Externer Datenschutzbeauftragter
Ein externer Datenschutzbeauftragter entlastet Ihr Unternehmen von komplexen DSGVO-Pflichten, sichert rechtliche Compliance und schützt vor Bußgeldern – professionell, kostengünstig und ohne die Risiken einer internen Besetzung.
Was ist ein Datenschutzbeauftragter?
Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) überwacht die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Ihrem Unternehmen. Er ist die zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Aufsichtsbehörden bei allen Datenschutzfragen. Die DSGVO verlangt in Art. 37, dass Unternehmen einen DSB benennen müssen, wenn personenbezogene Daten umfangreich verarbeitet werden – etwa bei der Mitarbeiterverwaltung, Kundenbetreuung oder Marketing-Aktivitäten.
Die Rolle des Datenschutzbeauftragten ist gesetzlich klar definiert: Er berät das Unternehmen, schult Mitarbeiter, überwacht Verarbeitungstätigkeiten und fungiert als Schnittstelle zur Aufsichtsbehörde. Dabei genießt er besonderen Kündigungsschutz und muss fachlich qualifiziert sein.
Warum externe statt interne Lösung? Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten bietet Unternehmen erhebliche Vorteile: Sie sparen Personalkosten, erhalten sofort einsatzbereite Expertise und vermeiden den komplexen Kündigungsschutz interner Beauftragter. Zudem bringt ein externer DSB branchenübergreifende Erfahrung mit und bleibt durch kontinuierliche Fortbildungen stets auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung.
Das Wichtigste zum Datenschutzbeauftragten in Kürze
Europäischer Datenschutzausschuss
Dieses Gremium setzt sich aus den Leitern der Datenschutzbehörden der EU-Mitgliedstaaten und dem Europäischen Datenschutzbeauftragten zusammen. Seine Hauptaufgabe ist die einheitliche Anwendung der DSGVO in der EU. Er agiert unabhängig und berät die EU-Kommission in datenschutzrelevanten Fragen.
Bundesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit (BfDI)
Die BfDI ist die zentrale Anlaufstelle für Beschwerden über Datenschutzverletzungen durch Bundesbehörden. Sie überwacht und berät sowohl öffentliche als auch bestimmte nicht-öffentliche Stellen und informiert den Bundestag und die Öffentlichkeit über wichtige Entwicklungen im Datenschutz.
Landesdatenschutzbeauftragter
Jedes Bundesland hat einen eigenen Landesdatenschutzbeauftragten, der die öffentlichen Stellen des jeweiligen Bundeslandes in Datenschutzfragen berät und überwacht.
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Dieser Beauftragte ist für den Datenschutz innerhalb einer Behörde oder öffentlichen Stelle zuständig. Die Benennung erfolgt nach den gleichen Kriterien wie für betriebliche Datenschutzbeauftragte.
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Unternehmen sind unter bestimmten Bedingungen verpflichtet, einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dieser überwacht und berät das Unternehmen in Bezug auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
Internationale Aspekte
Unternehmen oder Behörden außerhalb der EU müssen gemäß Art. 27 DSGVO einen Vertreter in einem EU-Mitgliedsstaat haben.
Die Rolle des Datenschutzbeauftragten ist also je nach Kontext unterschiedlich, aber immer von zentraler Bedeutung für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
Interner oder externer Datenschutzbeauftragter?
Unternehmen stehen vor der Entscheidung: Interner Mitarbeiter oder externer Datenschutzbeauftragter? Die Antwort hängt von Unternehmensgröße, Budget und Komplexität der Datenverarbeitung ab.
Interner Datenschutzbeauftragter:
- Muss fachlich qualifiziert werden (Schulungen kosten 3.000–8.000€)
- Benötigt kontinuierliche Fortbildung (ca. 2.000€/Jahr)
- Jährliche Gesamtkosten: ca. 14.800€ (inkl. Schulung, Arbeitszeit, Fortbildung)
Externer Datenschutzbeauftragter:
- Jährliche Kosten: ab 1.500€ (125€/Monat)
Die Kostenersparnis liegt auf der Hand: Ein externer Datenschutzbeauftragter kostet nur einen Bruchteil einer internen Lösung und bietet dabei höhere Flexibilität und geringere rechtliche Risiken.
