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Ein online Datenschutzbeauftragter arbeitet vollständig digital und DSGVO-konform als externer DSB. Moderne Technologie ermöglicht schnellere Reaktionszeiten, lückenlose Dokumentation und kosteneffiziente Betreuung für Unternehmen jeder Größe.
Ein externer Datenschutzbeauftragter online – auch Remote DSB genannt – ist ein DSB, der alle Aufgaben vollständig digital und ortsunabhängig wahrnimmt. Anders als beim klassischen externen DSB mit regelmäßigen Vor-Ort-Terminen erfolgt die gesamte Beratung, Dokumentenprüfung und Schulung remote über digitale Kommunikationskanäle.
Die Remote-Arbeitsweise ist kein Trend, der erst durch die Pandemie entstanden ist. Seit Jahren verlagern sich immer mehr Dienstleistungen in den digitalen Raum. Der Datenschutzbereich eignet sich besonders gut für Remote-Betreuung: Alle relevanten Dokumente existieren digital, Kommunikation erfolgt ohnehin überwiegend schriftlich, und moderne Collaboration-Tools ermöglichen eine Zusammenarbeit, die physischer Präsenz in nichts nachsteht.
Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten ergibt sich aus zwei Rechtsquellen: der europäischen DSGVO (Art. 37 DSGVO) und dem deutschen BDSG (§ 38 BDSG). Ob dieser DSB remote oder vor Ort arbeitet, ist rechtlich irrelevant – entscheidend ist allein die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung.
Die DSGVO verlangt einen Datenschutzbeauftragten in drei Fällen: erstens bei Behörden und öffentlichen Stellen, zweitens wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen besteht, und drittens wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Datenkategorien (Gesundheitsdaten, biometrische Daten, strafrechtliche Verurteilungen) liegt.
Das deutsche BDSG geht über die DSGVO hinaus: Ein DSB ist bereits dann Pflicht, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Diese 20-Personen-Regel gilt unabhängig von der Art der verarbeiteten Daten und erfasst praktisch jedes mittelständische Unternehmen mit digitalem Arbeitsumfeld. Unternehmen sollten die Entscheidung zwischen einem externen oder internen DSB sorgfältig abwägen.
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Mehr InformationenEin Remote DSB ist vollständig DSGVO-konform. Die Datenschutz-Grundverordnung stellt keine Anforderungen an die geografische Nähe oder physische Anwesenheit des Datenschutzbeauftragten. Art. 37 bis 39 DSGVO definieren ausschließlich fachliche Qualifikationen und Aufgaben – nicht den Arbeitsort.
Die DSGVO fordert gemäß Art. 38 Abs. 2, dass der DSB ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden wird. Diese Einbindung erfolgt bei einem Remote DSB vollständig digital – und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen.
Keine dieser Aufgaben setzt physische Anwesenheit voraus. Die schriftliche Remote-Kommunikation bietet zudem einen dokumentarischen Vorteil: Automatischer Audit-Trail statt nachträglicher Protokollierung mündlicher Gespräche.
Ein externer Datenschutzbeauftragter online bietet messbare Vorteile gegenüber dem klassischen Präsenz-DSB. Diese ergeben sich aus modernen Arbeitsweisen, digitaler Infrastruktur und effizienten Kommunikationsprozessen.
Die 72-Stunden-Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO bei Datenpannen ist der kritische Faktor. Ein Remote DSB ist sofort per Telefon oder Videocall erreichbar – ohne Anfahrtszeit oder Terminkoordination. Bei einer Datenpanne zählt jede Minute. Während ein lokaler DSB erst zum Termin anreisen muss, kann der Remote DSB die Erstberatung binnen einer Stunde telefonisch durchführen. Praxisbeispiel: Datenpanne am Freitagabend – Remote DSB reagiert innerhalb von 60 Minuten, klassischer DSB erst am Montag.
E-Mail-Kommunikation bedeutet automatische Dokumentation. Jede Beratungsleistung ist nachweisbar – mit Timestamp, Inhalt und Empfänger. Diese Beratungshistorie ist Gold wert bei Behördenanfragen. Mündliche Vor-Ort-Gespräche müssen nachträglich protokolliert werden – und werden in der Praxis oft unzureichend dokumentiert. Der Remote DSB schafft durch E-Mail-Kommunikation einen automatischen, gerichtsfesten Nachweis.
