PDF-Dokumente automatisch generieren
Rechtssichere PDFs generieren und alle Compliance-Dokumente exportieren, TOM-Nachweise dokumentieren und in mehreren Sprachen bereitstellen – für internationale Anforderungen perfekt aufbereitet.
Professionelle Dokumentenexporte für maximale Flexibilität
Die PDF-Export-Funktion im Compliance Hub ermöglicht die automatische Generierung professioneller Compliance-Dokumente auf Knopfdruck. Ob Verarbeitungsverzeichnisse, TOM-Dokumentationen oder Audit-Protokolle – alle Inhalte lassen sich als formatierte PDFs exportieren. Bei Behördenanfragen generiert das System vollständige Dokumentationen in Sekunden.
Für internationale Unternehmen sind mehrsprachige Exports in über 30 Sprachen verfügbar. Corporate Design-Vorlagen stellen sicher, dass alle PDFs professionell formatiert sind. Alle Nachweise können sofort als PDF- und Word-Paket bereitgestellt werden. Auch für Dienstleister und Partner lassen sich spezifische Dokumente exportieren und per sicherem Link teilen.
Diese Export-Funktionen beschleunigen Ihre Compliance-Dokumentation
Exportieren Sie sämtliche Compliance-Unterlagen wahlweise in deutscher oder englischer Sprache. Perfekt für internationale Unternehmen, grenzüberschreitende Projekte und globale Stakeholder-Kommunikation. Die Sprachauswahl erfolgt flexibel je nach Bedarf und Empfänger.
Erstellen Sie unveränderbare PDF-Exporte für Audits, Behörden und Nachweise. Die Dateien erfüllen rechtliche Anforderungen und ermöglichen revisionssichere Archivierung Ihrer Datenschutz- und Informationssicherheitsdokumentation – dauerhaft, prüffest, nachvollziehbar.
Nutzen Sie den Word-Export für Dokumente, die noch angepasst oder ergänzt werden müssen. Ideal für interne Abstimmungen, Vorlagen-Erstellung oder wenn Dokumente in bestehende Unternehmensdokumentationen integriert werden sollen – ebenfalls mehrsprachig verfügbar.
Alle Exporte erfolgen in professionellem Layout mit einheitlicher Formatierung. Ihre Unternehmens-CI kann optional integriert werden, sodass alle Compliance-Dokumente im Corporate Design erscheinen und einen professionellen Eindruck bei Empfängern hinterlassen.
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Die Compliance-Suite von Cortina Consult automatisiert DSMS, ISMS, HinSchG und KIVO – sparen Sie 40% Zeit und vereinfachen Sie Ihr gesamtes Compliance-Management. Die umfassenden Funktionen decken alle relevanten Compliance-Bereiche ab.
Was macht unsere PDF-Exporte besonders?
- Vollständige Dokumentation per Knopfdruck: Keine manuelle Zusammenstellung mehr nötig. Alle relevanten Compliance-Nachweise werden automatisch gebündelt und als strukturiertes PDF-Paket exportiert – spart Stunden bei Audit-Vorbereitungen.
- Professionelles Corporate Design: Alle Exports in Ihrem Corporate Design: Firmenlogo, Farbschema, Schriftarten automatisch integriert. Keine nachträgliche Formatierung in Word nötig – direkt präsentationsreife Dokumente.
- Intelligente Inhaltsverzeichnisse: Automatisch generierte, klickbare Inhaltsverzeichnisse mit Seitenzahlen. Navigation durch umfangreiche Compliance-Dokumentationen wird einfach. Auditoren finden gesuchte Informationen sofort.
Für wen sind PDF-Exporte geeignet?
- Datenschutzbeauftragte bei Behördenanfragen: Aufsichtsbehörden fordern regelmäßig Nachweise an. Mit vorbereiteten PDF-Exports werden Anfragen in Minuten statt Tagen beantwortet. Alle DSGVO-relevanten Dokumente sofort verfügbar.
- Regulierte Branchen & Konzerne: Banken, Versicherungen, Gesundheitswesen, Automotive-Zulieferer mit strengen Dokumentationsanforderungen (TISAX, BaFin, DORA). Auch für Konzerne mit mehreren Standorten.
- Unternehmen vor ISO 27001-Zertifizierung: Auditoren benötigen vollständige Dokumentation: Risikoanalysen, TOM-Listen, Asset-Register, Richtlinien. Strukturierte PDF-Exports beschleunigen Zertifizierungsprozess erheblich.
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Behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente. Entdecken Sie passende Lösungen für sicheres Ablegen, schnelles Finden und rechtskonforme Archivierung.
Häufige Fragen zu PDF-Exporten
In welchen Sprachen sind PDF-Exporte verfügbar?
PDF-Exporte sind in über 30 Sprachen verfügbar, darunter alle EU-Amtssprachen. Datenschutzerklärungen, AVVs und Schulungsunterlagen können automatisch übersetzt werden, wobei rechtliche Fachtermini korrekt übertragen werden. Ideal für international tätige Unternehmen.
Welche Compliance-Dokumente können als PDF exportiert werden?
Alle im System verwalteten Inhalte lassen sich exportieren: Verarbeitungsverzeichnisse, Datenschutz-Folgenabschätzungen, TOM-Dokumentationen, Audit-Berichte, Schulungsnachweise, Verträge und Richtlinien. Auch individuelle Reports mit spezifischen Datenfiltern können generiert werden.
Können PDF-Exporte mit Corporate Design angepasst werden?
Ja, alle PDFs lassen sich mit Firmenlogo, Unternehmensfarben, Schriftarten und individuellen Kopf- und Fußzeilen versehen. Templates können für verschiedene Dokumenttypen definiert werden, sodass VVT-Exporte anders formatiert sind als Audit-Berichte.
Wie werden exportierte PDFs archiviert und versioniert?
Jeder PDF-Export wird automatisch mit Zeitstempel, Ersteller und Version in der Dokumentenverwaltung archiviert. Bei Aktualisierungen des Quelldokuments können neue PDF-Versionen generiert werden, während alte Versionen revisionssicher erhalten bleiben.
Lassen sich PDF-Exporte automatisiert an Dritte versenden?
Ja, PDFs können über sichere Links an externe Partner, Dienstleister oder Aufsichtsbehörden versendet werden. Zugriffsrechte und Ablaufdatum der Links sind konfigurierbar. Auch automatische Report-Versendungen per E-Mail sind möglich, etwa für monatliche Compliance-Übersichten.
