Viele Unternehmen wissen nicht, wo sie beim Datenschutz stehen – und das ist kein Problem. Ein strukturierter Compliance Check zeigt den Status quo und schafft die Grundlage für das weitere Vorgehen, um DSGVO-compliant zu werden.
Ein Compliance Check ist eine systematische Bestandsaufnahme des aktuellen Datenschutz-Status eines Unternehmens. Er erfasst, welche Verarbeitungen dokumentiert sind, welche Verträge vorliegen, welche Prozesse funktionieren – und wo Lücken bestehen.
Das Ziel ist nicht, einen perfekten Zustand zu prüfen. Das Ziel ist zu verstehen, wo das Unternehmen steht. Erst dann lassen sich sinnvolle nächste Schritte ableiten.
Ein Compliance Check beantwortet unter anderem:
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Mehr InformationenDatenschutz ist in den meisten Unternehmen gewachsen – nicht geplant. Irgendwann wurde ein Verarbeitungsverzeichnis angelegt, irgendwann eine Datenschutzerklärung auf die Website gestellt, irgendwann ein AVV unterschrieben. Dokumentiert wurde das, was gerade dringend war. Das Ergebnis ist kein Versagen. Es ist der Normalzustand.
Verarbeitungsverzeichnisse leben in Excel-Tabellen, die niemand mehr anfassen will. Die TOMs stehen in einem Word-Dokument von 2019. Und wenn die Aufsichtsbehörde anruft, beginnt die hektische Suche nach der „finalen_Version_v3_FINAL_neu.docx“. Das Problem ist nicht der fehlende Wille, das Problem ist das fehlende System.
Was vor fünf Jahren noch funktioniert hat, wird heute zur Schwachstelle – mehr Verarbeitungen, mehr Systeme, mehr Anfragen, mehr Nachweispflichten:
Jede dieser Fragen kostet Zeit. Im Ernstfall – bei einer Betroffenenanfrage, einem Datenschutzvorfall oder einer Prüfung – kostet sie Nerven.
Ein Compliance Check ist sinnvoll, sobald ein Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet – das gilt also für nahezu jede Organisation. Konkret empfiehlt er sich in diesen Situationen:
Wichtig: Ein Compliance Check setzt keinen perfekten Ausgangszustand voraus. Er ist gerade dann wertvoll, wenn Unklarheit herrscht.
Ein strukturierter Compliance Check folgt einem klaren Prozess – unabhängig davon, ob ein Unternehmen bei null startet oder bereits erste Dokumentationen vorliegen hat.
Was existiert bereits? Verarbeitungsverzeichnisse, Datenschutzerklärungen, TOMs, AVVs, Schulungsnachweise – alles wird gesichtet. Auch unvollständige oder veraltete Dokumente sind wertvolle Ausgangspunkte. Dieser erste Schritt entspricht strukturell einem Datenschutzaudit – mit dem Unterschied, dass er als Startpunkt dient, nicht als Abschlussprüfung.
Was fehlt, was ist veraltet, was ist nicht nachweisbar? Die Gap-Analyse zeigt den Delta zwischen Ist-Zustand und DSGVO-Anforderungen. Das Ergebnis ist keine Bestrafung – es ist eine priorisierte To-do-Liste.
Die bestehende Dokumentation wird in ein System überführt. Keine Neuerfassung von null, sondern Migration des Vorhandenen – angereichert und vervollständigt.
Datenschutz-Compliance ist kein Projekt. Es ist ein laufender Prozess. Nach dem Check stehen Fristen, Verantwortlichkeiten und regelmäßige Überprüfungen fest – dokumentiert und nachvollziehbar.
Der Unterschied zwischen vorher und nachher ist konkret – und er zeigt sich in den Bereichen, die im Alltag am meisten kosten: Zeit, Nerven und Nachweisfähigkeit.