Bei einem Remote DSB entfallen Fahrtkosten (üblich: 0,50-0,70 € pro Kilometer), Reisezeitpauschalen (üblich: 50-100 € pro Anfahrt) und ineffiziente 30-Minuten-Gespräche mit 2 Stunden Anfahrt. Rechenbeispiel: 4 Vor-Ort-Termine pro Jahr à 100 km Entfernung ergeben 800 € Fahrtkosten plus 400 € Reisezeit – insgesamt 1.200 € Mehrkosten gegenüber einem Remote DSB. Stattdessen bieten Remote DSB transparente Monatspauschalen ohne variable Abrechnungen.
Datenschutzfragen lassen sich zwischen zwei Meetings in einem 15-Minuten-Call klären. Es entfällt der halbe Arbeitstag für Terminkoordination. Spontane Rückfragen werden per E-Mail innerhalb von Stunden beantwortet. Ein Videocall statt Präsenztermin spart 2-3 Stunden pro Meeting. Die moderne Arbeitswelt 2026 priorisiert asynchrone, effiziente Kommunikation – der Remote DSB entspricht diesem Standard.
Die Remote-Arbeitsweise ermöglicht bundesweite Auswahl statt lokaler Begrenzung. Branchenspezialisierung wird wichtiger als geografische Nähe. Ein auf die eigene Branche spezialisierter Remote DSB aus Hamburg ist wertvoller als der Generalist um die Ecke. Zusätzliche Vorteile: Technologieverständnis für Cloud, KI und internationale Datentransfers sowie mehrsprachige Beratung bei internationalen Konzernen. Fachliche Expertise schlägt geografische Nähe.
Merkmal | Remote DSB | Klassischer DSB |
|---|---|---|
Arbeitsweise | 100% digital, ortsunabhängig | Regelmäßige Vor-Ort-Termine |
Kommunikation | E-Mail, Telefon, Videocall | Präsenzmeetings + digital |
Reaktionszeit | Sofort (keine Anfahrt) | Abhängig von Terminen |
Kostenstruktur | Pauschalen ohne Reisekosten | Pauschalen + Fahrtkosten |
Dokumentation | Automatischer E-Mail-Trail | Nachträgliche Protokolle |
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) nach Art. 30 DSGVO dokumentiert alle Verarbeitungsprozesse. Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) beschreiben die IT-Sicherheit. Systemdokumentation und Netzwerkpläne sind digital verfügbar. Wer argumentiert, der DSB müsse vor Ort sein, um Prozesse zu verstehen, gesteht implizit ein, dass die eigene Dokumentation unzureichend ist. Die Remote-Analyse zwingt zur sauberen Dokumentation – und genau diese Dokumentation ist im Audit-Fall durch Aufsichtsbehörden entscheidend.
Persönlicher Kontakt ist nicht gleich physische Anwesenheit. Videocalls erzeugen vergleichbare Vertrauensbildung wie Präsenztreffen. Regelmäßige digitale Kommunikation schafft engere Bindung als sporadische Vor-Ort-Termine. E-Mail-Erreichbarkeit wird höher bewertet als quartalsweise Bürobesuche. Ein Remote DSB mit wöchentlichen Kurz-Calls hat engeren Kontakt als ein lokaler DSB mit vierteljährlichen 2-Stunden-Meetings. Bei Bedarf kann ein Datenschutzkoordinator intern als Bindeglied fungieren.
Professionelle Remote DSB nutzen redundante Kommunikationskanäle: E-Mail als primärer dokumentierter Kanal, Telefon für Sofortkontakt, Videocall-Systeme wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet, Ticketsysteme für strukturierte Anfragenverwaltung und Messenger wie Signal oder Threema für sensible Kurz-Abstimmungen. Die Ausfallsicherheit ist deutlich höher als beim Präsenz-DSB, der bei Krankheit oder Urlaub komplett ausfällt.
Die technologische Infrastruktur für Remote DSB ist 2026 vollständig ausgereift. Professionelle Datenschutzbeauftragte nutzen spezialisierte Compliance-Software für effizientes Remote-Working.
Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) ist die zentrale Plattform für alle Datenschutz-Dokumentationen: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) mit Echtzeit-Pflege und automatischen DSGVO-Compliance-Checks, Auftragsverarbeitungsverträge (AVVs) mit digitaler Vorlagenverwaltung und Fristenüberwachung, Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO sowie Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFAs) als strukturierte Risikoanalysen nach Art. 35 DSGVO. Der Vorteil für Remote DSB: Gemeinsamer Echtzeit-Zugriff auf alle Dokumente – Unternehmen und DSB arbeiten in derselben Plattform, ortsunabhängig.
Standard-Tools im Remote DSB Alltag sind Microsoft Teams für Integration in Microsoft 365-Umgebungen, Zoom für skalierbare Webinare mit bis zu 1.000 Teilnehmern, Google Meet für einfache Browser-basierte Meetings und Cisco Webex als Enterprise-Lösung mit erweiterten Sicherheitsfeatures. Für die DSGVO-Schulungspflicht nach Art. 39 Abs. 1 lit. b nutzen moderne Remote DSB E-Learning-Plattformen mit modularen Lerninhalten, interaktiven Wissenstests, automatischer Zertifikatsgenerierung und Progress-Tracking für alle Mitarbeiter. Besonders wichtig ist dabei der datenschutzkonforme Einsatz von KI-Tools im Unternehmensalltag.
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Der externe Datenschutzbeauftragter online ist 2026 nicht mehr die Ausnahme, sondern der neue Standard. Die Entwicklung folgt einem klaren Trend: Moderne Unternehmen priorisieren fachliche Expertise, Erreichbarkeit und Kosteneffizienz – nicht die geografische Nähe.
Die rechtliche Situation ist eindeutig: Ein Remote DSB ist vollständig DSGVO-konform, alle Pflichtaufgaben nach Art. 39 DSGVO sind remote erfüllbar, und es gibt keine gesetzlichen Anforderungen an physische Präsenz. Die praktischen Vorteile sind messbar: schnellere Reaktionszeiten ohne Anfahrt, bessere Dokumentation durch automatischen E-Mail-Trail, höhere Kosteneffizienz ohne Reisekosten, Zugang zu Spezialisten unabhängig vom Standort und flexible Kommunikation ohne Terminkoordination.
Die Parallele zur Steuerberatung ist offensichtlich: Moderne Steuerkanzleien wickeln den Großteil ihrer Kommunikation digital ab. Persönliche Treffen sind die absolute Ausnahme. Was für die Steuerberatung längst Standard ist, gilt erst recht für den Datenschutzbeauftragten. Die DSB-Tätigkeit ist von Natur aus noch digitaler als die Steuerberatung: Alle relevanten Dokumente existieren ausschließlich digital.
Unternehmen, die 2026 nach einem DSB um die Ecke suchen, schränken ihre Auswahl unnötig ein – und verzichten möglicherweise auf die beste fachliche Expertise zugunsten eines überholten Kriteriums. Entscheidend bei der DSB-Auswahl sind fachliche Qualifikation, Erreichbarkeit, digitale Kompetenz, Preistransparenz und proaktive Beratung. Die Postleitzahl gehört nicht zu diesen Kriterien.
Remote DSB ist kein Kompromiss – es ist die modernere, effizientere Lösung.
Ja, einen externen Datenschutzbeauftragten online zu beauftragen ist vollständig DSGVO-konform und heute Standard. Der gesamte Prozess – von der Anfrage über die Vertragsunterzeichnung bis zur laufenden Betreuung – erfolgt digital. Die Beauftragung ist oft innerhalb von 24-48 Stunden abgeschlossen.
Ja, vollständig. Die DSGVO (Art. 37-39) stellt keine Anforderungen an den Arbeitsort des Datenschutzbeauftragten. Entscheidend sind fachliche Qualifikation und Aufgabenerfüllung – beide sind remote vollumfänglich möglich.
Schneller als lokale DSB. Remote DSB sind sofort per Telefon oder Video erreichbar – ohne Anfahrtszeit. Typische SLA: unter 2 Stunden bei kritischen Datenpannen (Priorität 1). Die 72-Stunden-Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO wird problemlos eingehalten.
