Cortina Consult
Compliance-Brief · KW 31/2026
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Guten Tag,
ein Mitarbeiter kündigt, das Postfach bleibt aktiv, Kundenanfragen laufen weiter ein. Darf die Firma jetzt einfach mitlesen? Mit klaren Regeln im Voraus ist der Fall unkritisch – fehlen sie, wird es heikel. Wir zeigen den sauberen Weg, und zwar nicht nur bei Kündigung, sondern auch bei Urlaub oder Krankheit. — Ihr Cortina-Team
Datenschutz
Zugriff aufs E-Mail-Postfach: was bei Abwesenheit erlaubt ist
Nicht nur bei Kündigung, auch bei Urlaub oder Krankheit gilt: Wer den Postfach-Zugriff vorab klar regelt, bleibt handlungsfähig – ohne Regelung wird jeder Zugriff zur Gratwanderung.
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Am einfachsten ist der Fall, wenn die Regeln vorab feststehen. Eine E-Mail-Nutzungsrichtlinie, die Beschäftigte unterschreiben, legt fest, ob die private Nutzung erlaubt ist und wer im Vertretungsfall zugreifen darf. Ergänzt um Funktionspostfächer, ein durchdachtes Löschkonzept und klare Vertretungsregelungen ist der Zugriff dann unkritisch – und das gilt nicht nur bei Kündigung, sondern ebenso bei Urlaub oder Krankheit.
Fehlt eine solche Regelung, wird es aufwendig. Dann darf der Arbeitgeber nicht einfach mitlesen: Zuerst muss die betroffene Person schriftlich und mit Frist aufgefordert werden, private Nachrichten selbst zu entfernen. Erst wenn sie nicht reagiert, darf das Postfach im Vier-Augen-Prinzip – gemeinsam mit Datenschutzbeauftragtem und Betriebsrat – geöffnet werden. Private Mails werden ungelesen gelöscht oder weitergeleitet, eine Abwesenheitsnotiz ersetzt die automatische Weiterleitung, und jeder Schritt wird dokumentiert.
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Weitere Neuigkeiten
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Datenschutz
Microsoft 365 DSGVO-konform: wer darf auf Postfächer zugreifen
Outlook, Exchange, Shared Mailboxes: In Microsoft 365 entscheidet die Konfiguration, wer auf welche Postfächer zugreifen kann. Wer Berechtigungen, Speicherorte und Protokollierung sauber aufsetzt, behält den Überblick und bleibt bei Abwesenheiten und Austritten datenschutzkonform.
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Informationssicherheit
Mitarbeiter-Richtlinie: klare Regeln für IT und E-Mail
Was dürfen Beschäftigte, was nicht? Eine verständliche Richtlinie regelt den Umgang mit E-Mail, Passwörtern und Zugriffen – und schafft die Grundlage, um bei Urlaub, Krankheit oder Austritt jederzeit nachvollziehbar zu handeln.
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Datenschutz
TOMs: Technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen
Zugriffsrechte, Verschlüsselung, Protokollierung: Technische und organisatorische Maßnahmen schützen personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, gerade beim Postfach-Handling.
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Compliance Hub
Offboarding als digitale Checkliste abbilden
Wer beim Ausscheiden eines Mitarbeiters nichts vergessen will, braucht einen festen Ablauf. Im Compliance Hub bilden Sie Offboarding-Schritte – vom Postfach-Zugriff bis zur Datenlöschung – als digitale Checkliste ab, weisen Verantwortliche zu und dokumentieren jeden Schritt revisionssicher.
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Kennzahl der Woche
Zugriff nach dem Austritt: Wenn das alte Konto offen bleibt
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83%
behielten
Kontozugriff
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56%
nutzten ihn,
um zu schaden
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32%
durchsuchten
Firmen-E-Mails
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Nach dem Austritt bleiben Konten viel zu oft offen: Die große Mehrheit ehemaliger Mitarbeitender behält Zugriff, viele durchsuchen alte E-Mails – und ein Teil nutzt das gezielt zum Schaden. Genau hier setzt ein konsequenter Offboarding-Prozess an, der Postfach und Rechte rechtzeitig entzieht.
Quelle: Beyond Identity, Offboarding-Studie (via datensicherheit.de), 2022
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