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Ein Datenschutzkoordinator unterstützt den externen Datenschutzbeauftragten bei der operativen Umsetzung der DSGVO im Unternehmen und fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und DSB.
Ein Datenschutzkoordinator (DSK) ist eine interne Ansprechperson für Datenschutzfragen im Unternehmen, die die praktische Umsetzung der DSGVO koordiniert. Anders als der Datenschutzbeauftragte ist die Position rechtlich nicht vorgeschrieben und übernimmt primär operative Aufgaben. Der DSK unterstützt den DSB bei der Einhaltung der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO und trägt dazu bei, dass der Verantwortliche seinen Pflichten nach Art. 24 DSGVO nachkommt.
Der Datenschutzkoordinator übernimmt vielfältige Aufgaben im Tagesgeschäft. Zu den wichtigsten Tätigkeiten gehört die Pflege des Datenschutzmanagementsystems, die Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten sowie die Koordination von Datenschutz-Folgenabschätzungen. Der DSK fungiert als Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und dem DSB und stellt sicher, dass datenschutzrechtliche Anforderungen in den Arbeitsalltag integriert werden.
Im Tagesgeschäft beantwortet der DSK Datenschutzfragen aus den Fachabteilungen, prüft neue Verarbeitungsprozesse auf DSGVO-Konformität und dokumentiert diese im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Er koordiniert die Bearbeitung von Betroffenenrechten und stellt sicher, dass Löschfristen eingehalten werden. Außerdem überwacht er die Aktualität von Datenschutzinformationen auf der Website und in Verträgen.
Bei größeren Projekten führt der DSK Datenschutz-Folgenabschätzungen durch, erstellt Datenschutzkonzepte für neue Softwaresysteme und koordiniert die Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen. Er begleitet Audits, bereitet Unterlagen für Behördenanfragen vor und entwickelt interne Datenschutzrichtlinien.
Beispiel aus der Praxis: In der Personalabteilung eines mittelständischen Unternehmens wird eine neue Zeiterfassungssoftware eingeführt. Der DSK prüft die Datenverarbeitung, erstellt das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, führt die Datenschutz-Folgenabschätzung durch und erstellt die Mitarbeiterinformationen gemäß Art. 13 DSGVO. Der DSB genehmigt das Konzept und steht beratend zur Seite, während der DSK die operative Umsetzung koordiniert.
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Mehr InformationenGrundsätzlich kann jeder Mitarbeiter zum Datenschutzkoordinator ernannt werden, der über die notwendige Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügt. Anders als beim DSB gibt es keine gesetzlich festgelegten Qualifikationsanforderungen, dennoch sollten bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Der DSK benötigt solide Grundkenntnisse der DSGVO und des BDSG sowie Verständnis für die technischen und organisatorischen Abläufe im Unternehmen. Idealerweise verfügt die Person über eine Datenschutz-Grundausbildung, beispielsweise als zertifizierter Datenschutzbeauftragter oder durch entsprechende Schulungen. Praktische Erfahrung im Umgang mit Verarbeitungsverzeichnissen und Datenschutz-Folgenabschätzungen ist von Vorteil.
Kommunikationsstärke ist eine Kernkompetenz des DSK, da er zwischen Fachabteilungen und DSB vermittelt. Die Person sollte strukturiert arbeiten können, Verantwortungsbewusstsein mitbringen und konfliktfähig sein. Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten ist selbstverständlich. Anders als der DSB muss der DSK nicht weisungsfrei sein, sollte aber ausreichend Durchsetzungsvermögen besitzen.
Der DSK benötigt ausreichend Zeitressourcen für seine Tätigkeit. Je nach Unternehmensgröße kann dies eine Teilzeit- oder Vollzeitposition sein. Die Geschäftsführung sollte dem DSK die notwendigen Befugnisse einräumen und ihn mit entsprechenden Schulungsbudgets unterstützen. Idealerweise berichtet der DSK direkt an die Geschäftsleitung oder den DSB.
Nein, ein Datenschutzkoordinator kann den Datenschutzbeauftragten rechtlich nicht ersetzen. Die Benennungspflicht eines DSB ergibt sich aus Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG und kann nur durch eine qualifizierte Person erfüllt werden, die die gesetzlichen Anforderungen an Fachkunde und Unabhängigkeit gemäß Art. 38 DSGVO erfüllt. Der DSK unterstützt den DSB lediglich bei seinen Aufgaben nach Art. 39 DSGVO, kann ihn aber nicht ersetzen.