Interner DSB | Externer DSB |
|---|---|
✔ Keine extra Lohnkosten Ein interner DSB kann auch weitere Aufgaben für das Unternehmen erledigen. | ✔ Transparente und planbare Kosten Pauschalpakete bieten Kostentransparenz. Die Auslagerung der Arbeit spart intern Zeit. |
✔ Vertrauen der Angestellten Das Vertrauen auf die Qualität der Leistung muss nicht erst gewonnen werden. | ✔ Expertise & langjährige Erfahrung Vertrauen wird durch Qualität geschaffen. Die langjährige Erfahrung unserer DSB und DSK schafft effiziente Prozesse. |
✘ Gefahr der Betriebsblindheit Internen Mitarbeitern stecken oft tief in den Unternehmensstrukturen und haben Schwierigkeiten objektiv auf diese zu schauen. | ✔ Objektive Außenperspektive Ein objektiver Blickwinkel und persönliche Distanz zu Mitarbeitern sind für die Findung & Umsetzung der Maßnahmen von Vorteil. |
✘ Haftungsrisiko für das Unternehmen Das Unternehmen haftet für das Handeln der eigenen Mitarbeiter. Im Falle eines Datenschutzvorfalls oder eines Verstoßes kann dies sehr teuer werden. | ✔ Kein Risiko für das Unternehmen Durch die Umsetzung der DSGVO mithilfe eines externen Experten sind Sie auf der sicheren Seite und schützen sich vor hohen Bußgeldern. |
✘ Kündigungsschutz Interne Mitarbeiter unterliegen dem Kündigungsschutz (§38 BDSG). | ✔ Variable Vertragslaufzeit Der Vertrag mit einem externen Datenschutzbeauftragten kann jederzeit zur vereinbarten Frist gekündigt werden. |
✘ Zusatzkosten Das Erwerben von Qualifikationen für einen Datenschutzbeauftragten bringt Kosten für das Unternehmen mit sich (Schulungen kosten 3.000–8.000€). | ✔ Keine Ausbildungskosten Der DSB trägt alle Kosten für seine Fort- und Weiterbildungen. |
✔ IT-Sicherheit inklusive Manche Datenschutzberater verfügen außerdem über die Qualifikation zum IT-Sicherheitsbeauftragten und können diesen Bereich gleichzeitig abdecken. |
Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten
Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind in Art. 39 DSGVO klar definiert. Er übernimmt folgende Kernaufgaben:
- Beratung und Überwachung: Der DSB berät Unternehmen und Mitarbeiter bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen. Er prüft, ob Verarbeitungstätigkeiten rechtskonform sind, und gibt Empfehlungen zur Risikominimierung.
- Schulung der Mitarbeiter: Regelmäßige Datenschutzschulungen sind Pflicht. Der Datenschutzbeauftragte sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter die DSGVO-Grundsätze kennen und im Arbeitsalltag umsetzen.
- Dokumentation und Compliance: Er erstellt und pflegt das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT), prüft Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und führt Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) durch, wenn Verarbeitungen ein hohes Risiko für Betroffene darstellen.
- Kontaktstelle für Aufsichtsbehörden: Der DSB ist erster Ansprechpartner für Datenschutzbehörden. Bei Anfragen, Beschwerden oder Datenpannen koordiniert er die Kommunikation und stellt sicher, dass alle Meldepflichten eingehalten werden.
- Betroffenenrechte umsetzen: Kunden und Mitarbeiter haben Auskunfts-, Lösch- und Widerspruchsrechte. Der externe Datenschutzbeauftragte stellt sicher, dass diese Anfragen fristgerecht und rechtssicher bearbeitet werden.
- Risikomanagement: Er identifiziert Schwachstellen in den Verarbeitungsprozessen, bewertet Risiken und entwickelt Maßnahmen zur Verbesserung der Datensicherheit.
Diese Aufgaben erfordern fundiertes Fachwissen und kontinuierliche Weiterbildung – Voraussetzungen, die ein externer Datenschutzbeauftragter von Beginn an mitbringt.
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Mehr InformationenBenennungspflicht: Wann brauche ich einen DSB?
Die gesetzliche Benennungspflicht ergibt sich aus Art. 37 DSGVO und §38 BDSG. Folgende Unternehmen müssen einen Datenschutzbeauftragten bestellen:
Gesetzliche Pflicht besteht, wenn:
- 20-Personen-Regel (§38 BDSG): Mindestens 20 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Hierzu zählen nicht nur IT-Mitarbeiter, sondern auch Buchhaltung, Personalwesen, Marketing und Vertrieb.
