Wie viele Compliance-Themen muss Ihr Unternehmen heute beherrschen?
Vor zehn Jahren war Compliance für die meisten KMU ein Randthema. Heute ist es eine Daueraufgabe. Die DSGVO hat den Anfang gemacht – es folgten das Hinweisgeberschutzgesetz (§ 12 HinSchG), die NIS2-Richtlinie für Cybersicherheit, Anforderungen an Informationssicherheitsmanagementsysteme (ISMS) nach ISO 27001, professionelles Consent Management und die schrittweise in Kraft tretende KI-Verordnung.
Ein durchschnittliches KMU mit 50 bis 250 Mitarbeitenden bedient heute zwischen drei und sechs dieser Themen gleichzeitig. Jedes davon bringt eigene Fristen, eigene Dokumentationspflichten, eigene Behörden – und eigene Bußgeldrisiken. Laut einer Studie des Bitkom waren 2024 bereits 81 Prozent aller deutschen Unternehmen von Datendiebstahl, Spionage oder Sabotage betroffen. Wer Compliance unterschätzt, riskiert nicht nur Sanktionen, sondern auch Reputationsschäden, die sich in der Branche schnell herumsprechen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr „Ob“, sondern „Wie“: Interne Lösung oder Compliance Management Outsourcing? Für die meisten KMU ist die Antwort eindeutiger, als viele Geschäftsführer zunächst annehmen.
Was kann externe Compliance konkret übernehmen – und was nicht?
Externe Compliance ist kein Freifahrtschein. Die Gesamtverantwortung verbleibt immer beim Unternehmen – konkret bei Geschäftsführung oder Vorstand. Laut Art. 37 DSGVO kann die Funktion des Datenschutzbeauftragten explizit auf Basis eines Dienstleistungsvertrags erfüllt werden. Was darüber hinaus ausgelagert werden kann, ist die operative Umsetzung:
Ein erfahrener externer Compliance Officer übernimmt außerdem die Erstberatung bei unerwarteten Ereignissen: Datenschutzvorfälle, Behördenanfragen, interne Meldungen über das Hinweisgebersystem. Er ist die Nummer, die Sie anrufen, wenn etwas passiert – nicht irgendein Kollege, der sich schon irgendwie auskennt.
Was kein externer Partner leisten kann: die Unternehmenskultur prägen, Mitarbeitende täglich sensibilisieren oder strategische Unternehmensentscheidungen treffen. Diese Aufgaben bleiben intern. Aber sie werden leichter, wenn der operative Unterbau professionell aufgestellt ist.
Intern aufbauen oder Compliance auslagern? Was die ehrliche Kalkulation zeigt
Die intuitive Antwort vieler Geschäftsführer lautet: „Wir stellen jemanden ein.“ Der Impuls ist verständlich – die Rechnung geht selten auf. Ein erfahrener externer Compliance Officer kostet als Vollzeitstelle schnell 80.000 bis 100.000 Euro pro Jahr. Und er kann im Zweifel nur seinen eigenen Fachbereich abdecken.
Für HinSchG-Fragen braucht es andere Expertise, für ISMS-Audits wieder eine andere, für die KI-Verordnung ohnehin. Kein einzelner Mitarbeitender kann heute die gesamte Breite moderner Compliance-Anforderungen abdecken. Das ist keine Kritik an internen Teams – es ist schlicht die Realität eines regulatorischen Umfelds, das sich permanent weiterentwickelt.
Hinzu kommt ein oft übersehener Faktor: Wissen veraltet. Gesetze ändern sich, Behörden verschärfen ihre Auslegung, neue Urteile schaffen neue Pflichten. Für einen externen Dienstleister ist das Kerngeschäft – er muss up to date bleiben. Für einen internen Mitarbeiter ist es eine Zusatzaufgabe neben allem anderen.
Beim Compliance Management Outsourcing zahlen Unternehmen planbare Pauschalen statt schwankender Personalkosten. Skalierung nach oben und unten ist jederzeit möglich – ohne Kündigungsfristen, Einarbeitungszeiten oder Weiterbildungsbudgets.
Internes Team vs. Compliance Outsourcing – Was rechnet sich wirklich?
One-Stop-Shop Compliance: Warum ein Ansprechpartner besser ist als viele Spezialisten
Beim Auslagern machen Unternehmen häufig denselben Fehler: Sie arbeiten mit mehreren Spezialisten gleichzeitig – einem Datenschutzbeauftragten hier, einem ISMS-Berater dort, einer Kanzlei für das HinSchG. Das Ergebnis ist mehr Koordinationsaufwand, nicht weniger.