Vorher | Nachher (Compliance Hub) |
|---|---|
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten | |
Eine Tabelle mit 47 Spalten, die keiner mehr pflegt | Geführte Eingabe, automatische Verknüpfung zu Systemen und Dienstleistern |
„Wer hat zuletzt die Personalabteilung aktualisiert?“ – keine Antwort | Vollständige Änderungshistorie mit Zeitstempel |
Export für den Auditor dauert einen halben Tag | PDF-Export auf Knopfdruck – audit-ready |
Aufgaben und Fristen | |
Outlook-Erinnerung wird weggeklickt und vergessen | Aufgabensystem mit Fristenkontrolle und automatischen Erinnerungen |
„Hat jemand den AVV verlängert?“ – Schweigen im Meeting | Dashboard zeigt alle offenen Aufgaben und Fristen auf einen Blick |
Delegation per E-Mail, Nachweis per Hoffnung | Aufgaben delegieren, Fortschritt verfolgen, alles dokumentiert |
Datenschutzvorfälle | |
Vorfall passiert, keiner weiß, was zu tun ist | Geführter Meldeprozess mit Checkliste – strukturiert über die Funktion Datenschutzvorfall melden |
Meldung an die Aufsichtsbehörde? Frist verpasst. | Automatisches Frist-Tracking (72-Stunden-Regel) |
Dokumentation? „Das war doch letztes Jahr im Sommer…“ | Vollständige Fallakte mit Risikobewertung und Maßnahmen |
Mitarbeiterschulungen | |
Schulung einmal im Jahr, wer da war, weiß keiner mehr | Lernmanagementsystem mit automatischer Zuweisung |
Neue Mitarbeitende? „Die werden irgendwann mitgeschult.“ | Mitarbeiter-Onboarding automatisiert und compliance-sicher |
Nachweis für den Auditor? Die Unterschriftenliste von 2022 | Vollständige Dokumentation: Wer, wann, welches Training |
Das Ergebnis: Weniger Aufwand. Keine doppelte Datenpflege, keine verlorenen Dokumente, keine manuellen Erinnerungen. Mehr Überblick. Echte Nachweise. Und ein ruhiges Gewissen, wenn der Auditor kommt – oder die Aufsichtsbehörde, oder der Vorstand fragt.
Die DSGVO verpflichtet Unternehmen nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO zur Rechenschaftspflicht: Sie müssen nicht nur datenschutzkonform handeln, sondern das auch nachweisen können. Ein Compliance Check ist damit kein Nice-to-have – er ist die Voraussetzung für diese Nachweispflicht.
Relevante DSGVO-Artikel im Überblick
Bei Verstößen gegen die DSGVO drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Die zuständige Aufsichtsbehörde auf Bundesebene ist die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).
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Die Kosten hängen von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Verarbeitungstätigkeiten und dem bestehenden Dokumentationsstand ab. Unternehmen, die bereits erste Dokumentationen vorliegen haben, profitieren von deutlich reduzierten Aufwänden – weil der Check dort ansetzt, wo sie aufgehört haben, nicht bei null.
Ein erster Compliance Check dauert je nach Ausgangslage zwischen wenigen Tagen und einigen Wochen. Die Bestandsaufnahme selbst ist oft schneller abgeschlossen als erwartet – besonders dann, wenn ein strukturiertes System vorhandene Dokumentationen übernimmt statt neu zu erfassen.
Nein. Der Compliance Check ist keine Prüfung, die man bestehen oder durchfallen kann. Er ist ein Diagnoseinstrument. Unvollständige Dokumentation, veraltete Dateien, fehlende Verträge – das ist genau das, was der Check aufdecken soll.
Dann gibt es eine priorisierte To-do-Liste. Keine Panik, keine Strafe. Lücken sind der Normalzustand – entscheidend ist, sie zu kennen und systematisch zu schließen. Das System übernimmt dabei die Struktur.
Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet – also nahezu jede Organisation. Besonders relevant ist er für Unternehmen, die sich erstmals strukturiert mit Datenschutz befassen, oder für solche, deren bestehende Dokumentation gewachsen und damit unübersichtlich geworden ist.
Der Compliance Check ist der erste Schritt. Er schafft Klarheit über den Status quo. Datenschutz-Compliance selbst ist danach ein laufender Prozess: regelmäßige Überprüfungen, aktualisierte Dokumentation, neue Schulungen, angepasste Verträge. Der Check legt den Grundstein – das System hält ihn dauerhaft aufrecht.
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