Whistleblower-Portal verwalten
Sichere Plattform für Hinweisgeber: Meldungen anonym entgegennehmen, vertraulich bearbeiten, Leitfaden für Fallbearbeitung nutzen und gesetzliche Fristen einhalten – HinSchG-konform mit strukturierten Workflows.
Hinweise sicher entgegennehmen und professionell bearbeiten
Das Whistleblower-Portal im Compliance Hub ermöglicht die gesetzeskonforme Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes. Hinweise werden anonym und verschlüsselt entgegengenommen, strukturiert dokumentiert und mit klaren Workflows bearbeitet. Die sichere Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Meldestelle erfolgt über geschützte Kanäle ohne Offenlegung der Identität.
Alle Meldungen werden revisionssicher archiviert und fristgerecht bearbeitet. Die Fallbearbeitung erfolgt nach definierten Prozessen mit automatischer Erinnerungsfunktion. Ihre Meldestelle erhält alle notwendigen Werkzeuge für professionelles Hinweisgebermanagement. Dokumentation und Nachweispflichten werden automatisch erfüllt, sodass Audits problemlos bestanden werden.
Diese Funktionen machen die Hinweisgeberbearbeitung rechtssicher
Beschäftigte und externe Personen geben Hinweise über eine dedizierte URL ab – anonym oder mit persönlichen Daten. Sprachaufnahmen und Dateianhänge sind möglich. Die intuitive Oberfläche ermöglicht professionelle, rechtssichere Bearbeitung durch strukturierte Erfassung aller relevanten Informationen.
Alle Meldungen werden verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich für Ombudspersonen zugänglich. So erfüllen Sie die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes an Vertraulichkeit und Datensicherheit. Rechtssichere Umsetzung mit durchgängigem Datenschutz.
Bearbeiten Sie jeden Hinweis im System. Von Prüfung über Kommunikation bis Protokollierung – alle Schritte zentral. Das spart Zeit, vermeidet Informationsverluste und stellt sicher, dass keine Frist oder Maßnahme vergessen wird.
Alle Dokumente und Bearbeitungsschritte stehen jederzeit zur Verfügung. Jede Maßnahme wird lückenlos dokumentiert. So schaffen Sie maximale Transparenz gegenüber Aufsichtsbehörden, belegen Ihre Compliance und können bei Prüfungen jeden Schritt nachweisen.
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Die Compliance-Suite von Cortina Consult automatisiert DSMS, ISMS, HinSchG und KIVO – sparen Sie 40% Zeit und vereinfachen Sie Ihr gesamtes Compliance-Management. Die umfassenden Funktionen decken alle relevanten Compliance-Bereiche ab.
Was macht unser Whistleblower-Portal besonders?
- All-in-One statt Insellösung: Einziges Portal, das DSMS, ISMS, HinSchG und Risikomanagement vereint. Stand-Alone-Lösungen erfordern Mehrfachpflege in verschiedenen Systemen.
- Externer Mellestellenbeauftragter optional: Komplette Fallbearbeitung durch zertifizierte Ombudspersonen möglich – nicht nur Software, sondern echter Service.
- Made in Germany, EU-Hosting: Entwicklung und Rechenzentrum zu 100% in Deutschland, ohne US-Cloud-Act-Risiko oder Drittland-Übermittlung.
Für wen ist das Whistleblower-Portal geeignet?
- Unternehmen mit 50+ Mitarbeitenden: Gesetzlich verpflichtet seit 2. Juli 2023 nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Zählt werden alle Beschäftigten im Jahresdurchschnitt.
- Öffentliche Einrichtungen: Kommunen ab 10.000 Einwohner, Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene, öffentliche Betriebe.
- Konzerne mit mehreren Standorten: Multi-Mandanten-Fähigkeit für Tochtergesellschaften, zentrales Reporting für die Geschäftsführung, konzernweite Standards.
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Häufige Fragen zum Whistleblower-Portal
Welche Unternehmen müssen ein Whistleblower-Portal einrichten?
Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten müssen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eine interne oder externe Meldestelle einrichten. Das Portal erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und schützt Hinweisgeber umfassend. Kleinere Unternehmen können freiwillig teilnehmen.
Wie wird die Anonymität von Hinweisgebern gewährleistet?
Das Portal nutzt End-to-End-Verschlüsselung für alle Kommunikation. Hinweisgeber können sich über Pseudonyme registrieren, ohne persönliche Daten preiszugeben. Die Dokumentation der Fälle erfolgt anonymisiert, sodass Rückschlüsse auf Identitäten technisch unmöglich sind.
Welche Fristen müssen bei der Hinweisbearbeitung eingehalten werden?
Das HinSchG schreibt eine Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen und einen Abschluss der Bearbeitung innerhalb von 3 Monaten vor. Das System überwacht diese Fristen automatisch und sendet Erinnerungen bei drohendem Fristablauf. Alle Fristen werden dokumentiert.
Wie läuft die Bearbeitung von Hinweisen ab?
Nach Eingang wird der Hinweis der Meldestelle und dem eMSB zugewiesen, die innerhalb von sieben Tagen reagieren muss. Der Fall wird bewertet, untersucht und dokumentiert. Hinweisgeber erhalten Rückmeldungen über sichere Kanäle.
Wie wird verhindert, dass missbräuchliche Meldungen das System überlasten?
Jede Meldung wird nach Schweregrad und Plausibilität bewertet. Verdächtige oder offensichtlich missbräuchliche Hinweise können markiert und separat bearbeitet werden. Ein Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass wichtige Hinweise nicht übersehen werden, während triviale Meldungen priorisiert werden.
