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ChatGPT datenschutzkonform im Unternehmen nutzen
Wie kann ChatGPT datenschutzkonform im Unternehmen eingesetzt werden und welche Richtlinien der DSGVO sind dabei zu beachten?
ChatGPT im Unternehmenskontext
Als ChatGPT im November 2022 veröffentlich wurde, waren es vor allem Schüler und Studenten die sich darüber freuten. Eine künstliche Intelligenz, die für einen die Hausaufgaben erledigt oder die Recherche der Hausarbeit übernimmt? ChatGPT kann genau das.
Längst ist aber auch klar, dass die Software noch weitaus mehr kann und mittlerweile nicht nur in den Kinderzimmern oder Studentenappartments zum Einsatz kommt. Kleine sowie große Unternehmen verwenden zum Teil schon länger künstliche Intelligenzen oder entwickeln sogar eigene KI-Modelle.
Die Welt der künstlichen Intelligenz entwickelt sich stetig und rasant weiter. Mit der fortschreitenden Entwicklung gilt es aber auch neue Hürden zu überwinden, insbesondere für Unternehmen, die diese benutzen möchten. Wie kann ChatGPT also im Unternehmenskontext eingesetzt werden und welche Herausforderungen gibt es hierbei? Worauf muss besonders im Hinblick auf das Thema Datenschutz und die bestehende DSGVO geachtet werden? Wir klären auf.
Was ist ChatGPT und wie funktioniert es?
ChatGPT wurde von dem US-amerikanischen Unternehmen OpenAI entwickelt und im Jahr 2022 veröffentlicht. Vereinfacht ausgedrückt ist ChatGPT ein Chatbot, der mit Hilfe künstlicher Intelligenz mit seinen Nutzern kommuniziert. Dahinter steckt aber noch etwas mehr. ChatGPT lernt tagtäglich dazu und erweitert so sein Wissen. Das geschieht auf der Basis des sogenannten Deep Learning. ChatGPT erweitert sein Wissen einerseits durch Benutzereingaben und andererseits durch Informationen aus dem Netz.
Wer ChatGPT eine Frage stellt, erhält wenige Sekunden später eine präzise und thematisch passende Antwort. Auch Anweisungen wie beispielsweise “Schreibe mir einen Artikel mit 2.000 Wörtern zum Thema künstliche Intelligenz.” werden vom Bot umgesetzt. Die Fragen und Befehle, die im Chat eingegeben werden, werden als Prompts bezeichnet.
Bei der Entwicklung der Antwort wird dann sowohl auf die analysierten Informationen als auch auf das bereits gespeicherte Wissen zurückgegriffen. Die Software wurde schon vor ihrer Veröffentlichung mit zahlreichen Texten gefüttert, sozusagen trainiert. Das geschieht weiterhin fortlaufend und führt zu einem stetig anwachsenden Wissensrepertoire an verschiedenen Themengebieten und spezialisiertem Fachwissen.
Nutzung von ChatGPT im Unternehmen
ChatGPT kann für eine Vielzahl von Unternehmen eine Chance darstellen neue Ansätze zu schaffen sowie Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Von der Automatisierung von Routineaufgaben bis hin zur kreativen Ideenfindung – die Einsatzgebiete sind vielfältig und wachsen zeitgleich mit der Weiterentwicklung der KI-Software.
Einsatzmöglichkeiten von ChatGPT im Unternehmen
Die Möglichkeiten zum Einsatz von ChatGPT im Unternehmenskontext sind vielfältig. Einige mögliche Anwendungsfelder haben wir hier einmal zusammengefasst.
Kundenservice
ChatGPT kann als virtueller Assistent in der Kundenbetreuung eingesetzt werden. Die Software kann häufig gestellte Fragen beantworten, Kunden bei der Navigation auf der Webseite helfen und einfache Probleme lösen. Das führt zu kürzeren Antwortzeiten und einer geringenen Belastung für die Mitarbeiter.
Interne Kommunikation
ChatGPT kann zur Verbesserung der internen Kommunikation im Unternehmen beitragen. Es kann beispielsweise für die Beantwortung häufig gestellter Fragen der Mitarbeiter genutzt werden. Auch bei der Suche nach internen Informationen kann ChatGPT hilfreich sein. Terminplanungen, E-Mail-Verkehr oder andere routinemäßige Aufgaben können automatisiert werden.
