Was kostet ein Meldestellenbeauftragter?
Für nur 33€ pro Monat erhalten Sie die komplette Meldestellen-Software zur Hinweisbearbeitung. Aufwand sparen? Nutzen Sie unseren Full-Service für 125€ pro Monat – unser externer Meldestellenbeauftragter übernimmt die Betreuung Ihrer Meldestelle. Sie entscheiden: eigenständig oder komplett outsourcen!
Pauschalpreis für Ihren ext. MSB. Einrichtung der Meldestelle, Hinweis-Management, Dokumentation, DSGVO-Konformität – alles inklusive.
- Stellung des Meldestellenbeauftragten
- Die All-in-One Software für den Betrieb einer internen Meldestelle
- Smarte Konzernlösung - Eine zentrale Meldestelle für alle Tochtergesellschaften
- DSGVO-konforme Datenschutzfolgenabschätzung im HinSchG
- Komplette HinSchG-Umsetzung - Von der Einrichtung bis zum laufenden Betrieb
Vorteile des externen Meldestellenbeauftragten
Wir stellen sicher, dass alle gesetzlichen Fristen eingehalten werden und minimieren das Risiko von möglichen Bußgeldern.
Als externen und unabhängiger Partner bringen wir Fachwissen ein und mögliche Interessenskonflikte werden ausgeschlossen.
Unser Team besteht aus erfahrenen Fachleuten. Wir stellen sicher, dass alle Hinweis fair, zeitnah und angemessen bearbeitet werden.
Eine zuverlässig verwaltete Meldestelle kann den guten Ruf Ihres Unternehmens bei Kunden, Partner und Mitarbeitern schützen.
Nicht sicher, welche Leistung zu Ihnen passt? Sprechen Sie mich an!
Sollten Sie umfangreichere Anforderungen haben und / oder spezifische Fragen klären wollen: Schicken Sie mir eine kurze Nachricht – ich nehme mir gerne die Zeit, um Ihre Anforderungen im Detail zu besprechen.
MSB Leistungsbausteine im Detail
Seit Dezember 2023 sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet. Unsere Videos zeigen Ihnen, wie Sie mit unserer bewährten Komplettlösung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und sich vor Bußgeldern bis zu 50.000€ schützen. Komplettes Outsourcing an unseren externen Meldestellenbeauftragten – wir bieten Ihnen die passende Lösung für jede Unternehmensgröße.
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Mehr InformationenStellung des Meldestellenbeauftragten
In einem zweiminütigen Video haben wir für Sie die wesentlichen Aspekte der Meldestelleneinrichtung und -betreuung verständlich zusammengefasst. So können Sie sich einen ersten Überblick darüber verschaffen, was Sie bei der Implementierung und dem Betrieb Ihrer Meldestelle erwarten wird.
- MSB der Cortina Consult wird zum ext. Meldestellenbeauftragten bestellt
- Einrichtung und Betrieb des Hinweisgebersystems
- Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen
- Gewährleistung von Anonymität und Vertraulichkeit
- Nennung des ext. MSB auf der entsprechenden Website
- Ansprechpartner
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Mehr InformationenParlabox Whistleblower Software
Die All-in-One Software für den Betrieb einer internen Meldestelle für Unternehmen, Kommunen und Unternehmensgruppen – von 1 bis 9999 Mitarbeitenden.
- Digitales Hinweisgebersystem als Cloud-Lösung (EU-Whistleblower richtlinienkonform)
- Fristenmanagement & E-Mail Reports
- End-To-End Verschlüsselung
- Fallbearbeiter (Admins) unbegrenzt
- Multilingual (14 Sprachen)
- Meldungen per Sprachaufnahme
- Trainingsmaterial (Wiki, Support)
- Individualisierung (Branding, Formulare)
Möchten Sie einen Blick in die Software werfen?
Mit unserer Step-by-Step-Demo können Sie sich in Ihrem eigenen Tempo durch unsere Parlabox Meldestellensoftware klicken.
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Mehr InformationenKonzernlösung im HinSchG
Unsere Whistleblower Software ermöglicht Unternehmensgruppen mit Einzelgesellschaften zwischen 50-249 Mitarbeitern, eine zentrale Meldestelle für alle Tochtergesellschaften einzurichten und damit die Anforderungen des HinSchG kosteneffizient zu erfüllen.
- Zentrale Konzernlösung - Eine Meldestelle für alle Tochtergesellschaften
- Kostenoptimierung - Deutliche Einsparungen durch zentralisierte Abwicklung
- Anonymitätsschutz - Erhöhte Vertraulichkeit ohne lokale Rückschlüsse
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Mehr InformationenHinSchG – Datenschutz-Folgenabschätzung
Die Datenschutz-Folgenabschätzung ist für interne Meldestellen unumgänglich, da Hinweise sensible personenbezogene Daten enthalten können, die ein erhöhtes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstellen. Eine sorgfältige DSFA-Durchführung identifiziert Schwachstellen, minimiert Datenschutzrisiken und gewährleistet die rechtssichere Umsetzung des Hinweisgeberschutzes.