Typische Preise 2026: Kleine Unternehmen unter 50 Mitarbeitern zahlen 300-500 Euro monatlich, Mittelstand mit 50-250 Mitarbeitern 500-900 Euro monatlich, Großunternehmen ab 250 Mitarbeitern individuell ab 900 Euro. Bei Remote DSB entfallen Reisekosten komplett.
So treffen Sie die richtige Wahl: mit klaren Auswahlkriterien und den wichtigsten Fragen für das Gespräch mit Ihrem zukünftigen Datenschutzbeauftragten.
Ja, vollständig. Alle Pflichtaufgaben nach Art. 39 DSGVO sind remote umsetzbar: Unterrichtung und Beratung per E-Mail, Telefon und Videocall; Überwachung der Einhaltung durch DSMS-basierte Audits und digitale Dokumentenprüfung; Beratung zur DSFA durch Remote-Workshops; Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden durch schriftliche und telefonische Kommunikation.
Alle Branchen. Besonders verbreitet bei IT-Unternehmen und SaaS-Anbietern, E-Commerce und Online-Marketing, Dienstleistern und Agenturen sowie mittelständischen Produktionsunternehmen. Auch regulierte Branchen wie Banken, Versicherungen und Gesundheitswesen setzen zunehmend auf Remote DSB.
Ein strukturierter 4-Phasen-Prozess: Kickoff-Meeting per Videocall (90 Minuten) zum Kennenlernen und Erwartungsabgleich, Bestandsaufnahme mit Review vorhandener Dokumentation (VVT, TOMs, AVVs), Prozess-Interviews per Videocall mit Fachabteilungen (IT, HR, Marketing), Gap-Analyse mit Maßnahmenplan zur Identifikation von Compliance-Lücken. Zeitrahmen: 2-4 Wochen bis zur vollständigen Einarbeitung.
Der Remote DSB kann bei Bedarf vor Ort sein. Behörden-Vor-Ort-Prüfungen sind extrem selten (unter 0,1 Prozent der Fälle pro Jahr). Falls erforderlich, reist der Remote DSB zur Prüfung an. Typischerweise erfolgen Behördenanfragen jedoch schriftlich – hier ist der Remote DSB durch automatische E-Mail-Dokumentation sogar im Vorteil. Die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden erfolgt professionell und dokumentiert.
Durch technische Sicherheitsmaßnahmen: E-Mail mit TLS-Verschlüsselung (Standard) und optional S/MIME oder PGP, Videocalls mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Dateiübertragung über verschlüsselte Cloud-Speicher wie Tresorit oder Nextcloud, Messenger wie Signal oder Threema für sensible Kurz-Nachrichten. Das Sicherheitslevel ist mindestens gleichwertig zu Präsenz-DSB, oft höher durch professionelle Verschlüsselung.
Der Remote DSB kostet 300-1.200 Euro pro Monat pauschal, ist sofort buchbar, bringt breite Erfahrung aus vielen Mandaten, arbeitet extern ohne Interessenkonflikte und ist flexibel kündbar. Ein interner DSB verursacht 50.000-70.000 Euro Jahresgehalt plus Fortbildung, erfordert 3-6 Monate Rekrutierung, fokussiert auf ein Unternehmen, hat potenzielle Interessenkonflikte als interner Mitarbeiter und genießt besonderen Kündigungsschutz nach § 38 Abs. 2 BDSG. Empfehlung: Remote DSB für KMU unter 250 Mitarbeitern, interner DSB nur bei Großkonzernen mit hochkomplexer Datenschutzorganisation.
Minimal-Setup: Internetverbindung (mindestens 10 Mbit/s für Videocalls) und E-Mail-Kommunikation. Optional: Videocall-Software (meist kostenlos: Zoom, Teams, Meet). Empfohlen: Datenschutzmanagementsystem (DSMS) – wird oft vom Remote DSB bereitgestellt – und Cloud-Speicher für gemeinsame Dokumentenbearbeitung. Keine speziellen IT-Investitionen nötig.
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Wir helfen Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen. Als Beratungsdienstleister und externer Datenschutzbeauftragter sorgen wir für die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen.
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