Datenschutzkonzept
Die Umsetzung der Rechenschaftspflichten nach Art. 5 der DSGVO erfordert ein strukturiertes Datenschutzkonzept. Die Erstellung oder Optimierung eines solchen Konzepts ist die Grundlage jeder Datenschutzberatung.
Was ist ein Datenschutzkonzept?
Ein Datenschutzkonzept ist ein umfassendes Dokument, das die Rechtmäßigkeit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Unternehmen sicherstellt. Es umfasst Ziele, Verantwortlichkeiten und Dokumentationspflichten und gehört zu den wichtigsten Strategiepapieren eines Unternehmens.
Ein gutes Datenschutzkonzept hilft, den Rechenschaftspflichten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gegenüber den Aufsichtsbehörden gerecht zu werden. Es dient außerdem als Grundlage für datenschutzrechtliche Prüfungen z. B. durch Auftraggeber. Es gibt keine Rechtsnorm zu Umfang und Inhalt eines Datenschutzkonzeptes. Manche Punkte müssen jedoch verbindlich beschrieben und geregelt werden.
Wer benötigt ein Datenschutzkonzept?
Die DSGVO enthält in Art. 5 (2) das Prinzip der Rechenschaftspflicht. Demnach muss jede verantwortliche Stelle nachweisen können, dass sie ein Gesamtkonzept zur Einhaltung des Datenschutzes besitzt. Dieses muss der Verantwortliche auch regelmäßig kontrollieren und ggf. weiterentwickeln.
Mit anderen Worten: Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen ein Verfahren einrichten, um die Wirksamkeit der Datenschutz- und Datensicherheits-Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen, bewerten und evaluieren. Dafür ist ein Datenschutzkonzept die optimale Ausgangsbasis.
Welchen Zweck hat ein Datenschutzkonzept?
Ein Datenschutzkonzept erläutert die Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um die Datenschutzrichtlinien effektiv einzuhalten und zu schützen. Ein gut strukturiertes Datenschutzkonzept ist entscheidend, damit es für verschiedene Zielgruppen, wie Mitarbeiter, Kunden oder Aufsichtsbehörden, leicht verständlich ist.
Da das Datenschutzkonzept allgemein gehalten werden kann und keine sensiblen (technischen) Details enthalten muss, eignet es sich ideal zur Vorlage für interessierte Parteien, um sich einen umfassenden Eindruck von der Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen zu verschaffen. Gleichzeitig dient das Datenschutzkonzept als Orientierungshilfe für Mitarbeiter und sollte daher für alle Unternehmensangehörigen leicht zugänglich sein.
Ein klar formuliertes Datenschutzkonzept stärkt das Vertrauen und demonstriert die Verantwortungsbewusstsein des Unternehmens in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten.
Aufbau eines Datenschutzkonzeptes
Die Inhalte eines Datenschutzkonzeptes können allgemein gehalten werden und so aufbereitet werden, dass sich auch externe Kolleginnen und Kollegen ein Bild vom Datenschutz im Unternehmen machen können, ohne Interna preiszugeben.
Das Datenschutzkonzept sollte in mehrere Abschnitte gegliedert sein, die jeweils spezifische inhaltliche Aspekte des Datenschutzes abdecken.
Grundsätzliche Inhalte
- Vorwort / Präambel: Selbstverpflichtung, Veröffentlichungsdatum / Revision
- Verantwortlichkeiten und Datenschutzorganisation: Datenschutzbeauftragter, Veröffentlichung des DSK, Verantwortliche Stelle, Gesetzliche Grundlagen
- Kontinuierliche Verbesserung des Datenschutzmanagementsystems: Schulungen und Sensibilisierungen, Datenschutzprozesse und Dokumentationen (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Risikoanalyse, Technische und organisatorische Maßnahmen, AV-Verträge, Aktualisierungsturnus), Organisatorische Maßnahmen (z.B. Verantwortlichkeiten), Technische Maßnahmen
- Rechtliche Rahmenbedingungen: Direkte allgemeine gesetzliche Regelungen, Branchenspezifische Regelungen
Vorwort / Präambel
Im Vorwort sollte kurz erklärt werden, wozu diese Richtlinie da ist. Hier kann zum Beispiel stehen, dass man sich verpflichtet, gemäß Datenschutzrecht besonders sorgsam mit persönlichen Daten umzugehen. Aber auch, dass alle Mitarbeiter sich zur Einhaltung der Richtlinie verpflichtet fühlen.