- Umfangreiche Datenverarbeitung (Art. 37 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Kerntätigkeit des Unternehmens besteht in der umfangreichen, regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen (z.B. Videoüberwachung, Tracking, Profiling).
- Sensible Daten (Art. 37 Abs. 1 lit. c DSGVO): Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im großen Umfang (Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Daten zu Gewerkschaftszugehörigkeit etc.).
Auch ohne gesetzliche Pflicht sinnvoll:
Selbst wenn keine Benennungspflicht besteht, kann ein externer Datenschutzbeauftragter sinnvoll sein:
- Komplexe Datenverarbeitungen (z.B. Cloud-Dienste, internationale Datentransfers)
- Hohe Bußgeldrisiken (z.B. bei großer Kundendatenbank oder sensiblen Branchen wie Medizin, Finanzwesen)
- Fehlende interne Expertise
Unsicherheit bei der Benennungspflicht? Viele Unternehmen unterschätzen die Schwelle. Auch kleine Betriebe mit digitaler Verwaltung, CRM-Systemen oder Online-Shops überschreiten oft die 20-Personen-Grenze. Eine kostenlose Erstberatung klärt Ihre individuelle Situation.
Weitere Informationen zur Vorschrift
DSGVO
Gemäß Art. 37 DSGVO muss ein Datenschutzbeauftragter in folgenden Fällen benannt werden:
- Öffentliche Stellen oder Körperschaften: Wenn die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird. Ausgenommen sind Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit.
- Umfangreiche Überwachung: Wenn die Kerntätigkeit in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, die eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erfordern.
- Besondere Kategorien von Daten: Wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten besteht.
- Strafrechtliche Daten: Wenn personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten verarbeitet werden.
BDSG-neu
Gemäß §4f Abs.1 Satz 3 BDSG muss ein Unternehmen einen DSB bestellen, wenn mindestens zwanzig Mitarbeiter beschäftigt werden, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten. Die Anzahl umfasst sowohl Festangestellte, freie Mitarbeiter oder Auszubildende. Werden die Arbeitsprozesse in digitaler Form ausgeübt, ist von einer automatisierten Datenverarbeitung auszugehen.
Gemäß §4f Abs.1 Satz 5 BDSG muss die Bestellung erfolgen, wenn personenbezogene Daten geschäftsmäßig übermittelt, erhoben oder verarbeitet werden (unabhängig von der Mitarbeiterzahl).
Gemäß §4f Abs.1 Satz 5 BDSG muss die Bestellung erfolgen, wenn das Unternehmen besonders sensible Daten verarbeitet (unabhängig von der Mitarbeiterzahl).
Begriffsdefinitionen:
Was bedeutet „umfangreich“?
In der DSGVO wird dieser Begriff nicht explizit definiert. Jedoch kann Erwägungsgrund 91 der DSGVO als grobe Orientierung dienen. Es kann die Verarbeitung großer Mengen von personenbezogenen Daten im Allgemeinen oder auf regionaler, nationaler und suprationaler Ebene gemeint sein. Der Einsatz neuer Technologien, Anzahl der betroffenen Personen oder gar die Dauer der Datenverarbeitung.
Was bedeutet „Kerntätigkeit“?
Laut Erwägungsgrund 97 der DSGVO bezieht sich die Kerntätigkeit eines Verantwortlichen im nicht-öffentlichen Bereich auf seine Haupttätigkeiten und nicht auf die Verarbeitung personenbezogener Daten als Nebentätigkeit.
Qualifikation und Fachkunde eines DSB
Ein Datenschutzbeauftragter muss gemäß Art. 37 Abs. 5 DSGVO über Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen. Die Anforderungen sind hoch:
Fachliche Qualifikation:
- Fundierte Kenntnisse der DSGVO, des BDSG und branchenspezifischer Regelungen
- Verständnis von IT-Sicherheit und technischen Schutzmaßnahmen
- Erfahrung in der Umsetzung von Datenschutzkonzepten
- Kontinuierliche Fortbildung zu aktueller Rechtsprechung und Behördenpraxis
Zuverlässigkeit:
- Keine Interessenkonflikte (kein Geschäftsführer, IT-Leiter oder Personalverantwortlicher)
- Unabhängigkeit in der Wahrnehmung der DSB-Aufgaben
- Verschwiegenheitspflicht
Ein externer Datenschutzbeauftragter erfüllt diese Anforderungen durch jahrelange Praxiserfahrung, spezialisierte Ausbildungen (z.B. TÜV-Zertifizierung, GDD-Zertifikat) und ständige Weiterbildung. Cortina Consult setzt ausschließlich Juristen und IT-Spezialisten mit nachgewiesener DSGVO-Expertise ein.