- Gesetzliche Notwendigkeit - DSFA bei erhöhtem Risiko erforderlich
- Risikobewertung - Systematische Analyse der Verarbeitungsvorgänge
- Schwellenwertanalyse - Prüfung nach DSGVO-Kriterien
- Schutzmaßnahmen - Entwicklung geeigneter Abhilfemaßnahmen
- Expertenunterstützung - Professionelle Begleitung zur rechtssicheren Durchführung
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Mehr InformationenHinweisgeberschutzgesetz Umsetzung
All-in-One-Software mit umfassendem Onboarding und 24/7-Kunden-Wiki, die eine rechtssichere und praxisnahe Umsetzung des HinSchG garantiert. Mit unserem externen Meldestellenbeauftragten-Service übernehmen wir die komplette Implementierung und den laufenden Betrieb Ihrer internen Meldestelle zu fixen Konditionen.
- Komplette Umsetzung - 7-Tage-Trial mit Guided-Tour und Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Vertrauensbildung - Mehrsprachige, benutzerfreundliche Gestaltung für alle Mitarbeiter
- Bestpreisgarantie - Fixe Konditionen für Implementierung und Regelbetrieb
- 24/7-Kunden-Wiki - Eigenständige Problemlösung durch umfassende Wissensdatenbank
- Zertifizierte Bearbeitung - Professionelles Fallmanagement durch externe Meldestellenbeauftragte
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Mehr InformationenHinweisgebersystem FAQ
Die umfassende FAQ-Sektion beantwortet alle wichtigen Fragen zur Implementierung und zum Betrieb von Hinweisgebersystemen – von technischen Details bis hin zu rechtlichen Anforderungen. Mit detaillierten Antworten zu Kosten, Datenschutz, Mandantenverwaltung und Bedienung erhalten Sie sofortige Klarheit zu allen Aspekten des Hinweisgeberschutzes.
- Plug-and-Play - Sofort einsatzbereit ohne Installation
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung - Vollständig anonyme Meldungen auf EU-Servern
- Kunden-Wiki - Tutorials und Vorlagen für eigenständige Einrichtung
- Automatischer Fristenwecker - Rechtssichere Bearbeitung durch Fristenüberwachung
- Corporate Design - Anpassbar in 30 Sprachen mit eigenem Logo
Stellen Sie sich JETZT Ihr maßgeschneidertes Angebot zusammen!
Die häufigste Frage zum externen Meldestellenbeauftragten lautet: „Was kostet ein externer Meldestellenbeauftragter in der Anfangsphase – und was im laufenden Betrieb?“ Und die häufigste Antwort darauf lautet: „Das kommt darauf an“. Wir wagen jedoch einen Schritt weiter zu gehen. Mit unserem Meldestellenbeauftragten-Kostenkonfigurator erstellen Sie mit wenigen Klicks den gewünschten Leistungsumfang selbst – so einfach ist das!
Nicht die passende Konfiguration gefunden?
Sie benötigen ein individuelleres Paket für größere Unternehmensstrukturen, internationale Hinweisgebersysteme oder spezielles Fallmanagement? Gerne nehmen wir uns die Zeit, um Ihre Anforderungen im Detail zu besprechen.
HinSchG outsourcen – heute Meldekanal einrichten, morgen startklar
Sehen Sie in nur 2 Minuten, warum die Beauftragung eines externen Dienstleisters die kostengünstigere und zuverlässigste Lösung zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist.
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Mehr Informationen
Aufgaben des Meldestellenbeauftragten
Ausgehend vom HinSchG sowie der EU-Whistleblower-Richtlinie umfassen die Aufgaben des Meldestellenbeauftragten die folgenden neun Punkte:
- geeignete Meldekanäle einrichten und betreiben
- eingehende Meldungen bearbeiten
- angemessene Folgemaßnahmen ergreifen
- Informationen über die interne sowie weitere externe Meldestellen zur Verfügung stellen
Außerdem gilt:
- positiv formulierte Meldungen und Kommunikation ermöglichen, NICHT Meldungen oder folgende Kommunikation behindern
- Identität der Hinweisgebenden schützen
- bei Weitergabe personenbezogener Daten an entsprechende Behörden zur weiteren Bearbeitung der hinweisgebenden Person mitteilen
- Datenschutz wahren
- alle eingegangen Meldungen dauerhaft abrufbar dokumentieren und gegebene Löschfristen einhalten
Beratungsfelder der Cortina Consult
Datenschutz
Als externer DSB helfen wir Unternehmen dabei, die Vorgaben der DSGVO zu erfüllen.
Informationssicherheit
Die schrittweise Implementierung eines ISMS an Cortina Consult delegieren.
Web-Compliance
Beratung, Implementierung und Konfiguration auf vielen Websites und Social Media abgeben.
KI-Compliance
Beratung, E-Learning und Audits zur Umsetzung der neuen KI-Verordnung.