Ideen-Findung
Um kreative Prozesse in Gang zu bringen, werden manchmal Denkanstöße benötigt. Solche Denkanstöße kann ChatGPT bieten, beispielsweise bei der Themenfindung neuer Projekte oder der Erstellung von Ideen für neue Inhalte.
Content-Erstellung
Für beispielsweise Content-Manager und Redakteure kann ChatGPT ein nützliches Werkzeug sein. Ob bei der Ideengenerierung, der Strukturierung der Inhalte oder sogar beim Schreiben ganzer Artikel, kann ChatGPT kreativ und zuverlässig unterstützen.
Überwindung von Sprachbarrieren
ChatGPT kann verschiedene Sprachen erkennen und diese übersetzen. International agierende Unternehmen kann die Software unterstützen, indem sie die Kommunikation mit Kunden in verschiedenen Sprachregionen vereinfacht und somit verbessert. Auch kulturelle Unterschiede können hier berücksichtigt werden.
Datenanalyse und Berichterstattung
ChatGPT kann bei der Analyse und der Aufbereitung großer Datenmengen unterstützen. Berechnungen und Auswertungen können von der KI vorgenommen werden. Komplexe Informationen können zudem vereinfacht dargestellt werden, was besonders für die Berichterstattung und die Präsentation nützlich sein kann.
Personalisierung
Personalisierte Inhalte, beispielsweise Werbung oder E-Mails, können individuell auf den Kunden angepasst und zudem automatisiert werden. Das kann sich positiv auf das Kundenerlebnis auswirken und die Kundenbindung stärken.
IT-Aufgaben
Mit Hilfe von ChatGPT können beispielsweise Codes erstellt werden. Es kann sich hier um einfache sowie komplexe Codes handeln oder bereits bestehende Codes, die identifiziert werden sollen. ChatGPT ist in der Lage Fehler aufzuzeigen und entsprechende Lösungen vorzuschlagen. Ebenfalls können Codes durch Tests optimiert werden. Außerdem beherrscht ChatGPT verschiedene Programmiersprachen, beispielsweise JavaScript oder Python.
Vor- und Nachteile von ChatGPT im Unternehmen
Dass ChatGPT sinnvoll und effizient im Unternehmenskontext eingesetzt werden kann, lässt sich nicht von der Hand weisen. Einige Vorteile sieht man hier nochmal zusammengefasst.
Einfache Handhabung
ChatGPT ist einfach und verständlich aufgebaut und damit sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden leicht zu bedienen.
Steigerung der Effizienz
Durch die Automatisierung von Aufgaben kann es zu einer Zeitersparnis und der Entlastung von Mitarbeitern kommen.
Einsparung von Kosten
Durch automatisierte Prozesse werden weniger Mitarbeiter benötigt und Personalkosten können eingespart werden.
Hohe Kapazität
ChatGPT kann eine Vielzahl von Anfragen gleichzeitig verarbeiten, beispielsweise im Bereich Kundenservice.
Ständige Verfügbarkeit
Der Chatbot steht rund um die Uhr zur Verfügung und benötigt keine Pausen.
Personalisierte Erfahrungen
ChatGPT kann Daten nutzen, um personalisierte Empfehlungen und Antworten für Kunden zu generieren, was die Kundenzufriedenheit erhöhen kann.
Sprachliche Vielfalt
ChatGPT kann in verschiedenen Sprachen kommunizieren, was die Reichweite des Unternehmens auf globaler Ebene verbessert.
Wie man sieht, kann der Einsatz von ChatGPT im Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringen. Die Nachteile, welche die Nutzung der KI-Software mit sich bringt, dürfen hierbei aber nicht außer Acht gelassen werden.
Mangel an Emotionen
Als künstliche Intelligenz fehlt es ChatGPT in einigen Situationen an Empathie und Verständnis. Gerade im Kundenservice kann das aber von Bedeutung sein.