Lebenszyklus einer DSB-Bestellung
Die Zusammenarbeit mit einem Datenschutzbeauftragten verläuft in strukturierten Phasen:
Phase 1: Bedarfsanalyse (kostenlos)
- Prüfung der Benennungspflicht
- Ermittlung des Leistungsumfangs
- Erstgespräch zur Klärung offener Fragen
Phase 2: Bestellung und Meldung
- Schriftliche Bestellung des externen Datenschutzbeauftragten (nutzen Sie unsere Checkliste zur DSB-Bestellung)
- Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde
- Veröffentlichung der Kontaktdaten (Pflicht nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO)
Phase 3: Initialer Compliance-Check
- Bestandsaufnahme der Verarbeitungstätigkeiten
- Erstellung/Aktualisierung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
- Gap-Analyse: Wo besteht Handlungsbedarf?
Phase 4: Laufende Betreuung
- Regelmäßige Compliance-Überprüfungen (quartalsweise oder nach Bedarf)
- Schulung der Mitarbeiter
- Bearbeitung von Betroffenenanfragen
- Beratung bei neuen Projekten (z.B. neue Software, Marketing-Kampagnen)
Phase 5: Dokumentation und Reporting
- Jährlicher Tätigkeitsbericht
- Dokumentation aller Maßnahmen
- Revisionssichere Nachweise für Aufsichtsbehörden
Diese strukturierte Vorgehensweise garantiert lückenlose DSGVO-Compliance von Anfang an.
Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Entscheidung für einen externen Datenschutzbeauftragten bietet Unternehmen zahlreiche strategische Vorteile:
Ein externer DSB kostet ab 125€ monatlich – ein Bruchteil der Kosten einer internen Lösung. Keine Personalkosten, keine Schulungskosten, keine Fortbildungskosten. Transparente Flatrate-Modelle schaffen Planungssicherheit.
Externe Datenschutzbeauftragte bringen jahrelange Praxiserfahrung mit. Sie kennen die typischen Datenschutz-Herausforderungen Ihrer Branche und liefern pragmatische Lösungen. Cortina Consult betreut Kunden aus Medizin, E-Commerce, Automotive, Logistik, Consulting und vielen weiteren Branchen.
Interne Datenschutzbeauftragte genießen besonderen Kündigungsschutz nach §38 BDSG – auch nach Abberufung aus der DSB-Funktion. Externe Dienstleister können mit kurzer Frist (meist 3 Monate) gewechselt werden. Diese Flexibilität ist besonders bei Unzufriedenheit oder veränderten Anforderungen wertvoll.
Ein externer DSB arbeitet mit Dutzenden Unternehmen verschiedener Branchen. Er kennt Best Practices, typische Datenschutz-Fallstricke und innovative Lösungsansätze – Wissen, das einem internen Mitarbeiter fehlt.
Die DSGVO verlangt Unabhängigkeit. Ein interner Mitarbeiter, der zugleich IT-Leiter, Geschäftsführer oder Personalverantwortlicher ist, kann diese Anforderung nicht erfüllen. Externe DSB sind per Definition weisungsfrei und unabhängig.
DSGVO, BDSG, TTDSG, ePrivacy-Verordnung – Datenschutzrecht ist komplex und ändert sich ständig. Ein externer Datenschutzbeauftragter ist stets auf dem neuesten Stand und minimiert Ihr Haftungsrisiko.
Sie suchen einen externen Datenschutzbeauftragten und möchten einen schnellen Kostenüberblick? Nutzen Sie unseren Rechner für eine individuelle Preiskalkulation basierend auf Ihren Anforderungen.
Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten hängen von Unternehmensgröße, Branche und Komplexität der Datenverarbeitung ab. Transparente Preismodelle ermöglichen eine langfristige Budgetplanung:
Kleine Unternehmen (bis 20 Mitarbeiter):
- Preis: ab 125€/Monat (1.500€/Jahr)
- Leistungen: Basisbetreuung, VVT-Erstellung, Mitarbeiterschulung, Behördenkontakt
- Ideal für: Startups, kleine Handwerksbetriebe, Praxen, Kanzleien
Mittelständische Unternehmen (20–100 Mitarbeiter):
- Preis: 250–350€/Monat (3.000–4.200€/Jahr)
- Leistungen: Erweiterte Betreuung, DSFA-Durchführung, regelmäßige Audits, dedizierter Ansprechpartner
- Ideal für: E-Commerce, Dienstleister, Agenturen, mittelständische Produktionsbetriebe
Große Unternehmen (>100 Mitarbeiter):
- Preis: 350–500€/Monat (4.200–6.000€/Jahr)
- Leistungen: Vollumfängliche Betreuung, mehrere DSFA pro Jahr, Incident-Management, Konzernstrukturen
- Ideal für: Konzerne, große Handelsunternehmen, Automobilzulieferer (TISAX-Compliance)
Im Vergleich: Ein interner Datenschutzbeauftragter kostet ca. 14.800€ pro Jahr (inkl. Schulung, Arbeitszeit, Fortbildung) – ohne die Flexibilität und branchenübergreifende Expertise eines externen Dienstleisters.
Branchenspezifische Lösungen
Jede Branche hat spezifische Datenschutz-Anforderungen. Cortina Consult bietet maßgeschneiderte Lösungen:
Arztpraxen und Gesundheitswesen
Besonderheit: Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) – höchste Schutzwürdigkeit
Herausforderungen:
- Patientendaten unterliegen strengsten Schutzanforderungen
- Schweigepflicht nach §203 StGB zusätzlich zur DSGVO
- Elektronische Patientenakte (ePA) und Telematikinfrastruktur erfordern technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
- Auftragsverarbeitungsverträge mit Laboren, Abrechnungsdienstleistern, IT-Dienstleistern
Lösung durch externen DSB:
- Praxisspezifisches VVT: Anpassung an Praxisabläufe (Terminvergabe, Befundarchivierung, Abrechnung)
- Patientenrechte-Management: Standardisierte Prozesse für Auskunft, Löschung, Widerspruch
- Mitarbeiterschulungen: Sensibilisierung für Schweigepflicht und Datenschutz im Praxisalltag
- TOM-Dokumentation: Nachweis technischer Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Backup)
Kosten: ab 150€/Monat
E-Commerce und Online-Shops
Besonderheit: Tracking, Newsletter, Zahlungsabwicklung, internationale Datentransfers
Herausforderungen:
- Cookie-Banner und Tracking-Technologien (Google Analytics, Facebook Pixel, etc.) müssen DSGVO-konform eingebunden werden
- Newsletter-Marketing erfordert Double-Opt-In und Einwilligungsmanagement
- Zahlungsdienstleister (PayPal, Stripe, Klarna) als Auftragsverarbeiter
- Internationale Versandhändler: Datentransfers in Drittländer (USA, China)
Lösung durch externen DSB:
- Cookie-Compliance: Implementierung rechtssicherer Consent-Management-Plattformen (CMP)
- Datenschutzerklärung: Erstellung und regelmäßige Aktualisierung für Shop-Systeme (Shopify, WooCommerce, Shopware)
- Auftragsverarbeiter-Management: Prüfung und Abschluss von AVV mit allen Dienstleistern
- Internationale Transfers: Standardvertragsklauseln (SCC) und Transfer-Impact-Assessments (TIA)
Kosten: ab 200€/Monat
Automotive und TISAX-Compliance
Besonderheit: Automobilindustrie verlangt TISAX-Zertifizierung (Trusted Information Security Assessment Exchange)
Herausforderungen:
- TISAX kombiniert Informationssicherheit (ISO 27001) und Datenschutz (DSGVO)
- Zulieferer müssen TISAX-Assessment bestehen, um mit OEMs (BMW, Daimler, VW, etc.) zusammenzuarbeiten
- Hohe Anforderungen an Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Netzwerksicherheit
- Regelmäßige Re-Audits alle 3 Jahre
Lösung durch externen DSB:
- TISAX-Vorbereitung: Gap-Analyse, Maßnahmenplan, Dokumentation
- ISMS-Aufbau: Implementierung Informationssicherheitsmanagementsystem nach ISO 27001
- Datenschutzkonzept: Integration DSGVO-Anforderungen in TISAX-Prozesse
- Audit-Begleitung: Unterstützung bei externem TISAX-Assessment
Kosten: ab 300€/Monat (zzgl. ISMS-Aufbau)
Startups und Wachstumsunternehmen
Besonderheit: Schnelles Wachstum, begrenzte Ressourcen, Investoren-Compliance
Herausforderungen:
- Datenschutz oft nachrangig in frühen Phasen – führt zu „Tech Debt“
- Skalierung von 5 auf 50 Mitarbeiter: Benennungspflicht plötzlich relevant
- Investoren (VCs, Business Angels) verlangen DSGVO-Compliance als Bedingung
- Internationale Expansion: Datenschutz in USA, UK, Schweiz unterschiedlich
Lösung durch externen DSB:
- Benennungspflicht prüfen: Viele Startups unterschätzen die Schwelle (20 Personen = Marketing + Sales + IT + HR + Verwaltung).