Der intelligentere Ansatz ist der One-Stop-Shop Compliance-Ansatz: ein Dienstleister, der alle relevanten Themen abdeckt und als einziger Ansprechpartner fungiert. Das reduziert Komplexität, sorgt für konsistente Dokumentation und verhindert die berühmten Schnittstellenlücken – bei denen sich alle für zuständig halten und niemand handelt.
Ein guter Full-Service-Compliance-Partner denkt vernetzt: DSGVO und ISMS überschneiden sich erheblich. Wer beides aus einer Hand bekommt, profitiert von Synergien in der Dokumentation, bei Schulungen und im Reporting. Das spart Zeit, Geld und verhindert widersprüchliche Empfehlungen aus verschiedenen Quellen.
Welche Themen ein Full-Service Compliance-Partner abdecken sollte
- Datenschutz (DSGVO/BDSG): Externer Datenschutzbeauftragter, VVT, DSFA, TIA
- Informationssicherheit: ISMS nach ISO 27001, NIS2-Compliance, Audits
- Hinweisgeberschutz: Interne Meldestelle nach HinSchG, Meldestellenbeauftragter
- KI-Verordnung: Risikoklassifizierung, KI-Governance, EU AI Act Readiness
- Web Compliance: Cookie-Management, Consent, Datenschutzerklärungen
- E-Learning & Schulungen: Mitarbeiterschulungen zu allen Compliance-Themen
Compliance Management Outsourcing: Diese Risiken sollten Sie kennen
Gute externe Compliance-Partner sprechen auch über Nachteile. Wer das nicht tut, sollte misstrauisch machen. Die wichtigsten Risiken beim Auslagern:
Kontrollverlust bei schlechter Steuerung
Ohne klare Service Level Agreements (SLAs) und regelmäßiges Reporting verlieren Geschäftsführer den Überblick. Gute Dienstleister liefern transparente Statusberichte, Fristenübersichten und ausstehende Maßnahmen – am besten über ein digitales Compliance-Dashboard, das jederzeit den aktuellen Stand zeigt.
Datenschutz beim Datenschutzbeauftragten
Externe Partner erhalten Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten. Ein seriöser Anbieter arbeitet DSGVO-konform, schließt Auftragsverarbeitungsverträge ab und dokumentiert Datenzugriffe nachvollziehbar. Vertraulichkeitsvereinbarungen sind Standard – nicht optional. Das Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) gibt hierzu klare Orientierungshilfen heraus.
Abhängigkeit vom Dienstleister
Wer langfristig auslagert, baut intern kein eigenes Wissen auf. Das kann bei einem Anbieterwechsel zum Problem werden. Vorbeugung: Regelmäßige Dokumentation aller Maßnahmen in unternehmenseigenen Systemen sichert Wissenstransfer auch beim Wechsel.
Worauf Sie bei der Auswahl eines Compliance-Partners achten sollten
Nicht jeder Anbieter, der „Full-Service Compliance“ oder „Compliance as a Service“ verspricht, hält, was das Label verspricht. Fünf Kriterien, die wirklich entscheidend sind:
- Fachliche Breite, nicht nur Tiefe: Deckt der Partner alle für Ihr Unternehmen relevanten Themen ab? Oder ist ein Bereich Kerngeschäft und der Rest Randnotiz?
- Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten: Compliance-Vorfälle passieren selten Dienstag um 10 Uhr. Ein verlässlicher Partner ist auch dann ansprechbar, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert.
- Transparentes Reporting: Welche Maßnahmen wurden ergriffen? Welche Fristen stehen an? Was ist noch offen? Gute Partner liefern strukturierte Berichte – auf Knopfdruck, nicht auf Nachfrage.
- Digitale Infrastruktur: Arbeitet der Partner mit modernen Tools für Dokumentation, Aufgabenmanagement und Risikoanalysen – oder mit E-Mail und Excel?
- Nachweisbare Expertise: Das BSI empfiehlt für ISMS-Dienstleister eine ISO-27001-Zertifizierung als Qualitätsnachweis. Prüfen Sie, welche Zertifizierungen und Qualifikationen Ihr potenzieller Partner nachweisen kann.
Compliance Outsourcing mit Cortina Consult: Von der DSGVO bis zur KI-Verordnung
Cortina Consult bietet den integrierten One-Stop-Shop Compliance-Ansatz: Als externer Datenschutzbeauftragter, ISMS-Berater, Hinweisgebersystem-Anbieter und Compliance-Partner in einem decken wir die gesamte Bandbreite moderner Compliance-Anforderungen ab.
