Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist ein verpflichtendes Dokument der DSGVO, sobald Unternehmen externe Dienstleister mit personenbezogenen Daten betrauen. Ohne rechtssichere AVVs drohen hohe Bußgelder. Das Compliance Hub hilft, diese Verträge effizient zu verwalten, indem er eine automatisierte und zentralisierte Lösung bietet.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, auch als Datenverarbeitungsvertrag oder Datenschutz-Vertrag bezeichnet, ist gemäß Art. 28 DSGVO erforderlich, wenn ein Unternehmen Dritte mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt. Dieser Vertrag stellt sicher, dass der Dienstleister personenbezogene Daten im Einklang mit der DSGVO verarbeitet. Zu den betroffenen Dienstleistern zählen unter anderem Cloud-Anbieter, IT-Dienstleister und Marketing-Agenturen. In der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) sowie im gesamten EU-Raum müssen Unternehmen diese Verträge gemäß den lokalen Datenschutzanforderungen abschließen.
Die manuelle Verwaltung von AVVs über Excel-Listen oder Vertragsordner wird schnell unübersichtlich und fehleranfällig. Besonders bei Audits oder Prüfungen durch Aufsichtsbehörden kann es schwierig werden, alle erforderlichen Nachweise rechtzeitig bereitzustellen. Das Compliance Hub löst dieses Problem durch strukturierte, automatisierte Prozesse, die sowohl Zeit als auch Ressourcen sparen.
Ein rechtskonformer Auftragsverarbeitungsvertrag ist entscheidend, um DSGVO-konform zu bleiben und rechtliche Risiken zu minimieren. Bei Verstößen drohen nicht nur hohe Bußgelder, sondern auch Reputationsschäden.
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Mehr InformationenViele Unternehmen kennen das Problem: AVV-Verträge sind über verschiedene Ordner verstreut, wichtige Fristen werden übersehen und bei Prüfungen fehlt die Übersicht. Dazu kommen rechtliche Anforderungen wie die Integration individueller technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM), der laufende Anpassungsdruck bei gesetzlichen Änderungen sowie die Überwachung der Vertragseinhaltung – insbesondere bei Subunternehmern und Zertifizierungen.
Das Compliance Hub löst diese Herausforderungen durch zentrale Verwaltung aller Auftragsverarbeitungsverträge. In der Übersicht sehen Sie den Status jedes Vertrages, auslaufende Fristen sowie wichtige Details wie Vertragspartner, TOM-Dokumentation und Subunternehmerstatus. Dank intelligenter Suchfunktion und Filtermöglichkeiten finden Sie Verträge schnell nach Dienstleistertyp, Ablaufdatum oder anderen Kriterien. Das integrierte Fristenmanagement erinnert Sie rechtzeitig an Aktualisierungen. So behalten Sie den Überblick, steuern Compliance-Risiken aktiv und sind jederzeit auf Prüfungen vorbereitet.
Im Compliance Hub wird jede Änderung an einem Vertrag automatisch erfasst und eine revisionssichere Dokumentation erstellt. Alle relevanten Vertragsdaten wie die Dokumenten-ID, der Zeitstempel der Erstellung und Änderungen sowie die vollständigen Vertragsparteien werden festgehalten. Das System bietet auch eine vollständige Versionierung der Verträge, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wann welche Änderungen vorgenommen wurden.
Diese transparente Dokumentation ist besonders wertvoll für Audits, Behördenanfragen oder rechtliche Auseinandersetzungen. Bei Prüfungen können Sie auf alle erforderlichen Nachweise zugreifen und nachweisen, wann welche Änderungen am Vertrag vorgenommen wurden.
Im Compliance Hub können Sie Verträge sowohl für externe Partner als auch für interne Zwecke schnell und effizient per E-Mail versenden. Der integrierte E-Mail-Workflow ermöglicht es, Verträge direkt aus dem System heraus zu erstellen, zu versenden und digital unterzeichnen zu lassen.
Der Prozess ist schnell und einfach: Sie wählen entweder eine Vorlage oder einen bestehenden Vertrag aus, fügen die E-Mail-Adresse des Empfängers hinzu und senden den Vertrag ab. Der Empfänger erhält einen sicheren Link, um den Vertrag online einzusehen und zu unterzeichnen. Nach der digitalen Signatur wird der Vertrag automatisch im System archiviert, was den gesamten Prozess effizienter gestaltet und den Papieraufwand vermeidet.
Die digitale Signatur im Compliance Hub entspricht den Vorgaben der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 und ist in allen EU-Mitgliedstaaten sowie speziell in Deutschland, Österreich und der Schweiz rechtlich anerkannt. Diese Signaturen sind der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt, was bedeutet, dass alle unterzeichneten Verträge den gleichen rechtlichen Status haben wie physisch unterzeichnete Dokumente.
