Dokumente rechtssicher organisieren
Strukturierte Dokumentenverwaltung für Compliance: Verträge organisieren, Richtlinien versionieren, Nachweise archivieren und TOM rechtssicher dokumentieren – für lückenlose Nachweisführung bei Prüfungen und Behördenanfragen.
Alle Compliance-Dokumente zentral und rechtssicher verwalten
Die digitale Dokumentenverwaltung im Compliance Hub organisiert alle compliance-relevanten Unterlagen rechtssicher und strukturiert. Schluss mit dem Chaos aus verstreuten Ordnern und E-Mail-Anhängen: Verträge, AVVs, Richtlinien und Zertifikate werden zentral abgelegt. Die intelligente Ordnerstruktur orientiert sich an DSGVO, ISO 27001, VdS 10000 und weiteren Standards. Jedes Dokument lässt sich als PDF exportieren.
Die automatische Versionierung stellt sicher, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben. Besonders wertvoll wird die Dokumentenverwaltung bei Audits: Statt stundenlang zu suchen, genügen wenige Klicks in der Volltextsuche. Alle Dokumente sind revisionssicher archiviert. Ob beim Dokumentieren technischer Maßnahmen oder im Regelbetrieb: Die zentrale Verwaltung spart Zeit und schafft Transparenz.
Diese Funktionen machen die Dokumentenverwaltung unverzichtbar
Die Dokumentenverwaltung bietet Ihnen eine übersichtliche Ordnerstruktur für alle Compliance-relevanten Unterlagen. Verträge zur gemeinsamen Verantwortlichkeit, Auftragsverarbeitungsverträge und Informationssicherheitsrichtlinien sind systematisch abgelegt und mit wenigen Klicks auffindbar – für maximale Transparenz und Effizienz.
Finden Sie benötigte Dokumente sekundenschnell durch die leistungsstarke Volltextsuche und präzise Filteroptionen. Nach Dateityp, Erstellungsdatum oder Klassifizierung sortiert, haben Sie stets den perfekten Überblick über Ihre gesamte Dokumentenlandschaft – auch bei hunderten von Dateien.
Jede Dokumentenänderung wird automatisch versioniert und archiviert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Die lückenlose Änderungshistorie gewährleistet Revisionssicherheit und erfüllt alle regulatorischen Anforderungen für Compliance-Nachweise bei Audits.
Erfüllen Sie alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen durch automatisierte Archivierungsprozesse und ein integriertes Löschkonzept. Das System überwacht Aufbewahrungsfristen und informiert Sie rechtzeitig über anstehende Löschungen – so wahren Sie Compliance und vermeiden gleichzeitig unnötige Datenhaltung.
Weitere Themen aus dem Bereich Dokumentation
Behalten Sie den Überblick über Ihre Dokumente. Entdecken Sie passende Lösungen für sicheres Ablegen, schnelles Finden und rechtskonforme Archivierung.
Häufige Fragen zur Dokumentenverwaltung
Wie lassen sich Compliance-Dokumente DSGVO-konform verwalten?
Die Dokumentenverwaltung erfüllt alle DSGVO-Anforderungen: Verschlüsselte Speicherung, revisionssichere Archivierung, granulare Zugriffsrechte und vollständige Audit-Trails. Alle Dokumente werden in deutschen Rechenzentren gespeichert und nach Art. 32 DSGVO technisch-organisatorisch geschützt.
Welche Dokumente werden für ein ISO 27001 Audit benötigt?
Für ISO 27001 Audits sind Sicherheitsrichtlinien, Risikoanalysen, TOM-Nachweise, Schulungsnachweise, Incident-Reports und Managementreviews erforderlich. Die Dokumentenverwaltung strukturiert alle Nachweise audit-ready und ermöglicht beim Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen die lückenlose Dokumentation aller Verarbeitungen.
Wie können AVV und Verträge mit Dienstleistern digital verwaltet werden?
Auftragsverarbeitungsverträge und Dienstleisterverträge werden zentral abgelegt mit automatischer Erinnerung an Verlängerungsfristen. Externe Partner erhalten über Gastlinks Zugriff auf relevante Dokumente. Perfekt beim Dienstleister und Lieferanten verwalten für die komplette Lieferantenakte.
Wie funktioniert die Versionierung von Compliance-Dokumenten?
Jede Dokumentenänderung wird automatisch protokolliert: Wer hat wann welche Version hochgeladen? Alle Änderungen bleiben nachvollziehbar und ältere Versionen können wiederhergestellt werden. Besonders wichtig für Richtlinien, Policies und Verträge, die regelmäßig aktualisiert werden müssen.
Lässt sich die Compliance-Dokumentation automatisieren?
Ja, über API-Schnittstellen können Dokumente automatisch importiert werden. Reports aus anderen Systemen, Zertifikate oder Scan-Ergebnisse werden automatisch in die richtige Ordnerstruktur übernommen. Das spart manuelle Arbeit und reduziert Fehler bei der Dokumentation.
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