Checklisten digitalisieren
Von Datenschutz-Checks bis Sicherheitsprüfungen: Wiederkehrende Kontrollen standardisieren, Verantwortliche zuweisen und Fortschritt überwachen – zentrale Checklisten-Bibliothek für Managementsysteme mit Versionierung und Freigabeprozessen.
Checklisten für lückenlose Prüfungen einsetzen
Das Checklisten-Modul im Compliance Hub standardisiert wiederkehrende Prüfungen und Kontrollen. Vorlagen für Datenschutz-Checks, ISO 27001-Audits und interne Kontrollen werden zentral verwaltet. Checklisten können an Verantwortliche zugewiesen werden, automatisch über das Aufgabensystem. Der Bearbeitungsstand ist transparent: offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen.
Jede Checkliste enthält Prüfpunkte mit Beschreibung, Bewertungskriterien und Nachweisfeldern. Dokumente aus der Dokumentenverwaltung können direkt verknüpft werden. Die Checklisten-Bibliothek ermöglicht Wiederverwendung bewährter Vorlagen. Bei Audits dienen abgeschlossene Checklisten als lückenloser Nachweis ordnungsgemäßer Prüfungen.
Diese Funktionen machen Checklisten zur Basis erfolgreicher Audits
Erstellen Sie einmal eine Checkliste, veröffentlichen Sie sie als Vorlage und nutzen Sie sie überall im Compliance Hub – für VVTs, AVVs und mehr. So strukturieren Sie wiederkehrende Prozesse zentral, vermeiden Lücken, sparen Zeit und sichern konsistente Durchführung.
Markieren Sie kritische Punkte mit Symbolen für Warnung, Priorität oder Fristen und sehen Sie sofort, welche Aufgaben dringend sind und wo noch Zuordnungen fehlen. So behalten Sie die Kontrolle über alle offenen Punkte und gehen kritische Themen rechtzeitig an, bevor sie zum Problem werden.
Verknüpfen Sie Checklisten mit Organisationen, Dienstleistern oder Anwendungen und nutzen Sie Gruppen zur Strukturierung. Fortschrittsbalken zeigen Ihnen live, wie weit jede Liste ist und was noch zu tun bleibt. So behalten Sie den Überblick über komplexe Prozesse und wissen immer, wo Sie stehen.
Sehen Sie alle offenen To-Dos aus verschiedenen Checklisten in einer einzigen Übersicht – sortiert nach Fälligkeit, Zuordnung und Verknüpfung. Sie arbeiten listenübergreifend ab, was gerade wichtig ist, und behalten jederzeit den Überblick über anstehende Fristen.
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Was macht unsere Checklisten besonders?
- Globale Vorlagen statt Excel-Duplikate: Einmal erstellt, überall nutzbar. Templates werden zentral gepflegt und über alle Module verteilt. Änderungen wirken sich auf neue Checklisten aus.
- Integriert statt isoliert: Checklisten sind nicht losgelöst, sondern mit VVT, Dienstleistern, Audits verbunden. Kontext statt abstrakter Listen – transparent, welches Objekt geprüft wird.
- Live-Fortschritt statt statischer Status: Fortschrittsbalken zeigen Echtzeit-Status. Verantwortliche sehen offene Punkte sofort. Transparenz schafft Verbindlichkeit und beschleunigt Abarbeitung.
Für wen sind Checklisten geeignet?
- Organisationen mit wiederkehrenden Compliance-Prüfungen: Jährliche VVT-Reviews, quartalsweise Dienstleister-Bewertungen, monatliche Zugangsrechte-Checks: Checklisten standardisieren Prozesse und verhindern vergessene Prüfpunkte.
- Unternehmen mit ISO 27001 oder TISAX: Zertifizierungen erfordern nachweisbare systematische Prozesse. Checklisten dokumentieren die strukturierte Umsetzung und liefern Nachweise für Auditoren.
- Compliance-Teams mit begrenzten Ressourcen: Standardisierte Checklisten ermöglichen Delegation an Fachabteilungen. IT prüft TOM, HR bewertet Bewerberdatenschutz, Einkauf bewertet Dienstleister.
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Häufige Fragen zur Checkliste
Welche Arten von Checklisten können erstellt werden?
Beliebige Prüfchecklisten: Datenschutz-Jahreskontrollen, ISO 27001-Gap-Analysen, NIS-2-Readiness-Checks, interne Audits, Lieferanten-Assessments, Sicherheitsüberprüfungen. Die Audit-Funktion verwendet Checklisten als strukturierte Prüfgrundlage für Zertifizierungen.
Können Checklisten automatisch wiederkehrend zugewiesen werden?
Ja, Checklisten können mit dem Aufgabensystem verknüpft und automatisch in definierten Intervallen zugewiesen werden. Beispielsweise quartalsweise Datenschutz-Kontrollen oder jährliche ISO 27001-Reviews. Verantwortliche erhalten automatisch Benachrichtigungen.
Wie werden Nachweise in Checklisten hinterlegt?
Zu jedem Prüfpunkt können Dokumente verknüpft werden. Screenshots, Protokolle, Zertifikate oder andere Nachweise werden direkt hochgeladen. Bei Audits sind alle Nachweise strukturiert verfügbar und müssen nicht mühsam zusammengesucht werden.
Können Checklisten-Vorlagen zwischen Standorten geteilt werden?
Ja, zentrale Checklisten-Vorlagen können global definiert und an alle Standorte verteilt werden. Lokale Anpassungen sind möglich. Diese Standardisierung ist besonders wertvoll für Konzerne mit mehreren Tochtergesellschaften, die einheitliche Compliance-Standards sicherstellen müssen.
Wie wird der Fortschritt von Checklisten überwacht?
Der Bearbeitungsstand aller Checklisten ist im Dashboard transparent sichtbar: Wie viele Checklisten sind offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen? Welche Prüfpunkte sind noch offen? Verantwortliche und Management haben jederzeit Überblick über den Compliance-Status und können rechtzeitig eingreifen.
