Grundschulung Datenschutz

Die Verpflichtung, Ihre Mitarbeiter – zumindest die, die sich mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befassen – zu schulen, ergibt sich zudem direkt aus dem europäischen Datenschutzrecht. So lauten Artikel 39 Absatz 1a & b der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):

 „Dem Datenschutzbeauftragten obliegen zumindest folgende Aufgaben:

1. Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer Pflichten nach dieser Verordnung sowie nach sonstigen Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten;

2. Überwachung der Einhaltung dieser Verordnung, anderer Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten sowie der Strategien des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen“.

Unternehmen, die nach der DSGVO aufgrund ihrer Größe oder der Sensibilität ihrer Kundendaten einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen, haben diesen auch in seiner Arbeit zu unterstützen und ihn mit ausreichend Zeit und Sachmitteln zur Wahrnehmung seiner Aufgaben auszustatten. Hierdurch verlagern sich die oben genannten Aufgaben des DSB also auf das Unternehmen und mithin ihre Geschäftsführer.

Neben der rechtlichen Verpflichtung, Ihre Mitarbeiter ausreichend zu schulen und dem Interesse Ihrer Kunden an einem professionellen Umgang mit ihren Daten, tritt aber auch noch ein finanzieller Aspekt. Nach Art. 83 Abs. 4a DSGVO drohen für eine Pflichtverletzung in einem Fall der unterbliebenen Mitarbeiterschulung Bußgelder in Höhe von bis zu 10.000.000 oder 2% des weltweit erzielten Jahresumsatzes – je nachdem welcher Betrag höher ausfällt.

Ein Datenschutzbeauftragter und ein Datenschutzmanagementsystem reichen für vollständige Compliance noch nicht aus. Nur wenn alle Datenschutzrichtlinien ausreichend beachtet wurden, können Sie Abmahnungen und Bußgelder vermeiden. Mit einer Mitarbeiterschulung zu Datenschutz und dem Umgang mit personenbezogenen Daten kommen Sie der Sache ein ganzes Stück näher.

Alle Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen an der Datenschutzschulung teilnehmen, um garantieren und vorweisen zu können, dass diese über den Umgang mit sensiblen Daten geschult wurden.

Das sind in der Regel alle Mitarbeiter, die an einem Computer arbeiten. Das Ziel einer Datenschutzschulung ist nicht, Ihre Mitarbeiter zu Datenschutz-Fachkräften auszubilden. Für gewerbliche Mitarbeiter reicht es aus, wenn Sie eine kurze, schriftliche Datenschutzbelehrung unterschreiben.

Die Datenschutzerklärung muss auf jeder Seite Ihres Internetauftritts nach maximal zwei Mausklicks leicht auffindbar sein und darf nicht in AGB, Impressum oder anderen Texten/Menüpunkten versteckt werden. Empfehlenswert ist ein Link mit der Bezeichnung „Datenschutz“ oder „Datenschutzerklärung“ in der Kopf-, Fuß- oder Seitenleiste der Webseite. Üblich ist eine Platzierung in der Nähe zum Link auf das Impressum.

Datenschutzschulungen müssen nicht gleich viele Tausende Euros kosten. Die genauen Kosten hängen jedoch von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeiter oder Art der Schulung ab.

Zusätzlich gibt es zahlreiche Möglichkeiten der Förderung, etwa durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) oder durch das Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Wirtschaft (RKW Nordrhein-Westfalen e.V.).

Abhängig von der wirtschaftlichen Situation, dem Standort und der Größe des Unternehmens kann der Zuschuss bis zu 90% (max. 4.000 €) betragen.

Nachdem alle Fragen beantwortet und Unklarheiten beseitigt wurden, folgt zum Ende jeder Online oder Präsenz-Schulung die eine kurze Prüfung für die Teilnehmenden.

Zur Erfüllung der Nachweispflicht über die Mitarbeiterbelehrung erhält das Unternehmen eine Bestätigung über alle Teilnehmenden der Datenschutzschulung.

Wie häufig eine Datenschutzschulung wiederholt bzw. aufgefrischt werden sollte, hängt von der Unternehmensgröße und der Fluktuation ab. Es empfiehlt sich eine Datenschutzschulung etwa alle 2 Jahre durchzuführen.