Datenschutzerklärung für Internetseiten

(alternativ) Datenschutzhinweise genannt – der Verantwortliche erläutert den Betroffenen, welche Daten er wie verarbeitet

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Was ist eine Datenschutzerklärung?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDGS-neu) verpflichten Websitebetreiber zu deutlich mehr Transparenz beim Datenschutz. Artikel 6 Abs. 1 DSGVO dient dabei als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Aus diesem Grund muss der Besucher / Nutzer einer Website in einer Datenschutzerklärung darüber informiert werden, welche persönlichen Daten erhoben, gespeichert und verwendet werden.

Dabei sind Logfiles, Registrierungsmöglichkeiten, die Verwendung von Cookies und der Einsatz von Analyse- oder Trackingdiensten zu berücksichtigen. Einfache Datenschutzerklärung Vorlagen reichen da nicht mehr aus. Welche inhaltlichen und formellen sowie technischen Vorgaben eingehalten werden müssen, wollen wir hier genauer beschreiben.

Inhaltlich muss eine Datenschutzerklärung (DSE) den Vorgaben des Art. 13 DSGVO entsprechen. Hier eine Übersicht der Punkte, die unbedingt in der DSE vorkommen müssen:

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Welche Funktion erfüllen Datenschutzerklärungen?

Mit einer Datenschutzerklärung erfüllen WebsitebetreiberInnen ihre Informationspflichten nach Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Denn Betroffene (also Kunden und Kundinnen) haben das Recht, über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert zu werden.

Wann ist eine Datenschutzerklärung Pflicht?

Fast jeder Websitebetreiber ist dazu verpflichtet, eine Datenschutzerklärung auf der Website zur Verfügung zu stellen. Diese ist jedoch individuell den jeweiligen Websites anzupassen, weshalb Datenschutzexperten von Datenschutzerklärung Mustern abraten. Nur in extrem seltenen Fällen kann auf eine Datenschutzerklärung auf der Website verzichtet werden.

Laut DSGVO Art. 13 sind Sie zur Information Ihrer Website-BesucherInnen verpflichtet, sobald Sie personenbezogene Daten erheben. Sollte keine oder eine unzureichende Datenschutzerklärung bei KundInnen, der Konkurrenz oder den Behörden ins Visier geraten, können Abmahnungen und Bußgelder die Folge sein.

Wie oft muss man die Datenschutzerklärung erneuern?

Die Datenschutzerklärung muss jederzeit alle auf Ihrer Website enthaltenen Elemente und die zugehörigen Datenschutzmaßnahmen aufführen. Die sich beständig wandelnden technischen Voraussetzungen, Plug-Ins und eingebundenen Elemente erfordern es, die Datenschutzerklärung bei jeder Änderung umgehend anzupassen.

Damit Sie nicht Tag und Nacht mit Ihrer Datenschutzerklärung beschäftigt sind und sich keine Sorgen um Abmahngebühren und Bußgelder machen müssen, haben wir die intelligente Cloud DSE entwickelt. Diese beinhaltet einen Monitoring-Service, der Ihre Website regelmäßig scannt, um neu eingebundene Technologien zu entdecken und einen Update-Service, der Ihre DSE ständig den Vorgaben der DSGVO anpasst.

Was passiert, wenn ich keine, eine veraltete oder fehlerhafte DSE habe?

Die Datenschutz-Grundverordnung und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) sehen wettbewerbsrechtliche Abmahnungen und sehr hohe Bußgeldzahlungen von mehreren Millionen Euro bzw. prozentual am Umsatz gemessene Strafgelder vor, wenn die Bestimmungen nicht eingehalten werden.

Wozu sind Auftragsverarbeiter verpflichtet?

Welche Informationen müssen in der Datenschutzerklärung enthalten sein?

Laut DSGVO müssen Sie genau, korrekt und gut verständlich erläutern, welche Daten Sie auf Ihrer Internetseite erheben und wie Sie mit diesen Daten umgehen. Dafür erstellen Sie im besten Fall eine Analyse der datenverarbeitenden Services auf Ihrer Website, auf deren Grundlage Sie Ihre Datenschutzerklärung (DSE) erstellen. Kommt ein Service dazu, muss die DSE wieder angepasst werden. Um sich Arbeit zu sparen, raten wir zu einer dynamsichen Lösung, die die Veränderungen Ihrer Website im Blick behält.

