Top Themen im Hinweisgeberschutz:
Sie müssen eine interne Meldestelle nach HinSchG rechtssicher einrichten? Wir zeigen Ihnen alles Wichtige zur praktischen Umsetzung, Kosten und laufendem Regelbetrieb – mit eigenen Ressourcen oder einem externen Meldestellenbeauftragten (eMSB).
So setzen Sie das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) im Unternehmen um:
1. Analysieren Sie die gesetzlichen Vorgaben und den Bedarf interner Meldestellen (ab 50 Mitarbeitenden Pflicht)
2. Erstellen Sie eine interne Meldestelle – Wählen Sie eine datenschutzkonforme, leicht bedienbare Meldestellen-Software
3. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden und kommunizieren Sie die Vorteile des Hinweisgeberschutzes offen im Unternehmen
4. Richten Sie interne Prozesse zur vertraulichen Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Hinweise ein
5. Dokumentieren Sie alle Vorgänge und evaluieren Sie regelmäßig das System, um Offenheit und Vertrauen nachhaltig zu stärken
Die Implementierung und der Betrieb eines Hinweisgebersystems ist durch das HinSchG gesetzlich vorgeschrieben. Wir zeigen Ihnen alles Wichtige rund um Umsetzung, Kosten und Regelbetrieb Ihrer internen Meldestelle – rechtssicher, DSGVO-konform und mit bewährten Best Practices.
Mit unserem Leitfaden geben wir Ihnen eine schrittweise Umsetzungshilfe an die Hand. Neben der kostenlosen 7-tägigen Testversion unseres Meldeportals erhalten Sie zusätzlich viele nützliche Informationen, die Ihnen die Entscheidung zur Auswahl des passenden Hinweisgebersystems erleichtern soll – von der Software-Auswahl bis zum erfolgreichen Regelbetrieb der internen Meldestelle.
Das Hinweisgeberschutzgesetz schafft einen verbindlichen Rahmen für Compliance und Transparenz in deutschen Unternehmen. Ab 50 Mitarbeitenden sind Organisationen verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten, die Whistleblower vor Repressalien schützt und Missstände frühzeitig aufdeckt.
Eine professionelle Umsetzung stärkt nicht nur die Rechtssicherheit, sondern auch das Mitarbeitervertrauen und die Unternehmenskultur.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenBevor Sie mit der Implementierung beginnen, sollten Sie die spezifischen Anforderungen für Ihr Unternehmen ermitteln. Das HinSchG und die EU-Whistleblower-Richtlinie definieren klare Vorgaben:
Grundlegende Compliance-Anforderungen prüfen:
Eine erfolgreiche digitale Transformation Ihrer Meldeprozesse erfordert strukturierte Projektplanung. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und realistische Zeitpläne für die verschiedenen Umsetzungsphasen.
7-Punkte-Checkliste für die Auswahl eines Hinweisgebersystems:
Um die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und dem HinSchG gerecht zu werden, muss die Software nicht nur gekauft, sondern auch entsprechend implementiert werden. Umfassende Onboarding-Dienstleistungen und Support-Unterstützung während der Implementierungsphase sind essentiell für den Erfolg.
Vertrauen schaffen durch transparente Kommunikation:
Zu Beginn der Umsetzung der HinSchG-Vorgaben sollte das Vertrauen in die interne Meldestelle Ihres Unternehmens gestärkt werden. Es ist von besonderer Bedeutung, dass Ihre Mitarbeitenden von einer vertraulichen Behandlung ihrer Hinweise ausgehen können und keine Repressalien erwarten.
Das bloße Voraussetzen dieser Tatsache ist nicht ausreichend. Stellen Sie gerade zu Beginn der Einrichtung sicher, dass Vertraulichkeit und der Schutz der Hinweisgebenden Ihren Mitarbeitenden gegenüber hinreichend kommuniziert wird.
Betriebsrat erfolgreich einbinden:
Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Betriebsrat bei der Einrichtung einer Meldestelle mitbestimmungspflichtig sein. Aber auch abgesehen von solchen Voraussetzungen ist es vorteilhaft, den Betriebsrat in die Gestaltung Ihrer Meldestelle einzubeziehen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Beschäftigten Vertrauen gegenüber der Meldestelle aufbauen.
Weiter unten erhalten Sie alle relevanten Informationen rund um die Auswahl einer passenden Software sowie die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Dabei sind unseres Erachtens die folgenden drei Punkte ausschlaggebend für die korrekte Umsetzung:
Die All-in-One Software für den Betrieb einer internen Meldestelle mit Bestpreisgarantie.
