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Auch Konzerne sind zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems verpflichtet, aber wie kann die konzernweite Meldestelle sinnvoll ausgestaltet werden? Und welche wichtigen gesetzlichen Vorgaben sind dabei zu beachten?
Seit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) am 2. Juli 2023 stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen bei der Implementierung von Whistleblower-Systemen. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann dabei unterstützen, die komplexen Anforderungen rechtssicher umzusetzen. Insbesondere Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind nun verpflichtet, eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten.
Diese gesetzliche Anforderung wirft zahlreiche Fragen auf, vor allem für Unternehmensgruppen und Konzerne: Ist es möglich und sinnvoll, eine zentrale Meldestelle für alle Tochtergesellschaften einzurichten?
Das Gesetz bietet hierfür eine Option, die als Konzernlösung bekannt ist. Doch wie weit reicht diese Möglichkeit, und welche Risiken und Chancen sind damit verbunden?
Die sogenannte Konzernlösung ist in § 14 Abs. 1 Satz 1 des HinSchG verankert. Hier wird festgelegt, dass eine interne Meldestelle durch eine einzelne Person, eine Arbeitseinheit oder sogar einen „Dritten“ innerhalb des Unternehmens oder der Organisationseinheit betraut werden kann.
Interessant ist hierbei die Option, dass auch eine Gesellschaft aus der eigenen Unternehmensgruppe als dieser „Dritte“ fungieren kann. Diese Regelung eröffnet Konzernen neue Möglichkeiten für effiziente und kostenoptimierte Compliance-Strukturen.
Die Konzernlösung ist besonders für Unternehmensgruppen relevant, deren Einzelgesellschaften zwischen 50 und 249 Mitarbeitende beschäftigen. In dieser Konstellation können alle Unternehmen über eine zentrale Meldestelle (1 Mandant) betrieben werden.
Wichtige rechtliche Rahmenbedingungen:
Die erfolgreiche Umsetzung erfordert eine durchdachte Planung und oft die Unterstützung durch einen qualifizierten Meldestellenbeauftragten, der die rechtlichen Anforderungen kennt und ein effektives Hinweisgebersystem implementieren kann.
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Mehr InformationenFür Unternehmen, die eine umfassende Compliance-Strategie verfolgen, kann die Beauftragung eines externer Datenschutzbeauftragter eine kostengünstige Alternative zur internen Lösung darstellen.
Anstatt mehrere separate Meldestellen in verschiedenen Tochtergesellschaften einzurichten, kann ein zentraler Kanal geschaffen werden. Dies ist nicht nur kosteneffizient, sondern ermöglicht auch die Sammlung von Erfahrungswissen an einem zentralen Ort.
Konkrete Kostenvorteile der Konzernlösung:
In kleineren Einheiten könnten Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers leichter gezogen werden, was bei einer zentralen Stelle weniger wahrscheinlich ist. Dies erhöht die Bereitschaft der Mitarbeiter, Missstände zu melden, da sie sich sicherer fühlen.
Eine zentrale Meldestelle gewährleistet einheitliche Bearbeitungsstandards und konsistente Qualität bei der Behandlung von Hinweisen über alle Konzernebenen hinweg. Die Implementierung eines professionellen Hinweisgebersystems führt zu:
Trotz der offensichtlichen Vorteile ist die Konzernlösung nicht frei von Kritik. Insbesondere die Expertengruppe der EU-Kommission hat Bedenken geäußert. Die Kritiker argumentieren, dass der Begriff „Dritte“ nur Personen umfassen sollte, die außerhalb des Unternehmensverbandes stehen.
Dies würde im Einklang mit dem Sinn und Zweck der EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie stehen, die das Bereitstellen des Meldekanals nur „extern“ durch einen Dritten erlaubt.
Ein weiterer Kritikpunkt betrifft die Erreichbarkeit der Meldestelle. Sie sollte für den Hinweisgeber leicht zugänglich sein. Dies kann problematisch werden, wenn die Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern oder gar Kontinenten angesiedelt sind.
Herausforderungen in der Praxis:
Die Rechtslage ist besonders für große Konzerne mit mehr als 250 Mitarbeitern unklar. Während für kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern die Konzernlösung explizit anwendbar ist, fehlt eine klare Regelung für größere Unternehmen. Hier ist eine individuelle rechtliche Prüfung unerlässlich.
Es ist wichtig zu beachten, dass bei Nichtbeachtung des Gesetzes Bußgelder von bis zu 20.000 Euro drohen. Daher ist eine sorgfältige rechtliche Prüfung im Vorfeld unerlässlich.
