Whistleblower-Portal verwalten
Sichere Plattform für Hinweisgeber: Meldungen anonym entgegennehmen, vertraulich bearbeiten, Checklisten für Fallbearbeitung nutzen und gesetzliche Fristen einhalten – HinSchG-konform mit strukturierten Workflows.
Hinweise sicher entgegennehmen und professionell bearbeiten
Das Whistleblower-Portal erfüllt alle Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und ermöglicht die anonyme Meldung von Missständen und Verstößen. Hinweisgeber können über verschlüsselte Kanäle Meldungen einreichen, ohne ihre Identität preiszugeben. Die interne Meldestelle bearbeitet alle Hinweise strukturiert und dokumentiert jeden Schritt revisionssicher.
Gesetzliche Fristen werden automatisch überwacht: Rückmeldung an Hinweisgeber innerhalb von 7 Tagen, Abschluss der Bearbeitung innerhalb von 3 Monaten. Jeder Fall wird nach Schweregrad priorisiert und mit Checklisten systematisch bearbeitet. Die verschlüsselte Kommunikation schützt Whistleblower und erfüllt datenschutzrechtliche Anforderungen. Für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern ist das HinSchG-Portal gesetzlich verpflichtend.
Diese Funktionen machen die Hinweisgeberbearbeitung rechtssicher
Beschäftigte und externe Personen geben Hinweise bequem über eine dedizierte URL ab – anonym oder mit persönlichen Daten. Sprachaufnahmen lassen sich direkt aufnehmen, Dateien einfach anhängen. Die intuitive Oberfläche ermöglicht eine effiziente Bearbeitung eingehender Hinweise durch strukturierte Erfassung aller relevanten Informationen – professionell, rechtssicher und ohne unnötigen Aufwand.
Alle Meldungen werden verschlüsselt gespeichert und sind ausschließlich für berechtigte Ombudspersonen zugänglich. So erfüllen Sie die strengen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes an Vertraulichkeit und Datensicherheit. Die technische Umsetzung behandelt sensible Informationen rechtssicher und gewährleistet durchgängigen Datenschutz – transparent, zuverlässig und prüfungssicher.
Bearbeiten Sie jeden Hinweis fallbezogen direkt im System. Von der internen Prüfung über die externe Kommunikation bis zur Protokollierung von Folgemaßnahmen – alle Schritte erfolgen zentral an einem Ort. Das spart Zeit, vermeidet Informationsverluste und stellt sicher, dass keine Frist versäumt oder Maßnahme vergessen wird.
Alle Dokumente, Angaben und Bearbeitungsschritte stehen jederzeit auf einen Blick zur Verfügung. Jede Maßnahme und Entscheidung wird lückenlos dokumentiert. So schaffen Sie maximale Transparenz gegenüber Aufsichtsbehörden, belegen Ihre Compliance und können bei Prüfungen oder rechtlichen Anfragen jeden Schritt nachweisen.
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Häufige Fragen zum Whistleblower-Portal
Welche Unternehmen müssen ein Whistleblower-Portal einrichten?
Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sind alle Unternehmen ab 50 Mitarbeitern verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Auch kleinere Unternehmen sollten ein Portal bereitstellen, wenn sie in risikobehafteten Branchen tätig sind oder mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten.
Wie wird die Anonymität von Hinweisgebern gewährleistet?
Das Portal nutzt End-to-End-Verschlüsselung für alle Kommunikation. Hinweisgeber können sich über Pseudonyme registrieren, ohne persönliche Daten preiszugeben. Die Dokumentation der Fälle erfolgt anonymisiert, sodass Rückschlüsse auf Identitäten technisch unmöglich sind.
Welche Fristen müssen bei der Hinweisbearbeitung eingehalten werden?
Das HinSchG schreibt eine Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen und einen Abschluss der Bearbeitung innerhalb von 3 Monaten vor. Das System überwacht diese Fristen automatisch und sendet Erinnerungen bei drohendem Fristablauf. Alle Fristen werden dokumentiert.
Können externe Ombudspersonen in das System eingebunden werden?
Ja, externe Ombudspersonen können als zusätzliche Bearbeiter ins System integriert werden. Sie erhalten Zugriff auf relevante Fälle und können mit Hinweisgebern verschlüsselt kommunizieren. Die Audit-Funktion dokumentiert alle Aktivitäten für Nachweiszwecke.
Wie wird verhindert, dass missbräuchliche Meldungen das System überlasten?
Jede Meldung wird nach Schweregrad und Plausibilität bewertet. Verdächtige oder offensichtlich missbräuchliche Hinweise können markiert und separat bearbeitet werden. Ein Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass wichtige Hinweise nicht übersehen werden, während triviale Meldungen priorisiert werden.
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