Top Themen im Datenschutz:
Newsletter-Marketing ist ein effektives Instrument zur Kundenbindung – aber nur, wenn Sie die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten. Mit einem eDSB gelingt die rechtssichere Umsetzung nach DSGVO, UWG und TTDSG.
Beim Newsletter-Datenschutz müssen Sie drei zentrale Gesetze beachten:
Die wichtigste Regel: Sie brauchen eine ausdrückliche Einwilligung der Empfänger, bevor Sie Newsletter versenden. Diese Einwilligung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein. Das gängigste Verfahren dafür ist das Double-Opt-In. Viele Unternehmen müssen zusätzlich einen Datenschutzbeauftragten benennen, der die Einhaltung dieser Vorgaben überwacht.
Ja, das Double-Opt-In-Verfahren ist nach DSGVO und UWG die rechtssicherste Methode, um eine gültige Einwilligung zu dokumentieren. So funktioniert es:
Erste Anmeldung: Der Nutzer trägt seine E-Mail-Adresse in ein Anmeldeformular ein und bestätigt die Anmeldung (erster Opt-In).
Bestätigungs-E-Mail: Sie senden eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an diese Adresse.
Zweite Bestätigung: Erst wenn der Nutzer auf den Link klickt, ist die Einwilligung rechtsgültig (zweiter Opt-In = Double-Opt-In).
Warum ist Double-Opt-In wichtig? Es stellt sicher, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist und der Inhaber tatsächlich den Newsletter erhalten möchte. Die rechtliche Grundlage dafür findet sich in Art. 7 DSGVO, der die Bedingungen für eine wirksame Einwilligung definiert. Ohne Double-Opt-In riskieren Sie:
Achtung: Ein einfaches Opt-In (nur ein Klick) reicht nicht aus, um die Einwilligung rechtssicher nachzuweisen. Gerichte verlangen in der Regel den Double-Opt-In-Prozess.
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Mehr InformationenDie rechtlichen Anforderungen an Newsletter ergeben sich aus drei Gesetzen:
DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a: Ihre Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von E-Mail-Adressen ist die Einwilligung der betroffenen Person. Ohne Einwilligung ist der Newsletter-Versand unzulässig. Die Rechtsgrundlagen der DSGVO regeln umfassend, wann eine Datenverarbeitung zulässig ist. Detaillierte Informationen finden Sie im vollständigen Gesetzestext zu Art. 6 DSGVO.
UWG § 7 Abs. 2 Nr. 2: Werbung per elektronischer Post (E-Mail, SMS, WhatsApp usw.) ist nur mit vorheriger Einwilligung erlaubt. Eine Ausnahme gilt für Bestandskunden (siehe unten).
TTDSG § 25: Wenn Sie im Newsletter Tracking-Technologien einsetzen (z.B. Zählpixel zur Messung der Öffnungsrate), brauchen Sie eine zusätzliche Einwilligung nach dem TTDSG. Diese können Sie mit der Newsletter-Einwilligung kombinieren.
Praxis-Tipp: Formulieren Sie die Einwilligung so, dass sie alle drei Gesetze abdeckt. Beispiel: „Ich willige ein, dass [Unternehmen] meine E-Mail-Adresse für den Versand des Newsletters nutzt und Öffnungs- und Klickraten misst. Die Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen.“
Opt-in (Einwilligung): Der Nutzer muss aktiv zustimmen, bevor Sie ihm Newsletter senden. Dies ist der Grundsatz nach DSGVO und UWG.
Opt-out (Widerspruch): Der Nutzer erhält automatisch Newsletter, kann aber widersprechen und sich abmelden.
Wichtig: Opt-out ist nach deutschem Recht für Newsletter grundsätzlich verboten. Sie dürfen keine Checkboxen vorab ankreuzen oder Newsletter automatisch versenden, nur weil der Nutzer nicht widersprochen hat. Die einzige Ausnahme ist die Bestandskunden-Regelung (siehe nächster Abschnitt). Eine praktische Datenschutz-Checkliste hilft Ihnen, alle wichtigen Punkte bei der Umsetzung zu beachten.
Es gibt eine Ausnahme, die vielen Marketing-Verantwortlichen unbekannt ist: Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen Sie Newsletter auch ohne Einwilligung versenden – nämlich an Bestandskunden nach § 7 Abs. 3 UWG.
Adresse im Rahmen eines Verkaufs erhalten: Sie haben die E-Mail-Adresse beim Verkauf einer Ware oder Dienstleistung vom Kunden selbst erhalten (nicht von Dritten).
Eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen: Sie bewerben nur Produkte, die den bereits gekauften Produkten ähnlich sind. Die Rechtsprechung legt „ähnlich“ sehr eng aus.
Kein Widerspruch des Kunden: Der Kunde hat der Verwendung seiner E-Mail-Adresse nicht widersprochen.
Hinweispflicht: Sie müssen den Kunden bei der Erhebung und bei jeder weiteren Verwendung klar darauf hinweisen, dass er jederzeit widersprechen kann.
