Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Verarbeitungsverzeichnis digital führen statt Excel-Chaos: Strukturierte Erfassung aller Datenverarbeitungen, automatische Verknüpfung mit Dienstleistern und Systemen – für DSGVO-konforme Prozesse und audit-sichere Nachweise.
Verarbeitungen nach Art. 30 DSGVO lückenlos dokumentieren
Das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO dokumentiert alle Datenverarbeitungen strukturiert und rechtssicher. Für jede Verarbeitung werden Zweck, Rechtsgrundlage, betroffene Personen, Datenkategorien und Empfänger erfasst. Die TOM-Zuordnung zeigt Schutzmaßnahmen transparent. Das VVT ist jederzeit für Aufsichtsbehörden abrufbar und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Verarbeitungen können aus Vorlagen erstellt werden. Auftragsverarbeiter werden direkt mit Dienstleistern verknüpft. Löschfristen und -konzepte sind integriert. Das VVT generiert automatisch Datenschutzerklärungen und Informationspflichten. Bei Änderungen werden betroffene Prozesse benachrichtigt. Export als PDF ermöglicht schnelle Bereitstellung für Audits und Behördenanfragen.
Diese Funktionen machen das Verarbeitungsverzeichnis vollständig und audit-bereit
Datenübermittlungen außerhalb der EU sind riskant. Erfassen, bewerten und dokumentieren Sie Verträge, Risiken und Schutzmaßnahmen Schritt für Schritt, um bei Audits rechtskonforme, ernst genommene Drittlandsübermittlungen nachzuweisen: prüfbar, nachvollziehbar und sicher.
Viele Unternehmen löschen Daten zu spät, häufig. Erhalten Sie Vorschläge zu Rechtsgrundlagen und daraus abgeleiteten Löschfristen. Bei widersprüchlichen Aufbewahrungspflichten meldet das System Konflikte und erzeugt rechtzeitig Aufgaben, bevor Fristen verstreichen.
Viele Unternehmen führen Verarbeitungsverzeichnisse bereits in Excel, möchten aber nicht alles neu erfassen. Übernehmen Sie bestehende Daten per CSV-Import in wenigen Minuten. Alle Verarbeitungen sind sofort verfügbar, lassen sich durchsuchen und als professionelle Reports für Audits exportieren.
Welche Datenkategorien erfassen? Welche Rechtsgrundlage passt? Geführte Schritte mit Beispieltexten und Auswahloptionen decken alle Pflichtangaben nach Art. 30 DSGVO ab—für vollständige, einheitliche, rechtssichere Dokumentationen und Ergebnisse, ohne Datenschutz als Haupttätigkeit.
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Was macht unser Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten besonders?
- Automatische Verknüpfungen statt Inseldokumentation: VVT ist mit TOM, Dienstleistern, Systemen und DSFA verknüpft, keine redundante Datenpflege notwendig.
- Plausibilitätsprüfungen und Warnungen: System prüft Vollständigkeit, fehlende Rechtsgrundlagen oder abgelaufene AVVs werden automatisch erkannt und gemeldet.
- Export für Aufsichtsbehörden auf Knopfdruck: VVT kann als strukturiertes Excel oder PDF exportiert werden, erfüllt alle Anforderungen der Datenschutzaufsicht.
Für wen ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten geeignet?
- Alle Unternehmen mit personenbezogenen Daten: Art. 30 DSGVO verpflichtet praktisch jedes Unternehmen zur VVT-Führung, von Einzelunternehmen bis Konzern.
- Unternehmen mit vielen Verarbeitungen: Wer Marketing, HR, CRM, Support, E-Commerce und weitere Prozesse betreibt, benötigt strukturiertes VVT statt Excel-Chaos.
- Organisationen mit Aufsichtsbehörden-Kontakt: Bei Behördenanfragen, Audits oder Beschwerden ist vollständiges VVT erste Anforderung und Grundlage für weitere Prüfungen.
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Sie möchten den Überblick über Ihre Compliance-Prozesse behalten? Hier finden Sie zusätzliche Funktionen, die Ihnen dabei helfen, den vollen Durchblick zu bewahren.
Häufige Fragen zum Verarbeitungsverzeichnis
Welche Pflichtangaben muss das VVT nach Art. 30 DSGVO enthalten?
Das VVT muss Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen, Zwecke der Verarbeitung, Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und Datenkategorien, Empfänger, Drittlandübermittlungen, Löschfristen und TOM-Beschreibung enthalten. Das System führt durch alle Pflichtfelder und warnt bei unvollständigen Einträgen.
Wie werden Auftragsverarbeiter im VVT dokumentiert?
Auftragsverarbeiter werden direkt aus dem Dienstleister-Modul mit Verarbeitungen verknüpft. AVV-Verträge, TOM-Nachweise und Auditberichte des Dienstleisters sind direkt einsehbar. Bei Vertragsende oder TOM-Änderungen werden betroffene Verarbeitungen automatisch markiert – für lückenlose Dokumentation.
Können aus dem VVT Datenschutzinformationen generiert werden?
Ja, aus den Verarbeitungen können automatisch Datenschutzinformationen für Website, Formulare oder Mitarbeiter erstellt werden. Die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO werden aus den VVT-Einträgen abgeleitet. Das spart Zeit und stellt Konsistenz zwischen VVT und Datenschutzerklärungen sicher.
Wann ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich?
Das System prüft automatisch, ob Verarbeitungen ein hohes Risiko aufweisen und eine DSFA nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist. Risikoindikatoren wie systematisches Monitoring, besondere Datenkategorien oder neue Technologien triggern Warnhinweise. Die DSFA kann direkt aus der Verarbeitung heraus gestartet werden.
Wie wird das VVT für Behörden bereitgestellt?
Bei Anfragen von Aufsichtsbehörden kann das VVT als strukturiertes PDF exportiert werden. Der Export enthält alle Pflichtangaben in übersichtlicher Form. Auch Excel-Export ist möglich. Das VVT ist jederzeit aktuell und vollständig, sodass Anfragen ohne Verzögerung beantwortet werden können.
