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mit Beginn dieses Jahres macht Microsoft Teams hybride Arbeit transparent – die neue Standorterfassung zeigt automatisch, wer im Büro sitzt und wer remote arbeitet. Was nach praktischer Koordination klingt, wirft grundlegende Fragen zu Kontrolle und Datenschutz auf. — Ihr Cortina-Team

Datenschutz

Teams trackt Standorte – Datenschutz wird Pflicht

Microsoft führt im Januar 2026 eine automatische Standorterfassung in Teams ein. Die Software erkennt über WLAN, ob Mitarbeitende im Büro oder Homeoffice arbeiten. Was Microsoft als Service-Verbesserung für hybride Teams vermarktet, birgt erhebliche datenschutzrechtliche Risiken. Die Funktion erfasst automatisch die Anwesenheit im Büro und macht damit erstmals sichtbar, wer die Return-to-Office-Regelungen einhält. Unternehmen müssen zwischen Effizienzgewinnen und Persönlichkeitsrechten abwägen. Ohne klare Regelungen drohen DSGVO-Verstöße und Vertrauensverlust in der Belegschaft.

Die neue Teams-Funktion arbeitet vollautomatisch. Sobald sich ein Gerät mit dem registrierten Büro-WLAN verbindet, aktualisiert die Software den Standortstatus. IT-Administratoren hinterlegen die WLAN-Namen (SSIDs) der Firmennetzwerke im Microsoft Admin Center. Die manuelle Eingabe entfällt komplett. Microsoft betont: Die Erfassung erfolgt nur während der in Outlook hinterlegten Arbeitszeiten, danach werden die Daten automatisch gelöscht. Die Technologie nutzt ausschließlich WLAN-Erkennung, keine GPS-Daten oder präzise Standortbestimmung innerhalb des Gebäudes.

Die datenschutzrechtliche Herausforderung liegt in der Verhältnismäßigkeit. Die DSGVO verlangt echte Freiwilligkeit bei der Einwilligung. Formale Opt-in-Mechanismen reichen nicht aus, wenn sozialer Druck im Team entsteht. Das Problem verschärft sich durch Return-to-Office-Mandate vieler Konzerne. 41 Prozent der Beschäftigten praktizieren bereits „Coffee Badging“ – kurze Bürobesuche nur zur Präsenzerfassung. Die automatische Standorterfassung macht diese Verhaltensmuster transparent und dokumentierbar. Ohne klare Betriebsvereinbarungen droht die Funktion zur digitalen Stechuhr zu werden.

Unsere Empfehlung: Unternehmen sollten vor der Aktivierung eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen und mit dem Betriebsrat klare Schutzregeln vereinbaren. Zentral sind: strikte Zweckbindung auf Raumplanung, Verbot individueller Leistungsauswertung, kurze Löschfristen von maximal einer Woche und dokumentierte Zugriffsbeschränkungen. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann die rechtskonforme Implementierung begleiten.

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