Kriterium | Datenschutzbeauftragter (DSB) | Datenschutzkoordinator (DSK) |
|---|---|---|
Rechtliche Grundlage | Art. 37-39 DSGVO, § 38 BDSG | Keine gesetzliche Pflicht |
Benennung | Pflicht bei Erfüllung der Kriterien | Freiwillig |
Unabhängigkeit | Weisungsfrei (Art. 38 Abs. 3 DSGVO) | Weisungsgebunden |
Kündigungsschutz | Besonderer Kündigungsschutz | Normaler Kündigungsschutz |
Verantwortung | Überwachung, Beratung, Schulung | Operative Umsetzung |
Haftung | Keine persönliche Haftung | Ggf. Arbeitnehmerhaftung |
Die Ernennung eines Datenschutzkoordinators erfolgt in der Regel durch eine schriftliche Bestellungsurkunde der Geschäftsführung. Folgende Schritte sind empfehlenswert:
Nein, die Bestellung eines Datenschutzkoordinators ist nicht gesetzlich vorgeschrieben und nicht für jedes Unternehmen sinnvoll. Die Entscheidung hängt von der Unternehmensgröße, der Komplexität der Datenverarbeitung und der Verfügbarkeit des DSB ab.
Ein DSK ist besonders sinnvoll, wenn: Das Unternehmen mehr als 50 Mitarbeiter hat und der DSB nicht täglich vor Ort ist (typisch bei externen DSB). Mehrere Standorte oder Abteilungen koordiniert werden müssen. Umfangreiche IT-Projekte mit datenschutzrechtlichen Anforderungen laufen. Der DSB hauptsächlich strategisch und beratend tätig ist und operative Aufgaben delegieren möchte.
Ein DSK ist weniger notwendig, wenn: Das Unternehmen sehr klein ist (unter 20 Mitarbeiter) und einfache Datenverarbeitungen durchführt. Ein interner DSB in Vollzeit tätig ist und alle operativen Aufgaben selbst erledigen kann. Die Geschäftsführung oder IT-Abteilung Datenschutzaufgaben direkt übernimmt.
Faustregel: Ab etwa 50 Mitarbeitern ist ein DSK in Kombination mit einem externen DSB eine effiziente Lösung, die Compliance sichert und den operativen Aufwand für die Geschäftsführung reduziert.
Die Einführung eines Datenschutzkoordinators bietet zahlreiche praktische Vorteile für Unternehmen. Die Position entlastet sowohl den DSB als auch die Geschäftsführung und sorgt für eine effizientere Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen im Tagesgeschäft.
Die optimale Zusammenarbeit zwischen DSB und DSK basiert auf klarer Aufgabenteilung und regelmäßigem Austausch. Der DSB übernimmt die strategische Beratung, Überwachung und rechtliche Bewertung, während der DSK operative Tätigkeiten koordiniert und als täglicher Ansprechpartner im Unternehmen fungiert.
Bewährt hat sich eine wöchentliche Abstimmung, bei der offene Fragen geklärt und neue Projekte besprochen werden. Die Entscheidung zwischen einem externen oder internen Datenschutzbeauftragten beeinflusst die Zusammenarbeit: Bei externen DSB ist der DSK oft die zentrale Schnittstelle, die Informationen bündelt und Projekte vorbereitet.
Nein, anders als der DSB muss der Datenschutzkoordinator nicht an die Aufsichtsbehörde gemeldet oder öffentlich bekannt gemacht werden. Die Position ist rein intern und dient der organisatorischen Unterstützung.
Der DSK haftet grundsätzlich nur im Rahmen seiner arbeitsrechtlichen Stellung als Arbeitnehmer. Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann jedoch eine persönliche Haftung entstehen. Die Verantwortung für die DSGVO-Konformität trägt immer der Verantwortliche (Geschäftsführung), nicht der DSK.
Ja, wenn die Person die notwendige Fachkunde und Zuverlässigkeit mitbringt und keine Interessenkonflikte bestehen. Allerdings muss beim Wechsel zum DSB die Weisungsfreiheit nach Art. 38 Abs. 3 DSGVO sichergestellt werden, was oft eine Änderung der organisatorischen Stellung erfordert.
Der Zeitaufwand hängt von der Unternehmensgröße und Komplexität der Datenverarbeitung ab. In Unternehmen mit 50-100 Mitarbeitern sind etwa 4-8 Stunden pro Woche realistisch. Ab 100 Mitarbeitern oder bei komplexen IT-Projekten kann eine Teilzeit- oder Vollzeitposition erforderlich sein.
Typischerweise werden DSK aus den Bereichen IT, Recht, Compliance oder Qualitätsmanagement ernannt. Wichtig ist, dass keine Interessenkonflikte entstehen – Marketing- oder Vertriebsleiter sind daher weniger geeignet, da ihre Hauptaufgabe oft im Widerspruch zu Datenschutzzielen steht.
Eine Zertifizierung ist nicht verpflichtend, aber empfehlenswert. Viele Unternehmen setzen auf Schulungen wie „Geprüfter Datenschutzbeauftragter“ oder „Datenschutz-Koordinator (TÜV)“. Grundlegende DSGVO-Kenntnisse sind jedoch in jedem Fall erforderlich.
Ja, der DSK kann andere Aufgaben im Unternehmen übernehmen, sofern keine Interessenkonflikte entstehen. Häufig wird die Rolle mit Compliance, IT-Sicherheit oder Qualitätsmanagement kombiniert. Wichtig ist, dass ausreichend Zeit für die Datenschutz-Koordination bleibt.
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Wir helfen Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen. Als Beratungsdienstleister und externer Datenschutzbeauftragter sorgen wir für die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen.
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