Interner MSB (⌀ 300-400€ / Monat) | Externer MSB (125€ / Monat Festpreis) |
|---|---|
✔ Keine extra Lohnkosten Ein interner MSB kann auch weitere Aufgaben für das Unternehmen erledigen. (Evtl. erhöhtes Gehalt durch Mehraufwand) | ✔ Transparente und planbare Kosten Pauschalpakete bieten Kostentransparenz. Die Auslagerung der Arbeit spart intern Zeit. |
✔ Vertrauen der Angestellten Das Vertrauen auf die Qualität der Leistung muss nicht erst gewonnen werden. | ✔ Expertise & langjährige Erfahrung Vertrauen wird durch Qualität geschaffen. Die langjährige Erfahrung unserer Experten schafft effiziente Prozesse. |
✘ Gefahr der Betriebsblindheit Interne Mitarbeiter stecken oft tief in den Unternehmensstrukturen und haben Schwierigkeiten objektiv auf diese zu schauen. | ✔ Objektive Außenperspektive Ein objektiver Blickwinkel und persönliche Distanz zu Mitarbeitern sind für die Findung & Umsetzung der Maßnahmen von Vorteil. |
✘ Haftungsrisiko für das Unternehmen Das Unternehmen haftet für das Handeln der eigenen Mitarbeiter. Im Falle eines Verstoßes kann dies sehr teuer werden. | ✔ Kein Risiko für das Unternehmen Durch die Umsetzung des HinSchG mithilfe eines externen Experten sind Sie auf der sicheren Seite und schützen sich vor hohen Bußgeldern. |
✘ Kündigungsschutz Interne Mitarbeiter unterliegen dem Kündigungsschutz. | ✔ Variable Vertragslaufzeit Der Vertrag mit einem externen Meldestellenbeauftragten kann jederzeit zur vereinbarten Frist gekündigt werden. |
✘ Zusatzkosten Das Erwerben von Qualifikationen für einen Meldestellenbeauftragten bringt Kosten für das Unternehmen mit sich. | ✔ Keine Ausbildungskosten Der MSB trägt alle Kosten für seine Fort- und Weiterbildungen. |
✔ Datenschutz inklusive Manche Dienstleister verfügen außerdem über die Qualifikation im Bereich der DSGVO und können diesen gleichzeitig abdecken. |
Cortina Consult als ext. Meldestellenbeauftragter
Neben unserem Meldestellenbeauftragen-Team bieten wir eine Vielzahl weiterer Dienstleistungen an, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Whistleblower-Programms helfen. Dazu gehören Schulungen für Ihre Mitarbeiter, Berichterstattungstools und kontinuierliche Unterstützung, um sicherzustellen, dass Ihr Programm reibungslos funktioniert.
Wenn Sie also nach einem umfassenden Programm zum Schutz von Hinweisgebern suchen, das über die Stellung des Meldestellenbeauftragten hinaus geht und sich um alle Aspekte kümmert, sind Sie bei uns genau richtig.
Wir sind bestrebt, Ihnen den höchstmöglichen Schutz für Ihre Hinweisgeber zu bieten und Ihnen zu ermöglichen, sich ungestört auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
Vorteile ext. MSB im Überblick
Ein Whistleblower-Beauftragter als externer und unabhängiger Ansprechpartner bietet Ihnen erhebliche Vorteile beim Schutz von Whistleblowern.
Die Auslagerung der Aufgaben im Zusammenhang mit dem Schutz von Hinweisgebern an eine externe Organisation stellt sicher, dass Sie eine unparteiische und effektive Unterstützung erhalten.
Insgesamt bietet die Auslagerung des Whistleblowerschutzes an einen externen Whistleblower-Beauftragten zahlreiche Vorteile, wie z.B. ein geringeres rechtliches Haftungsrisiko, mehr Effizienz und Effektivität sowie einen besseren Schutz der Hinweisgeber.
Warum also nicht schon heute diese wichtige Aufgabe einem vertrauenswürdigen und erfahrenen Dritten anvertrauen?
Qualifizierte Fachleute
Unsere Meldestellenbeauftragten sind hochqualifizierte und erfahrene Fachleute, die sich für die Einhaltung der Gesetze und die Förderung ethischen Verhaltens einsetzen. Sie legen großen Wert darauf, dass alle Hinweisgeber fair behandelt und ihre Anliegen zeitnah und angemessen bearbeitet werden.
Jederzeit auf dem neusten Stand
Einer der wichtigsten Vorteile der Inanspruchnahme eines externen Meldestellenbeauftragten ist, dass er stets auf dem neuesten Stand der Gesetze und Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern ist. Das bedeutet, dass sie in der Lage sind, sich schnell auf Änderungen in der Gesetzeslandschaft einzustellen und diese in ihre Verfahren einzubeziehen.
Gesetzeskonformität
Zudem sind unsere Beauftragten erfahren im Umgang mit den verschiedenen gesetzlichen Fristen und Anforderungen im Zusammenhang mit dem Schutz von Hinweisgebern. Wenn Sie diese Aufgabe in die Hände eines professionellen Dritten legen, können Sie sich sicher sein, dass alle relevanten gesetzlichen Fristen eingehalten werden und dass Ihre Organisation alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhält.
Bearbeitung anonymer und nicht anonymer Meldungen
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass er sowohl anonyme als auch nicht-anonyme Meldungen bearbeiten kann. So kann schneller auf aufgedeckte Missstände reagiert werden und das Risiko eines weiteren Schadens für Ihre Organisation oder ihre Interessengruppen minimiert werden.