Notieren Sie sich am besten auch, wann und wie diese Richtlinie veröffentlicht wurde. Im Vorwort sollte stehen, wie wir mit Daten umgehen. Hier kann man sich an Art. 5 DSGVO orientieren, der ja schon einen guten Überblick gibt. Den kann man dann direkt in die Richtlinie übernehmen. Also zum Beispiel, dass Sie die Daten rechtmäßig, nach Treu und Glauben und für die betroffene Person nachvollziehbar verarbeiten. Und natürlich wollen wir auch erklären, wie wir mit Daten umgehen.
Verantwortlichkeiten und Datenschutzorganisation
Hier können Sie die Adresse der zuständigen Stelle, des Datenschutzbeauftragten und des gesetzlichen Vertreters eintragen. Außerdem sollten Sie klären, wer dafür zuständig ist, dass die Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Normalerweise ist das nicht der Datenschutzbeauftragte.
Auch ein vorhandenes Berechtigungs- und Rollenkonzept sollte hier erwähnt bzw. wiedergegeben werden.
Beschreibung und Gewährleistung von Betroffenenrechten
In diesem Abschnitt sollte detailliert beschrieben werden, wie das Unternehmen die Rechte der betroffenen Personen im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze sicherstellt. Dazu gehört die genaue Darstellung der internen Abläufe, die für die Bearbeitung von Anfragen zur Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten eingerichtet sind.
Zudem sollte ein Verfahren zur Bearbeitung von Widersprüchen gegen die Datenverarbeitung hier dargelegt werden.
Verarbeitungsverzeichnis
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ein integraler Bestandteil des Datenschutzkonzeptes und dient der detaillierten Dokumentation aller Datenverarbeitungsprozesse im Unternehmen. In Übereinstimmung mit Art. 30 Abs. 1 DSGVO muss dieses Verzeichnis präzise Informationen über jede Verarbeitungstätigkeit enthalten. Dazu zählen der Zweck der Datenverarbeitung, die Kategorien der betroffenen Personen sowie die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten. Zudem sollten die Kategorien der Empfänger, die Zugang zu diesen Daten haben, sowie Angaben zu Übermittlungen von Daten an Drittländer oder internationale Organisationen klar definiert werden.
Risikoanalyse
Die Risikoanalyse im Datenschutzkonzept dient dazu, potenzielle Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten aus der Sicht der betroffenen Personen systematisch zu identifizieren und zu bewerten. Dabei werden die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schwere möglicher Schäden analysiert. Besondere Aufmerksamkeit liegt auf der Identifizierung von Risikoquellen und der Bewertung potenzieller negativer Folgen durch unzulässige Datenverarbeitung. Abschließend erfolgt eine Einordnung des Risikos, oft mithilfe einer Risikomatrix, um gezielte Maßnahmen zur Risikominimierung abzuleiten.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) im Datenschutzkonzept sind essenziell für den Schutz personenbezogener Daten und werden gemäß Art. 32 DSGVO detailliert dokumentiert. Diese Maßnahmen, wie Pseudonymisierung, Verschlüsselung und die Sicherstellung der Verfügbarkeit und Belastbarkeit von Systemen, sind auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten. Das Datenschutzkonzept beschreibt, wie diese TOMs implementiert und regelmäßig überprüft werden, um ein hohes Datenschutzniveau sicherzustellen.
Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge)
Im Datenschutzkonzept müssen Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge) sorgfältig dokumentiert werden, wenn Teile der Datenverarbeitung von externen Dienstleistern übernommen werden. Diese Verträge, gemäß Art. 28 DSGVO, regeln die datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten durch Dritte und legen klar fest, welche Maßnahmen der Auftragsverarbeiter ergreifen muss, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.
Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
Im Datenschutzkonzept wird die Bestellung des Datenschutzbeauftragten (DSB) dokumentiert, der die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben im Unternehmen trägt. In dieser Funktion kann der DSB wichtige Anmerkungen und Empfehlungen zu den bestehenden Systemen und Prozessen hinterlassen, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen anzuregen.
Dokumentation von Zugriffen
Im Datenschutzkonzept ist die Dokumentation von Zugriffen auf personenbezogene Daten ein zentraler Punkt. Hier wird festgehalten, wer innerhalb des Unternehmens berechtigt ist, auf welche Daten zuzugreifen. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept ist hierbei besonders hilfreich, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben.
In 7 Schritten zum Datenschutzkonzept
So stellen Sie einfach und strukturiert Ihr individuelles Datenschutzkonzept auf.