Achten Sie darauf, dass die Meldestelle attraktiv gestaltet wird und für alle Mitarbeitenden einfach zugänglich ist. Moderne Cloud-basierte Lösungen bieten dabei den Vorteil, dass sie ohne IT-Installation sofort einsatzbereit sind und automatische Updates sowie Sicherheitspatches erhalten.
Sollte Ihr Unternehmen international agieren, kann es vorteilhaft oder sogar verpflichtend sein, die Meldestelle in verschiedenen Sprachen einzurichten, damit allen Hinweisgebern ermöglicht wird, auf direktem Weg in jeder Sprache Hinweise abzugeben. Professionelle Systeme unterstützen dabei nicht nur die Übersetzung der Benutzeroberfläche, sondern auch die mehrsprachige Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Fallmanagern.
Besonders bei Konzernen sollten Sie folgendes beachten: Innerhalb eines Konzerns ist die Einrichtung einer separaten Meldestelle für jede Gesellschaft verpflichtend. Die einzelnen Meldestellen können getrennt voneinander oder gebündelt verwaltet werden.
Die Wahl zwischen den beiden Konzernlösungen kann davon abhängen, in welcher Verbindung die Mitarbeitenden der einzelnen Konzerngesellschaften zueinander stehen. Sollten sie sich untereinander nur begrenzt kennen, kann dies eine Hemmschwelle zur Abgabe von Hinweisen bei einer zentral verwalteten Meldestelle darstellen.
Sollte Ihr Unternehmen mehr als 3.000 Mitarbeitende beschäftigen, sind Sie zusätzlich nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) dazu verpflichtet, eine Beschwerdestelle einzurichten, die es auch externen Hinweisgebenden ermöglicht, auf Missstände aufmerksam zu machen.
Eine zentrale Meldestelle für alle betroffenen Hinweisgebenden ermöglicht verbesserten Zugang und verhindert die Meldung bei externen Meldestellen. Bei dieser Verbindung sind jedoch die verschiedenen rechtlichen Vorgaben zu beachten, da sich beispielsweise die Löschfristen der beiden Gesetze unterscheiden.
Drei entscheidende Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche Implementierung:
Mithilfe dieser drei bewährten Strategien können Sie die erfolgreiche Implementierung Ihrer internen Meldestelle gewährleisten. Besonders das Vertrauen in die Meldestelle wird gefördert, sodass die Hemmschwelle zur Abgabe von Hinweisen minimiert wird und Missstände schneller aufgedeckt und behoben werden können. Sie können damit verhindern, dass sich Ihre Mitarbeitenden direkt an externe Meldestellen oder die Presse wenden und damit Reputationsschäden abwenden.
Kunden-Wiki und kontinuierlicher Support:
Probleme treten meist dann auf, wenn man sie am wenigsten gebrauchen kann. Wichtig ist, dass Sie stets alle nötigen Informationen zu Ihrem Hinweisgebersystem und dessen Nutzung abrufen können. Das geht z.B. über eine 24/7-Hotline oder einen Chatbot. Der bessere Weg ist allerdings eine integrierte Wissensdatenbank.
Die kundenorientierte Wissensdatenbank ermöglicht, häufig auftretende Fragen und Probleme eigenständig zu lösen. Anhand von Schritt-für-Schritt-Anleitungen kann das jeweilige Problem in kleinen Schritten und im individuellen Tempo nachgeschlagen und bearbeitet werden. Die Aktualität und Relevanz werden durch einfache Aktualisierungen gewährleistet, was zu einer besseren Kundenerfahrung führt.
Moderne Hinweisgebersysteme wie Parlabox integrieren solche Wissensdatenbanken direkt in die Meldestelle, sodass Sie jederzeit während der Nutzung auf relevante Hilfestellungen zugreifen können.
Qualifizierte Fallmanager als Schlüssel zum Erfolg:
Mit dem Kauf und der Implementierung der Software ist es nicht getan. Mithilfe einer vertrauenswürdigen Person, die innerhalb der Meldestelle die Rolle des Fallmanagers (Meldestellenbeauftragter) übernimmt und entsprechend qualifiziert ist, werden Meldungen bzw. Hinweise vertraulich und effizient behandelt und entsprechende Maßnahmen abgeleitet. Damit spielt dieser Beauftragte eine Schlüsselrolle in Ihrem Unternehmen.
Zertifizierung für nachhaltigen Erfolg: Fachkunde erwerben für den Betrieb der internen Meldestelle: Zertifizierung für den Bereich Hinweisgebersystem nach EU-Richtlinie.
Fachkunde erwerben für den Betrieb der internen Meldestelle: Zertifizierung für den Bereich Hinweisgebersystem nach EU-Richtlinie.