Bußgelder können verhängt werden bei:
Für eine rechtssichere Konzernlösung müssen folgende Mindestanforderungen erfüllt werden. Ein qualifizierter Meldestellenbeauftragter kann dabei helfen, diese Anforderungen professionell umzusetzen:
Organisatorische Anforderungen:
Technische Anforderungen:
Die Implementierung einer konzernweiten Meldestelle erfordert eine ganzheitliche Betrachtung aller rechtlichen, technischen und organisatorischen Aspekte sowie die Unterstützung durch spezialisierte Informationssicherheits-Experten.
Fachkunde erwerben für den Betrieb der internen Meldestelle: Zertifizierung für den Bereich Hinweisgebersystem nach EU-Richtlinie.
Unternehmen haben die Möglichkeit, die Verantwortung für ihr Melde- und Hinweisgebersystem an unabhängige Dritte als externe Meldestellenbeauftragte zu übertragen. Dies bietet ihnen entscheidende Vorteile gegenüber internen Lösungen.
Bußgeldrisiko minimieren: Der eMSB stellt sicher, dass durch Einhalten der gesetzlichen Fristen das Bußgeldrisiko minimiert wird Haftungsübertragung: Mit Inanspruchnahme eines eMSB haftet dieser Dienstleister für das potentielle Risiko Rechtssicherheit: Kontinuierliche Überwachung der Gesetzeslage und automatische Anpassungen
Mit einem externen Meldestellenbeauftragten setzen Sie auf erfahrene Fachleute, die alle Hinweise fair, zeitnah und angemessen bearbeiten. Die Expertise externer Dienstleister übertrifft meist die Möglichkeiten interner Teams erheblich.
Vorteile der externen Expertise:
Als externer und unabhängiger Partner sorgt der eMSB dafür, dass Interessenskonflikte vermieden werden. Eine zuverlässig verwaltete Meldestelle kann den guten Ruf Ihres Unternehmens schützen und das Vertrauen der Stakeholder stärken.
Die Implementierung einer konzernweiten Meldestelle erfordert eine durchdachte Herangehensweise und professionelle Projektsteuerung. Dabei müssen die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzesvollständig erfüllt werden.
Phase 1: Analyse und Planung (2-4 Wochen)
Zunächst erfolgt eine umfassende Erfassung der Konzernstruktur und Mitarbeiterzahlen. Die rechtliche Prüfung der Anwendbarkeit der Konzernlösung ist dabei von entscheidender Bedeutung. Parallel wird die optimale Organisationsstruktur definiert und die geeignete Technologie-Plattform ausgewählt.
Phase 2: Technische Implementierung (4-6 Wochen)
In dieser Phase wird die Meldeplattform eingerichtet und in die bestehende IT-Landschaft integriert. Die Konfiguration von Berechtigungen und Workflows erfolgt nach bewährten Best Practices. Umfassende Sicherheitstests gewährleisten den ordnungsgemäßen Betrieb.
Phase 3: Rollout und Schulung (2-3 Wochen)
Eine erfolgreiche Implementierung erfordert auch ein durchdachtes Change Management, das kulturelle Aspekte berücksichtigt und Vertrauen aufbaut. Die professionelle Umsetzung ist dabei entscheidend für den Erfolg.
Erfolgsfaktoren der Kommunikationsstrategie:
Kulturwandel nachhaltig fördern:
Die Integration des Hinweisgeberschutzes in die Unternehmenswerte ist ein langfristiger Prozess. Die Geschäftsführung muss eine klare Vorbildfunktion einnehmen und die Bedeutung ethischen Verhaltens kontinuierlich kommunizieren. Positive Verstärkung bei ordnungsgemäßer Nutzung des Systems und kontinuierliche Verbesserung basierend auf Mitarbeiterfeedback sind dabei essentiell.
Die technische Umsetzung einer konzernweiten Meldestelle muss höchste Sicherheitsstandards erfüllen, um das Vertrauen der Hinweisgeber zu gewinnen und zu erhalten. Ein professionelles Hinweisgebersystem ist dabei unerlässlich.
Unverzichtbare Sicherheitsmaßnahmen:
Bei der Verarbeitung von Hinweisen müssen auch die strengen Anforderungen der DSGVO beachtet werden. Dies erfordert besondere Expertise im Umgang mit personenbezogenen Daten. Eine rechtskonforme Datenschutzerklärung ist dabei ein wichtiger Baustein.