- Datenschutzdokumentation Nach DSGVO müssen Sie einige Dokumente hinterlegen, um Ihren Rechenschaftspflichten nachzukommen: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen, AV-Verträge und noch einiges mehr. Diese Dokumente werden später in Ihrem Datenschutzkonzept referenziert, also sollten Sie diese vorliegen haben.
- Verantwortlichkeiten klären Wer ist bei euch im Unternehmen für den Datenschutz zuständig? Haben Sie eine Rechtsabteilung? Alle diese Leute müssen bei der Erstellung des Konzepts mitwirken.
- Mitarbeiter schulen Wenn Sie Ihre Mitarbeiter noch nicht geschult haben, dann sollten Sie das jetzt nachholen. Später müssen Sie im Datenschutzkonzept dann noch eintragen, wann Sie zuletzt geschult haben und in welchem Turnus Sie das Ganze wiederholen möchten.
- Entwurf erstellen Jetzt geht's ans Eingemachte: Füllen Sie das Konzept mit Leben und hinterlegen Sie alles Wichtige.
- Verantwortliche einbeziehen Sagen Sie allen Verantwortlichen im Unternehmen Bescheid, wie das Konzept funktioniert. Bitte holen Sie sich Feedback ein.
- Datenschutzkonzept finalisieren Wenn Sie das Dokument fertiggestellt und es mit Briefkopf und Unterschrift versehen haben, überlegen Sie sich am besten, ob Sie es veröffentlichen möchten. Sie können es zum Beispiel per Aushang oder im Wiki veröffentlichen. Sie müssen Ihr Dokument aber nicht unbedingt veröffentlichen. Oft wollen Geschäftspartner das Konzept sehen. Da können Sie natürlich auch tätig werden.
- Datum zur Überprüfung festlegen Es ist wichtig, dass Sie nicht nur Ihr Datenschutzkonzept, sondern auch Ihre Datenschutzdokumentation regelmäßig überprüfen, am besten einmal im Jahr. Dann legen Sie doch direkt jetzt ein Datum dafür fest.
Datenschutzkonzept professionell erstellen lassen
Die Erstellung eines Datenschutzkonzepts ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die erhebliche Ressourcen und Arbeitskraft in Ihrem Unternehmen erfordern kann. Um sicherzustellen, dass Ihr Datenschutzkonzept rechtskonform und effektiv ist, können Sie die Unterstützung von unseren Datenschutzexperten in Anspruch nehmen.
Rechtliche Bedeutung des Datenschutzkonzeptes
Das Datenschutzkonzept spielt eine entscheidende Rolle bei der Erfüllung der umfangreichen Nachweis- und Dokumentationspflichten, die durch die DSGVO vorgeschrieben sind. Unternehmen sind künftig verpflichtet, zahlreiche Datenschutzaspekte zu dokumentieren und nachzuweisen. Unternehmen müssen demnach folgendes dokumentieren:
Das Datenschutzkonzept dient als als zentrales Instrument zur Dokumentation und zum Nachweis der getroffenen Datenschutzmaßnahmen, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und das Unternehmen vor möglichen Sanktionen zu schützen.
Wie hilft ein Datenschutzkonzept bei der Überwachung?
Ein Datenschutzkonzept unterstützt die externe Überprüfung der Datenschutzmaßnahmen, indem es diese klar und übersichtlich darstellt und die Umsetzung der Datenschutzstrategie nachvollziehbar macht. Ein gut strukturiertes Konzept fungiert zudem als Kontrollrahmen für den internen Datenschutz, da es ermöglicht, regelmäßig zu überprüfen, ob die beschriebenen Maßnahmen tatsächlich umgesetzt wurden und ob sie noch den aktuellen Anforderungen entsprechen.
Ohne eine klare Festlegung der Zuständigkeiten und die Umsetzung weiterer Maßnahmen riskieren Unternehmen, auch in Zukunft die Vorgaben der DSGVO nicht vollständig zu erfüllen, was zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen führen kann.
In welchen Abständen muss das Datenschutzkonzept erneuert werden?
Die Datenschutz-Anforderungen sind stetig im Wandel und passen sich neuen Gegebenheiten an. Damit Ihr Datenschutzkonzept auch jederzeit DSGVO-konform und rechtssicher ist, sollten Sie darauf achten, dass es den aktuellsten Änderungen entspricht. Dazu ist es ratsam, in regelmäßigen Abständen eine Bestandsaufnahme durchzuführen und die Ergebnisse mit den Vorschriften der DSGVO abzugleichen, um potenzielle Schachstellen ausfindig zu machen und zu beseitigen.
Als ext. Datenschutzbeauftragter unterstützen wir Sie gerne bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben.
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