Kosten reduzieren, Risiko delegieren – Beauftragten für Meldestelle outsourcen
Das Hinweisgeberschutzgesetz ist in Kraft und Unternehmen stehen vor der Entscheidung, ob sie eine interne Person oder eine externe Ombudsperson als Meldekanal nutzen wollen. Eine externe Ombudsperson kann aus wirtschaftlicher Sicht eine kluge Entscheidung sein, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über das nötige Personal und Know-how für eine eigene Compliance-Abteilung verfügen.
Die Auslagerung von Aufgaben wie Einrichtung und Betrieb eines digitalen Meldesystems, Auswertung von Meldungen und Kommunikation mit Hinweisgebenden hilft Unternehmen dabei, die HinSchG-Anforderungen sicherzustellen und notwendige Maßnahmen zeitnah und fachkundig zu ergreifen, ohne eigene Ressourcen einzusetzen. Als externer Dienstleister bietet Cortina Consult die komplette Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen ohne Belastung eigener personeller und zeitlicher Ressourcen.
Hinweise mithilfe von qualifizierten Meldestellenbeauftragten bearbeiten
Durch die externe Bestellung des Meldestellenbeauftragten ist ein Interessenkonflikt ausgeschlossen und die Unabhängigkeit des externen Meldestellenbeauftragten nach §15 Abs. 1 HinSchG sichergestellt.
Unser Team (Juristen, DSB, Informatiker) verfügt über jahrelange Erfahrung im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten und kann gewährleisten, dass jede Meldung mit größter Sorgfalt und Aufmerksamkeit behandelt wird.
Unser crossfunktionales Team ist in der Lage, jede Art von Bericht zu bearbeiten, unabhängig davon, ob es sich um Betrug, Korruption oder andere Arten von Fehlverhalten handelt.
Unser Team besteht aus Fachleuten aus verschiedenen Bereichen, einschließlich Recht, Technik und Datenschutz, sodass wir mit jeder auftretenden Situation umgehen und die Aufgabe des externen Meldestellenbeauftragten in Ihrem Unternehmen optimal umsetzen können.
Weiterführende Informationen zum externen Meldestellenbeauftragten
Finden Sie Antworten zu den wichtigsten Fragen rund um den externen MSB.
Was ist ein Meldestellenbeauftragter?
Ein Meldestellenbeauftragter ist eine vom Unternehmen beauftragte Person, den Betrieb der internen Meldestelle sowie die Bearbeitung der eingehende Hinweise zu verantworten. Diese Person kann sowohl aus dem Unternehmen selbst oder auch durch einen externen Dienstleister bestellt werden. Die Rolle des Meldestellenbeauftragten ergibt sich aus §14 HinSchG. Vor allem muss der Meldestellenbeauftragte über eine besondere Fachkunde verfügen, die ebenfalls gesetzlich festgelegt ist.
Beim externen Meldestellenbeauftragten handelt es sich um einen externen Dienstleister, der vom Unternehmen mit dem Betrieb der internen Meldestelle betraut wird. Es handelt sich also um eine Outsourcing-Dienstleistung, die das Unternehmen in Anspruch nimmt. Dabei greift ein solcher Dienstleister häufig auf eine entsprechende Meldestellensoftware zurück.
Neben den internen Meldestellen in Unternehmen haben Hinweisgebende außerdem die Möglichkeit, auf unabhängige externe Meldestellen zurückzugreifen und dort Hinweise abzugeben. Ein Meldestellenbeauftragter (sowohl intern als auch extern) ist aber nur für die interne Meldestelle Ihres Unternehmens verantwortlich, da die externen Stellen nach §19ff HinSchG im Verantwortungsbereich von Behörden liegen.
Herausforderungen für Unternehmen im Hinweisgeberschutz
Unternehmen stehen vor einigen Herausforderungen, wenn es darum geht, eingehende Meldungen von Hinweisgebenden angemessen zu bearbeiten.
- Oft fehlt es im Unternehmen an Fachkunde oder es sind kostspielige Mitarbeiterschulungen erforderlich.
- Die Angst, Fristen zu versäumen und mit Strafen konfrontiert zu werden, erhöht den Druck, der die Unternehmen überfordern kann, wenn es zu einer Flut von Meldungen kommt oder Personalmangel herrscht.
- Die Einbindung eines Meldestellenbeauftragten in das System zum Schutz von Hinweisgebern bringt auch organisatorische Schwierigkeiten mit sich, da Interessenkonflikte um jeden Preis vermieden werden müssen.
- Um mit neuen Gesetzen, Verordnungen und Empfehlungen von Behörden Schritt zu halten und gleichzeitig die Vorschriften einzuhalten, kann es erforderlich sein, Aktivitäten auszulagern, was jedoch Bedenken hinsichtlich der Rechtmäßigkeit aufwirft.
Bearbeitung von anonymen und nicht anonymen Meldungen
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass er sowohl anonyme als auch nicht-anonyme Meldungen bearbeiten kann. So kann schneller auf aufgedeckte Missstände reagiert werden und das Risiko eines weiteren Schadens für Ihre Organisation oder ihre Interessengruppen minimiert werden.