Zentrale Datenschutzaspekte:
Laden Sie hier eine Checkliste zur Wahl des Hinweisgebersystems als PDF-Dokument herunter und finden Sie heraus, ob Ihr Meldekanal den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie den wesentlichen betrieblichen Kriterien entspricht.
Für kleinere Unternehmensgruppen empfiehlt sich eine einfache, kosteneffiziente Lösung mit standardisierten Prozessen. Die externe Betreuung durch einen eMSB ist hier besonders sinnvoll, da interne Ressourcen oft begrenzt sind.
Empfohlenes Vorgehen:
Hier bietet sich eine hybride Lösung aus interner Koordination und externer Fachexpertise an. Erweiterte Berichterstattung und Analytics helfen beim professionellen Management des Systems.
Für große Konzerne ist eine individuelle rechtliche Prüfung erforderlich, da die Konzernlösung möglicherweise nicht anwendbar ist. Hier können dezentrale Lösungen oder komplexere Strukturen notwendig werden.
Besondere Anforderungen:
Die sogenannte Konzernlösung im Hinweisgeberschutzgesetz bietet erhebliche Chancen für Unternehmensgruppen, deren Einzelgesellschaften zwischen 50 und 249 Mitarbeitende beschäftigen. In dieser Konstellation können alle Unternehmen über eine zentrale Meldestelle betrieben werden, was sich sehr positiv auf den Roll-out der Meldestelle in der Unternehmensgruppe sowie auf die Kosten für das Hinweisgebersystem auswirkt.
Unsere strategischen Empfehlungen:
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Als spezialisierter Beratungsdienstleister und externer Meldestellenbeauftragter stellen wir sicher, dass Ihre interne Meldestelle alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt und Ihre Organisation vor rechtlichen sowie reputativen Risiken geschützt ist.
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1. Was ist die Konzernlösung im Hinweisgeberschutzgesetz?
Die Konzernlösung ermöglicht es Unternehmensgruppen, eine zentrale interne Meldestelle für alle Tochtergesellschaften einzurichten, anstatt separate Meldestellen in jeder Gesellschaft zu betreiben. Diese Option ist in § 14 Abs. 1 Satz 1 des HinSchG verankert und erlaubt es, dass eine Gesellschaft aus der eigenen Unternehmensgruppe als „Dritter“ für die Meldestelle fungiert.
2. Für welche Unternehmen gilt die Verpflichtung zur Einrichtung einer Meldestelle?
Seit dem 2. Juli 2023 sind alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern zur Einrichtung einer internen Meldestelle für Hinweisgeber (Whistleblower) verpflichtet. Dies gilt sowohl für Einzelunternehmen als auch für Konzerne und Unternehmensgruppen.
3. Welche Vorteile bietet die Konzernlösung?
Die Konzernlösung bietet mehrere wesentliche Vorteile:
4. Welche Kritik gibt es an der Konzernlösung?
Die EU-Kommission und Experten haben Bedenken geäußert:
5. Für welche Unternehmensgrößen ist die Konzernlösung anwendbar?
Die Konzernlösung ist explizit für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern anwendbar. Für große Konzerne mit mehr als 250 Mitarbeitern ist die Rechtslage unklar, da eine klare Regelung für diese Unternehmensgrößen fehlt.
6. Welche Bußgelder drohen bei Nichtbeachtung des Gesetzes?
Bei Nichtbeachtung des Hinweisgeberschutzgesetzes drohen Bußgelder von bis zu 20.000 Euro. Daher ist eine sorgfältige rechtliche Prüfung vor der Implementierung unerlässlich.
7. Was ist ein externer Meldestellenbeauftragter (eMSB)?
Ein externer Meldestellenbeauftragter ist ein unabhängiger Dritter, der die Verantwortung für das Melde- und Hinweisgebersystem übernimmt. Unternehmen können diese Aufgabe vollständig an qualifizierte externe Dienstleister delegieren.
8. Welche Vorteile bietet ein externer Meldestellenbeauftragter?
Ein eMSB bietet folgende Vorteile:
9. Wie funktioniert die praktische Umsetzung der Konzernlösung?
Bei der Konzernlösung können alle Einzelgesellschaften einer Unternehmensgruppe (mit 50-249 Mitarbeitern) über eine einzige Meldestelle (1 Mandant) betrieben werden. Dies wirkt sich positiv auf den Roll-out und die Kosten aus. Die zentrale Meldestelle muss jedoch für alle Hinweisgeber leicht erreichbar und zugänglich sein.
10. Welche rechtlichen Aspekte sind bei der Konzernlösung besonders zu beachten?
Wichtige rechtliche Aspekte sind:
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