Dokumente rechtssicher organisieren
Strukturierte Dokumentenverwaltung für Compliance: Verträge organisieren, Richtlinien versionieren, Nachweise archivieren und TOM rechtssicher dokumentieren – für lückenlose Nachweisführung bei Prüfungen und Behördenanfragen.
Alle Compliance-Dokumente zentral und rechtssicher verwalten
Die digitale Dokumentenverwaltung im Compliance Hub organisiert alle compliance-relevanten Unterlagen rechtssicher und strukturiert. Schluss mit dem Chaos aus verstreuten Ordnern und E-Mail-Anhängen: Verträge, AVVs, Richtlinien und Zertifikate werden zentral abgelegt. Die intelligente Ordnerstruktur orientiert sich an DSGVO, ISO 27001, VdS 10000 und weiteren Standards. Jedes Dokument lässt sich als PDF exportieren.
Die automatische Versionierung stellt sicher, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben. Besonders wertvoll wird die Dokumentenverwaltung bei Audits: Statt stundenlang zu suchen, genügen wenige Klicks in der Volltextsuche. Alle Dokumente sind revisionssicher archiviert. Ob beim Dokumentieren technischer Maßnahmen oder im Regelbetrieb: Die zentrale Verwaltung spart Zeit und schafft Transparenz.
Diese Funktionen machen die Dokumentenverwaltung unverzichtbar
Die Dokumentenverwaltung bietet übersichtliche Ordnerstruktur für alle Compliance-relevanten Unterlagen. Verträge zur gemeinsamen Verantwortlichkeit, Auftragsverarbeitungsverträge und Informations-sicherheitsrichtlinien sind systematisch abgelegt und schnell auffindbar.
Finden Sie benötigte Dokumente sekundenschnell durch die leistungsstarke Volltextsuche und präzise Filteroptionen. Nach Dateityp, Erstellungsdatum oder Klassifizierung sortiert, haben Sie stets den perfekten Überblick über Ihre gesamte Dokumentenlandschaft – auch bei hunderten von Dateien.
Dokumentenänderungen werden automatisch versioniert und archiviert, sodass Sie nachvollziehen können, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Die Änderungshistorie gewährleistet Revisionssicherheit und erfüllt regulatorische Anforderungen für Compliance-Nachweise bei Audits.
Erfüllen Sie alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen durch automatisierte Archivierungsprozesse und ein integriertes Löschkonzept. Das System überwacht Aufbewahrungsfristen und informiert Sie rechtzeitig über anstehende Löschungen.
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Die Compliance-Suite von Cortina Consult automatisiert DSMS, ISMS, HinSchG und KIVO – sparen Sie 40% Zeit und vereinfachen Sie Ihr gesamtes Compliance-Management. Die umfassenden Funktionen decken alle relevanten Compliance-Bereiche ab.
Was macht unsere Dokumentenverwaltung besonders?
- Echte Compliance-Integration: Keine isolierte Ablage, sondern direkte Verknüpfung mit VVTs, TOMs, Dienstleistern und Vorfällen. Stand-Alone-DMS fehlt diese intelligente Verzahnung.
- Audit-ready auf Knopfdruck: Vollständige Nachweisketten durch automatische Versionierung und lückenlose Änderungshistorie. Externe Prüfer finden sofort alle relevanten Dokumente.
- Made in Germany, EU-Hosting: Entwicklung und Rechenzentrum zu 100% in Deutschland, ohne US-Cloud-Act-Risiko oder Drittland-Übermittlung.
Für wen ist die Dokumentenverwaltung geeignet?
- Unternehmen mit Compliance-Pflichten: Alle Organisationen, die DSGVO, ISO 27001, NIS-2 oder HinSchG erfüllen müssen. Die strukturierte Dokumentation ist Compliance-Voraussetzung.
- Regulierte Branchen & Konzerne: Banken, Versicherungen, Gesundheitswesen, Automotive-Zulieferer mit strengen Dokumentationsanforderungen (TISAX, BaFin, DORA). Auch für Konzerne mit mehreren Standorten.
- Wachsende Mittelständler: Unternehmen, die aus Excel-Listen und Netzlaufwerken herauswachsen und professionelle Dokumentenverwaltung mit Versionierung und Rechtemanagement benötigen.
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Behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente. Entdecken Sie passende Lösungen für sicheres Ablegen, schnelles Finden und rechtskonforme Archivierung.
Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung
Welche Dokumententypen können im Compliance Hub verwaltet werden?
Alle compliance-relevanten Dokumente: Verträge mit Dienstleistern und Auftragsverarbeitungsverträge, interne Richtlinien und Arbeitsanweisungen, Audit-Berichte und Prüfnachweise, Schulungsnachweise und Zertifikate, sowie technische Dokumentationen. Die Dokumentenverwaltung unterstützt alle gängigen Dateiformate.
Welche Dokumente werden für ein ISO 27001 Audit benötigt?
Für ISO 27001 Audits sind Sicherheitsrichtlinien, Risikoanalysen, TOM-Nachweise, Schulungsnachweise, Incident-Reports und Managementreviews erforderlich. Die Dokumentenverwaltung strukturiert alle Nachweise audit-ready und ermöglicht beim Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen die lückenlose Dokumentation aller Verarbeitungen.
Wie können AVV und Verträge mit Dienstleistern digital verwaltet werden?
Auftragsverarbeitungsverträge und Dienstleisterverträge werden zentral abgelegt mit automatischer Erinnerung an Verlängerungsfristen. Externe Partner erhalten über Gastlinks Zugriff auf relevante Dokumente. Perfekt beim Dienstleister und Lieferanten verwalten für die komplette Lieferantenakte.
Wie funktioniert die Versionierung von Compliance-Dokumenten?
Jede Dokumentenänderung wird automatisch protokolliert: Wer hat wann welche Version hochgeladen? Alle Änderungen bleiben nachvollziehbar und ältere Versionen können wiederhergestellt werden. Besonders wichtig für Richtlinien, Policies und Verträge, die regelmäßig aktualisiert werden müssen.
Lässt sich die Compliance-Dokumentation automatisieren?
Ja, über API-Schnittstellen können Dokumente automatisch importiert werden. Reports aus anderen Systemen, Zertifikate oder Scan-Ergebnisse werden automatisch in die richtige Ordnerstruktur übernommen. Das spart manuelle Arbeit und reduziert Fehler bei der Dokumentation.
