Videokonferenzen sicher durchführen
Integrierte Videokonferenz, um datenschutzkonforme Meetings planen, sensible Themen besprechen, Protokolle automatisch erstellen und mit dem Aufgabensystem verknüpfen – effiziente Kommunikation ohne Datenschutzrisiken.
Digitale Meetings rechtskonform gestalten – mit integrierten Datenschutzfunktionen
Die Videokonferenz-Funktion im Compliance Hub ermöglicht datenschutzkonforme Meetings direkt im System. Ohne externe Tools wie Zoom oder Teams können vertrauliche Compliance-Themen besprochen werden. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schützt sensible Inhalte. Teilnehmer werden über das Mitarbeiter-Onboarding automatisch berechtigt und können sofort an Meetings teilnehmen.
Meetings können aufgezeichnet und automatisch archiviert werden. Protokolle werden direkt in der Dokumentenverwaltung abgelegt. Beschlüsse aus Meetings lassen sich als Aufgaben zuweisen. Die Integration vermeidet Medienbrüche und hält alle Informationen zentral im System – für lückenlose Dokumentation.
Diese Funktionen machen Videokonferenzen datenschutzkonform und effizient
Schützen Sie vertrauliche Gespräche durch modernste Verschlüsselungstechnologie. Alle Videoinhalte, Audiodaten und geteilte Dokumente werden durchgängig verschlüsselt übertragen, sodass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf Ihre sensiblen Unternehmensinformationen erhalten können.
Alle Videokonferenzen entsprechen automatisch den DSGVO-Anforderungen durch integrierte Datenschutzfunktionen. Von der Einwilligung bis zur Datenlöschung werden alle rechtlichen Vorgaben systemseitig erfüllt, ohne dass Sie sich um Details kümmern müssen.
Behalten Sie die volle Kontrolle über alle Meeting-Teilnehmer mit detaillierten Zugriffsrechten und Protokollierung. Jeder Zugriff wird dokumentiert, externe Gäste werden gekennzeichnet und Sie können jederzeit nachvollziehen, wer an welchen vertraulichen Besprechungen teilgenommen hat.
Zeichnen Sie Meetings DSGVO-konform auf mit automatischer Einholung von Einwilligungen. Das System dokumentiert alle erforderlichen Zustimmungen, verwaltet Speicherfristen und löscht Aufzeichnungen automatisch nach Ablauf der definierten Aufbewahrungszeiten gemäß Ihrer Löschkonzepte.
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Häufige Fragen zu den Videokonferenzen
Warum sollten Videokonferenzen im Compliance Hub stattfinden?
Externe Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Microsoft Teams verarbeiten Daten auf Servern von Drittanbietern. Bei vertraulichen Compliance-Themen entstehen Datenschutzrisiken. Die integrierte Videokonferenz-Funktion hält alle Daten im geschützten System und erfüllt DSGVO-Anforderungen ohne zusätzliche AVV-Verträge.
Welche Sicherheitsmaßnahmen schützen Videokonferenzen?
Alle Meetings sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Nur autorisierte Teilnehmer erhalten Zugang. Warteräume verhindern unerwünschte Teilnahmen. Administratoren können Berechtigungen zentral steuern. Jedes Meeting wird protokolliert, sodass für Audits nachvollziehbar ist, wer wann an welcher Besprechung teilgenommen hat.
Können Meetings aufgezeichnet und archiviert werden?
Ja, Meetings können aufgezeichnet werden. Aufzeichnungen werden automatisch in der Dokumentenverwaltung archiviert und sind nur für berechtigte Personen zugänglich. Dies ist besonders wertvoll für Schulungen, Compliance-Reviews oder rechtlich relevante Besprechungen, die dokumentiert werden müssen.
Wie werden Teilnehmer zu Meetings eingeladen?
Teilnehmer werden direkt aus dem System heraus eingeladen. Meeting-Links können per E-Mail verschickt oder im Intranet geteilt werden. Teilnehmer melden sich mit ihren Compliance Hub-Zugangsdaten an. Externe Gäste können temporäre Zugangslinks erhalten, die nach dem Meeting automatisch deaktiviert werden.
Können aus Meetings direkt Aufgaben erstellt werden?
Ja, während oder nach einem Meeting können Aufgaben direkt im Aufgabensystemerstellt und Verantwortlichen zugewiesen werden. Beschlüsse aus Meetings werden so unmittelbar in Maßnahmen überführt. Das Meeting-Protokoll kann mit den Aufgaben verknüpft werden – für lückenlose Nachvollziehbarkeit.
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