Praxis-Beispiel für den Hinweis:
„Wir nutzen Ihre E-Mail-Adresse, um Sie über ähnliche Produkte zu informieren. Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen – senden Sie uns einfach eine E-Mail an widerruf@beispiel.de oder klicken Sie auf den Abmeldelink in jedem Newsletter.“
Achtung: Diese Ausnahme gilt nur für elektronische Post (E-Mail, SMS, WhatsApp), nicht für Telefonanrufe oder Faxwerbung. Zudem ist die Auslegung sehr restriktiv – im Zweifel sollten Sie sich auf die reguläre Einwilligung verlassen.
Grenzen der Ausnahme:
Stellen Sie mit dieser Checkliste sicher, dass Ihre Newsletter-Anmeldung DSGVO-konform ist – alle wichtigen Punkte zum Abhaken auf einen Blick, kostenlos als Download.
Wenn Sie Newsletter versenden, müssen Sie die Empfänger nach Art. 13 DSGVO über die Datenverarbeitung informieren. Diese Informationspflicht gilt sowohl bei Einwilligung als auch bei der Bestandskunden-Ausnahme.
Wo platzieren Sie diese Informationen?
Praxis-Tipp: Erstellen Sie einen eigenen Abschnitt „Newsletter-Datenschutz“ in Ihrer Datenschutzerklärung. So können Sie direkt auf diesen Abschnitt verlinken und müssen nicht die gesamte Datenschutzerklärung verlinken. Viele Unternehmen nutzen auch Tools wie Microsoft 365 datenschutzkonform, um Newsletter-Kampagnen rechtssicher zu gestalten.
Verstöße gegen Newsletter-Datenschutz können teuer werden. Es drohen drei Arten von Sanktionen:
Wettbewerber oder Verbraucherschutzverbände können Sie wegen unlauteren Wettbewerbs abmahnen. Übliche Streitwerte:
Zusätzlich zahlen Sie die Anwaltskosten des Abmahnenden.
Datenschutz-Aufsichtsbehörden können Bußgelder verhängen. Die zuständigen Aufsichtsbehörden prüfen Verstöße und verhängen Sanktionen. Weitere Informationen finden Sie bei der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.
Beispiele aus der Praxis:
Betroffene Personen können Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO fordern. Gerichte sprechen oft Beträge zwischen 500 und 2.000 Euro zu – auch ohne konkreten materiellen Schaden. Die rechtssichere Umsetzung von Newsletter-Datenschutz ist keine Kür, sondern Pflicht. Investieren Sie lieber in ein sauberes Double-Opt-In-Verfahren, als später hohe Strafen zu zahlen.
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Viele Newsletter-Tools messen automatisch, wie oft ein Newsletter geöffnet wurde oder auf welche Links geklickt wurde. Dafür nutzen sie sogenannte Web-Beacons (auch „Zählpixel“ genannt) – unsichtbare Grafiken, die beim Öffnen der E-Mail geladen werden.
Nach TTDSG § 25 brauchen Sie eine zusätzliche Einwilligung für Tracking-Technologien. Das TTDSG bei Newsletter-Tracking regelt detailliert, welche Anforderungen gelten. Sie können diese Einwilligung mit der Newsletter-Einwilligung kombinieren.
Formulierungs-Beispiel:
„Ich willige ein, dass [Unternehmen] meine E-Mail-Adresse für den Newsletter-Versand nutzt und Öffnungs- sowie Klickraten misst, um den Newsletter zu optimieren.“
Falls Sie auf Tracking verzichten oder anonymisierte Statistiken nutzen, brauchen Sie keine zusätzliche Einwilligung. Manche Newsletter-Tools bieten „Privacy-Friendly“-Modi an, die ohne Zählpixel auskommen.
Informationspflicht:
Erwähnen Sie in Ihrer Datenschutzerklärung, welche Tracking-Technologien Sie einsetzen und zu welchem Zweck. Nennen Sie auch die eingesetzten Tools (z.B. „Mailchimp“, „Brevo“, „CleverReach“).
Newsletter-Marketing ist ein effektives Instrument – aber nur, wenn Sie die DSGVO, das UWG und das TTDSG einhalten. Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Sie sind unsicher, ob Ihr Newsletter-Marketing DSGVO-konform ist? Ein externer Datenschutzbeauftragter prüft Ihre Prozesse, erstellt rechtssichere Einwilligungs-Texte und schult Ihr Marketing-Team. Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten umfassen genau diese Compliance-Beratung. So vermeiden Sie Bußgelder und Abmahnungen.
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Wir helfen Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen. Als Beratungsdienstleister und externer Datenschutzbeauftragter sorgen wir für die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen.
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* Pflichtfeld. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis zum Erhalt des Cortina Legal-Updates mit Mailchimp sowie zur Interessen-Analyse durch Auswertung individueller Öffnungs- und Klickraten. Zu Ihrer und unserer Sicherheit senden wir Ihnen vorab noch eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link (sog. Double-Opt-In); die Anmeldung wird erst mit Klick auf diesen Link aktiv. Dadurch stellen wir sicher, dass kein Unbefugter Sie in unser Newsletter-System eintragen kann. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen widerrufen; z. B. durch Klick auf den Abmeldelink am Ende jedes Newsletters. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
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