Betroffenenanfragen strukturiert bearbeiten
Art. 15 DSGVO umsetzen mit digitalem Prozess: Anfragen entgegennehmen, Identität verifizieren, Daten konsolidieren und Auskunft erteilen – für DSMS-konforme Bearbeitung und audit-sichere Nachweisführung.
Auskunfts- und Löschanfragen mit Fristenkontrolle bearbeiten
Das Betroffenenanfragen-Modul bearbeitet alle Anfragen nach Art. 15-22 DSGVO strukturiert und fristgerecht. Auskunft, Löschung, Berichtigung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit werden systematisch erfasst. Fristen werden automatisch überwacht und Erinnerungen versendet. Die Integration mit dem Verarbeitungsverzeichnis ermöglicht schnelles Ermitteln relevanter Datenbestände für vollständige Auskünfte.
Besonders wichtig: Identitätsprüfung verhindert Datenmissbrauch. Jede Anfrage wird kategorisiert und Verantwortlichen zugewiesen. Antwortvorlagen beschleunigen die Bearbeitung. Alle Schritte werden für Audit-Nachweise protokolliert. Bei Löschanfragen werden betroffene Systeme markiert. Die 1-Monats-Frist nach Art. 12 DSGVO wird zuverlässig eingehalten durch automatisches Fristenmanagement.
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Mehr InformationenDiese Funktionen machen Betroffenenanfragen rechtssicher und fristgerecht
Behalten Sie Betroffenenanfragen im Blick – laufend, überfällig, abgeschlossen. Zentral gespeichert, schnell auffindbar für Prüfungen und Rückfragen. So erhöhen Sie Transparenz, erfüllen Compliance-Anforderungen zuverlässig und stärken das Vertrauen betroffener Personen.
Vermeiden Sie Bußgelder durch automatische Fristenkontrolle. Das System berechnet die gesetzliche Deadline von einem Monat und warnt Sie rechtzeitig vor Fristablauf. Sie sehen auf einen Blick, welche Anfragen dringend sind und können Ihre Ressourcen gezielt einsetzen.
Sparen Sie wertvolle Zeit bei der Bearbeitung von Anfragen. Verknüpfen Sie die Anfrage mit den relevanten Verarbeitungstätigkeiten und alle benötigten Informationen stehen sofort bereit – Verantwortlichkeiten, Rechtsgrundlagen, Löschfristen. Keine aufwendige Recherche in verschiedenen Systemen mehr.
Speichern Sie alle Nachweise, Ausweiskopien und Korrespondenz direkt an der jeweiligen Anfrage. Alle Dokumente bleiben übersichtlich zugeordnet und sind bei Bedarf sofort griffbereit. Das spart Suchzeit, vermeidet Fehler und sorgt für lückenlose Dokumentation bei Prüfungen oder Nachfragen.
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Was macht unsere Betroffenenanfragen-Bearbeitung besonders?
- Strukturierter Workflow statt E-Mail-Chaos: Alle Anfragen zentral erfasst, Fristen automatisch überwacht, Bearbeitungsstände transparent, keine verlorenen E-Mails.
- Systemübergreifende Datenermittlung: Auskunftsersuchen konsolidieren Daten aus VVT, Dokumenten und Systemen automatisch, keine manuelle Suche in Excel-Tabellen.
- Vollständige Dokumentation für Audits: Alle Anfragen, Identitätsprüfungen, Bearbeitungsschritte und Antworten archiviert, essentiell für Aufsichtsbehörden-Nachweise bei Beschwerden.
Für wen ist die Betroffenenanfragen-Bearbeitung geeignet?
- Unternehmen mit vielen Kundenkontakten: E-Commerce, Dienstleister, Marketing-Unternehmen erhalten regelmäßig Auskunfts- und Löschanfragen, strukturierte Bearbeitung ist essentiell.
- Organisationen mit mehreren Abteilungen: Datenermittlung über HR, Marketing, Support, Vertrieb hinweg erfordert koordinierten Prozess mit Fristenkontrolle.
- Unternehmen mit Aufsichtsbehörden-Kontakt: Bei Beschwerden von Betroffenen prüfen Aufsichtsbehörden die Anfragen-Bearbeitung, vollständige Dokumentation schützt vor Bußgeldern.
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Häufige Fragen zu Betroffenenanfragen
Welche Betroffenenrechte können über das Modul abgewickelt werden?
Alle Rechte nach Art. 15-22 DSGVO werden unterstützt: Auskunftsrecht (Art. 15), Berichtigungsrecht (Art. 16), Recht auf Löschung (Art. 17), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruchsrecht (Art. 21). Jeder Anfragetyp hat spezifische Workflows und Vorlagen.
Wie wird die 1-Monats-Frist nach Art. 12 DSGVO überwacht?
Nach Eingang einer Anfrage startet automatisch ein Fristencountdown. Das System erinnert 14 Tage, 7 Tage und 1 Tag vor Fristablauf. Bei Überschreitung erfolgen Eskalationen an Vorgesetzte. Die Frist kann in komplexen Fällen um 2 Monate verlängert werden – mit automatischer Begründungspflicht gegenüber dem Betroffenen.
Wie wird die Identität des Anfragenden geprüft?
Vor Beauskunftung muss die Identität zweifelsfrei festgestellt werden. Das System fordert Ausweiskopie oder andere Nachweise an. Erst nach Identitätsprüfung werden Daten bereitgestellt. Diese Prüfung schützt vor unbefugtem Datenzugriff und ist in der Dokumentenverwaltung nachweisbar dokumentiert.
Können Antworten automatisch generiert werden?
Ja, für jeden Anfragetyp gibt es Antwortvorlagen. Bei Auskunftsanfragen werden relevante Datenbestände aus dem VVT automatisch ermittelt und in die Antwort übernommen. Bei Löschanfragen prüft das System Aufbewahrungspflichten. Vorlagen können individualisiert werden und beschleunigen die Bearbeitung erheblich.
Wie werden Löschanfragen in verschiedenen Systemen umgesetzt?
Bei Löschanfragen markiert das System alle betroffenen Verarbeitungen und IT-Systeme aus der Systemlandschaft, in denen Daten gespeichert sind. Löschaufgaben werden automatisch erstellt und an System-Verantwortliche delegiert. Nach Löschung erfolgt Bestätigung. Der gesamte Löschprozess ist revisionssicher dokumentiert für Nachweispflichten.