- Datenschutz by Design: Frühzeitige Integration von Datenschutz in neue Produkte/Features (Art. 25 DSGVO).
- Skalierbare Prozesse: Aufbau von Datenschutz-Strukturen, die mit dem Unternehmen mitwachsen (VVT, DSFA, Schulungen).
- Investoren-Compliance: Viele VCs verlangen DSGVO-Compliance als Bedingung für Investments – ein externer DSB schafft Vertrauen.
Kosten: ab 150€/Monat (Frühphase), wächst mit dem Unternehmen
Warum sich ein externer Datenschutzbeauftragter lohnt
Die Entscheidung für einen externen Datenschutzbeauftragten ist eine strategisch kluge Investition:
Kosteneffizienz: Ab 125€/Monat statt 14.800€/Jahr für interne Lösung
Sofortige Expertise: Keine Einarbeitungszeit, keine Schulungskosten
Flexibilität: Kein Kündigungsschutz, kurze Vertragslaufzeiten
Branchenwissen: Erfahrung aus Hunderten Projekten
Rechtssicherheit: Minimierung von Bußgeldrisiken und Haftung
Cortina Consult bringt über 10 Jahre Erfahrung und mehr als 500 erfolgreich betreute Projekte mit. Unsere TÜV-zertifizierten Juristen und IT-Spezialisten garantieren DSGVO-Compliance auf höchstem Niveau – pragmatisch, rechtssicher und kostengünstig.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum eDSB
Datenschutzbeauftragte sind zentrale Akteure, wenn es um den Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung der Datenschutzvorschriften geht. Je nach Ihren spezifischen Bedarfen und Ressourcen können Unternehmen zwischen einem internen und externen Datenschutzbeauftragten wählen. Die Entscheidung kann nicht nur erhebliche Auswirkungen auf die Kosten des Unternehmens haben, sondern auch auf die Qualität des Datenschutzmanagements.
Wer muss einen externen Datenschutzbeauftragten bestellen?
Nach §38 BDSG besteht eine Benennungspflicht, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Dazu zählen nicht nur IT-Mitarbeiter, sondern auch Buchhaltung, HR, Marketing, Vertrieb – also nahezu alle Abteilungen. Auch kleinere Unternehmen können betroffen sein, wenn ihre Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung sensibler Daten besteht (z.B. Detekteien, Marktforschung, Gesundheitsdienstleister).
Zudem ist eine Bestellung erforderlich, wenn:
- Umfangreiche systematische Überwachung stattfindet (Art. 37 Abs. 1 lit. b DSGVO) – z.B. Videoüberwachung, Tracking, Profiling
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (Art. 9 DSGVO) – z.B. Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Gewerkschaftszugehörigkeit
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragter variieren je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Datenverarbeitung:
- Kleine Unternehmen (bis 20 MA): ab 125€/Monat (1.500€/Jahr)
- Mittelstand (20–100 MA): 250–350€/Monat (3.000–4.200€/Jahr)
- Große Unternehmen (>100 MA): 350–500€/Monat (4.200–6.000€/Jahr)
Im Vergleich dazu kostet ein interner DSB ca. 14.800€ pro Jahr (inkl. Schulung, Arbeitszeit, Fortbildung) – ohne die Flexibilität und Expertise eines externen Dienstleisters.
Eigenschaft | Interner DSB | Externer DSB |
|---|---|---|
Arbeitszeitanteil als Datenschutzbeauftragter | 20 % | – |
Gehaltsanteil als Datenschutzbeauftragter (monatlich) | 900€ |
– |
Hilfsmittel und andere Aufwendungen | durchschn. 1.000 € | Inklusive |
Fortbildungskosten | durchschn. 3.000 € | Inklusive |
Persönliche Haftung für datenschutrechtliche Fehltritte | Interner DSB haftet | Externer DSB haftet |
Gesamtkosten (jährlich) | 14.800 € (inkl. Weiterbildung und Hilfsmittel) | ab 1.500 € |
Wie schnell kann ein externer DSB starten?
