Welcher externe Datenschutzbeauftragte passt zu meinen Anforderungen? Und wie gehe ich bei einem Wechsel des Datenschutzbeauftragten vor? Ein Leitfaden.
(*alle kostenrelevanten Antworten zum eDSB hier zusammengefasst)
Die Entscheidung zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten (DSB) kann erhebliche Auswirkungen auf die Kosten und das Datenschutzmanagement eines Unternehmens haben. Die Auswahl hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Branche, der Unternehmensgröße und dem Status quo des bestehenden Datenschutzrechts. Die Entscheidung für einen internen Mitarbeiter mag zunächst kostengünstiger erscheinen, ist jedoch oft nicht so kosteneffizient, wie es scheint.
Laut aktuellen Google Gemini AI Overviews sind dies die wichtigsten Fakten, die Unternehmen bei der Beauftragung eines externen DSB wissen sollten:
Die monatlichen Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten variieren je nach verschiedenen Faktoren wie Größe des Unternehmens, Umfang der Dienstleistungen und den spezifischen Anforderungen und liegen zwischen 150 und 2.000 Euro pro Monat.
Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) bringt nicht nur fachliche Expertise, sondern auch wirtschaftliche Vorteile mit sich – insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die keine interne Vollzeitstelle schaffen können oder wollen. Die Preisgestaltung hängt maßgeblich davon ab, wie umfangreich die Verarbeitung personenbezogener Daten ist, welche Branchenbesonderheiten zu berücksichtigen sind und wie stark Ihr Unternehmen regulatorisch eingebunden ist.
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Je mehr Mitarbeitende und je komplexer die Datenverarbeitung, desto höher der Beratungsaufwand. Die Unternehmensgröße ist ein wesentlicher Faktor bei der Preisgestaltung.
Ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden in der Dienstleistungsbranche hat in der Regel andere Anforderungen als ein international tätiger Onlineshop mit sensiblen Kundendaten und mehreren Standorten. Größere Unternehmen benötigen oft eine intensivere Betreuung, da auch interne Strukturen wie IT-Abteilungen, Compliance-Verantwortliche und Fachbereiche eingebunden werden müssen.
Inbegriffen sein können regelmäßige Beratung, Schulungen, Dokumentenerstellung, Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), Aufbau und Pflege eines Datenschutzmanagementsystems (DSMS) sowie die Erstellung rechtssicherer Verfahrensverzeichnisse.
Darüber hinaus kann ein externer DSB:
Der Umfang ist individuell skalierbar – von Basisleistungen für Start-ups bis hin zu Vollservice-Modellen für Konzerne.
Individuelle Beratung: 120€ bis 450€ pro Stunde – je nach Expertise und Spezialisierungsgrad.
Diese Spanne ergibt sich durch:
Für planbare Kosten empfehlen sich Pauschalpakete oder Serviceverträge mit definiertem Stundenkontingent.
Beispielhafte Kosten:
Diese Preise dienen als Orientierung. Entscheidend ist das tatsächliche Risiko- und Datenvolumen, nicht nur die Anzahl der Beschäftigten.
Die einmalige Bestandsaufnahme zur DSGVO-Umsetzung kann je nach Unternehmensstruktur mehrere Tage bis Monate dauern und wird aufwandsabhängig berechnet. Dies kann entsprechend kostenintensiv ausfallen.
Ein Initialaudit umfasst in der Regel:
Je nach Branche und IT-Infrastruktur ist mit Kosten zwischen 1.000 € und 10.000 € zu rechnen.
Zusätzliche Hinweise:
Viele Anbieter bieten pauschale Monatspakete mit definiertem Leistungsspektrum an. Im Vergleich zu internen Datenschutzbeauftragten entfallen bei externen DSBs Fixkosten wie Gehalt, Sozialabgaben, Fortbildungen und Arbeitsplatzinfrastruktur.
Das macht externe DSBs vor allem für kleine und mittlere Unternehmen attraktiv. Sie erhalten Zugang zu einem Expertennetzwerk, ohne interne Ressourcen binden zu müssen. Zudem ist eine Urlaubs- und Krankheitsvertretung im Dienstleistermodell meist automatisch geregelt.
Wichtig zu wissen: Auch der Wechsel von einem internen zu einem externen DSB ist möglich – etwa wenn sich Anforderungen ändern oder die bisherige Lösung nicht mehr wirtschaftlich ist.
Neben der Größe des Unternehmens und dem Leistungsumfang beeinflussen auch folgende Faktoren die Kosten:
Je mehr Pflichten gleichzeitig zu erfüllen sind, desto höher die Kosten – aber auch der Mehrwert für Ihr Unternehmen.