Unternehmen haben die Möglichkeit, die Verantwortung für ihr Melde- und Hinweisgebersystem an unabhängige Dritte als externe Meldestellenbeauftragte übertragen. Dies bietet folgende Vorteile:
Probleme treten meist dann auf, wenn man sie am wenigsten gebrauchen kann. Wichtig ist deswegen, dass Sie stets alle nötigen Informationen zu Ihrem Hinweisgebersystem und dessen Nutzung abrufen können. Das geht z.B. über eine 24/7–Hotline oder einen Chatbot. Der sehr viel bessere Weg ist allerdings ein Kunden-Wiki. Die kundenorientiere Wissensdatenbank ermöglicht, häufig auftretende Fragen und Probleme eigenständig zu lösen. Anhand von Schritt-für-Schritt-Anleitungen kann das jeweilige Problem in kleinen Schritten und im individuellen Tempo des Kunden nachgeschlagen und bearbeitet werden. Die Aktualität und Relevanz werden durch einfache Aktualisierungen gewährleistet, was zu einer besseren Kundenerfahrung führt.
Mit der unserer Meldestellensoftware erhalten Sie ein solches Kunden-Wiki, das sie jederzeit in der Meldestelle aufrufen können. Hier sehen Sie einen Auszug aus eben diesem Wiki:
Mit dem Kauf und der Implementierung der Software ist es nicht getan. Mithilfe einer vertrauenswürdigen Person, die innerhalb der Meldestelle die Rolle des Fallmanagers (Meldestellenbeauftragter) übernimmt und entsprechend qualifiziert ist, werden Meldungen bzw. Hinweise vertraulich und effizient behandelt und entsprechende Maßnahmen abgeleitet. Damit spielt dieser Beauftragter eine Schlüsselrolle in Ihrem Unternehmen.
Laden Sie hier eine Checkliste zur Wahl des Hinweisgebersystems als PDF-Dokument herunter und finden Sie heraus, ob Ihr Meldekanal den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie den wesentlichen betrieblichen Kriterien entspricht.
Wie wird die Anonymität der Hinweisgebenden gewährleistet? Moderne Hinweisgebersysteme nutzen End-zu-End-Verschlüsselung und pseudonyme Kommunikationskanäle. Hinweisgebende erhalten einen anonymen Zugangscode für die sichere Kommunikation mit dem Fallmanager.
Welche Kosten entstehen für ein professionelles Hinweisgebersystem? Die Investition variiert je nach Unternehmensgröße und gewählter Lösung. Cloud-basierte All-in-One-Lösungen sind meist kostengünstiger als individuelle On-Premise-Installationen und bieten gleichzeitig höhere Sicherheitsstandards.
Was passiert bei Verstößen gegen das HinSchG? Bei Nicht-Einhaltung der Vorschriften drohen Bußgelder von bis zu 20.000 Euro. Zusätzlich können zivilrechtliche Ansprüche von geschädigten Hinweisgebenden entstehen.
Wie unterscheidet sich das HinSchG vom LkSG? Das HinSchG regelt interne Meldestellen für alle Rechtsverstöße, während das LkSG spezifisch Menschenrechts- und Umweltverstöße in Lieferketten adressiert. Beide Gesetze haben unterschiedliche Löschfristen und Verfahrensregeln.
Muss das System mehrsprachig sein? Bei internationalen Unternehmen oder Standorten mit fremdsprachigen Mitarbeitenden ist eine mehrsprachige Unterstützung empfehlenswert und oft rechtlich erforderlich.
Die All-in-One Software für den Betrieb einer internen Meldestelle mit Bestpreisgarantie.
Wir unterstützen Unternehmen dabei, die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) praxisnah und rechtssicher umzusetzen – digital, so einfach wie möglich und zu fixen Konditionen. Als spezialisierter Beratungsdienstleister und externer Meldestellenbeauftragter stellen wir sicher, dass Ihre interne Meldestelle alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt und Ihre Organisation vor rechtlichen sowie reputativen Risiken geschützt ist.
Registrieren Sie sich für unseren kostenlosen Newsletter mit lesenswerten Neuigkeiten zum Hinweisgeberschutz und Best-Practices zur Umsetzung.
* Pflichtfeld. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis zum Erhalt des Cortina Legal-Updates mit Mailchimp sowie zur Interessen-Analyse durch Auswertung individueller Öffnungs- und Klickraten. Zu Ihrer und unserer Sicherheit senden wir Ihnen vorab noch eine E-Mail mit einem Bestätigungs-Link (sog. Double-Opt-In); die Anmeldung wird erst mit Klick auf diesen Link aktiv. Dadurch stellen wir sicher, dass kein Unbefugter Sie in unser Newsletter-System eintragen kann. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen widerrufen; z. B. durch Klick auf den Abmeldelink am Ende jedes Newsletters. Nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