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Cortina Consult unterstützt Sie als externer Meldestellenbeauftragter Schritt für Schritt bei der Einrichtung einer internen Meldestelle und übernimmt für Sie korrekte Bearbeitung, Überwachung, Prüfung und Koordination eingereichter Hinweise.
Interner vs. externer MSB – Kosten vergleichen und bewerten
Interner Meldestellenbeauftragter (MSB)
Die Aufgaben eines internen und eines externen Meldestellenbeauftragten sind grundsätzlich gleich. Ein wichtiger Unterschied liegt jedoch in den Kosten sowie den Faktoren Stellung, Akzeptanz und Haftung. Auf den ersten Blick scheint der interne Meldestellenbeauftragte kostengünstiger zu sein, da er bereits vom Unternehmen entlohnt wird und keine zusätzlichen Gehaltskosten entstehen. Dieser Eindruck kann jedoch täuschen.
Nicht jeder Mitarbeiter eignet sich als interner Meldestellenbeauftragter. Zum einen muss der MSB über ausreichende Fachkunde verfügen, was mit erheblichen Kosten für die Ausbildung zum qualifizierten MSB verbunden ist. Es reicht nicht aus, nur einen Kurs oder ein Seminar zu besuchen – die Kenntnisse müssen kontinuierlich auf dem neuesten Stand gehalten werden. Zum anderen muss die Position des Mitarbeiters mit den zusätzlichen Aufgaben vereinbar sein. Personen, die in Interessenkonflikte geraten könnten oder sich selbst kontrollieren müssten, sind von dieser Rolle ausgeschlossen (z. B. Mitglieder der Geschäftsleitung, Compliance-Verantwortliche sowie Führungskräfte aus relevanten Bereichen). Das Hinweisgeberschutzgesetz sieht Bußgelder vor, falls kein geeigneter Meldestellenbeauftragter bestellt wird oder die interne Meldestelle nicht ordnungsgemäß betrieben wird.
Zusammengefasst: Interne Meldestellenbeauftragte verfügen in der Regel zu Beginn ihrer Tätigkeit noch nicht über die erforderliche Fachkunde im Bereich Hinweisgeberschutz. Zudem kann es schwierig sein, die Bestellung eines internen MSB zu widerrufen, da ein besonderer Kündigungsschutz besteht.
Externer Meldestellenbeauftragter (MSB)
Die Bestellung eines externen Meldestellenbeauftragten bringt anfängliche Kosten mit sich, die vertraglich festgelegt sind. Im Gegenzug erhält das Unternehmen jedoch ab dem ersten Tag einen voll ausgebildeten Hinweisgeberschutz-Experten, der sofort für die Einhaltung der HinSchG-Vorgaben sorgt und Risiken minimiert.
Die Verträge mit externen MSB können individuell gestaltet und in Projekte oder Leistungspakete aufgeteilt werden. Beispielsweise könnte ein Leistungspaket die Einrichtung und den Betrieb der internen Meldestelle oder die Schulung der Mitarbeiter umfassen. Üblicherweise werden monatliche Pauschalen für Routinearbeiten vereinbart. Ein externer Meldestellenbeauftragter kann langfristig die kostengünstigere Wahl sein, da er keinen Kündigungsschutz genießt. Zudem muss er seine Qualifizierung fortlaufend (auf eigene Kosten) nachweisen und über eine Beraterhaftpflicht verfügen.
Fazit: Interner vs. externer Meldestellenbeauftragter
Die Wahl zwischen einem internen und einem externen Meldestellenbeauftragten hängt von den individuellen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens ab. Ein interner MSB mag auf den ersten Blick günstiger erscheinen, doch die Qualifizierung und der Aufwand zur kontinuierlichen Weiterbildung können hohe Kosten verursachen. Ein externer MSB bietet ab dem ersten Tag Fachwissen und Flexibilität, was langfristig zu einer kosteneffizienten Lösung führen kann. Unternehmen sollten daher sorgfältig abwägen, welche Option besser zu ihrer Situation passt.
Ab wann ist ein Meldestellenbeauftragter Pflicht?
Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die Einrichtung einer internen Meldestelle und die Bestellung eines Meldestellenbeauftragten insbesondere in folgenden Fällen erforderlich:
- Mitarbeiterzahl: Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten und einen qualifizierten Meldestellenbeauftragten zu benennen (§ 12 Abs. 1 HinSchG). Ab dem 17. Dezember 2023 gilt diese Pflicht für alle Unternehmen dieser Größenordnung.
- Kleinere Unternehmen: Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten können freiwillig eine interne Meldestelle einrichten, sind jedoch nicht dazu verpflichtet. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass ihre Beschäftigten Zugang zu externen Meldestellen haben.
- Besondere Branchen: In bestimmten regulierten Bereichen (wie Finanzdienstleistungen) können auch kleinere Unternehmen zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet sein.
Wer kann Meldestellenbeauftragter nach dem HinSchG sein?
Ein externer Meldestellenbeauftragter (MSB) ist ein Hinweisgeberschutz-Spezialist, den ein Unternehmen als verantwortliche Person für den Betrieb der internen Meldestelle und die Bearbeitung von Hinweisen bestellt. Im Gegensatz zum internen Meldestellenbeauftragten ist der externe Meldestellenbeauftragte nicht angestellt, sondern als externer Dienstleister im Auftrag des Unternehmens tätig.