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist insbesondere für Unternehmen mit begrenzten personellen Ressourcen, aber hohem Sicherheitsbedürfnis, eine wirtschaftlich sinnvolle Lösung.
Die Entscheidung, ob ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) günstiger ist als ein interner, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab und muss im Kontext der spezifischen Bedürfnisse und Ressourcen eines Unternehmens betrachtet werden.
Die Zusammenarbeit mit Ihrem DSB endet in Kürze oder Sie wollen die Aufgaben von intern nach extern deligieren?
Die Haftung im Bereich des Datenschutzes ist ein kritischer Aspekt, der bei der Entscheidung zwischen einem internen und einem externen DSB berücksichtigt werden muss. Ein externer DSB übernimmt die persönliche Haftung für mögliche Verstöße gegen die Datenschutzgesetze.
Dies entlastet das Unternehmen von der direkten Verantwortung und kann ein zusätzlicher Vorteil sein, insbesondere wenn das Unternehmen nicht über die erforderliche Fachkenntnis verfügt, um die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherzustellen.
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine strategische Entscheidung. Sobald ein Unternehmen schutzrelevante Datenverarbeitung aufnimmt, muss innerhalb eines Monats ein DSB ernannt werden.
Das Versäumnis, dies zu tun, kann zu erheblichen Geldbußen führen, die bis zu 10 Millionen Euro oder zwei Prozent des Jahresumsatzes betragen können. Die Ernennung eines externen DSB kann in solchen Fällen nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Partnern stärken.
Interner DSB | Externer DSB |
|---|---|
✔ Keine extra Lohnkosten Ein interner DSB kann auch weitere Aufgaben für das Unternehmen erledigen. | ✔ Transparente und planbare Kosten Pauschalpakete bieten Kostentransparenz. Die Auslagerung der Arbeit spart intern Zeit. |
✔ Vertrauen der Angestellten Das Vertrauen auf die Qualität der Leistung muss nicht erst gewonnen werden. | ✔ Expertise & langjährige Erfahrung Vertrauen wird durch Qualität geschaffen. Die langjährige Erfahrung unserer DSB und DSK schafft effiziente Prozesse. |
✘ Gefahr der Betriebsblindheit Internen Mitarbeitern stecken oft tief in den Unternehmensstrukturen und haben Schwierigkeiten objektiv auf diese zu schauen. | ✔ Objektive Außenperspektive Ein objektiver Blickwinkel und persönliche Distanz zu Mitarbeitern sind für die Findung & Umsetzung der Maßnahmen von Vorteil. |
✘ Haftungsrisiko für das Unternehmen Das Unternehmen haftet für das Handeln der eigenen Mitarbeiter. Im Falle eines Datenschutzvorfalls oder eines Verstoßes kann dies sehr teuer werden. | ✔ Kein Risiko für das Unternehmen Durch die Umsetzung der DSGVO mithilfe eines externen Experten sind Sie auf der sicheren Seite und schützen sich vor hohen Bußgeldern. |
✘ Kündigungsschutz Interne Mitarbeiter unterliegen dem Kündigungsschutz. | ✔ Variable Vertragslaufzeit Der Vertrag mit einem externen Datenschutzbeauftragten kann jederzeit zur vereinbarten Frist gekündigt werden. |
✘ Zusatzkosten Das Erwerben von Qualifikationen für einen Datenschutzbeauftragten bringt Kosten für das Unternehmen mit sich. | ✔ Keine Ausbildungskosten Der DSB trägt alle Kosten für seine Fort- und Weiterbildungen. |
✔ IT-Sicherheit inklusive Manche Datenschutzberater verfügen außerdem über die Qualifikation zum IT-Sicherheitsbeauftragten und können diesen Bereich gleichzeitig abdecken. |
Die Entscheidung für einen externen Datenschutzbeauftragten ist eine Überlegung wert für Unternehmen aller Größen und Branchen. Die Flexibilität in den Kostenmodellen, die Übernahme der Haftung und das Potenzial zur Stärkung des Vertrauens sind klare Vorteile.
Es ist jedoch wichtig, die spezifischen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens zu berücksichtigen und einen Anbieter zu wählen, der die individuellen Bedürfnisse erfüllt. Die Investition in einen externen DSB kann langfristig sowohl finanzielle als auch rechtliche Vorteile bieten, indem sie dazu beiträgt, die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherzustellen und das Unternehmensimage zu stärken.
Einhaltung und Kontrolle des Datenschutzes im Unternehmen durch Cortina Consult.
Wir helfen Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen. Als Beratungsdienstleister und externer Datenschutzbeauftragter sorgen wir für die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen.
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