Im Kontext des betrieblichen Datenschutzes ist die Datenschutzrichtlinie (aka Privacy Policy) das übergeordnete Konzeptpapier – und damit der Nordstern jeder Datenschutzberatung (und jedes Datenschutzbeauftragten).
Eine Datenschutzrichtlinie ist ein Leitfaden für alle Mitarbeitenden eines Unternehmens zur Umsetzung des Datenschutzes. Dabei umfassen solche Richtlinien die Weisungen des Arbeitgebers, denen die Mitarbeitenden Folge zu leisten haben. Die Datenschutzrichtlinie ist Grundlage effizienten DSGVO-Managements und definiert grundlegende Vorgaben der Geschäftsleitung zum Thema Datenschutz in Unternehmen und etabliert einheitliche datenschutzrechtliche Standards und Verfahren.
Ziel ist es, mit Hilfe einer Datenschutzrichtlinie die Umsetzung der abstrakten gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes im alltäglichen Arbeitsleben zu erleichtern. Dazu gehört u.a. auch die Schulung der Mitarbeiter bezüglich der gesetzlichen Vorgaben und deren Umsetzung.
Datenschutzrichtlinien dienen als Leitfaden im Unternehmen, um Datenschutz leichter und effektiver umsetzen zu können. Sie können ein Muster dafür verwenden, wir empfehlen dennoch die Einführung mithilfe eines Datenschutzexperten zu bewerkstelligen.
So können Sie sicher gehen, dass Ihre Datenschutzrichtlinien der DSGVO entsprechen und korrekt umgesetzt werden. Zudem ist es sinnvoll einen Datenschutzbeauftragten (DSB) als Kontrollinstanz hinzuzuziehen, da immer wieder Optimierungen notwendig sein werden. Diese Vorteile ergeben sich für Sie:
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Unternehmen haben nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Nachweispflicht. Das heißt, sie müssen nachweisen, dass die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung im Unternehmen erfüllt sind. Unternehmen müssen also sicherstellen, dass Datenschutzrichtlinien gegeben sind und geeignete Maßnahmen umgesetzt werden.
Indem die Richtlinie typische Fragestellungen und Fallgestaltungen aufgreift, stellt sie für die Mitarbeiter einen Leitfaden zur Orientierung dar. Auf diese Weise kann den Mitarbeitern mehr Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten geboten werden.
Durch die Einhaltung der Datenschutzrichtlinie kann ein angemessener Schutz der personenbezogenen Daten und der Interessen der Betroffenen gewährleistet werden. Dabei ist es wichtig, die Datenschutzrichtlinie sorgsam zu formulieren.
Bei Veränderungen im Unternehmen ist die Datenschutzrichtlinie ggf. anzupassen. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter konkrete Handlungsempfehlungen erhalten, beispielsweise im Umgang mit Betroffenenanfragen. Je klarer und eindeutiger die Datenschutzrichtlinie formuliert ist, desto besser kann sie von den Mitarbeitern umgesetzt bzw. angewandt werden.
Um die Datenschutzrichtlinie für möglichst jeden Mitarbeiter verständlich zu gestalten, sollte auf juristische und technische Fachbegriffe verzichtet werden. Hilfreich können dagegen Fallbeispiele sein. Auch können Wünsche und Anregungen der Mitarbeiter aufgegriffen werden, das sorgt gleichzeitig für eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
Wir als externer Datenschutzbeauftragter helfen Ihnen gerne eine Datenschutzrichtlinie, den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechend, zu erstellen und die Umsetzung der Datenschutzrichtlinie zu überprüfen.
Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, müssen die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird.
Zunächst sollte eine Unternehmensstrategie für den Umgang mit personenbezogenen Daten abgestimmt werden. Die Ziele dieser Strategie orientieren sich an den Anforderungen an das Datenschutzkonzept. Die Inhalte einer Datenschutzrichtlinie sind von den konkreten Vorgängen zur Datenverarbeitung vom Unternehmen abhängig.
Wir möchten Ihnen einmal darstellen, welche typischen Konzepte eine Datenschutzrichtlinie beinhaltet:
Unser Service Konzept Check evaluiert Ihre aktuelle Datenschutzrichtlinie. Wir liefern Ihnen eine unabhängige Überprüfung Ihrer Richtlinie auf Vollständigkeit, Aktualität (gemäß DSGVO) und Angemessenheit.
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Zweck der Datenschutzrichtlinie ist es, die Maßnahmen verständlich zu machen, die im Unternehmen zur Einhaltung und Sicherung des Datenschutzes getroffen werden. Dafür sollte die Datenschutzrichtlinie gut strukturiert sein, um für verschiedene Adressaten verständlich zu sein.
Folgende Punkte müssen in einer Datenschutzrichtlinie vorhanden sein:
Unter anderem sollten folgende Punkte in einer Datenschutzrichtlinie abgedeckt werden:
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fordert ein Verfahren, das die Wirksamkeit der Maßnahmen zu Datenschutz und Datensicherheit regelmäßig überprüft, bewertet und evaluiert. Das heißt für Unternehmen und Datenschutzbeauftragte: Sie müssen die Datenschutzrichtlinie immer wieder überarbeiten.
Die Datenschutzrichtlinie bietet eine gute Übersicht bei der Überprüfung des internen Datenschutzes. Eine gut strukturierte und übersichtlich dargestellte Datenschutzrichtlinie ist bei Datenschutzaudits sehr hilfreich.
Eine gute Datenschutzrichtlinie ist die Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Datenschutzkonzepts bzw. eines Datenschutzmanagementsystems.
Einhaltung und Kontrolle des Datenschutzes im Unternehmen durch Cortina Consult.
Wir helfen Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen. Als Beratungsdienstleister und externer Datenschutzbeauftragter sorgen wir für die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen.
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