Datenschutzrichtlinie
Konzepte und Richtlinien: organisatorische Maßnahmen sind die Grundlage eines effizientes DSGVO-Managements
Datenschutzrichtlinien: Warum brauchen Unternehmen ein Datenschutzkonzept?
Datenschutzrichtlinien dienen als Leitfaden im Unternehmen, um Datenschutz leichter und effektiver umsetzen zu können. Sie können ein Muster dafür verwenden, wir empfehlen dennoch die Einführung mithilfe eines Datenschutzexperten zu bewerkstelligen.
So können Sie sicher gehen, dass Ihre Datenschutzrichtlinien der DSGVO entsprechen und korrekt umgesetzt werden. Zudem ist es sinnvoll einen Datenschutzbeauftragten (DSB) als Kontrollinstanz hinzuzuziehen, da immer wieder Optimierungen notwendig sein werden. Diese Vorteile ergeben sich für Sie:
Wir beraten Unternehmen an folgenden Standorten
Wir unterstützen Sie als externer Datenschutzbeauftragter unter anderem in folgenden Städten und den dazugehörigen Regionen (remote und/oder vor Ort):
Berlin, München, Hamburg, Münster, Düsseldorf, Köln, Frankfurt, Leipzig, Dortmund, Bochum, Bielefeld, Bonn, Bremen, Essen, Freiburg, Hannover, Osnabrück, Würzburg, Dresden, Stuttgart uvm.
Was ist eine Richtlinie zum Datenschutz?
Sinn und Nutzen einer Datenschutzrichtlinie?
Eine Datenschutzrichtlinie ist die Grundlage effizienten DSGVO-Managements und definiert grundlegende Vorgaben der Geschäftsleitung zum Thema Datenschutz in Unternehmen und etabliert einheitliche datenschutzrechtliche Standards und Verfahren.
Ziel ist es, mit Hilfe einer Datenschutzrichtlinie die Umsetzung der abstrakten gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzes im alltäglichen Arbeitsleben zu erleichtern. Dazu gehört u.a. auch die Schulung der Mitarbeiter bezüglich der gesetzlichen Vorgaben und deren Umsetzung.
Risiken bei nicht erfüllten DSGVO-Auflagen
Cyber Attacken
Cyber Attacken können Sie bis zu 2 Mio. € kosten
Bußgelder
Bußgelder von bis zu 4% des Jahresumsatzes oder 20 Mio. € sind möglich
Schaden für Firma und Marke
Nur 31% der Unternehmen machen sich Sorgen um den Reputationsschaden durch mangelhafte Datenschutzlinien. Es kann jedoch ein nachhaltiger Schaden für Firma und Marke entstehen
Wofür wird eine Datenschutzrichtlinie benötigt?
Unternehmen haben nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Nachweispflicht. Das heißt, sie müssen nachweisen, dass die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung im Unternehmen erfüllt sind. Unternehmen müssen also sicherstellen, dass Datenschutzrichtlinien gegeben sind und geeignete Maßnahmen umgesetzt werden.
Indem die Richtlinie typische Fragestellungen und Fallgestaltungen aufgreift, stellt sie für die Mitarbeiter einen Leitfaden zur Orientierung dar. Auf diese Weise kann den Mitarbeitern mehr Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten geboten werden.
Durch die Einhaltung der Datenschutzrichtlinie kann ein angemessener Schutz der personenbezogenen Daten und der Interessen der Betroffenen gewährleistet werden. Dabei ist es wichtig, die Datenschutzrichtlinie sorgsam zu formulieren.
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Die richtige Formulierung
Bei Veränderungen im Unternehmen ist die Datenschutzrichtlinie ggf. anzupassen. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter konkrete Handlungsempfehlungen erhalten, beispielsweise im Umgang mit Betroffenenanfragen. Je klarer und eindeutiger die Datenschutzrichtlinie formuliert ist, desto besser kann sie von den Mitarbeitern umgesetzt bzw. angewandt werden.
Um die Datenschutzrichtlinie für möglichst jeden Mitarbeiter verständlich zu gestalten, sollte auf juristische und technische Fachbegriffe verzichtet werden. Hilfreich können dagegen Fallbeispiele sein. Auch können Wünsche und Anregungen der Mitarbeiter aufgegriffen werden, das sorgt gleichzeitig für eine höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
Wir als externer Datenschutzbeauftragter helfen Ihnen gerne eine Datenschutzrichtlinie, den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechend, zu erstellen und die Umsetzung der Datenschutzrichtlinie zu überprüfen.
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Ihr Ansprechpartner
Jörg ter Beek
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Ihr Datenschutzbeauftragter
- zehnjährige Praxiserfahrung
- TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter
- ISMS-Auditor
- Expertise in Datenschutzberatung und IT-Security
Weitere Informationen zu Jörg ter Beek finden Sie auf seinem XING-Profil oder LinkedIn-Profil.
Was sind typische Konzepte einer Datenschutzrichtlinie?
Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, müssen die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird.
Zunächst sollte eine Unternehmensstrategie für den Umgang mit personenbezogenen Daten abgestimmt werden. Die Ziele dieser Strategie orientieren sich an den Anforderungen an das Datenschutzkonzept. Die Inhalte einer Datenschutzrichtlinie sind von den konkreten Vorgängen zur Datenverarbeitung vom Unternehmen abhängig.