Die Funktion des Meldestellenbeauftragten kann innerhalb des Unternehmens durch einen eigenen Mitarbeiter (zusätzlich zu seinen eigentlichen Aufgaben) wahrgenommen werden, wenn dieser über die erforderlichen fachlichen Voraussetzungen verfügt. Alternativ kann auch ein externer Meldestellenbeauftragter bestellt werden.
Wechsel des Meldestellenbeauftragten – was ist zu beachten?
Vor dem Wechsel des externen Meldestellenbeauftragten sollten die folgenden Fragen geklärt werden:
Wie kann der MSB gekündigt werden? Im Gegensatz zum internen MSB hat der externe MSB den Vorteil, dass er keinem strengen Kündigungsschutz unterliegt. In der Regel besteht mit dem externen MSB ein Dienstleistungsvertrag, der ordentlich gekündigt werden kann.
Welche Fristen sind einzuhalten? Die Kündigungsfrist wird im Dienstleistungsvertrag geregelt. Es kann auch eine Laufzeit vereinbart werden, die zu berücksichtigen ist.
Welche Voraussetzungen muss der Nachfolger erfüllen? Was Ihr neuer Meldestellenbeauftragter mitbringen sollte, hängt von den Erfahrungen mit seinem Vorgänger ab. Erklären Sie offen, was Sie von der neuen Zusammenarbeit erwarten, und sprechen Sie an, womit Sie nicht zufrieden waren.
Wie viel kostet ein externer Meldestellenbeauftragter?
Die Kosten für einen externen Meldestellenbeauftragten beginnen bei 125€ pro Monat als Festpreis für kleinere Unternehmen. Im Vergleich dazu verursacht ein interner Meldestellenbeauftragter durchschnittlich 300-400€ pro Monat an zusätzlichen Kosten (Qualifizierung, Weiterbildung, Zeitaufwand). Die Kosten einer Meldestellensoftware beginnen bei 33€ pro Monat.
Die finalen Kosten für die Dienstleistung des externen Meldestellenbeauftragten richten sich nach verschiedenen Faktoren:
- Unternehmensgröße: Anzahl der Mitarbeitenden, Standorte und Gesellschaften
- Meldungsvolumen: Erwartete Anzahl und Komplexität der eingehenden Hinweise
- Branchensensibilität: Risikoprofile und regulatorische Anforderungen der jeweiligen Branche
- Leistungsumfang: Grundpaket mit Meldestelle und Bearbeitung oder erweiterte Services wie Schulungen und Beratung
- Compliance-Reifegrad: Bestehende Strukturen und Dokumentation im Unternehmen
Kostentransparenz: Externe Meldestellenbeauftragte arbeiten meist mit Pauschalpaketen, die planbare und transparente Kosten bieten. Dies ermöglicht eine bessere Budgetplanung im Vergleich zu den oft unkalkulierbaren Kosten eines internen Beauftragten.
Was passiert, wenn kein Meldestellenbeauftragter benannt wird?
Die Einrichtung einer internen Meldestelle und die Bestellung eines Meldestellenbeauftragten ist in vielen Unternehmen nach HinSchG Pflicht. Eine Nicht-Einhaltung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar – und kann teuer werden. Gleiches gilt für die Einhaltung aller weiteren Pflichten des HinSchG – denn jedes betroffene Unternehmen muss sich an die Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes halten! Es drohen Bußgelder von bis zu 50.000 € gemäß § 40 HinSchG. Beispiele:
- Keine interne Meldestelle eingerichtet – Bußgeld bis zu 50.000 €
- Hinweise nicht ordnungsgemäß bearbeitet – Bußgeld bis zu 50.000 €
- Verstoß gegen Vertraulichkeitspflichten – Bußgeld bis zu 50.000 €
Welche Qualifikation braucht ein (ext.) Meldestellenbeauftragter?
Die erforderliche Qualifikation eines MSB richtet sich nach den Vorgaben des § 14 HinSchG. Nicht jede unternehmensinterne oder -externe Person kann diese Aufgabe übernehmen. Vielmehr muss eine besondere Fachkunde im Bereich des Hinweisgeberschutzes vorhanden sein. Dies kann beispielsweise bei Juristen, Compliance-Experten oder entsprechend qualifizierten Beratern der Fall sein.
Darüber hinaus muss die benannte Person in der Lage sein, die gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben zu erfüllen. Insbesondere dürfen keine Interessenkonflikte bestehen (z.B. Geschäftsführer, Compliance-Leiter, Personalleitung etc.), um als Meldestellenbeauftragter in Frage zu kommen.
Einhaltung und Kontrolle des Datenschutzes im Unternehmen durch Cortina Consult.
- Einrichtung einer internen Meldestelle
- Hinweis-Management & Bearbeitung
- Dokumentation der Hinweise
- Persönlicher Ansprechpartner
- Bußgeldrisiko minimieren
- Qualifizierte Fachleute
FAQ zum externen Meldestellen beauftragten von Cortina Consult
HinSchG-Angebote
Was beinhalten unsere Leistungen?
