Datenschutzerklärung Vorlagen

Dynamische Vorlagen für Datenschutzerklärungen – als Lösung für automatische Updates

Sehr gut! Sie wissen Ihre Privatsphäre zu schützen. Um das Kontaktformular zu aktivieren, müssen wir Sie an dieser Stelle um Ihr Einverständnis bitten. Typeform ist ein Anbieter für Formulare mit Sitz in Barcelona, Spanien. So weit so datenschutzkonform; leider nutzen die freundlichen Typeformer ein zusätzliches Tracking-Steuer-Element, das wir ohne Ihre Erlaubnis nicht einsetzen möchten: Segment. Wenn Sie das nicht weiter stört, können Sie mit Klick auf "Zustimmen" zu besagtem Formular gelangen.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDGS-neu) verpflichten Websitebetreiber zu deutlich mehr Transparenz beim Datenschutz. Artikel 6 Abs. 1 DSGVO dient dabei als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Aus diesem Grund muss der Besucher / Nutzer einer Website in einer Datenschutzerklärung darüber informiert werden, welche persönlichen Daten erhoben, gespeichert und verwendet werden. Dabei sind Logfiles, Registrierungsmöglichkeiten, die Verwendung von Cookies und der Einsatz von Analyse- oder Trackingdiensten zu berücksichtigen. Einfache Datenschutzerklärung Vorlagen reichen da nicht mehr aus. Welche inhaltlichen und formellen sowie technischen Vorgaben eingehalten werden müssen, wollen wir hier genauer beschreiben.

Inhaltlich muss eine Datenschutzerklärung (DSE) den Vorgaben des Art. 13 DSGVO entsprechen. Hier eine Übersicht der Punkte, die unbedingt in der DSE vorkommen müssen:

  • Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (bei Bestellpflicht > 20 Mitarbeiter) und der Verantwortlichen des Verantwortlichen
  • Bereitstellung aller datenschutzrechtlich relevanten Informationen, die auf der Website verarbeitet/gespeichert werden (Zwecke, Rechtsgrundlage (Art.6))
  • Liste der 3rd-party-Tool / Services / Plug-Ins (Cookies, Social Media etc.)
  • Rechte der Nutzer (sogenannte Betroffenenrechte) gemäß Art. 12ff DSGVO

Intelligente Datenschutzerklärungen sind besser als Vorlagen

Cortina Consult GmbH informiert Sie hier rund um das Thema Datenschutzerklärungen (DSE) und bieten Ihnen eine intelligente und günstige Datenschutzlösung für Ihre Website, Ihre App, Ihren Social Media Auftritt oder Onlineshop im Internet. Als Experten für Webcompliance wollen wir unseren Kunden und Kundinnen mehr bieten als eine Datenschutzerklärungs-Vorlage. Das Problem mit den kostenlosen Vorlagen/Mustern ist nämlich, dass sie statisch sind. Die Gesetze und Ihre Website jedoch nicht. Die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie die Inhalte (Plug-Ins, Tools etc.) auf Ihrer Website ändern sich ständig. Das bedeutet, dass Ihre Datenschutzerklärung trotz stetiger Bemühungen in kürzester Zeit nicht mehr rechtskonform ist und somit bußgeldbewehrt.

Um unsere Kunden und Kundinnen vor Abmahnungen zu schützen, haben wir das Thema Datenschutzerklärung erstellen neu gedacht. Die Cloud-DSE als dynamische Datenschutzerklärung der Cortina Consult ist eine intelligente Lösung für dauerhaft aktuelle Datenschutzerklärungen. Sie funktioniert wie ein Datenschutz Generator, nur dass die Vorlage stetig aktualisiert wird.

Welche Funktion erfüllen Datenschutzerklärungen?

Mit einer Datenschutzerklärung erfüllen WebsitebetreiberInnen ihre Informationspflichten nach Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Denn Betroffene (also Kunden und Kundinnen) haben das Recht, über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert zu werden.

Wann ist eine Datenschutzerklärung Pflicht?

