Das Transkribieren von Anrufen während einer Microsoft Teams Sitzung bietet viele Vorteile, erfordert jedoch eine sorgfältige Beachtung der Datenschutzrichtlinien, um die Privatsphäre aller Teilnehmer zu wahren.
Die Transkriptfunktion von Microsoft Teams ermöglicht die automatische Dokumentation von Meetings. Doch bei der Nutzung müssen Unternehmen sowohl datenschutzrechtliche als auch strafrechtliche Vorgaben beachten. Eine rechtskonforme Umsetzung erfordert strukturierte Prozesse und informierte Einwilligungen.
Microsoft Teams wandelt gesprochene Inhalte automatisch in Text um und erstellt so ein schriftliches Protokoll des Meetings. Die Vorteile für Unternehmen sind erheblich: Teilnehmer können sich vollständig auf das Gespräch konzentrieren, wichtige Informationen gehen nicht verloren, und auch nachträglich hinzugekommene Kollegen können den Gesprächsverlauf nachvollziehen.
Sobald jedoch gesprochene Inhalte aufgezeichnet oder in anderer Form festgehalten werden, greifen komplexe rechtliche Vorgaben. Diese umfassen sowohl datenschutzrechtliche als auch strafrechtliche Aspekte, die Unternehmen zwingend beachten müssen.
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Mehr InformationenZwischen Ihrem Unternehmen und Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag), der die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Die DSGVO greift immer dann, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden – bei Transkripten von Geschäftsgesprächen ist dies praktisch immer der Fall.
Art. 6 DSGVO verlangt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage. In den meisten Fällen sind dies:
§ 201 StGB regelt das Verbot der Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes. Die Aufzeichnung des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ist nur mit Einwilligung aller Beteiligten zulässig.
Auch wenn ein Transkript keine klassische Tonaufzeichnung darstellt, bewegen Sie sich rechtlich in einer Grauzone. Die automatische Umwandlung von Sprache in Text könnte als Form der „Aufzeichnung“ interpretiert werden.
Die rechtssichere Nutzung erfordert die ordnungsgemäße Einholung der Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer. Diese Einwilligung muss folgende Kriterien erfüllen:
Microsoft Teams zeigt standardmäßig eine Benachrichtigung an, wenn die Transkription gestartet wird. Diese automatische Benachrichtigung allein reicht jedoch nicht aus. Empfohlen wird eine zweistufige Vorgehensweise:
Eine ordnungsgemäße Dokumentation der Einwilligungen ist unerlässlich und umfasst:
Vermittlung von Inhalten zur Cyber-Sicherheit. Videos und Best Practices inklusive.
Entwickeln Sie klare Unternehmensrichtlinien für die Nutzung der Teams-Transkriptfunktion. Diese sollten definieren:
Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter, die regelmäßig Teams-Meetings leiten, über die rechtlichen Anforderungen informiert sind. Eine strukturierte Schulung kann kostspielige rechtliche Probleme vermeiden.
Prüfen Sie die Einstellungen in Ihrer Teams-Umgebung. Administratoren können beispielsweise festlegen, dass Transkripte automatisch gelöscht werden oder dass nur bestimmte Benutzergruppen die Transkriptfunktion nutzen dürfen.
Bei externen Teilnehmern ist besondere Vorsicht geboten. Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner haben möglicherweise eigene Datenschutzrichtlinien oder rechtliche Bedenken bezüglich der Aufzeichnung.
Bei Meetings mit Teilnehmern aus verschiedenen Ländern können unterschiedliche rechtliche Anforderungen gelten. Informieren Sie sich über die Gesetze in den jeweiligen Ländern und wählen Sie im Zweifel den restriktivsten Ansatz.
Überlegen Sie kritisch, ob bei Meetings mit besonders sensiblen Inhalten (Personalangelegenheiten, Vertragsverhandlungen, vertrauliche Geschäftsinformationen) überhaupt eine Transkription erforderlich ist.
Die Microsoft Teams Transkriptfunktion bietet erhebliche Vorteile für die moderne Arbeitswelt. Die rechtssichere Nutzung erfordert jedoch ein bewusstes und strukturiertes Vorgehen.
Durch die konsequente Einholung informierter Einwilligungen, ordnungsgemäße Dokumentation und die Etablierung klarer Unternehmensprozesse können Sie die Vorteile der Technologie nutzen, ohne rechtliche Risiken einzugehen. Mit der richtigen Herangehensweise steht der effizienten und rechtssicheren Nutzung der Teams-Transkriptfunktion nichts im Wege.
Einhaltung und Kontrolle des Datenschutzes im Unternehmen durch Cortina Consult.
Wir helfen Unternehmen dabei, die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen umzusetzen – digital, so einfach wie möglich, zu fixen Konditionen. Als Beratungsdienstleister und externer Datenschutzbeauftragter sorgen wir für die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen.
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