Verlässlichkeit
Obwohl ChatGPT mit seinen Antworten in den meisten Fällen richtig liegt, können unnütze oder sogar falsche Informationen generiert werden. Hier ist also eine regelmäßige Überwachung notwendig.
Abhängigkeit von Daten
Die Qualität der Antworten von ChatGPT hängt stark von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Ungenaue oder voreingenommene Daten können zu problematischen Antworten führen.
Datenschutzbedenken
Der Einsatz von ChatGPT kann berechtigte Datenschutzbedenken aufwerfen. Insbesondere im Umgang mit sensiblen Informationen müssen hier bestimmte Kriterien beachtet werden, damit der Umgang keine rechtlichen Folgen nach sich zieht.
Datenschutzrechtliche Herausforderungen beim Einsatz von ChatGPT im Unternehmen
Wie bereits erwähnt, kann die Einbindung von ChatGPT im Unternehmen dieses vor neue Hürden stellen, besonders in Bezug auf das Thema Datenschutz. Daher sollte bei der Einbindung von ChatGPT im Unternehmen unbedingt darauf geachtet werden, dass keine datenschutzrechtlichen Verstöße begangen werden.
Relevante Bestimmungen der DSGVO
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) gilt seit dem 25. Mai 2018. In dieser ist die Verarbeitung personenbezogener Daten geregelt. Dass die DSGVO auch für ChatGPT gilt, hat die Bundesregierung im Jahr 2023 festgestellt. Unternehmen haben sich also bei der Nutzung von ChatGPT nach den Vorgaben der DSGVO zu richten. Die relevanten Bestimmungen für die Einbindung der KI-Software sind hier einmal samt Beispielen zusammengefasst:
Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, fair und transparent erfolgt. Die Daten müssen auch auf eine Weise verarbeitet werden, die deren Sicherheit gewährleistet.
Beispiel
Ein Unternehmen verwendet ChatGPT für den Kundensupport. Sie gewährleisten, dass nur notwendige Daten an das KI-Modell übertragen werden und sensible Informationen wie persönliche Identifikationsnummern oder beispielsweise medizinische Details vor der Übermittlung entfernt oder anonymisiert werden.
Unternehmen müssen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten haben. Dies könnte die Einwilligung der betroffenen Personen sein oder die Verarbeitung könnte zur Erfüllung eines Vertrags, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zum Schutz lebenswichtiger Interessen erfolgen.
Beispiel
Ein Unternehmen verwendet ChatGPT, um Produktberatungen anzubieten. Bevor der Chat startet, fordert das Unternehmen die ausdrückliche Zustimmung der Benutzer ein, ihre Anfragen und Informationen zur Verbesserung des Services zu verwenden.
Personenbezogene Daten, die als sensibel gelten (z. B. Gesundheitsdaten oder Daten über die ethnische Herkunft oder religiöse Überzeugung), unterliegen besonderen Schutzmaßnahmen. Der Einsatz von ChatGPT sollte sicherstellen, dass keine sensiblen Daten unbefugt verarbeitet werden.
Beispiel
Ein Unternehmen, das ChatGPT für HR-Zwecke einsetzt, achtet darauf, dass keine ethnischen oder gesundheitsbezogenen Informationen in die Interaktionen einfließen oder vom KI-Modell verwendet werden.
Unternehmen müssen die betroffenen Personen darüber informieren, wie ihre Daten verarbeitet werden. Dies umfasst Informationen über die Identität des Verantwortlichen, den Zweck der Verarbeitung, Empfänger der Daten und andere relevante Details.
Beispiel
Vor Beginn des Chats informiert das Unternehmen die Benutzer deutlich darüber, dass sie mit einem KI-gestützten System interagieren und wie ihre Daten verwendet werden, indem es klare Datenschutzrichtlinien und Hinweise bereitstellt.
Personen haben unter bestimmten Umständen das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie in der Lage sind, solche Anfragen zu bearbeiten.
Beispiel
Ein Benutzer bittet das Unternehmen um Löschung seiner Chatverläufe mit ChatGPT. Das Unternehmen hat Mechanismen eingerichtet, um solche Anfragen zu bearbeiten und die betreffenden Daten gemäß den Vorgaben der DSGVO zu löschen.