Fast jeder Websitebetreiber ist dazu verpflichtet, eine Datenschutzerklärung auf der Website zur Verfügung zu stellen. Diese ist jedoch individuell den jeweiligen Websites anzupassen, weshalb Datenschutzexperten von Datenschutzerklärung Mustern abraten. Nur in extrem seltenen Fällen kann auf eine Datenschutzerklärung auf der Website verzichtet werden. Laut DSGVO Art. 13 sind Sie zur Information Ihrer Website-BesucherInnen verpflichtet, sobald Sie personenbezogene Daten erheben. Sollte keine oder eine unzureichende Datenschutzerklärung bei KundInnen, der Konkurrenz oder den Behörden ins Visier geraten, können Abmahnungen und Bußgelder die Folge sein.

Personenbezogene Daten, Datenschutz, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, VVT, Datenschutzerklärung DSGVO

Inhalt der Datenschutzerklärung Vorlage – Das muss drin stehen:

Was muss in einer Datenschutzerklärung enthalten sein?

Laut DSGVO müssen Sie genau, korrekt und gut verständlich erläutern, welche Daten Sie auf Ihrer Internetseite erheben und wie Sie mit diesen Daten umgehen. Dafür erstellen Sie im besten Fall eine Analyse der datenverarbeitenden Services auf Ihrer Website, auf deren Grundlage Sie Ihre Datenschutzerklärung (DSE) erstellen. Kommt ein Service dazu, muss die DSE wieder angepasst werden. Um sich Arbeit zu sparen, raten wir zu einer dynamsichen Lösung, die die Veränderungen Ihrer Website im Blick behält und

Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Geben Sie also an, wo (Serverstandort) und wie lange (Speicherdauer) Sie die Daten speichern und welche technischen Auswertungsmöglichkeiten (Tools) Sie nutzen. Hierzu gehören beispielsweise Cookies, aber auch Analysen und statistische Auswertungen, selbst wenn diese anonymisiert erfolgen und Sie die einzelnen IP-Adressen nicht einsehen können.

Individuelle Datenschutzerklärung

100% DSGVO-konform | dauerhaft aktuell

PFLICHTELEMENTE DER DATENSCHUTZERKLÄRUNG:

  • Anfrage per E-Mail
  • Server-Log-Dateien und deren Speicherdauer
  • Serverbetreiber und Serverstandort
  • Hinweis zu Auskunft, Sperrung, Berichtigung und Löschung (Kapitel 3 DSGVO – Rechte der betroffenen Personen)
  • Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung

1. Weitergabe von Daten an Dritte

In Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie dem Nutzer mitteilen, ob und an welchen Stellen seine Daten an Dritte weitergegeben werden. Das ist zum Beispiel bei der Einbindung von Links auf soziale Netzwerke, Videoplattformen und andere externe Anbieter der Fall.

Aber auch die Verwendung von Google Analytics, bei der die Daten über Googles Server analysiert werden, muss angegeben werden. Schlüsseln Sie sehr genau die Bedingungen auf, wann und wie diese Datenweitergabe an wen erfolgt und wie sie kontrolliert wird – beispielsweise durch den externen Datenschutzbeauftragten.

2. Zweckangaben und Widerspruch

Je mehr Plug-Ins und Dialogmöglichkeiten Ihre Webseiten bieten, desto länger wird Ihre Datenschutzerklärung. In allen Fällen müssen Sie einzeln darstellen, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage Sie die Daten erheben und verarbeiten, wie Nutzer dieser Datenverarbeitung nachträglich widersprechen können und wie Sie dann die Datenvernichtung sicherstellen.

Jeder Verwendungszweck muss einzeln aufgeführt werden, damit der Nutzer ihm einzeln zustimmen oder auch einzeln widersprechen kann. Es ist also sinnvoll, möglichst datensparsam vorzugehen und nur die notwendigsten Daten zu erfassen.

Außerdem darf dem Nutzer kein Nachteil dadurch entstehen, wenn er der Datenverwendung widerspricht – etwa durch Aufkündigung des Vertrages (Koppelungsverbot).