Was uns von klassischen Compliance-Beratungen unterscheidet: „Legal meets Tech“ ist kein Marketing-Versprechen. Unser Compliance Hub verbindet rechtliche Expertise mit einer digitalen Plattform für Dokumentation, Risikoanalyse und Reporting – alles in einem System. So haben Sie und wir jederzeit denselben Überblick über den Stand Ihrer externen Compliance.
Das bedeutet für Sie: kein Koordinationschaos zwischen mehreren Spezialisten, keine Wissenslücken an Schnittstellen, keine schwer nachvollziehbaren Statusmeldungen. Stattdessen ein Ansprechpartner, der alle Fäden in der Hand hält – und Ihnen transparent zeigt, was getan wurde, was ansteht und was offenbleibt.
Für welche Unternehmen lohnt sich Compliance Outsourcing?
Compliance auslagern ist keine Lösung ausschließlich für kleine Unternehmen ohne Budget. Selbst mittelgroße Unternehmen mit eigenen Compliance-Ressourcen nutzen externe Partner für Spezialbereiche, Audits oder als Backup-Kapazität. Grundsätzlich profitieren besonders folgende Situationen:
- KMU mit 20–500 Mitarbeitenden, die mehrere Compliance-Themen gleichzeitig abdecken müssen
- Unternehmen, die gerade erstmals regulatorische Anforderungen umsetzen (ISMS-Aufbau, HinSchG-Pflicht)
- Wachsende Unternehmen, die kurzfristig Compliance-Kapazität skalieren müssen
- Organisationen mit hohem Risikoprofil (z. B. Gesundheitswesen, Finanzdienstleister, öffentliche Auftraggeber)
- Unternehmen, deren interner Compliance-Verantwortlicher ausfällt oder das Unternehmen verlässt
Kein Outsourcing sinnvoll ist hingegen, wenn ein Unternehmen bereits ein gut aufgestelltes, breit aufgestelltes internes Team hat und lediglich punktuelle Unterstützung benötigt. In diesem Fall ist Co-Sourcing – also die Ergänzung interner Kapazitäten durch externe Experten in spezifischen Bereichen – oft die effizientere Lösung.
Häufige Fragen zum Compliance Outsourcing
Was kostet Compliance Outsourcing?
Die Kosten variieren stark nach Leistungsumfang und Unternehmensgröße. Typisch sind monatliche Pauschalmodelle, die je nach Themenbreite und Unternehmensgröße skalieren. In der Regel ist Compliance Outsourcing deutlich günstiger als eine vergleichbare interne Vollzeitstelle (80.000–100.000 € p. a.), da nur tatsächlich benötigte Kapazität bezahlt wird.
Wer trägt die Verantwortung beim Compliance Outsourcing?
Die Gesamtverantwortung verbleibt immer bei der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand. Der externe Dienstleister übernimmt die operative Umsetzung, Dokumentation und Beratung. Die gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO kann explizit durch einen externen DSB erfüllt werden.
Was kann beim Compliance Outsourcing ausgelagert werden?
Nahezu alle operativen Compliance-Aufgaben sind auslagerbar: Datenschutzmanagement, ISMS-Aufbau und -Betrieb, Hinweisgebersystem, Mitarbeiterschulungen, Dokumentation, Behördenkommunikation und Audits. Nicht auslagerbar sind unternehmerische Entscheidungen, die Steuerung der Unternehmenskultur und die rechtliche Gesamtverantwortung.
Wie kontrolliere ich einen externen Compliance-Dienstleister?
Über klare SLAs, regelmäßige Statusberichte und ein gemeinsames Dokumentationssystem. Ein guter Partner liefert proaktiv Übersichten zu abgeschlossenen Maßnahmen, anstehenden Fristen und offenen Punkten – ohne dass Sie nachfragen müssen.
Eignet sich Compliance Outsourcing auch für große Unternehmen?
Ja. Auch Unternehmen mit eigenen Compliance-Teams nutzen externe Partner für Spezialbereiche (z. B. KI-Verordnung, NIS2), Auditbegleitung oder als Co-Sourcing-Modell. Compliance Outsourcing ist eine strategische Option für jede Unternehmensgröße.
Ist externer Compliance Officer dasselbe wie Compliance Outsourcing?
Nicht ganz. Ein externer Compliance Officer ist eine einzelne Funktion, die nach außen vergeben wird. Compliance Outsourcing ist der übergeordnete Begriff für die umfassende Auslagerung aller oder mehrerer Compliance-Funktionen an einen spezialisierten Dienstleister. Full-Service-Anbieter stellen häufig beides bereit.
