Datenschutzvorfall dokumentieren
Datenpannen professionell managen und Vorfälle kategorisieren, Verantwortliche benachrichtigen und Meldeprozess orchestrieren – Integration mit Dashboard für Echtzeit-Übersicht aller laufenden Vorfälle.
Datenpannen strukturiert bewältigen und Fristen einhalten
Das Datenschutzvorfall-Modul im Compliance Hub unterstützt bei der DSGVO-konformen Bewältigung von Data Breaches. Vorfälle werden strukturiert erfasst: Art der Datenpanne, betroffene Daten, Anzahl betroffener Personen und potenzielle Auswirkungen. Das System prüft automatisch die Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO und erinnert über das Aufgabensystem an die 72-Stunden-Frist.
Alle Schritte der Vorfall-Bearbeitung werden systematisch gesteuert: Erstbewertung, Maßnahmen zur Schadensbegrenzung, Behördenmeldung und Betroffeneninformation. Die Dokumentation ist lückenlos und audit-sicher. Wenn Betroffene nach einem Vorfall Auskunft verlangen, können Betroffenenanfragen direkt mit dem Datenschutzvorfall verknüpft werden. Alle Nachweise werden zentral hinterlegt.
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Mehr InformationenDiese Funktionen machen Data Breach Management rechtssicher und fristgerecht
Bei meldepflichtigen Datenschutzvorfällen zählt jede Minute: Meldung binnen 72 Stunden. Das System zeigt Restzeit in Echtzeit, erinnert an Deadlines – Frist sicher einhalten, Bußgelder vermeiden, Überblick und Kontrolle auch in hektischen Situationen.
Müssen Sie melden? Die Risikomatrix bewertet Wahrscheinlichkeit und Schadenshöhe nach DSGVO-Kriterien und zeigt sofort: Meldepflicht – ja oder nein. So vermeiden Sie Fehleinschätzungen, unnötige Meldungen und unterlassene Pflichtmeldungen mit hohen Strafen.
Im Ernstfall zählt jede Minute – aber Hektik führt zu Fehlern. Das System führt Sie Schritt für Schritt durch alle Pflichtangaben: Zeitpunkt, betroffene Daten, Ursache, Folgen und Abhilfemaßnahmen. Klare Felder und Auswahlmöglichkeiten stellen sicher, dass Sie nichts vergessen.
Jeder Vorfall wird vollständig dokumentiert – von der Ersterfassung über ergriffene Maßnahmen bis zur Behördenmeldung. Laden Sie relevante Dokumente hoch, hinterlegen Sie interne Kommentare und behalten Sie alle Informationen zentral an einem Ort.
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Was macht unser Datenschutzvorfall-Management besonders?
- Automatische Fristüberwachung statt manuelle Kalender: 72-Stunden-Countdown läuft automatisch. Eskalationen verhindern Fristüberschreitungen. Keine vergessenen Meldungen, keine Bußgelder wegen Verfahrensfehlern.
- Strukturierte Meldungen statt Freestyle-Texte: Vorlagen erfüllen alle Art. 33/34-Anforderungen. Behördenmeldungen und Betroffenen-Benachrichtigungen werden automatisch generiert. Professionelle Kommunikation statt hektische E-Mails.
- Vollständige Historie für Rechenschaftspflicht: Alle Vorfälle archiviert, auch nicht-meldepflichtige. Bei Audits lückenlose Nachweisführung. Lessons-Learned-Dokumentation verhindert wiederkehrende Vorfälle durch systematische Analyse.
Für wen ist das Datenschutzvorfall-Management geeignet?
- Alle DSGVO-pflichtigen Unternehmen: Art. 33 DSGVO gilt für jeden Verantwortlichen. Ohne strukturiertes Breach-Management drohen Bußgelder bei Meldepflichtverletzungen.
- Unternehmen mit hohem Datenvolumen: Viele personenbezogene Daten bedeuten höheres Breach-Risiko. E-Commerce, Healthcare, Finanzdienstleister benötigen professionelles Data-Breach-Management.
- Organisationen mit Aufsichtsbehörden-Kontakt: Wer bereits Datenpannen hatte oder in regulierten Branchen tätig ist, wird besonders geprüft. Lückenlose Vorfallsdokumentation und nachweisbare Response-Prozesse schaffen Vertrauen bei Aufsichtsbehörden.
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Häufige Fragen zu Datenschutzvorfällen
Wann muss ein Datenschutzvorfall gemeldet werden?
Nach DSGVO Art. 33 müssen Datenpannen binnen 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde gemeldet werden, wenn ein Risiko für Betroffene besteht. Das System bewertet automatisch den Schweregrad und prüft Meldepflicht. Bei hohem Risiko müssen zusätzlich Betroffene informiert werden (Art. 34 DSGVO). DSGVO-Verstöße ohne korrekte Dokumentation können Bußgelder auslösen.
Welche Informationen müssen bei einer Datenpanne dokumentiert werden?
Art der Datenpanne, Zeitpunkt der Entdeckung, betroffene Datenkategorien, Anzahl betroffener Personen, potenzielle Folgen, ergriffene Maßnahmen zur Schadensbegrenzung und zur Verhinderung künftiger Vorfälle. In der Dokumentenverwaltung sind alle Nachweise zentral hinterlegt.
Wie werden Fristen bei Datenschutzvorfällen überwacht?
Das Aufgabensystem erstellt automatisch Aufgaben mit Deadlines: 72-Stunden-Frist für Behördenmeldung, Fristen für Betroffeneninformation. Verantwortliche erhalten Erinnerungen. Im Dashboard werden alle laufenden Vorfälle mit Fristenstatus angezeigt.
Können Datenschutzvorfälle mit Betroffenenanfragen verknüpft werden?
Ja, wenn Betroffene nach einem Vorfall Auskunft verlangen oder Beschwerde einreichen, können diese Betroffenenanfragen direkt mit dem Datenschutzvorfall verknüpft werden. So ist der Zusammenhang dokumentiert und alle Informationen sind zentral verfügbar.
Wie wird die Vorfall-Dokumentation bei Audits nachgewiesen?
Alle dokumentierten Datenschutzvorfälle mit Bewertung, Maßnahmen und Meldungen sind jederzeit einsehbar. Bei Audits kann nachgewiesen werden, dass alle Vorfälle ordnungsgemäß bewertet, dokumentiert und Meldepflichten eingehalten wurden. Die lückenlose Dokumentation erfüllt DSGVO-Rechenschaftspflicht.