3. Berichtigung und Löschung

In der Datenschutzerklärung müssen Sie darlegen, dass jeder Nutzer jederzeit das Recht hat zu erfahren, welche Daten Sie über ihn gespeichert haben. Dazu kann er formlos eine Betroffenenanfrage an Ihr Unternehmen oder Ihren Datenschutzbeauftragten richten.

Diese Auskunft muss dem Nutzer kostenlos, vollständig und innerhalb eines Monats in einer datenschutzrechtlich unbedenklichen Form erteilt werden, beispielsweise unter Schwärzung aller anderen Angaben per Post.

Außerdem beschreiben Sie detailliert das Vorgehen in Ihrem Unternehmen, wenn Nutzer ihre Daten ändern oder löschen möchten beziehungsweise ihrer Einwilligung zu bestimmten Datenverarbeitungen nachträglich widersprechen.

Geben Sie an, innerhalb welches Zeitraums Sie den gewünschten Vorgang abschließen, und halten Sie diese Angabe auch ein. Benennen Sie an dieser Stelle den Datenpflegeverantwortlichen mit einer Kontaktmöglichkeit, so dass der Nutzer seinen Wunsch sofort übermitteln kann.

Diese Information über die Nutzerrechte sollten Sie in Ihrer Datenschutzerklärung grafisch auffällig hervorheben, etwa durch Farb- oder Fettschrift oder eine auffällige Hinterlegung.

4. Datensicherheit

Je sensibler die erhobenen personenbezogenen Daten sind, desto genauer müssen Sie auf die Speicherung, Verwendung, Weitergabe und Löschung eingehen. Besonders sensibel sind etwa Geburtsdatum, Kontoverbindung, Kreditkartennummer oder Gesundheitsangaben.

Der Nutzer soll klar erkennen können, wer Zugriff auf diese Daten hat und wie sie gegen Angriffe von außen geschützt werden.
Hierbei sollten Sie auch auf von Ihnen genutzte Sicherheitsverfahren wie Verschlüsselung vor dem Datenversand, sichere Datentransfers, Zwei-Faktor-Authentifizierung und die geschützte Verarbeitung in Ihrem Haus eingehen.

Falls Sie einen Datenschutzbeauftragten haben, gehört diese Angabe samt den Kontaktmöglichkeiten ebenfalls in die Datenschutzerklärung.

Hinweis: Nutzen SIe Cookies?

Dann müssen Sie zusätzlich zur Darstellung in der Datenschutzerklärung direkt ein Banner auf der ersten besuchten Seite einblenden, dass Sie Cookies verwenden. Dabei müssen Sie dem Besucher eine zweite Einwilligungs- oder Widerspruchsmöglichkeit anbieten.

Ihr Ansprechpartner: Jörg ter Beek

Privatsphäre aus Prinzip

Als TÜV zertifizierter externer Datenschutzbeauftragter steht er Ihnen bei allen Fragen der DSGVO zur Seite und unterstützt Sie u.a. bei diesen Themen:

Weitere Informationen zu Jörg ter Beek finden Sie auf seinem XING-Profil oder LinkedIn-Profil.

Spezifische Hinweise zur Datenverarbeitung

Für Ihre Datenschutzerklärung gibt es einige einheitliche Pflichtelemente sowie Textteile, die sich auf bestimmte Erweiterungen und Interaktionsmöglichkeiten auf Ihrer Internetseite beziehen und nur zum Einsatz kommen, wenn Sie auch die technischen Möglichkeiten nutzen.