Ein wichtiger Vorteil der digitalen Signatur ist die nachweisbare Identifikation des Unterzeichners. Zudem wird das Dokument nach der Unterzeichnung unveränderlich und mit einem eindeutigen Zeitstempel versehen, was für Audits oder Behördenanfragen von großer Bedeutung ist.
Das Compliance Hub bietet eine Vielzahl von professionellen AVV-Templates, die auf verschiedene Dienstleisterkategorien abgestimmt sind. Diese Templates erfüllen alle Anforderungen der DSGVO und enthalten alle notwendigen Vertragsbestandteile wie technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), Weisungsbefugnisse, Löschpflichten und Regelungen zu Subunternehmern.
Beispiele für verfügbare Vorlagen:
Ob für den Regelbetrieb rund um Datenschutz, das Onboarding neuer Mitarbeiter oder die Dokumentation aller getroffenen Maßnahmen – Das Cortina DSMS ist Ihre persönliche Bibliothek für Compliance.
Die Erstellung neuer Vertragsvorlagen im Compliance Hub ist unkompliziert. Sie können entweder eigene Vorlagen hochladen oder aus einer umfangreichen Bibliothek vordefinierter Templates wählen. Das System hilft Ihnen, die Vorlagen an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen und stellt sicher, dass alle DSGVO-relevanten Klauseln enthalten sind.
Wenn Sie eine eigene Vorlage hochladen, prüft das System automatisch, ob alle erforderlichen Klauseln berücksichtigt wurden. Zudem erhalten Sie Vorschläge für fehlende Klauseln, sodass Sie keine rechtlichen Anforderungen übersehen.
Existierende Templates können im Compliance Hub mit einem benutzerfreundlichen Editor bearbeitet werden. Dieser sorgt dafür, dass alle DSGVO-Anforderungen automatisch berücksichtigt werden. Wenn Sie neue Verträge aus einer Vorlage erstellen, werden Variablen wie Unternehmensname und Ansprechpartner automatisch eingefügt.
Zusätzlich gibt es eine Freigabe-Funktion, die sicherstellt, dass nur geprüfte und rechtlich validierte Vorlagen verwendet werden. Bei Bedarf kann ein Vier-Augen-Prinzip aktiviert werden, sodass Templates erst nach einer zweiten Prüfung freigegeben werden.
Mit dem Compliance Hub können Sie sichere Vertragslinks erstellen, die an Ihre Dienstleister versendet werden. Diese Links ermöglichen es den Partnern, den Vertrag direkt online auszufüllen und zu unterzeichnen, ohne dass ein Login erforderlich ist.
Die Links sind zeitlich begrenzt und können nur einmal verwendet werden, was zusätzliche Sicherheit bietet. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten. Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie schnell viele standardisierte Verträge mit unterschiedlichen Partnern abschließen müssen.
Das AVV-Management im Compliance Hub bietet eine Reihe von Vorteilen, die sowohl die Verwaltung der Verträge erleichtern als auch die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen sicherstellen. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern gewährleisten auch eine hohe Rechtssicherheit.
Wichtige Vorteile:
Durch das Compliance Hub können Sie bis zu 80 % der administrativen Aufwände sparen und gewährleisten, dass Ihr Unternehmen stets DSGVO-konform bleibt.
Sie haben bereits einen externen Datenschutzbeauftragten und möchten einen schnellen Preis-Leistungs-Vergleich? Nutzen Sie unseren Rechner für eine individuelle Preiskonfiguration.
Ohne AVV verstoßen Sie gegen die DSGVO, was zu Bußgeldern führen kann. Diese können bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes betragen. Ein rechtskonformer AVV ist daher zwingend erforderlich.
Das Compliance Hub zentralisiert die Verwaltung und Automatisierung Ihrer AVVs. Er bietet eine klare Übersicht, intelligente Suchfunktionen und Erinnerungen für auslaufende Verträge, wodurch Sie effizienter arbeiten können. Ein strukturiertes Datenschutzmanagementsystem unterstützt Sie dabei zusätzlich.
Das Fristenmanagement im Compliance Hub erinnert Sie automatisch an auslaufende Verträge, sodass Sie rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können, um Vertragslücken zu vermeiden.
Die digitale Signatur entspricht den Anforderungen der eIDAS-Verordnung und ersetzt die handschriftliche Unterschrift. Sie gewährleistet rechtliche Sicherheit und eine unveränderliche Dokumentation.
Ja, Sie können eigene Vorlagen hochladen und das System überprüft automatisch, ob alle erforderlichen DSGVO-Klauseln enthalten sind. Alternativ können Sie die vorgefertigten Templates nutzen und anpassen. Eine umfassende Datenschutzberatung kann Sie dabei unterstützen, rechtssichere Vorlagen zu erstellen.
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