Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) nach Artikel 30 DSGVO rechtssicher führen und dabei Zeit sparen – das Compliance Hub macht es möglich.
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist gemäß Artikel 30 DSGVO eine verpflichtende Dokumentation aller Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es bildet das Herzstück jedes Datenschutzmanagementsystems und dient Aufsichtsbehörden als zentrale Nachweisdokumentation bei Prüfungen.
Jedes Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern oder bei regelmäßiger Verarbeitung sensibler Daten ist zur Führung eines VVT verpflichtet. Dies gilt nicht nur nach EU-DSGVO, sondern auch gemäß UK GDPR und dem Schweizer nDSG (neues Datenschutzgesetz).
Die manuelle Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten kostet Datenschutzbeauftragte wertvolle Zeit und birgt erhebliche Risiken. Excel-Listen mit fehlenden Pflichtangaben, verstreute Auftragsverarbeitungsverträge und unklare Löschfristen führen im Ernstfall zu kostspieligen Bußgeldern durch europäische Aufsichtsbehörden. Bei Organisationsänderungen müssen Verantwortlichkeiten manuell in dutzenden Einträgen aktualisiert werden.
Das Compliance Hub löst diese Probleme durch intelligente Automatisierung: Das System reduziert den Pflegeaufwand um bis zu 70 Prozent, prüft automatisch die Vollständigkeit aller Pflichtangaben und warnt rechtzeitig vor auslaufenden Verträgen oder versäumten Löschfristen. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern erhöhen gleichzeitig Ihre Rechtssicherheit.
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Mehr InformationenDas übersichtliche Dashboard zeigt auf einen Blick den Status Ihrer Datenschutz-Dokumentation. Sie sehen sofort, welche Verarbeitungen vollständig dokumentiert sind, wo noch Pflichtangaben fehlen und welche Einträge einer Aktualisierung bedürfen.
Das Dashboard bietet folgende Funktionen:
Kein mühsames Durchsuchen von Excel-Listen mehr – alle Informationen sind strukturiert und jederzeit verfügbar.
Die Dokumentation neuer Verarbeitungstätigkeiten wird durch intelligente Assistenz-Funktionen zum Kinderspiel. Mit einem intuitiven Dialog starten Sie die Erfassung, und das System führt Sie Schritt für Schritt durch alle erforderlichen DSGVO-Pflichtangaben.
Das System unterstützt Sie mit strukturierten Eingabefeldern und Validierung in Echtzeit. Vordefinierte Auswahlmöglichkeiten sorgen für eine einheitliche Dokumentation, während Beispieltexte als Orientierung dienen. Dropdown-Menüs für Personengruppen und Datenkategorien erleichtern die Eingabe, und eine automatische Vollständigkeitsprüfung erfolgt vor dem Speichern.
Sie müssen kein Datenschutzexperte sein, um rechtssichere Dokumentationen zu erstellen. Das System stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen fehlen und alle Angaben den DSGVO-Anforderungen entsprechen.
Die Verwaltung von Datenempfängern erfolgt intelligent und zeitsparend. Interne Empfänger können aus vordefinierten Rollen wie Geschäftsführung, HR oder IT ausgewählt werden. Die automatische Verknüpfung zu Kontaktdaten und Verantwortlichkeiten spart Zeit, und bei Organisationsänderungen erfolgt die Aktualisierung zentral für alle betroffenen Verarbeitungen.
Externe Empfänger und Auftragsverarbeiter werden in einer zentralen Dienstleister-Datenbank mit AVV-Verwaltung erfasst. Das System prüft automatisch auf gültige Auftragsverarbeitungsverträge und bewertet kontinuierlich das Risiko von Dienstleistern. Ein Alert-System warnt bei auslaufenden Verträgen rechtzeitig.
Bei Übermittlungen in Drittländer außerhalb der EU/EWR erkennt das System automatisch den Handlungsbedarf und fordert die erforderlichen Garantien ein. Dies umfasst die Prüfung von Angemessenheitsbeschlüssen der EU-Kommission und die Dokumentation von Standardvertragsklauseln.
Das System erfasst Nachweise für verbindliche interne Datenschutzvorschriften und trackt Genehmigungen durch Aufsichtsbehörden. Besondere Anforderungen für Schweizer Unternehmen gemäß nDSG und UK-GDPR-konforme Übermittlungsmechanismen werden berücksichtigt.
Sie haben jederzeit einen vollständigen Überblick über alle internationalen Datenflüsse und deren rechtliche Absicherung – egal ob Sie in Deutschland, Österreich, der Schweiz oder mit grenzüberschreitenden Datenströmen arbeiten.