Weitere Elemente falls genutzt

Hinzu kommen Informationen zu Tools und Vorgängen von externen Anbietern, die Sie verpflichtend angeben müssen, wenn Ihre Website sie tatsächlich enthält, beispielsweise

  • Cookies
  • Web-Statistik-Tools und Conversion-tracking
  • Online-Werbeanbieter und -auswertungen
  • Einbindungen von Social Media (Facebook, Instagram etc.)
  • Partnerprogramme
  • Kommentarfunktionen
  • Kontaktformulare
  • Nutzeranmeldungen für Login-Bereiche
  • Externe Kartentools für die Anfahrtbeschreibung
  • Newslettertools (Mailchimp, Cleverreach...)
  • Gewinnspiele
  • Typekits
  • Bewerbungstools
  • Bezahlmöglichkeiten über Drittanbieter (Paypal etc.)
  • Verschlüsselungen der Website und/oder der Zahlvorgänge
  • Nutzung eingebundener Plugins von XING, Twitter, Amazon etc.
  • Nutzung von Google-Tools (Analytics, Fonts etc.) für Werbung oder von Retargeting Tools (Criteo)
  • Audio- und Video Inhalte externer Plattformen (YouTube, Vimeo etc.)

sowie der Hinweis auf Ihren (externen) Datenschutzbeauftragten, wenn Ihr Unternehmen einen solchen bestellt hat.

Wichtig ist bei der möglichen Datenweitergabe an Dritte, auch jeweils deren Sitz und den Standort des betreffenden Servers zu benennen, an den die Daten überspielt werden. Diese Information dient dazu, das auf den Datenschutz anzuwendende Recht des jeweiligen Landes klarzustellen.

Datenschutzerklärung Vorlage

So könnte Ihre Datenschutzerklärung aussehen.

DSGVO Vorgaben für die Datenschutzerklärung Vorlage

Wo muss die Datenschutzerklärung auf der Homepage eingebunden werden?

Wichtig bei dieser Frage ist, wie viele Klicks der Nutzer braucht, um die Informationen zu finden. Die Datenschutzerklärung muss mit max. 2 Klicks erreichbar sein (2-Klick-Regel) und gehört daher ins Hauptmenü Ihrer Website oder in den Footer. Der Menüpunkt muss ausdrücklich mit dem Wort „Datenschutz“ oder „Datenschutzerklärung“ benannt sein. Die Datenschutzerklärung ist ein eigenes Pflichtelement für die Website, das nicht mit den anderen Pflichtelementen der Internetseite, etwa dem Impressum oder den AGB, kombiniert werden darf.

Wie oft muss man die Datenschutzerklärung erneuern?

Die Datenschutzerklärung muss jederzeit alle auf Ihrer Website enthaltenen Elemente und die zugehörigen Datenschutzmaßnahmen aufführen. Die sich beständig wandelnden technischen Voraussetzungen, Plug-Ins und eingebundenen Elemente erfordern es, die Datenschutzerklärung bei jeder Änderung umgehend anzupassen. Damit Sie nicht Tag und Nacht mit Ihrer Datenschutzerklärung beschäftigt sind und sich keine Sorgen um Abmahngebühren und Bußgelder machen müssen, haben wir die intelligente Cloud-DSE entwickelt. Diese beinhaltet einen Monitoring-Service, der Ihre Website regelmäßig scannt, um neu eingebundene Technologien zu entdecken und einen Update-Service, der Ihre DSE ständig den Vorgaben der DSGVO anpasst.

Wann brauche ich eine Datenschutzerklärung auf Englisch?

Laut Datenschutzgrundverordnung muss sich die Sprachwahl nach dem Adressatenkreis und seiner Landessprache richten. Ob Sie Ihre Datenschutzerklärung auf Englisch oder anderen Sprachen anbieten müssen, können Sie hier nachlesen.

Was passiert, wenn ich keine, eine veraltete oder fehlerhafte DSE habe?

Die Datenschutz-Grundverordnung und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) sehen wettbewerbsrechtliche Abmahnungen und sehr hohe Bußgeldzahlungen von mehreren Millionen Euro bzw. prozentual am Umsatz gemessene Strafgelder vor, wenn die Bestimmungen nicht eingehalten werden.

Welche weiteren Pflichten haben Website-Betreiber?