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann innerhalb von 1–2 Wochen einsatzbereit sein:
Erstgespräch (kostenlos): Klärung von Benennungspflicht und Leistungsumfang
Vertragsabschluss: Schriftliche Bestellung als DSB
Meldung an Aufsichtsbehörde: Pflicht nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO
Initialer Compliance-Check: Bestandsaufnahme der Verarbeitungstätigkeiten, Erstellung VVT
Im Gegensatz dazu benötigt ein interner DSB 3–6 Monate Einarbeitungszeit (inkl. Schulung und Zertifizierung).
Welche Aufgaben übernimmt der externe DSB konkret?
Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt folgende Kernaufgaben:
- Beratung: Unterstützung bei DSGVO-Compliance, neuen Projekten, Software-Einführungen
- Überwachung: Prüfung von Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsverträgen, technischen Maßnahmen
- Schulung: Datenschutz-Schulungen für Mitarbeiter (Präsenz oder E-Learning)
- Dokumentation: Erstellung/Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten (VVT), DSFA, TOM-Dokumentation
- Betroffenenrechte: Bearbeitung von Auskunfts-, Lösch- und Widerspruchsanfragen
- Kontaktstelle: Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden, Mitarbeiter und Kunden
- Incident-Management: Unterstützung bei Datenpannen (Meldepflicht innerhalb 72 Stunden)
Der komplette DSGVO-Compliance-Guide kostenfrei als Download: Von der Bedarfsanalyse über die Implementierung bis zur Zertifizierung – mit Schritt-für-Schritt-Anleitung und Compliance-Checkliste.
Kann ich den externen DSB jederzeit wechseln?
Ja! Im Gegensatz zu einem internen Datenschutzbeauftragten (der besonderen Kündigungsschutz nach §38 BDSG genießt) können Sie einen externen Dienstleister wechseln mit kurzer Frist (meist 3 Monate). Diese Flexibilität ist besonders vorteilhaft bei:
- Unzufriedenheit mit der Leistung
- Veränderten Anforderungen (z.B. Wachstum, neue Branchen)
- Kostengründen
Cortina Consult arbeitet grundsätzlich mit fairen Kündigungsfristen und ohne lange Vertragslaufzeiten.
Was passiert, wenn kein DSB bestellt wird?
Die Nichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten trotz gesetzlicher Pflicht ist eine Ordnungswidrigkeit nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO. Die Aufsichtsbehörden können Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des weltweiten Jahresumsatzes verhängen (je nachdem, welcher Betrag höher ist).
Beispiele aus der Praxis:
- 150.000€ Bußgeld verhängte das LfDI Baden-Württemberg gegen ein Unternehmen wegen fehlender DSB-Bestellung
- 50.000€ Bußgeld gegen einen Online-Shop wegen unzureichender Datenschutz-Dokumentation
Hinzu kommen Risiken bei Datenpannen: Ohne DSB fehlt die Expertise für korrekte Meldungen (Art. 33/34 DSGVO), was zusätzliche Bußgelder nach sich ziehen kann.
Wie wird die Fachkunde eines externen DSB nachgewiesen?
Die Fachkunde eines Datenschutzbeauftragten wird durch folgende Nachweise belegt:
- Zertifizierung: TÜV, GDD (Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit), IHK, ULD (Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz)
- Ausbildung: Juristische oder IT-technische Qualifikation (z.B. Jurastudium, Informatikstudium)
- Praxiserfahrung: Referenzen, Anzahl betreuter Unternehmen, Branchenerfahrung
- Fortbildungen: Teilnahme an Datenschutz-Konferenzen, Webinaren, Fachseminaren
Was ist der Unterschied zwischen DSB und Datenschutzkoordinator?
Datenschutzbeauftragter (DSB):
- Gesetzlich definierte Rolle nach Art. 37–39 DSGVO
- Unabhängig und weisungsfrei (Art. 38 Abs. 3 DSGVO)
- Überwacht die Einhaltung der DSGVO
- Kontaktstelle für Aufsichtsbehörden
- Benennungspflicht nach §38 BDSG
Datenschutzkoordinator:
- Keine gesetzliche Rolle – interne Organisationseinheit
- Unterstützt den DSB bei operativen Aufgaben (z.B. VVT-Pflege, Schulungskoordination)
- Weisungsgebunden (typischerweise an HR oder Geschäftsführung)
- Kein Ersatz für DSB – kann Benennungspflicht NICHT erfüllen
Viele Unternehmen kombinieren beide Rollen: Ein externer DSB übernimmt die gesetzliche Funktion, während ein interner Datenschutzkoordinator die Umsetzung im Tagesgeschäft koordiniert.