Wenn ein Unternehmen Dienstleister zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten einsetzt, muss ein Vertrag abgeschlossen werden, der die Datenschutzanforderungen gemäß der DSGVO regelt.
Beispiel
Ein Unternehmen schließt einen Vertrag mit dem Anbieter von ChatGPT-Diensten, um sicherzustellen, dass der Dienstanbieter die Datenschutzstandards der DSGVO einhält und keine Daten ohne Genehmigung des Unternehmens nutzt oder weitergibt.
Gefahren der Schatten IT
Informationstechnologie, kurz als IT bezeichnet, ist aus der heute digital geprägten Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Während diese Unternehmen eine breite Palette an Chancen und Möglichkeiten bietet, birgt sie aber auch zahlreiche Gefahren. Ein Phänomen und zunehmendes Risiko stellt die sogenannte Schatten IT da.
Wenn man von Schatten IT redet, meint dies die Nutzung von beispielsweise Softwares und Tools durch Mitarbeitende ohne die Genehmigung oder das Wissen der verantwortlichen IT-Abteilung darüber. Das bedeutet gleichzeitig auch, dass die Verantwortlichen keine Kontrolle mehr über den Ablauf der Vorgänge und die beispielsweise eingegebenen Daten haben.
Gründe für die Nutzung von nicht genehmigten Softwares und Tools seitens der Mitarbeiter liegen oft darin, Aufgaben schneller oder effizienter lösen zu wollen. Wenn die vom Unternehmen bereit gestellten Ressourcen laut Auffassung der Mitarbeiter nicht ausreichen, um Aufgaben möglichst zufriedenstellend zu erledigen, wird dann auf eigene Faust oft nach Alternativen gesucht.
Die meisten Mitarbeiter sind sich dabei gar nicht bewusst, welche Konsequenzen ein solcher Alleingang nach sich ziehen kann. Insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit muss hier mit weitreichenden rechtlichen Konsequenzen gerechnet werden.
ChatGPT oder andere KI-Systeme erhöhen das Risiko der Nutzung von Schatten IT signifikant. Der Anreiz eine Aufgabe schneller und möglicherweise besser erledigen zu können, und das innerhalb weniger Minuten, verleitet viele Mitarbeiter dazu, ohne das Wissen der IT-Abteilung zu handeln.
Hier sind einige Beispiele, welche die Nutzung von ChatGPT im Unternehmen im Kontext der Schatten IT veranschaulichen:
Automatisierung von Routineaufgaben: Ein Mitarbeiter könnte ChatGPT nutzen, um regelmäßige Berichte zu generieren oder E-Mails zu beantworten. Während dies einerseits effizienzsteigernd sein kann, besteht das Risiko, dass sensible Informationen, beispielsweise Namen von Kunden, außerhalb des gesicherten Unternehmensnetzwerks verarbeitet werden.
Erstellung von Inhalten: Angenommen, ein Marketingmitarbeiter verwendet ChatGPT, um Werbetexte oder Blogposts zu erstellen. Dies könnte Urheberrechtsfragen aufwerfen, besonders wenn die generierten Inhalte nicht ordnungsgemäß auf Plagiate überprüft werden.
Kundeninteraktion: Ein Mitarbeiter im Kundenservice könnte ChatGPT einsetzen, um mit Kunden zu kommunizieren oder Anfragen zu beantworten. Einerseits kann das die Qualität der Kommunikation beeinflussen, andererseits kann dies im schlimmsten Fall zu datenschutzrechtlichen Verstößen führen. Das kann beispielsweise durch die Eingabe von kundenbezogenen Daten in der KI-Software geschehen.
Die Nutzung von ChatGPT oder ähnlichen KI-Technologien durch Mitarbeiter ohne das Wissen oder die Genehmigung der IT-Abteilung kann sich auf unterschiedliche Bereiche auswirken:
- Sicherheitsrisiken
- Datenschutzbedenken
- Compliance-Verstöße
- Mangelnde Kontrolle und Überwachung
- Schädigung des Unternehmensrufes
- Ressourcen- und Lizenzmanagement
Mögliche Folgen für Unternehmen
Wenn Unternehmen durch die unsachgemäße Nutzung von ChatGPT gegen Bestimmungen der DSGVO verstoßen kann das weitreichende Folgen haben. Hierbei ist nicht relevant, ob das Unternehmen in dem Fall wissentlich oder unwissentlich gehandelt hat. Die Folgen können also aus vorsätzlichen Verstößen gegen datenschutzrechtliche Grundsätze resultieren, ebenso aber auch aus Risikofaktoren wie beispielsweise der Nutzung von Schatten IT durch Mitarbeiter.