Welche Leistungen sind Teil der MSB-Pauschalen?
1. Als ext. MSB unterstützen wir Sie bei der Einrichtung einer internen Meldestelle und übernehmen für Sie die Bearbeitung eingereichter Hinweise.
2. Der vollumfängliche Meldestellen-Service für Konzerne und Gesellschaften beinhaltet alle Leistungen des externen MSB, plus:
- Meldestellen der Tochtergesellschaften in nur einer Software verknüpft
- Anpassung einzelner Meldestellen an das Design der Tochtergesellschaften
- Stetiger Austausch mit Ihrem F2C
- Zertifizierte Datenschutzexperten betreiben die Meldestelle
3. Parlabox Whistleblower Software für die interne Meldestelle:
- Meldung per Sprachaufnahme
- Unbegrenzte Case Manager
- Verfügbar in 14+ Sprachen
- Whitelabeling-Option
Zusammenarbeit
Vom Angebot über das Projekt bis zum laufenden Betrieb – wie läuft die Zusammenarbeit mit Cortina Consult ab?
Wie gestaltet sich sich die Angebotsphase?
Mit unserem Angebotskonfigurator stellen Sie den Angebotsumfang nach Ihren Anforderungen zusammen. Auf dieser Basis können wir uns austauschen (Telefon / Webmeeting), um offene Punkte und Details zu klären. Am Ende des Gesprächs erhalten Sie ein unterschriftsreifes Angebot. Sollte sich bei der internen Besprechung des Angebots eine zusätzliche Anforderungen ergeben, passen wir das Angebot an. Das Ziel dieses Austausches ist klar definiert: Das Angebot i) soll Ihren Anforderungen und Erwartungen entsprechen und ii) wir wollen Ihnen ein verbindliches Angebot unterbreiten, damit es nach der Beauftragung keine unnötigen Budgetdiskussionen gibt.
Wie startet die Zusammenarbeit?
Nach dem Vertragsabschluss erfolgt Ihre offizielle Bestellung zum externen Meldestellenbeauftragten gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Parallel richten wir die digitale Meldestelle ein und konfigurieren alle technischen Komponenten nach Ihren Anforderungen. Wir definieren gemeinsam die Kommunikationswege und Eskalationspfade für verschiedene Arten von Hinweisen. Abschließend schulen wir Ihre internen Ansprechpartner und stellen sicher, dass alle Beteiligten über die neuen Prozesse informiert sind.
Wie erfolgt die Bestandsaufnahme und Einrichtung?
Die Bestandsaufnahme gliedert sich in drei wesentliche Phasen. Zunächst analysieren wir Ihre bestehenden Strukturen, prüfen bereits vorhandene Meldekanäle und bewerten den aktuellen Stand Ihrer HinSchG-Compliance. In der anschließenden Konzeptionsphase richten wir das technische Meldesystem ein und definieren alle erforderlichen Prozesse und Workflows. Die finale Phase markiert das Go-Live mit dem Start der operativen Betreuung, gefolgt von der laufenden Überwachung und kontinuierlichen Optimierung aller Abläufe.
Ihr persönlicher Ansprechpartner
Sie erhalten feste Ansprechpartner, die Sie während der gesamten Zusammenarbeit kontinuierlich betreuen und Ihnen jederzeit für Fragen zur Verfügung stehen. Unser crossfunktionales Team vereint Juristen, Datenschutzbeauftragte und IT-Experten unter einem Dach, sodass wir alle Aspekte Ihres Hinweisgebersystems abdecken können. Durch regelmäßige Statusupdates und detailliertes Reporting bleiben Sie stets über alle Entwicklungen informiert.
Welche Kompetenzen dürfen Sie von Cortina Consult erwarten?
Unser Team verfügt über tiefgreifende rechtliche Expertise durch Juristen mit spezieller HinSchG-Qualifikation, die stets über aktuelle Rechtsentwicklungen informiert sind. Unsere zertifizierten Datenschutzbeauftragten bringen umfassendes DSGVO-Know-how mit und gewährleisten die datenschutzkonforme Bearbeitung aller Hinweise.
Die technische Kompetenz unserer Informatiker ermöglicht es uns, modernste digitale Lösungen bereitzustellen und zu betreuen. Mit über 10 Jahren Erfahrung in der Compliance-Beratung und mehr als 500 erfolgreich abgeschlossenen Projekten können wir auf einen reichen Erfahrungsschatz zurückgreifen.
Hinweisgeberschutzgesetz
Anforderungen des HinSchG – von der Beratung und Einrichtung der internen Meldestelle bis zur Bereitstellung des ext. Meldestellenbeauftragten.
Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz und wann ist es in Kraft getreten?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie in deutsches Recht um. Es schützt Personen vor Benachteiligungen, die Rechtsverstöße melden, und verpflichtet Unternehmen zur Einrichtung interner Meldestellen für vertrauliche Hinweise.
Welche Unternehmen sind vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?
Alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten. Unternehmen mit 50-249 Mitarbeitenden hatten eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023, größere Unternehmen ab 250 Beschäftigten waren bereits ab dem 2. Juli 2023 verpflichtet. Bestimmte Branchen können unabhängig von der Größe betroffen sein.