Geben Sie also an, wo (Serverstandort) und wie lange (Speicherdauer) Sie die Daten speichern und welche technischen Auswertungsmöglichkeiten (Tools) Sie nutzen. Hierzu gehören beispielsweise Cookies, aber auch Analysen und statistische Auswertungen, selbst wenn diese anonymisiert erfolgen und Sie die einzelnen IP-Adressen nicht einsehen können.

  • Anfrage per E-Mail
  • Server-Log-Dateien und deren Speicherdauer
  • Serverbetreiber und Serverstandort
  • Hinweis zu Auskunft, Sperrung, Berichtigung und Löschung (Kapitel 3 DSGVO – Rechte der betroffenen Personen)
  • Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung

In Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie dem Nutzer mitteilen, ob und an welchen Stellen seine Daten an Dritte weitergegeben werden. Das ist zum Beispiel bei der Einbindung von Links auf soziale Netzwerke, Videoplattformen und andere externe Anbieter der Fall.

Aber auch die Verwendung von Google Analytics, bei der die Daten über Googles Server analysiert werden, muss angegeben werden. Schlüsseln Sie sehr genau die Bedingungen auf, wann und wie diese Datenweitergabe an wen erfolgt und wie sie kontrolliert wird – beispielsweise durch den externen Datenschutzbeauftragten.

Je mehr Plug-Ins und Dialogmöglichkeiten Ihre Webseiten bieten, desto länger wird Ihre Datenschutzerklärung. In allen Fällen müssen Sie einzeln darstellen, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage Sie die Daten erheben und verarbeiten, wie Nutzer dieser Datenverarbeitung nachträglich widersprechen können und wie Sie dann die Datenvernichtung sicherstellen.

Jeder Verwendungszweck muss einzeln aufgeführt werden, damit der Nutzer ihm einzeln zustimmen oder auch einzeln widersprechen kann. Es ist also sinnvoll, möglichst datensparsam vorzugehen und nur die notwendigsten Daten zu erfassen.

Außerdem darf dem Nutzer kein Nachteil dadurch entstehen, wenn er der Datenverwendung widerspricht – etwa durch Aufkündigung des Vertrages (Koppelungsverbot).

In der Datenschutzerklärung müssen Sie darlegen, dass jeder Nutzer jederzeit das Recht hat zu erfahren, welche Daten Sie über ihn gespeichert haben. Dazu kann er formlos eine Betroffenenanfrage an Ihr Unternehmen oder Ihren Datenschutzbeauftragten richten.

Diese Auskunft muss dem Nutzer kostenlos, vollständig und innerhalb eines Monats in einer datenschutzrechtlich unbedenklichen Form erteilt werden, beispielsweise unter Schwärzung aller anderen Angaben per Post.

Außerdem beschreiben Sie detailliert das Vorgehen in Ihrem Unternehmen, wenn Nutzer ihre Daten ändern oder löschen möchten beziehungsweise ihrer Einwilligung zu bestimmten Datenverarbeitungen nachträglich widersprechen.

Geben Sie an, innerhalb welches Zeitraums Sie den gewünschten Vorgang abschließen, und halten Sie diese Angabe auch ein. Benennen Sie an dieser Stelle den Datenpflegeverantwortlichen mit einer Kontaktmöglichkeit, so dass der Nutzer seinen Wunsch sofort übermitteln kann.

Diese Information über die Nutzerrechte sollten Sie in Ihrer Datenschutzerklärung grafisch auffällig hervorheben, etwa durch Farb- oder Fettschrift oder eine auffällige Hinterlegung.

Je sensibler die erhobenen personenbezogenen Daten sind, desto genauer müssen Sie auf die Speicherung, Verwendung, Weitergabe und Löschung eingehen. Besonders sensibel sind etwa Geburtsdatum, Kontoverbindung, Kreditkartennummer oder Gesundheitsangaben.

Der Nutzer soll klar erkennen können, wer Zugriff auf diese Daten hat und wie sie gegen Angriffe von außen geschützt werden.