Bußgelder
Die DSGVO sieht hohe Bußgelder für Verstöße vor, die bis zu 4% des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens oder 20 Millionen Euro betragen können, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Reputationsschäden
Datenschutzverletzungen können zu einem Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern führen, was langfristig die Geschäftsbeziehungen beeinträchtigen kann.
Rechtliche Auseinandersetzungen
Betroffene Personen haben das Recht, bei Datenschutzverletzungen Klage einzureichen, was zu rechtlichen Auseinandersetzungen und damit verbundenen Kosten führen kann.
Betriebsunterbrechungen
Behördliche Untersuchungen und die Notwendigkeit, Prozesse und Systeme anzupassen, können zu Betriebsunterbrechungen führen.
Best Practices und Tipps für den erfolgreichen Einsatz von ChatGPT in Ihrem Unternehmen
Für den erfolgreichen Einsatz von ChatGPT im Unternehmen unter Berücksichtigung von Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO, sollten folgende Best Practices und Tipps beachtet werden:
Anpassungen an DSGVO-Anforderungen
Stellen Sie sicher, dass der Einsatz von ChatGPT den DSGVO-Vorgaben entspricht. Dies beinhaltet die Einholung von Zustimmungen, wo erforderlich, und die Einhaltung der Grundsätze der Datenverarbeitung.
Datenminimierung
Verwenden Sie ChatGPT nur zur Verarbeitung derjenigen personenbezogenen Daten, die für den jeweiligen Zweck unbedingt erforderlich sind. Vermeiden Sie die unnötige Sammlung und Speicherung von Daten.
Pseudonymisierung
Setzen Sie Pseudonymisierungstechniken ein, um die Identifizierung betroffener Personen zu erschweren. Dies kann durch das Ersetzen von Namen oder anderen Identifikatoren mit Pseudonymen erfolgen.
Verschlüsselung
Sorgen Sie für die Verschlüsselung personenbezogener Daten, sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Datenspeicherung
Überwachen Sie die Speicherfristen von Daten, die durch ChatGPT verarbeitet werden, und stellen Sie sicher, dass diese nicht länger als notwendig aufbewahrt werden.
Transparenz
Informieren Sie sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Mitarbeiter klar und verständlich über die Verwendung von ChatGPT und insbesondere darüber, welche Daten gesammelt und wie sie verwendet werden.
Datenzugriffsberechtigungen
Regeln Sie den Zugriff auf die durch ChatGPT verarbeiteten Daten streng. Nur autorisiertes Personal sollte Zugriff auf sensible oder personenbezogene Daten haben. Minimieren Sie die Anzahl an zugriffsberechtigten Personen auf das Minimum.
Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA)
Führen Sie eine Datenschutzfolgenabschätzung durch, um Risiken zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen. Sie können dazu einen Dienstleister, wie Cortina Consult, beauftragen.
Datenschutzrichtlinien anpassen
Passen Sie Ihre Datenschutzrichtlinien an, um den Einsatz von ChatGPT und die damit verbundene Datenverarbeitung abzudecken. Dies sollte Teil Ihrer allgemeinen Datenschutzstrategie sein.
Regelmäßige Prüfungen und Audits
Führen Sie regelmäßig Prüfungen und Audits durch, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu überwachen und zu gewährleisten. Dies beinhaltet auch die Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen und der Einhaltung der DSGVO-Vorgaben.
Durch die Implementierung der genannten Tipps kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass der Einsatz von ChatGPT nicht nur effizient und effektiv, sondern auch konform mit den aktuellen Datenschutzgesetzen und -standards ist.
Wir stehen Ihnen bei der Beratung und Umsetzung mit unserem Fachwissen gerne zur Seite!
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