Wir möchten Ihnen einmal darstellen, welche typischen Konzepte eine Datenschutzrichtlinie beinhaltet:
Unser Service Konzept Check evaluiert Ihre aktuelle Datenschutzrichtlinie. Wir liefern Ihnen eine unabhängige Überprüfung Ihrer Richtlinie auf Vollständigkeit, Aktualität (gemäß DSGVO) und Angemessenheit.
Was sind die Inhalte einer Datenschutzrichtlinie?
Zweck der Datenschutzrichtlinie ist es, die Maßnahmen verständlich zu machen, die im Unternehmen zur Einhaltung und Sicherung des Datenschutzes getroffen werden. Dafür sollte die Datenschutzrichtlinie gut strukturiert sein, um für verschiedene Adressaten verständlich zu sein.
Folgende Punkte müssen in einer Datenschutzrichtlinie vorhanden sein:
Unter anderem sollten folgende Punkte in einer Datenschutzrichtlinie abgedeckt werden:
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fordert ein Verfahren, das die Wirksamkeit der Maßnahmen zu Datenschutz und Datensicherheit regelmäßig überprüft, bewertet und evaluiert. Das heißt für Unternehmen und Datenschutzbeauftragte: Sie müssen die Datenschutzrichtlinie immer wieder überarbeiten.
Die Datenschutzrichtlinie bietet eine gute Übersicht bei der Überprüfung des internen Datenschutzes. Eine gut strukturierte und übersichtlich dargestellte Datenschutzrichtlinie ist bei Datenschutzaudits sehr hilfreich.
Eine gute Datenschutzrichtlinie ist die Grundvoraussetzung für die Erstellung eines Datenschutzkonzepts bzw. eines Datenschutzmanagementsystems.
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Datenschutzkonzept
Was ist ein Datenschutzkonzept?
Das Datenschutzkonzept gibt als umfassendes Dokument Auskunft über die Rechtmäßigkeit bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Unternehmen. Es umfasst Ziele, Verantwortlichkeiten und Dokumentationspflichten und gehört zu den wichtigsten Strategiepapieren eines Unternehmens.
Ein gutes Datenschutzkonzept hilft, den Rechenschaftspflichten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gegenüber den Aufsichtsbehörden gerecht zu werden. Es dient außerdem als Grundlage für datenschutzrechtliche Prüfungen z. B. durch Auftraggeber. Es gibt keine Rechtsnorm zu Umfang und Inhalt eines Datenschutzkonzeptes. Manche Punkte müssen jedoch verbindlich beschrieben und geregelt werden.
Wer braucht ein Datenschutzkonzept?
Die DSGVO enthält in Art. 5 (2) das Prinzip der Rechenschaftspflicht. Demnach muss jede verantwortliche Stelle nachweisen können, dass sie ein Gesamtkonzept zur Einhaltung des Datenschutzes besitzt. Dieses muss der Verantwortliche auch regelmäßig kontrollieren und ggf. weiterentwickeln.
Mit anderen Worten: Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen ein Verfahren einrichten, um die Wirksamkeit der Datenschutz- und Datensicherheits-Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen, bewerten und evaluieren. Dafür ist ein Datenschutzkonzept die optimale Ausgangsbasis.
Sie benötigen Hilfe bei einem Datenschutzkonzept?
Effizientes Datenschutzmanagement durch TÜV-zertifizierten Datenschutzberater – bundesweit, vor Ort, persönlich.
Wir unterstützen Sie unter anderem als externer Datenschutzbeauftragter Dresden oder externer Datenschutzbeauftragter Berlin.
Anforderungen an ein Datenschutzkonzept
Anforderungen an ein Datenschutzkonzept:
Was leistet Ihr Datenschutzkonzept?
Die Ergebnisse des „Realitätschecks“ sind vielfältig – so zumindest unsere Erfahrungen. Teils wird Datenschutz mit Datensicherheit in einen Topf geworfen (respektive: verwechselt); andere Deutungen und Auslegungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enden in einer wahren "Vorlagen-Schlacht", die aus einer Vielzahl von Quellen aus dem Internet geladen, mehr oder weniger gut auf die eigenen Belange angepasst und abgeheftet werden – fertig.
Die Frage, ob das eigene Datenschutzkonzept den Stresstest (Prüfung eines Partners, Behördenanfrage, Auskunft an Betroffene) bestehen würde, kann niemand mit Gewissheit und dem Brustton der Überzeugung beantworten.
Unserer Erfahrung nach, gibt es einige typische Defizite in Datenschutzkonzepten, die wir regelmäßig in Unternehmen vorfinden:
Soll-Konzeption
Die Soll-Konzeption ist zwar aus Sicht der IT perfekt, die Abbildung geforderter relevanter Datenschutzprozesse wurden aber vernachlässigt.
Dokumentation / Nachweise
Wichtige Teilaspekte wie Dokumentation / Nachweise der getroffenen Vorkehrungen oder die organisatorischen Aspekte wurden nicht behandelt.
Maßnahmen
Tiefe und Umfang der umgesetzten Maßnahmen reichen bei weitem nicht aus, um als Grundlage des geforderten DSMS dienen zu können.
Datenschutzkonzept / DSMS
Das Datenschutzkonzept / DSMS erhielt anfangs nicht die erforderliche Aufmerksamkeit des Managements.
Unsere Services und Leistungen zum Datenschutz
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Wir helfen Ihnen gerne:
Ihr Ansprechpartner
Jörg ter Beek
Datenschutzexperte