pflege der Nachweise im Rahmen der Rechenschaftspflicht für die Dokumentation dessen zuständig. Er sollte daher folgende Dokumentationen regelmäßig hinsichtlich der Aktualität überprüfen:

Projektbasierte Aufgaben

Bei folgenden Aufgaben in Bezug auf konkrete Projekte kann es sein, dass der Datenschutzkoordinator die Schnittstelle zum Datenschutzbeauftragten bildet:

Wozu benötige ich einen Datenschutzkoordinator?

Die Koordination des Datenschutzes ist nicht nur im regulären Betrieb wichtig, sondern auch bei einmaligen Projekten. Sie stellt sicher, dass die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten von Anfang an klar ist, was sich auf den Erfolg oder Misserfolg des Projekts auswirken kann. Fehlende Ressourcen oder Änderungen können während eines Projekts zu Problemen führen, weshalb es wichtig ist, Datenschutzaspekte während der gesamten Durchführung zu berücksichtigen. Die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen bei gleichzeitiger Einhaltung der Vorschriften trägt dazu bei, den ordnungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die Rolle eines Datenschutzkoordinators besteht darin, die Prozesse für die Kommunikation zwischen Abteilungen und Unternehmen in Bezug auf Fragen rund um den Datenschutz zu optimieren, da es ohne einen solchen Vermittler oft zu Missverständnissen, Unsicherheiten und Verzögerungen kommt.

Der Datenschutzbeauftragte hat möglicherweise nicht genügend Ressourcen, um den Prozess voranzutreiben, vor allem wenn mehrere Projekte und Geschäftsvorgänge gleichzeitig stattfinden. Das kann den erfolgreichen Umgang mit der Situation sehr schwierig machen.

Stellung des Datenschutzkoordinators

Es ist wichtig zu wissen, dass ein Datenschutzkoordinator nicht den Platz eines Datenschutzbeauftragten einnehmen kann. Das Gesetz lässt dies nicht zu, und in der Regel verfügen Datenschutzkoordinatoren nicht über das gleiche Qualifikationsniveau wie Datenschutzbeauftragte. Letztere sind hochqualifiziert und spezialisiert und in der Lage, selbst die komplexesten Datenschutz-Angelegenheiten zu lösen. Schließlich tragen sie eine große Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen in den Unternehmen, für die sie tätig sind. Ein Datenschutzkoordinator kann zwar hilfreich sein, aber ein qualifizierter Datenschutzbeauftragter ist unerlässlich, um den Datenschutz zu überwachen.

Qualifikation und Fortbildung eines Datenschutzkoordinators

Ein Datenschutzkoordinator sollte nicht nur ein Grundverständnis für Datenschutz haben, sondern auch tiefgehende Kenntnisse über die Prozesse und Abläufe im Unternehmen. Eine Grundausbildung im Datenschutz ist daher empfehlenswert, die in der Regel vom Datenschutzbeauftragten vermittelt werden kann.

Vorteile des Datenschutzkoordinators

Unterstützung des Datenschutzbeauftragten (v.a. bei Aktualisierung von Datenschutzdokumenten, die genaue Kenntnis von internen Gegebenheiten verlangt)
Kommunikation innerhalb des Unternehmens mit Datenschutzbeauftragtem und Verbesserung der Kommunikation
Leistet einen Beitrag zum Datenschutz
Vorbildfunktion im Bereich des Datenschutzes
Unterstützung der Datenschutzkontrolle und Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
Datenschutzbeauftragter kann sich zentralen datenschutzrechtlichen Belangen widmen
Schnelle und effiziente Umsetzung interner Maßnahmen zu Erarbeitung und Durchführung interner Verfahren zum Datenschutz

Nachteile des Datenschutzkoordinators

Basisschulung zum Datenschutz und weiterführende Schulungen erforderlich
Kontrolle und Überwachung durch Datenschutzbeauftragten
Beeinträchtigung der Haupttätigkeit des Datenschutzkoordinators möglich
Fehlende juristische Kenntnisse oder Erfahrung
Missverständnisse aufgrund von Unklarheit zur Stellung innerhalb des Unternehmens möglich

Wer kann Datenschutzkoordinator im Unternehmen werden?

In der Regel kann jeder Arbeitnehmer zum Datenschutzkoordinator ernannt werden, unabhängig von seinem Hintergrund oder seiner Qualifikation. Es gibt keine festen Regeln und Vorschriften, die bei einer solchen Ernennung beachtet werden müssen. Arbeitgeber haben also die Freiheit, jemanden auszuwählen, der ihrer Meinung nach am besten für die Stelle geeignet ist. Es ist auch nicht notwendig, Interessenkonflikte zu berücksichtigen, wie es beim Datenschutzbeauftragten der Fall ist. Allerdings ist es empfehlenswert, jemanden auszuwählen, der bereit ist, sich mit dem Thema Datenschutz zu beschäftigen und das Thema grundsätzlich interessant findet. Denn jemand in der Funktion, der ein echtes Interesse an der Materie hat, bringt sowohl der Abteilung als auch dem Datenschutzbeauftragten einen Mehrwert und stellt sicher, dass die richtigen Schritte unternommen werden, um die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten.

Datenschutzkoordinator vs Datenschutzbeauftragter

In vielen Unternehmen ist es Pflicht, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu beschäftigen, wie in Artikel 37 DSGVO beschrieben. Ihre Hauptaufgabe ist es, den Datenschutz innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten und alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um dies zu erreichen. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens kann die Arbeitsbelastung für diese Funktion erheblich sein.

Um den Datenschutzbeauftragten zu entlasten, kann ein Datenschutzkoordinator ernannt werden, der als Bindeglied zwischen dem Beauftragten und dem Unternehmen fungiert. Er übernimmt Verwaltungs- und Kommunikationsaufgaben und ermöglicht es dem Datenschutzbeauftragten, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren.

Obwohl ein Datenschutzkoordinator in der DSGVO nicht ausdrücklich erwähnt wird, heißt es in Artikel 38 DSGVO, dass der „für die Verarbeitung Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter“ den Datenschutzbeauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen müssen, indem sie ihm die erforderlichen Ressourcen, Zugang zu personenbezogenen Daten und Verarbeitungsvorgängen sowie Mittel zur Aufrechterhaltung seiner Fachkenntnisse zur Verfügung stellen. Daher wird die Einstellung eines Datenschutzkoordinators, falls erforderlich, als wesentliche Ressource zur Unterstützung des Datenschutzbeauftragten angesehen.

Kurz gesagt: Ein Datenschutzbeauftragter und ein Datenschutzkoordinator sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um die Vorschriften der DSGVO einzuhalten und den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Durch die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen und Unterstützung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Datenschutzpraktiken den Anforderungen entsprechen und mögliche rechtliche Probleme vermeiden.

Zusammengefasst: Der Datenschutzkoordinator ist ein unverzichtbares Bindeglied im Datenschutzmanagement eines Unternehmens. Seine Rolle geht weit über die reine Unterstützung des Datenschutzbeauftragten hinaus und erfordert sowohl fachliche als auch organisatorische Kompetenzen.

Jörg ter Beek

Datenschutzexperte & DSB

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