Brauchen mehrere Niederlassungen jeweils eigene DSB?
Nein, ein externer Datenschutzbeauftragter kann mehrere Niederlassungen und Standorte betreuen. Die DSGVO erlaubt ausdrücklich eine zentrale DSB-Funktion für Unternehmensgruppen (Art. 37 Abs. 2 DSGVO). Voraussetzung: Der DSB muss von jeder Niederlassung aus leicht erreichbar sein (Telefon, E-Mail, Videokonferenz).
Vorteil: Kosteneffizienz durch zentrale Betreuung und einheitliche Datenschutz-Standards über alle Standorte hinweg.
Wie läuft die Zusammenarbeit im Alltag ab?
Die laufende Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten ist unkompliziert:
Regelmäßige Touchpoints:
- Quartalsweise Compliance-Checks: Review der Verarbeitungstätigkeiten, Anpassung VVT
- Ad-hoc-Beratung: Telefon, E-Mail, Videokonferenz bei akuten Fragen
- Jährliche Mitarbeiterschulungen: Präsenz oder E-Learning
- Jährlicher Tätigkeitsbericht: Dokumentation für Geschäftsführung und Aufsichtsbehörde
Erreichbarkeit:
- E-Mail-Support: Antwort innerhalb 24 Stunden
- Telefon-Hotline: Erreichbarkeit während Geschäftszeiten
- Notfall-Hotline: Bei Datenpannen sofortige Unterstützung
Dokumentation:
Alle Beratungen, Schulungen und Maßnahmen werden revisionssicher dokumentiert – als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.
Kann ein externer DSB auch ISMS/ISO 27001 übernehmen?
Ja, viele externe Datenschutzbeauftragte bieten zusätzlich Informationssicherheitsberatung an. Datenschutz (DSGVO) und Informationssicherheit (ISO 27001) überschneiden sich stark – ein kombiniertes Angebot spart Kosten und sichert konsistente Prozesse.
Cortina Consult bietet:
- Externer Datenschutzbeauftragter (DSGVO)
- Externer Informationssicherheitsbeauftragter (ISO 27001, TISAX)
- Kombinierte Beratung: DSMS + ISMS aus einer Hand
Vorteil: Ein Ansprechpartner für Datenschutz und IT-Sicherheit – reduziert Koordinationsaufwand und Schnittstellenprobleme.
Angebotsanfrage leicht gemacht: So gehen Sie strategisch vor
Wählen Sie die Berater und Dienstleister aus, die nachweisbar gute Arbeit leisten und am besten zu Ihren Anforderungen und Vorstellungen passt. Das wird Ihnen und Ihrem Unternehmen nicht nur viel Geld sparen, sondern auch dafür sorgen, dass das Thema Datenschutz mit Augenmaß umgesetzt wird.
Lassen Sie sich von verschiedenen Anbietern detaillierte Angebote zuschicken.
Vereinbaren Sie mit dem Dienstleister ein Erstgespräch und stellen Sie Fragen.
Vergleichen Sie die Angebote und prüfen Sie, ob alle für Sie relevanten Punkte abgedeckt sind.
Einhaltung und Kontrolle des Datenschutzes im Unternehmen durch Cortina Consult.
- Stellung des TÜV-zertifizierten DSB
- Datenschutzmanagementsystem
- E-Learning für Mitarbeitende
- Persönlicher Ansprechpartner
- Website & Social Media Monitoring
Bestellen Sie einen externen Datenschutzbeauftragten der Cortina Consult.
Cortina Consult hilft Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen. Als Beratungsdienstleister und externer Datenschutzbeauftragter führen wir Datenschutzaudits durch und sorgen für die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben in Ihrem Unternehmen.
- Gebündelte Erfahrung aus 10 Jahren in der Branche und 500 erfolgreichen Datenschutzprojekten
- Beratung, Software & Schulung aus einer Hand
- Prozessoptimierung frei nach dem Motto: so viel wie nötig, so wenig wie möglich