Was ist eine interne Meldestelle und welche Anforderungen muss sie erfüllen?
Eine interne Meldestelle ist ein Meldekanal für vertrauliche Hinweise auf Rechtsverstöße. Sie muss rund um die Uhr erreichbar sein, schriftliche und mündliche Meldungen ermöglichen und anonyme Hinweise sowie Zwei-Weg-Kommunikation unterstützen. Digitale Lösungen sind aufgrund ihrer Funktionalität und Dokumentationsmöglichkeiten besonders geeignet.
Wozu benötige ich eine Whistleblower-Software?
Hinweisgeberschutz für KMU. Die All-in-one Lösung aus der Cloud: Wir helfen Unternehmen dabei, die Anforderungen der des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zu erfüllen – 100 % compliant, preiswert, schnell startklar
Welche Fristen gelten für die Bearbeitung von Hinweisen?
Hinweisgebende müssen binnen sieben Tagen eine Eingangsbestätigung erhalten. Eine erste Rückmeldung über den Bearbeitungsstand muss innerhalb von drei Monaten erfolgen, in Ausnahmefällen kann die Frist auf maximal sechs Monate verlängert werden. Die Einhaltung dieser Fristen ist essentiell zur Vermeidung von Bußgeldern.
Wer kann als Meldestellenbeauftragter fungieren und welche Qualifikationen sind erforderlich?
Als Meldestellenbeauftragter kann eine interne Person oder ein externer Dienstleister bestellt werden. Die Person muss über die erforderliche Fachkunde gemäß §15 Absatz 2 HinSchG verfügen und weisungsfrei agieren können. Externe Meldestellenbeauftragte bringen oft bereits die erforderliche Expertise mit und vermeiden Interessenkonflikte.
Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz?
Verstöße werden als Ordnungswidrigkeiten geahndet. Es drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro für natürliche Personen und bis zu 20.000 Euro für juristische Personen. Sanktioniert werden die Nichteinrichtung von Meldestellen, Behinderung von Meldungen, Vertraulichkeitsverletzungen oder Fristverstöße.
Hinweisgebersystem & Software
Von der Beratung zur Einrichtung bis zur Bereitstellung der Meldestellensoftware
Was ist die Whistleblower-Software?
Unsere Whistleblower-Software ist ein digitales Meldesystem, das rund um die Uhr über eine sichere Online-Plattform erreichbar ist. Das System ermöglicht eine vollständig anonyme Zwei-Weg-Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und unserem Meldestellenbeauftragten-Team. Alle Vorgänge werden automatisch protokolliert und dokumentiert, wodurch die gesetzlichen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit erfüllt werden. Die Software entspricht höchsten DSGVO-Standards und gewährleistet den sicheren Umgang mit sensiblen Daten.
Die benutzerfreundliche Oberfläche ist intuitiv bedienbar und in mehreren Sprachen verfügbar. Durch die mobile Optimierung können Hinweise von allen Endgeräten aus abgegeben werden. Ein übersichtliches Compliance-Dashboard bietet dem Management jederzeit transparente Einblicke in alle relevanten Kennzahlen und Statistiken.
Wozu benötige ich eine Whistleblower-Software?
Eine professionelle Whistleblower-Software ist essentiell für die Erfüllung der HinSchG-Anforderungen an digitale Meldekanäle und deren ordnungsgemäße Dokumentation. Das System gewährleistet die geforderte Anonymität und Vertraulichkeit der Hinweisgebenden und ermöglicht eine effiziente, nachverfolgbare Bearbeitung aller eingehenden Meldungen. Darüber hinaus erfolgt die rechtssichere Archivierung aller Vorgänge automatisch, wodurch Sie im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen stets über vollständige Dokumentationen verfügen.
Kann ich die Meldestelle delegieren (Spoiler: ja, an einen ext. Meldestellenbeauftragten)?
Die vollständige Auslagerung der internen Meldestelle an einen externen Meldestellenbeauftragten ist nicht nur möglich, sondern ausdrücklich rechtlich zulässig gemäß §16 HinSchG. Diese Lösung erweist sich als deutlich kosteneffizienter als der Aufbau einer eigenen internen Struktur und ist sofort einsatzbereit ohne zeitaufwändige Aufbauphasen. Durch die Delegation an spezialisierte Experten ist die geforderte Fachkunde automatisch garantiert, ohne dass Sie eigene Mitarbeitende entsprechend qualifizieren müssen.
E-Learning für Mitarbeitende
Remote Work ist spätestens seit der Corona-Pandemie das neue Normal. Mit unseren E-Learning-Kursen erweitern Sie Ihr Repertoire.
HinSchG Fachkunde-Kurs (DE/EN)
Unser HinSchG Fachkunde-Kurs vermittelt alle Grundlagen des Hinweisgeberschutzgesetzes und erklärt detailliert die Rolle sowie die Aufgaben des Meldestellenbeauftragten. Praktische Fallbeispiele und interaktive Übungen vertiefen das erlernte Wissen und bereiten optimal auf reale Situationen vor. Nach erfolgreichem Abschluss erhalten die Teilnehmenden ein offizielles Zertifikat, das die erforderliche Fachkunde gemäß HinSchG nachweist.
