Externer Datenschutzbeauftragter Bremen

Welche Unternehmen sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen?

Die gesetzlichen Vorgaben zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sind im Bundesdatenschutzgesetz klar definiert. Unternehmen in Bremen müssen die nachfolgenden Kriterien beachten.

• 4f Abs.1 Satz 3 BDSG: Sobald ein Unternehmen mindestens zwanzig Mitarbeiter beschäftigt, die personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, besteht eine Bestellpflicht. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um freie Mitarbeiter, fest angestellte Mitarbeiter oder Auszubildende handelt. Die automatisierte Verarbeitung liegt bereits dann vor, wenn diese Arbeiten in digitaler Form an einem Computer erfolgen.
• 4f Abs.1 Satz 5 BDSG: Eine Bestellung ist erforderlich, wenn das Unternehmen personenbezogene Daten geschäftsmäßig übermittelt, erhebt oder verarbeitet – unabhängig von der Mitarbeiteranzahl. Dies betrifft beispielsweise Marktforschungsunternehmen oder Adressverlage. Ebenso besteht die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, wenn das Unternehmen besonders sensible Daten verarbeitet.

Hiervon sind unter anderem umfasst:

• Marketing und Newsletter: Bei Unsicherheit, ob die Verwendung der vorliegenden Interessenten- und Kundendaten auch datenschutzkonform erfolgt

• Firmenwebsite (Webshops und Blogs): Fragen zur rechtmäßigen Verwendung von Cookies ohne vorherige Einwilligung des Users

• Videoüberwachung: Überlegungen zur DSGVO-konformen Ausstattung des Firmengeländes und der Büroräume mit Kameras

• Dropbox (und andere Cloud-Speicher): Wenn Mitarbeiter Daten über Cloud-Services austauschen und klare Regeln im Unternehmen für den Umgang mit personenbezogenen Daten fehlen

Die Aufsichtsbehörde für Datenschutz in Bremen

Für Unternehmen mit Hauptsitz in Bremen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen die zuständige Ansprechpartnerin. Cortina Consult sorgt aber dafür, dass Sie gar nicht erst mit der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde in Kontakt treten müssen.

Unsere Berater unterstützen Ihr Unternehmen bei der Kommunikation mit der Datenschutzaufsichtsbehörde. Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt Meldungen, Auskunftserteilungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und unterstützt bei behördlichen Untersuchungen. 

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten im Detail

Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind vielfältig und umfassen unter anderem folgende Bereiche: 

• Datenschutzmanagement: Regelungen, um die Ziele des Datenschutzes zu erfüllen, sind festzulegen. Dazu könnten beispielsweise Leitlinien wie „Sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten“ oder IT-Richtlinien wie „Nutzung von Verschlüsselungssoftware“ gehören.

• Datenschutzberatung: Ausführliche Beratung zu einzelnen datenschutzrechtlichen Fragen sowie Review und Audit des aktuellen Datenschutzkonzepts.

• Umgang mit Datenschutzverletzungen: Datenschutzverletzungen gem. Art. 33 und 34 DSGVO sind innerhalb von maximal 72 Stunden der zuständigen Behörde zu melden. Ein Beispiel hierfür wäre der Verlust eines unverschlüsselten USB-Sticks mit personenbezogenen Daten.

• Datensicherheit und IT-Sicherheit: Die DSGVO verlangt bei der Datenverarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten (Art. 32 DSGVO).

• Betroffenenrechte: Der Umgang mit Anträgen betroffener Personen nach Art. 15 bis 21 DSGVO ist klar festzulegen und zu organisieren.

• Informationspflichten: Die Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO müssen von jeder verantwortlichen Stelle erfüllt werden.

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Es ist erforderlich, eine strukturierte und aktualisierbare Tabelle zu erstellen, die festhält, welche Daten wann, wie und zu welchem Zweck erhoben, verarbeitet und gespeichert werden.

• Auftragsverarbeitung: Sofern Dienstleister eines Unternehmens im Auftrag und auf Weisung Daten verarbeiten, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen.

• Datenschutzschulungen für Mitarbeiter: Mitarbeiter sind regelmäßig hinsichtlich des Datenschutzes zu sensibilisieren und zu schulen.
• Folgeabschätzung: Beim Umgang mit besonders sensiblen Daten kann die Notwendigkeit bestehen, eine sogenannte Datenschutzfolgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO durchzuführen.

Videoreihe zum externen Datenschutzbeauftragten