Die Einhaltung von Löschfristen ist eine der größten Herausforderungen im Datenschutz. Das System berechnet Löschfristen automatisch basierend auf gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie HGB, AO und branchenspezifischen Vorschriften.
Konflikte zwischen verschiedenen Aufbewahrungspflichten werden automatisch erkannt. Das System erstellt automatische Löschaufgaben mit Erinnerungsfunktion und dokumentiert Löschprozesse rechtssicher für Nachweispflichten gegenüber Aufsichtsbehörden.
Sie verpassen keine Löschfrist mehr und können bei Auskunftsersuchen oder Behördenprüfungen sofort nachweisen, wie lange Daten gespeichert werden und warum.
Die dynamische Risikoanalyse bewertet jede Verarbeitung automatisch anhand der DSGVO-Kriterien. Das System bewertet den Umfang und die Sensibilität der verarbeiteten Daten, die Anzahl betroffener Personen, die verwendeten Technologien und Verarbeitungsarten sowie die potenziellen Auswirkungen auf Betroffenenrechte.
Bei Hochrisiko-Verarbeitungen empfiehlt das System automatisch eine Datenschutz-Folgenabschätzung und leitet den entsprechenden Prozess ein. Sie erhalten frühzeitig Warnungen vor potenziellen Compliance-Risiken und können proaktiv Maßnahmen ergreifen.
Das Compliance Hub bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Datenschutz-Management:
Das Compliance Hub revolutioniert Ihr VVT-Management durch intelligente Automatisierung und zentrale Organisation aller Verarbeitungstätigkeiten.
Ob für den Regelbetrieb rund um Datenschutz, das Onboarding neuer Mitarbeiter oder die Dokumentation aller getroffenen Maßnahmen – Das Cortina DSMS ist Ihre persönliche Bibliothek für Compliance.
Bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht nach Artikel 30 DSGVO können Aufsichtsbehörden Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes verhängen – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Neben finanziellen Sanktionen drohen auch Anordnungen zur Nachbesserung und im schlimmsten Fall die Untersagung von Verarbeitungstätigkeiten. Mit dem Compliance Hub minimieren Sie dieses Risiko durch vollständige und rechtssichere Dokumentation.
Das VVT muss kontinuierlich aktuell gehalten werden. Bei jeder Änderung von Verarbeitungsprozessen, neuen Dienstleistern, geänderten Verantwortlichkeiten oder angepassten Löschfristen ist eine sofortige Aktualisierung erforderlich. Das Compliance Hub unterstützt Sie dabei mit automatischen Erinnerungen und zentraler Verwaltung – wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter austauschen, wird die Änderung automatisch in allen betroffenen Verarbeitungen übernommen.
Ja, das Compliance Hub bietet Importfunktionen für bestehende Verzeichnisse. Sie können Ihre bisherigen Excel-Listen oder Daten aus anderen Systemen übernehmen und müssen nicht bei Null anfangen. Das System prüft während des Imports automatisch die Vollständigkeit der Pflichtangaben und weist Sie auf fehlende Informationen hin, sodass Ihre Dokumentation sofort DSGVO-konform wird.
Typischerweise erhalten der Datenschutzbeauftragte, Compliance-Verantwortliche und die Geschäftsführung Zugriff auf das System. Sie können jedoch flexible Berechtigungen vergeben: Fachabteilungen können beispielsweise ihre eigenen Verarbeitungen dokumentieren, während die endgültige Prüfung und Freigabe zentral erfolgt. Das Rollen- und Rechtemanagement stellt sicher, dass jeder Nutzer nur die für ihn relevanten Bereiche sieht und bearbeiten kann.
Dank der intuitiven Benutzerführung und intelligenten Assistenz-Funktionen können Sie Ihre erste Verarbeitungstätigkeit bereits in 10-15 Minuten vollständig dokumentieren. Das System führt Sie Schritt für Schritt durch alle Pflichtangaben und schlägt passende Rechtsgrundlagen vor. Für die komplette Migration eines Unternehmens mit mehreren Dutzend Verarbeitungen rechnen Sie je nach Komplexität mit wenigen Tagen statt Wochen wie bei der manuellen Excel-Pflege.
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Die Compliance-Suite von Cortina Consult automatisiert DSMS, ISMS, HinSchG und KIVO – sparen Sie 40% Zeit und vereinfachen Sie Ihr gesamtes Compliance-Management. Ein externer Datenschutzbeauftragter unterstützt bei komplexen Fragen.
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