Videokonferenzen sicher durchführen
Datenschutzkonforme Video-Meetings durchführen: Alternative zu US-Anbietern mit EU-Hosting, integriert in Compliance-Workflows – vertrauliche Kommunikation für Whistleblowing-Prozesse und sichere Dokumentation.
Digitale Meetings rechtskonform gestalten – mit integrierten Datenschutzfunktionen
Die Videokonferenz-Funktion im Compliance Hub ermöglicht datenschutzkonforme Meetings direkt im System. Ohne externe Tools wie Zoom oder Teams können vertrauliche Compliance-Themen besprochen werden. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt sensible Inhalte. Teilnehmer werden über das Mitarbeiter-Onboarding automatisch berechtigt und können sofort an Meetings teilnehmen.
Meetings können direkt aus dem Whistleblower-Portal heraus gestartet werden, etwa für Nachfragen zu Hinweismeldungen. Teilnehmer-Verwaltung, Aufzeichnungsfunktion und Bildschirmfreigabe sind integriert. Die Videokonferenz-Funktion unterstützt auch Schulungen über das Lernmanagementsystem. Alle Meeting-Daten bleiben im geschützten System.
Diese Funktionen machen Videokonferenzen datenschutzkonform und effizient
Schützen Sie vertrauliche Gespräche mit modernster Verschlüsselungstechnologie. Alle Video-, Audio- und Dokumentdaten werden durchgängig verschlüsselt übertragen, sodass keine unbefugten Dritten Zugriff auf sensible Unternehmensinformationen erhalten.
Alle Videokonferenzen entsprechen automatisch den DSGVO-Anforderungen durch integrierte Datenschutzfunktionen. Von der Einwilligung bis zur Datenlöschung werden alle rechtlichen Vorgaben systemseitig erfüllt, ohne dass Sie sich um Details kümmern müssen.
Behalten Sie die volle Kontrolle über alle Meeting-Teilnehmer mit detaillierten Zugriffsrechten und Protokollierung. Jeder Zugriff wird dokumentiert, externe Gäste werden gekennzeichnet und Sie können jederzeit nachvollziehen, wer an welchen vertraulichen Besprechungen teilgenommen hat.
Zeichnen Sie Meetings DSGVO-konform auf mit automatischer Einholung von Einwilligungen. Das System dokumentiert alle erforderlichen Zustimmungen, verwaltet Speicherfristen und löscht Aufzeichnungen automatisch nach Ablauf der definierten Aufbewahrungszeiten gemäß Ihrer Löschkonzepte.
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Was macht unsere Videokonferenz besonders?
- Compliance-integriert statt externes Tool: Meetings direkt aus Hinweismeldungen, Audits oder Schulungen starten, keine separate Plattform mit Login-Hürden.
- EU-Server und DSGVO-Konformität: Keine Datenweitergabe an US-Anbieter, keine Cloud-Act-Risiken, vollständige Kontrolle über sensible Gesprächsinhalte.
- Automatische Dokumentation: Meeting-Protokolle und Aufzeichnungen werden strukturiert gespeichert, verknüpft mit Compliance-Prozessen, keine manuelle Nachbearbeitung.
Für wen ist die Videokonferenz geeignet?
- Meldestellenbeauftragte und Compliance-Teams: Vertrauliche Interviews mit Hinweisgebern oder Nachfragen zu Meldungen erfordern DSGVO-sichere Kommunikation ohne externe Anbieter.
- Unternehmen mit strengen Datenschutz-Anforderungen: Gesundheitswesen, Finanzsektor, öffentliche Verwaltung dürfen sensible Inhalte nicht über US-Cloud-Dienste kommunizieren.
- Konzerne mit internationalen Teams: Compliance-Schulungen, Audit-Meetings oder DSB-Abstimmungen über Standorte hinweg benötigen integrierte, sichere Video-Lösung.
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Häufige Fragen zu den Videokonferenzen
Warum sollten Videokonferenzen im Compliance Hub stattfinden?
Externe Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Microsoft Teams verarbeiten Daten auf Servern von Drittanbietern. Bei vertraulichen Compliance-Themen entstehen Datenschutzrisiken. Die integrierte Videokonferenz-Funktion hält alle Daten im geschützten System und erfüllt DSGVO-Anforderungen ohne zusätzliche AVV-Verträge.
Welche Sicherheitsmaßnahmen schützen Videokonferenzen?
Alle Meetings sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Nur autorisierte Teilnehmer erhalten Zugang. Warteräume verhindern unerwünschte Teilnahmen. Administratoren können Berechtigungen zentral steuern. Jedes Meeting wird protokolliert, sodass für Audits nachvollziehbar ist, wer wann an welcher Besprechung teilgenommen hat.
Können Meetings aufgezeichnet und archiviert werden?
Ja, Meetings können aufgezeichnet werden. Aufzeichnungen werden automatisch in der Dokumentenverwaltung archiviert und sind nur für berechtigte Personen zugänglich. Dies ist besonders wertvoll für Schulungen, Compliance-Reviews oder rechtlich relevante Besprechungen, die dokumentiert werden müssen.
Wie werden Teilnehmer zu Meetings eingeladen?
Teilnehmer werden direkt aus dem System heraus eingeladen. Meeting-Links können per E-Mail verschickt oder im Intranet geteilt werden. Teilnehmer melden sich mit ihren Compliance Hub-Zugangsdaten an. Externe Gäste können temporäre Zugangslinks erhalten, die nach dem Meeting automatisch deaktiviert werden.
Können aus Meetings direkt Aufgaben erstellt werden?
Ja, während oder nach einem Meeting können Aufgaben direkt im Aufgabensystemerstellt und Verantwortlichen zugewiesen werden. Beschlüsse aus Meetings werden so unmittelbar in Maßnahmen überführt. Das Meeting-Protokoll kann mit den Aufgaben verknüpft werden – für lückenlose Nachvollziehbarkeit.