Auf Website-Betreiber kommen viele Aufgaben hinzu, die mit der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) zusammenhängen. Zum Schutz personenbezogener Daten, die erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, sei es über ein Konktaktformular oder andere Tools, heißt es, informieren in der Datenschutzerklärung und Einwilligung holen in der Consent-Management-Plattform (CMP). Aufgrund der Komplexität der Angelegenheit, der ständigen Veränderungen auf Website und der Gesetze sowie der drohenden Konsequenzen (Abmahnungen, Bußgelder) raten wir von kostenlosen Vorlagen durch Datenschutz Generatoren ab und empfehlen Lösungen, die den Anforderungen der DSGVO dauerhaft gerecht werden. Welche weiteren Bestandteile für eine datenschutzkonforme Website wichtig sind, haben wir hier zusammengefasst.

Welche Vorteile hat die Cloud-DSE?

  • Die Cloud-DSE verfügt über einen Update-Service, der Ihre DSE ständig und automatisch den Vorgaben der DSGVO anpasst.
  • Zudem bietet die Cloud-DSE einen Monitoring-Service, der ihre Website in regelmäßigen Abständen auf neue Plug-Ins etc. untersucht und entsprechend die Datenschutzerklärung anpasst.
  • So stehen in der Datenschutzerklärung mindestens alle notwendigen Informationen für den Nutzer und auch höchsten alle notwendigen Informationen, um den Nutzer nicht mit fehlleitenden Informationen zu irritieren.
  • Durch das Java-Script erhalten Sie eine gut strukturierte, Nutzer-freundliche Datenschutzerklärung, in der sich Ihre Websitebesucher gut zurecht finden.
  • Hosting auf sicherem EU-Server
  • Die Cloud-DSE weckt das Vertrauen Ihrer Website-Besucher und fördert Ihre Opt-In und Conversion-Rate.
  • Integration aller per Usercentrics eingebundenen Technologien
  • Einfache Darstellung aller Informationspflichten
  • Alle Sprachen und barrierefreier Zugang zur DSE

Datenschutzerklärung Vorlage mit Generator erstellt

Datenschutzerklärungen sind Pflicht für jede Internetseite. Sie informieren User und Userinnen über die Datenverarbeitung auf der Website und über die Rechte der Betroffenen. Das klingt erstmal sehr allgemeingültig und unkompliziert. Warum also nicht einfach eine Vorlage benutzen? Ein Datenschutzgenerator erstellt Vorlagen meist auf Grundlage der vom Websitebetrieber gemachten Aussagen. Da jedoch ein Großteil der Datenverarbeitung im Hintergrund und ohne Wissen des Betreibers mithilfe von versteckten Cookies ablaufen, sind viele generierte Muster-Datenschutzerklärungen unvollständig oder zu allgemein. Das nächste Problem ist, die Aktualität der Vorlage. Aufgrund von ständiger Veränderungen auf Homepages werden auch immer wieder Anpassungen in der Datenschutzerklärung fällig. Es macht also Sinn, sich für eine intelligente Lösung zu entscheiden, die die Datenschutzerklärung einmalig aufgrund eines kompletten Website Checks erstellt und dann automatisch (auf der Basis wiederkehrender Scans) aktualisiert. Alles andere ist in unseren eine Verschwendung von wichtigen Ressourcen wie Zeit und Geld. Aus diesem Grund bieten wir die Cloud-DSE sowie CMP Service für alle, die das Thema Datenschutz ein für alle Mal abhaken möchten.

CORTINA CONSULT DURCHSUCHEN

Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content

Ihr Ansprechpartner

Externer Datenschutzbeauftragter / Datenschutzberatung - Jörg Ter Beek

Jörg ter Beek
+49 251 2979474-1
[email protected]

DSGVO Checkliste für Websites

Datenschutzerklärung und Datenschutz-beauftragter

Wie hängen diese beiden zusammen?

Cortina Consult stellt Ihren Datenschutzbeauftragten und kümmert sich ganzheitlich um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen sowie auf der Unternehmenswebsite. Der DSB ist als unabhängiges Kontrollorgan für die Einhaltung der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes verantwortlich.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)