Hierbei sollten Sie auch auf von Ihnen genutzte Sicherheitsverfahren wie Verschlüsselung vor dem Datenversand, sichere Datentransfers, Zwei-Faktor-Authentifizierung und die geschützte Verarbeitung in Ihrem Haus eingehen.

Falls Sie einen Datenschutzbeauftragten haben, gehört diese Angabe samt den Kontaktmöglichkeiten ebenfalls in die Datenschutzerklärung.

Für Ihre Datenschutzerklärung gibt es einige einheitliche Pflichtelemente sowie Textteile, die sich auf bestimmte Erweiterungen und Interaktionsmöglichkeiten auf Ihrer Internetseite beziehen und nur zum Einsatz kommen, wenn Sie auch die technischen Möglichkeiten nutzen.

  • Web-Statistik-Tools und Conversion-tracking
  • Online-Werbeanbieter und -auswertungen
  • Einbindungen von Social Media (Facebook, Instagram etc.)
  • Partnerprogramme
  • Kommentarfunktionen
  • Kontaktformulare
  • Nutzeranmeldungen für Login-Bereiche
  • Externe Kartentools für die Anfahrtbeschreibung
  • Newslettertools (Mailchimp, Cleverreach…)
  • Gewinnspiele
  • Typekits
  • Bewerbungstools
  • Bezahlmöglichkeiten über Drittanbieter (Paypal etc.)
  • Verschlüsselungen der Website und/oder der Zahlvorgänge
  • Nutzung eingebundener Plugins von XING, Twitter, Amazon etc.
  • Nutzung von Google-Tools (Analytics, Fonts etc.) für Werbung oder von Retargeting Tools (Criteo)
  • Audio- und Video Inhalte externer Plattformen (YouTube, Vimeo etc.)
  • sowie der Hinweis auf Ihren (externen) Datenschutzbeauftragten, wenn Ihr Unternehmen einen solchen bestellt hat

Wichtig ist bei der möglichen Datenweitergabe an Dritte, auch jeweils deren Sitz und den Standort des betreffenden Servers zu benennen, an den die Daten überspielt werden. Diese Information dient dazu, das auf den Datenschutz anzuwendende Recht des jeweiligen Landes klarzustellen.

Datenschutzerklärung und Cookies

Informationspflicht vs Einwilligungspflicht

In einer Datenschutzerklärung werden dem Nutzer Informationen über die Datenverarbeitung auf der Website zur Kenntnisnahme dargereicht. Der Kunde braucht die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung jedoch nicht zu bestätigen, auch nicht, wenn er eine Bestellung vornimmt. Es genügt, wenn er zum Abschluss der Bestellung darauf hingewiesen wird, dass Ihre Datenschutzerklärung gilt und wo sie zu finden ist – am besten mit einem Link. Zum Schutz und zur Sicherheit personenbezogener Daten gibt es jedoch auch die Einwilligungspflicht für bestimmte datenverarbeitende Services. Die Einwilligung muss dann über eine Consent-Management-Platform, oder auch Cookie Banner genannt, eingeholt werden.

Widerspruchsmöglichkeit durch Opt-Out

Einwilligungspflichten Cookies für bestimmte Dienste / Drittanbieter (wie Google Analytics, Google Maps etc.), die Daten erheben, müssen User widersprechen können. In diesem Fall müssen Websitebetreiber über eine Consent-Management-Platform mit einer Opt-In und Opt-Out-Funktion die Einwilligung für das Setzen der Cookie einholen oder deren Widerspruch akzeptieren und dokumentieren. So die Regeln der Datenschutzgrundverordnung

Alternative zur Opt-Out-Funktion bieten

Zudem können Sie hier eine Beschreibung einbinden, wie der Nutzer den Einsatz von Cookies in seinem Browser ausschalten kann. Falls kein Opt-Out-Button eingebunden werden kann, stellen Sie eine angemessene Lösung bereit, bei der der Nutzer seinen Widerspruch anmelden kann – beispielsweise Namen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten.

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Jörg ter Beek externer Datenschutzbeauftragter
Jörg ter Beek
Datenschutzexperte & DSB
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